İçeriğe geç
İş yerinde daha verimli olabileceğinizi düşünüyor musunuz? Eğer öyleyse, yalnız değilsiniz. Birçok kişi, özellikle kurumsal ortamlarda verimli olmakta zorluk çekiyor. Ancak endişelenmeyin, daha verimli olmanıza yardımcı olacak çözümler var. Bu blog yazısında bunlardan 20 tanesini ele alacağız. Size en uygun olanları görmek için okumaya devam edin!
İş Yerinde Verimliliği Artırma Stratejileri
1. Düzenli Olun
Verimli olmanın ilk adımı organize olmaktır. Bu, her şeyin bir yeri olması ve her şeyin yerinde tutulması anlamına gelir. Her şeyin yerini bildiğinizde, bir şeyleri aramak için zaman kazanırsınız. Ayrıca, işleri nasıl yaptığınızla ilgili bir sistem oluşturmalısınız, böylece süreci hızlı ve kolay bir şekilde tekrarlayabilirsiniz.
Düzenli olmak, yaşamak ve çalışmak için belirlediğiniz bir dizi protokole bağlıdır. Her gün, hafta ve ay için özel bir yapılacaklar listesi hazırlamak, düzenli olmanın bir yoludur. Aklınızda bir hedef olmadan, gerçek ve fiili yeteneklerinizin altında kalabilirsiniz. Ulaşmak istediğiniz bir hedefiniz olması, önemli olan şeylere odaklanmanıza ve işte daha üretken olmak için gerekli günlük çabaları gösterme disiplinini geliştirmenize yardımcı olacaktır. Bu hedef, terfi almak, bir projeyi tamamlamak veya basitçe şirketi tekrar rayına oturtmak olabilir.
2. Öncelikleri Belirleyin
Düzenli hale geldikten sonra, öncelikleri belirlemek önemlidir. Bu, en önemli görevlere odaklanmanıza ve bunları önce halletmenize yardımcı olacaktır. Görevlerinizi en önemlisinden en az önemliye doğru bir liste haline getirmeye çalışın. Böylelikle, en acil olanları önce halledip, daha az önemli olanları sonraya bırakabilirsiniz.
Öncelikler, ancak ulaşmanız gereken bir dizi hedefiniz olduğunda belirlenebilir. Şirketinizin hedefi müşteri memnuniyetini en üst düzeye çıkarmaksa, bir numaralı önceliğiniz müşterilerinizi mutlu etmektir. Bu, sizin en önemli hedefinizdir. Satışla uğraşıyorsanız ve potansiyel olarak bir milyon dolar değerinde bir satış görüşmeniz ve potansiyel olarak iki yüz bin dolar değerinde başka bir görüşmeniz varsa ve her iki görüşme de aynı saatte planlanmışsa, hangisine öncelik verirsiniz? Kesinlikle potansiyeli daha yüksek olana. Satış hedefinize ulaşma amacını bilmeden, her ikisine de aynı önceliği verebilir ve daha büyük bir ikramiye ödemesini kaçırabilirsiniz.
Öncelikleri belirlemede en büyük sorunlardan biri, acil işleri öncelikli işlerle karıştırmaktır. Bir işin teslim süresinin 2 saat sonra olması, o işe zaman ayırmanız gerektiği anlamına gelmez. Daha önemli ama acil olmayan hedeflerinizi gerçekleştirirken, fazla değer katmayan bazı görevleri başkalarına devredebilirsiniz.
3. Ara verin
Ara vermek, aslında daha verimli olmanıza yardımcı olabilir. Bu, özellikle en uzun süre çalışan kişinin başarılı olduğu gibi görünen yoğun kültürümüzde mantığa aykırı görünebilir. Ara vermek, düşüncelerinizi netleştirmenize ve bunaldığınızda yenilenmiş bir şekilde işinize dönmenize yardımcı olabilir.
