Перейти до змісту
Новий коронавірус вразив світ у 2020 році і, можливо, назавжди змінив майбутнє офісної роботи. Віртуальні платформи для конференцій, інструменти та додатки бурхливо увірвалися на робочу арену. За даними App Annie, багато популярних додатків для віртуальних зустрічей, таких як Google Meet та House Party, після пандемії зросли у 8–30 разів (див. нижче).
Ця кардинальна зміна змусила багатьох людей навпомацки освоювати нове середовище віртуальних зустрічей. Випадкові фільтри з котами та оголені родичі, що тиняються на задньому плані під час відеоконференцій, стали майже нормою віртуальних зустрічей. Щоб уникнути таких ситуацій під час ваших віртуальних зустрічей, ми склали перелік основних правил етикету відеоконференцій.
Основні правила етикету під час відеоконференцій!
Робота з дому супроводжується різними викликами, особливо під час відеоконференцій. Однак дотримання цих правил етикету відеоконференцій допоможе вам стильно подолати ці виклики. Приступимо!
Наш посібник з етикету відеоконференцій!
- Що робити: якщо сумніваєтеся, зробіть тест! 🧪
Кожного разу, коли я збирався взяти участь у важливій зустрічі, я хотів перевірити все: від фону до якості звуку, інтернет-з'єднання, освітлення тощо. Це на додаток до звичайної підготовки, яка необхідна для будь-якої важливої віртуальної зустрічі. Для цього я просто приєднувався до тестової Google Meet за 30–45 хвилин до початку. Я також обов'язково записував зустріч за допомогою відповідного інструменту, наприклад, цього безкоштовного розширення для Chrome, щоб після зустрічі перевірити всі її аспекти за допомогою запису. Іноді я навіть ділився ним зі своїми колегами або друзями, щоб дізнатися їхню думку.
10/10 рекомендую перевіряти всі важливі зустрічі перед їх початком. Особливо якщо у вас є новий інструмент або обладнання для віртуальних зустрічей!
Основні правила проведення відеоконференцій? Перевірено!
- Що робити: Перевірте підключення до Інтернету та обладнання 📡
Віртуальна зустріч із затримкою або слабким інтернет-з'єднанням є справжньою неприємністю для всіх учасників. Помилки мережі або широкосмугового з'єднання заважають проведенню відеоконференції та потенційним результатам. Заздалегідь перевірте своє з'єднання, наприклад, за допомогою онлайн-інструменту для перевірки швидкості інтернету, і в разі потреби оновлюйте його.
Ще один аспект, який необхідно перевірити заздалегідь, – це обладнання, яке ви використовуєте. Ви ж не хочете проводити свою попередню 10-бальну презентацію, якщо ваш мікрофон або камера не працюють! Перевірте, чи працюють ваша веб-камера, мікрофон і динаміки, перш ніж приєднатися до зустрічі або провести її. Це заощадить багато часу і є головним порадою в наших рекомендаціях щодо проведення віртуальних зустрічей.
- Що робити: Знайдіть тихе місце
Це одна з найважливіших порад для віртуальних зустрічей, яка вимагає від вас знайти гарне місце, подалі від суєти та шуму. Якщо ваше офісне приміщення не пристосоване для дітей, постарайтеся знайти кімнату, віддалену від дітей. Закрийте всі вікна, через які проникає зайвий шум з вулиці, і вимкніть звук на телефоні. Повідомте родину про важливі зустрічі або навіть повісьте на дверях табличку «Не турбувати»!
Насправді, багато батьків, які через пандемію змушені працювати з дому (WFH), знайшли цікаві підходи до вирішення цієї проблеми (див. нижче).
Це стало настільки популярним (і необхідним) трендом, що багато інтернет-магазинів почали продавати такі таблички «Не турбувати» спеціально для батьків, які працюють з дому!
- Не робіть: Не залишайте себе увімкненим, коли не говорите 🔇
Уявіть, що ви берете участь у дуже важливій нараді і вам відведена ключова роль. Ви робите помилку, не вимкнувши мікрофон, і ваша дитина починає кричати. Або, можливо, вам раптово дзвонять, або ваші сусіди влаштовують вечірку, або, можливо, ваш чоловік дивиться Суперкубок!
Дуже важливо максимально ефективно використовувати відеоконференції, особливо з огляду на те, як поширена Zoom . Тому дуже важливим правилом віртуального етикету є вимкнення мікрофона, коли ви не говорите!
Важливе доповнення до нашого посібника з етикету відеоконференцій? Так!
- Що робити: Використовуйте найкращі інструменти! 🛠️
Немає нічого гіршого, ніж переривання Zoom через те, що ваша компанія не захотіла придбати Zoom ! Переконайтеся, що ви використовуєте найкращі інструменти, такі як Zoom Microsoft Teams з використанням їхніх платних тарифних планів) для більш комплексного досвіду онлайн-зустрічей, або Google Meet простих, ефективних і безкоштовних віртуальних зустрічей! Отже, це дійсно важливе основне правило для відеоконференцій!