Gerçek şu ki, vücudunuz yorulduğunda odaklanma gücünüz azalır ve masanızda ne kadar uzun süre oturursanız oturun, saatler geçtikçe daha az iş yapabilirsiniz. Sadece çok uzun süre dinlenmemeye dikkat edin, aksi takdirde zaman kaybedersiniz. Bunu başarmanın bir yolu, molalarınızı planlamaktır. Pomodoro tekniği, yoğun çalışma saatleri arasında mola verdiğinizden emin olmanın popüler yollarından biridir.
4. Görevleri Delege Etme
Her şeyi halletmekte zorlandığınızı fark ederseniz, bazı görevleri başkalarına devretmek faydalı olabilir. Böylelikle, listenizdeki en önemli işlere odaklanabilirken, geri kalan işleri başkası halledebilir.
Elbette, görevi yerine getirebilecek ve bu görevi yerine getireceğine güvenebileceğiniz birini seçmek önemlidir. Yapmanız gereken, hangi görevlerin şimdi, hangilerinin daha sonra yapılması gerektiğini belirlemektir. Bunları aciliyet ve önem açısından derecelendirin. Acil ve önemli görevler hemen yapılmalıdır. Acil ama önemli olmayan görevler başkalarına devredilmelidir.
Acil olmayan ancak önemli görevleriniz varsa, bunları daha sonraya planlayın. Önemli ve acil olmayan görevler bulursanız, bunları listenizden çıkarın, bunlar sizin enerjinizi ve dikkatinizi gerektirmez. tl;dv ile görevleri delege etmek çok kolaydır. Toplantıdayken, yapılacaklar listenizden görevleri delege etmeniz gerektiğinde, sorumlu çalışanı etiketlemeniz yeterlidir, Google Docs'ta olduğu gibi bu kişiye bildirim gönderilir.
5. Son tarihleri belirleyin
Kendinize son tarihler belirlemek, işlerinizi tamamlamak için kendinizi motive etmenin harika bir yolu olabilir. Bir görevi tamamlamak için belirli bir zaman diliminiz olduğunu bildiğinizde, odaklanma ve işi hızlı bir şekilde tamamlama olasılığınız artar. Stresli hissetmemek için son tarihin gerçekçi olduğundan emin olun.
Bir süredir son teslim tarihleri belirliyorsanız, görevlerin genellikle planladığınızdan daha uzun sürdüğünü fark etmiş olabilirsiniz. Bu durum, "Hofstadter Yasası'nı hesaba katsanız bile, her zaman beklediğinizden daha uzun sürer" diyen Hofstadter Yasası'nı ortaya atan Douglas Hofstadter tarafından gözlemlenmiştir.
Son teslim tarihlerini belirlerken, bunların gerçekçi olduğundan emin olun. Bunu başarmak için, bir şeyi yapmak için tam olarak neyin gerekli olduğunu bilmeniz gerekir, tahmin veya kabaca bir tahmin değil. Zamanınızı planlıyorsanız ve bunu mantıklı bir şekilde takip etmeyi bekliyorsanız, son teslim tarihlerinizin ve zaman çizelgelerinizin mümkün olduğunca gerçeğe yakın olduğundan emin olmanız gerekir.
6. Teknolojiden Yararlanın
İş yerinde daha verimli olmanıza yardımcı olacak her türlü teknolojik araç mevcuttur. Proje yönetimi yazılımlarından çevrimiçi planlama araçlarına kadar, hemen her şey için bir araç bulunmaktadır. Biraz araştırma yapın ve sizin ve ihtiyaçlarınız için en uygun olanları bulun. Hatırlatma uygulamaları, planlama uygulamaları, tl;dv gibi sanal toplantı kaydediciler, iletişim araçları ve daha fazlası, zamanınızı daha verimli kullanmanızı ve bir günde daha fazla iş yapmanızı kolaylaştırıyor.
İşlemlerinize teknoloji eklemek, çalışanlarınızı tekrarlayan ve zaman alan görevlerden kurtararak işlerinin daha yaratıcı yönlerine odaklanmalarını sağlayabilir. Örneğin, maaş ödemeleri QuickBooks Payroll, Wave ve Gusto gibi yazılımlarla otomatikleştirilebilir. Tüm maaş ödemelerini gerçekleştirecek bir sistem kurmak, muhasebe departmanının organizasyonun büyümesine yardımcı olacak daha önemli görevlere odaklanmasını sağlayacaktır. Ayrıca, çalışanlar maaş bordrolarına kolayca erişebilecek ve maaş ödeme süreci herkes için daha sorunsuz hale gelecektir.
7. Dikkatinizi Dağıtacak Şeylerden Kaçının
Verimli olmak istiyorsanız, çalışırken odaklanmak önemlidir. Bu, sosyal medya, kişisel e-postalar ve telefon görüşmeleri gibi dikkat dağıtıcı unsurları önlemek anlamına gelir. Offtime, Moment, Flipd, Freedom ve AppBlock gibi uygulamalar, çalışma saatleri boyunca sosyal medyayı engelleyerek odaklanmanızı ve daha kısa sürede daha fazla iş yapmanızı sağlar. Gerekirse, işinize odaklanabilmek için bu dikkat dağıtıcı unsurları engelleyebileceğiniz bir sistem kurun. Forest uygulaması, zamanlayıcı ile hayali bir ağaç dikmenizi sağlayan basit bir uygulamadır. Süre dolana kadar işinize odaklanmalısınız, aksi takdirde ağacınız ölür. Forest, mobil uygulama ve tarayıcı uzantısı olarak mevcuttur.
8. Yeterince uyuyun
Gün içinde verimli olmak istiyorsanız, yeterince uyumalısınız. Bunun nedeni, iyi dinlendiğinizde daha fazla enerji ve konsantrasyona sahip olmanızdır. En iyi performansı gösterebilmek için her gece en az sekiz saat uyuduğunuzdan emin olun. Uyku süresinden en iyi şekilde yararlanmanın en iyi yollarından biri, hafta sonları da dahil olmak üzere her gün aynı saatte uyumaktır.
Ortalama bir insan için 8 saatlik uyku standarttır ve bunu hedeflemelisiniz. Cihazlar, geç saatlere kadar uyanık kalmamızın ana nedenlerinden biridir. Çoğu uyku uzmanı, cihazlarınızı başka bir odada tutmanızı önerir. Yatmadan iki saat önce telefonunuzdan uzak durmaya çalışın. Bu, zihninizi derin ve dinlendirici bir uykuya hazırlayacaktır.
9. Sağlıklı Beslenin
Fiziksel sağlığınız da üretkenliğinizi etkiler. Abur cubur yemek sizi halsiz hissettirir ve gün boyunca ihtiyacınız olan enerjiyi sağlamaz. Bunun yerine, gün boyunca enerjinizi yüksek tutacak besleyici yemekler yemeye odaklanın.
10. Düzenli egzersiz yapın
Egzersiz, üretkenliğinizin bir diğer önemli faktörüdür. Fiziksel olarak aktif olduğunuzda, zihinsel berraklığınızı ve odaklanmanızı geliştirebilirsiniz. Sonuç olarak, gün içinde daha fazla iş yapabilirsiniz. Bu nedenle, günlük rutininize egzersiz eklemeyi unutmayın. İş gününüze egzersiz eklemenin iyi bir yolu, her gün molalarda kısa yürüyüşler yapmaktır.
İşyerinizde egzersiz olanakları varsa, bu daha da iyidir. Çoğu insan sağlığı üretkenlik ve verimliliğin önemli bir parçası olarak görmez. Ancak insan beden, zihin, ruh ve maneviyattan oluşur. İnsan varlığının bu yönlerinden herhangi biri dengede değilse, bu üretkenliği etkileyebilir. Vücudunuza özen göstermemek, yapabileceğiniz iş miktarını azaltabilir. Günde birkaç dakikalık egzersiz, bunu değiştirmek için çok yardımcı olacaktır.
11. Kendinize Zaman Ayırın
Kendinize iyi bakmazsanız üretken olamazsınız. Bu, her gün kendinize biraz zaman ayırarak dinlenip enerji toplamanız gerektiği anlamına gelir. En sevdiğiniz kitabı okumak için mola vermek ya da yürüyüşe çıkmak gibi, kendinize dinlenmek için zaman ayırdığınızdan emin olun. En iyi fikirlerin iş yerinde ya da saatlerce masanızda çalışırken değil, duşta geldiği sıkça söylenir. Rahatlayın ve zihninizin kaybettiği enerjiyi geri kazanması için zaman tanıyın.