Крім того, навіщо зупинятися на цьому, якщо ваші зустрічі можуть бути набагато кращими? Ось кілька безкоштовних додатків, інструментів і платформ, які допоможуть вам провести зустрічі на найвищому рівні:
- Записуйте, виділяйте та діліться своїми зустрічами безкоштовно за допомогою розширенняtl;dv .
- Запустіть гру Kahoot! і грайте з колегами в Інтернеті, щоб згуртувати команду.
- Використовуйте генератор випадкових питань, щоб краще пізнати своїх колег по команді.
- Або стежте за майбутніми додатками ZoomZapps і встановлюйте будь-які програми, які вам подобаються, щоб налаштувати Zoom свої Zoom !
- Не робіть: уникайте перебивати інших 🤫
Зізнаюся, я часто роблю це як під час особистих зустрічей, так і під час відеоконференцій! Я усвідомлюю цю ненавмисну звичку і свідомо намагаюся її обмежити.
Зазвичай перебивання людей виникає з потреби заповнити «тишу». Також це може бути наслідком намагання допомогти іншим (наприклад, допомогти іншим висловити свою думку). Тому в таких випадках я вважаю, що найкращий спосіб зменшити випадкові перебивання — це зробити паузу перед тим, як говорити, щоб переконатися, що ніхто не говорить, а також навчитися почуватися комфортніше в тиші.
Це не просто правило етикету віртуальних зустрічей, а й важлива порада щодо етикету в реальному житті та на зустрічах!
- Не робіть: Уникайте багатозадачності за будь-яку ціну 🙅
Одне, що слід мати на увазі, — це уникати багатозадачності. Багатозадачність не тільки перерве вашу зустріч і зробить вашого начальника незадоволеним, але й серйозно обмежить вашу концентрацію на цій зустрічі.
Зараз, коли ми переживаємо пандемію, багатозадачність стала нормою. Але ви ж знаєте, що кажуть про надмірність навіть у хороших речах, правда? Вважайте це важливою порадою щодо онлайн-зустрічей.
Безумовно, це можна назвати хорошим основним правилом для відеоконференцій!
- Що робити: одягайтеся відповідно до ситуації 🕴️
Це не означає, що потрібно одягати костюм і краватку. Просто одягайтеся так, як ви зазвичай одягаєтеся в офісі, можливо, трохи зручніше. Діловий верх і повсякденний низ? Чому б ні! Якщо ви не плануєте вставати під час онлайн-зустрічі, то все підійде!
Якщо вже мова зайшла про одяг, то хорошим правилом етикету під час відеоконференцій є не дозволяти своєму напівголому чоловікові ходити по кімнаті на задньому плані під час дзвінка. Просто не робіть цього (дивіться відео вище)! Чоловік у відео (вище) на власному досвіді дізнався, що під час відеоконференцій його дружини потрібно одягати штани!
- Що робити: подбайте про свій фон 🧹
Ми всі досить добре знаємо свої будинки. Тому скористайтеся цією порадою для віртуальних зустрічей, щоб вибрати пристойний фон з хорошим освітленням.
Якщо ви не можете знайти в своєму будинку зручне місце з хорошим освітленням і пристойним оформленням, ви можете вибрати простий і професійний віртуальний фон. Цю опцію пропонують ряд платформ для відеоконференцій, таких як Zoom Google Meet.
Це лише одна з багатьох важливих правил поведінки під час відеоконференцій.
- Не робіть: Не забувайте перевіряти конфіденційність зустрічі! 🔒
Цей випадок фактично коштував роботи деяким освітянам, які були членами шкільної ради. Члени ради випадково висловили своє невдоволення під час віртуальної конференції, не усвідомлюючи, що їхнє засідання є публічним і його слухають батьки. Просто не перевіривши, чи є їхнє засідання публічним чи приватним, вони поставили під велику загрозу свої робочі місця, і багато хто з них зрештою пішов у відставку.
Крім того, ви повинні дбати не тільки про свою конфіденційність, але й про конфіденційність інших. У Європі записування зустрічей без згоди учасників не відповідає вимогам GDPR. Тому фахівці або компанії, які записують зустрічі за допомогою таких інструментів, як програми для запису екрану (наприклад, Loom), можуть бути оштрафовані на суму до мільйонів євро. Ой!
Натомість, якщо ви хочете записувати свої зустрічі, ви повинні використовувати відповідні інструменти, такі як платформа Google Meet tl;dv Zoom Google Meet . На відміну від пристроїв для запису зустрічей, tl;dv фактично tl;dv учасником зустрічі, що забезпечує повне розкриття інформації про запис зустрічі всім учасникам.
Це, мабуть, найважливіше (і, безумовно, найдорожче!) правило етикету відеоконференцій!