12. İş-Yaşam Dengesi Bulun
İş ve hayatınızın geri kalanı arasında bir denge bulmak önemlidir. Sürekli çalışırsanız, çabucak yorulur ve hiç verimli olamazsınız. Ancak yeterince çalışmazsanız, yapılması gereken her şeyi yapamazsınız. Kişisel hayatınızı feda etmeden verimli olabilmek için size uygun bir denge bulun.
13. Hedefler Belirleyin
Kendinize hedefler belirlemek, yolunuzdan sapmamak ve motivasyonunuzu korumak için harika bir yol olabilir. Ulaşmak için çalıştığınız belirli hedefleriniz olduğunda, odaklanmanızı sürdürme ve işleri halletme olasılığınız artar. Zaman içinde ilerlemeyi görebilmek için hem kısa vadeli hem de uzun vadeli hedefler belirlediğinizden emin olun. Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zaman sınırlı (SMART) yöntemi, yüksek hedefler değil, tam olarak ulaşabileceğiniz hedefler belirlemenin en yaygın ve aynı zamanda en etkili yollarından biridir.
14. Bir Rutin Oluşturun
Günlük disiplinli bir rutin, size bir yapı kazandıracağı için daha üretken olmanıza yardımcı olabilir. Her gün ne yapmanız gerektiğini bildiğinizde, işe başlamak ve işleri halletmek daha kolay olur. Elbette, beklenmedik olaylara uyum sağlayabilmek için rutininizde esnek olun. Bir rutin oluşturmak kolay değildir. Disiplin gerektirir ve mükemmelleştirmek uzun zaman alır.
Bu nedenle, en iyi performansı sergilemek için en uygun rutini oluşturmak için zaman harcamaktan çekinmeyeceğiniz hedeflere ulaşmaya kararlı olmalısınız. Bir rutin oluşturmanın en iyi yolu, kişiliğinize uygun bir alışkanlık sistemi oluşturmaktır. Belirli bir saatte uyuyun ve uyanın. Belirli bir saatte işe gidin. Çeşitli alışkanlıklarınızı gözden geçirmek için zaman ayırın ve tutarlı değerlendirmeler yaparak, mükemmel verimlilik ve yüksek üretkenlik sağlamak için temel alışkanlıklar edinin.
15. Ertelemeyin
Erteleme, üretkenliğin düşmanıdır. Her şeyi sürekli ertelerseniz, hiçbir şeyi bitiremezsiniz. Bu yüzden, işler ortaya çıkar çıkmaz hemen halletmeye çalışın. Bu, her şeyi hemen yapmanız gerektiği anlamına gelmez, ancak en azından başınıza bela olmaması için işe başlamalısınız.
16. Hayır Demesini Öğrenin
İnsanların işleri ertelemelerinin nedenlerinden biri, aynı anda çok fazla şeyi başarmaya çalışmalarıdır. Kaldırabileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, odaklanmak ve bir şeyleri halletmek zor olacaktır. Bu nedenle, yetkinlik alanınızın dışında kalan faaliyetleri gerçekleştirmek için başkalarının taleplerini nasıl reddedeceğinizi öğrenin.
17. Olumlu olun
Tutumunuz, üretkenliğinizde büyük bir fark yaratabilir. İyi bir tutuma sahipseniz ve kendinize inanıyorsanız, işlerinizi daha kolay halledebilirsiniz. Ancak, olumsuz ve karamsar bir tutum sergilerseniz, çalışmak için motivasyon bulmak çok daha zor olacaktır. Bu nedenle, işler zorlaştığında bile, pozitif ve iyimser olmaya devam ederek moralinizi yüksek tutun.
Sonuç
İş verimliliğinizi artırmanın çeşitli yolları vardır. Birkaçını deneyin ve hangilerinin sizin için en etkili olduğunu görün. Ayrıca, zamanla gelişmeye devam edebilmek için eğitiminizi sürdürmeyi unutmayın!