- Що робити: Будьте пунктуальними ⏲️
Пунктуальність вважається основним правилом віртуальних зустрічей. Встановіть будильник або налаштуйте нагадування! Випийте каву перед зустріччю!
Це дуже важливо, оскільки ви є учасником зустрічі, в якій також беруть участь інші люди. Це означає, що вони також витрачають свій час і енергію, щоб бути там. Одягніть сорочку, причешіть волосся, поставтеся до зустрічі серйозно і, найголовніше, будьте пунктуальними!
- Що робити: Будьте чіткими ⚠️
Очікування та плани щодо віртуальних зустрічей повинні бути чітко сформульовані. Під час організаційних зустрічей ми завжди намагаємося створити чітке запрошення на зустріч, яке включає/робить наступне:
- Порядок денний
- Попереднє читання
- Позначте необов'язкових учасників як необов'язкових
- Запросіть tl;dv зустріч для автоматичного запису зустрічі
Це одне з правил етикету відеоконференцій, яке можна дотримуватися і в реальному житті!
- Робити: Перебільшувати 😱
Загальновідомо, що комунікація здебільшого є невербальною. Деякі дослідження показують, що до 93% значення передається за допомогою невербальних сигналів, таких як тон голосу та мова тіла. Оскільки наші невербальні сигнали значно обмежені, одним із порад може бути перебільшення виразів та тону голосу під час відеоконференцій. Іншим варіантом є більш чітке та пряме спілкування, ніж зазвичай, щоб компенсувати відсутність невербальної комунікації.
Це не є обов'язковим правилом етикету відеоконференцій, оскільки багато хто про це знає. Однак, якщо ви, як доповідач, дійсно хочете донести точність свого повідомлення під час відеоконференцій, то це один із способів зробити це!
- Не робіть: уникайте дурних виправдань 💩
Якщо ви збираєтеся запізнитися на зустріч або взагалі її пропустити, то хоча б надайте вагому причину. Зазвичай це буває у вигляді чесної відповіді.
Однак, якщо ви хочете чогось більш сміливого, то ознайомтеся з нашою статтею про 55 законних і кумедних виправдань, щоб уникнути онлайн-зустрічей. З виправданнями, що варіюються від хитрих лазівок до різних виправдань, пов'язаних з Wi-Fi, ви точно знайдете виправдання для будь-якої ситуації.
- Не робіть: не запрошуйте всіх!🎉
Не всім потрібно бути присутніми на вашій нараді. Оскільки робочі місця були змушені кардинально змінити стиль роботи, це спонукало до перегляду багатьох інших концепцій роботи. Zoom — це швидко поширюється тенденція, яка зараз ставиться під сумнів.
Найпростіший спосіб уникнути Zoom — це просто відвідувати менше зустрічей або зустрічі коротшої тривалості. Один із простих методів — просто не відвідувати зустрічі, які не є необхідними, і переглянути запис зустрічі пізніше. Такі інструменти, як розширення tl;dv , миттєво записують і діляться вашими Zoom Google Meet Zoom !
Тож замість того, щоб захаращувати календарі своїх колег непотрібними Google Meet зустрічами в Zoom Google Meet , чому б не позначити їхню участь як необов'язкову (в запрошенні) і дозволити їм переглянути запис зустрічі пізніше!
- Що робити: поради, практика та підготовка 💫
Працюйте над своїми графіками, записуйте плани на наступний день, визначайте теми для обговорення! Це основне правило для віртуальних зустрічей допоможе вам організувати зустрічі команди більш злагоджено та цілеспрямовано. Сподіваємося, це призведе до підвищення якості зустрічей та покращення результатів.
- Що робити: підтримуйте своїх колег-жінок 👩🚀
Згідно з дослідженнями, онлайн-зустрічі непропорційно впливають на жінок-фахівців у порівнянні з чоловіками. Якщо ви жінка, свідомо намагайтеся протидіяти цьому, висловлюючи свою думку та допомагаючи своїм колегам-жінкам. Якщо ви чоловік, намагайтеся бути обізнаним про це, не перебивайте інших і намагайтеся надати своїм колегам-жінкам можливість висловитися.
Хочете побачити реальний приклад цього в дії? Ось приклад, який викликає розчарування: одна студентка регулярно переривається під час зустрічей STEM (нижче). Це важливий момент, який слід включити в наш посібник з етикету відеоконференцій!
Останні думки щодо правил етикету під час відеоконференцій
Існує безліч основних правил етикету відеоконференцій, а також того, що можна і не можна робити. Звичайно, у міру вдосконалення технологій і змін у нашому робочому середовищі ці правила етикету відеоконференцій також будуть еволюціонувати! Але не хвилюйтеся, адже якщо ви будете ставитися до своїх колег з повагою, як і в офлайн-середовищі, то не помилитеся!
Якщо вам сподобалися ці основні правила відеоконференцій, то, ймовірно, вам сподобається і ця стаття Zoom ! Це набагато цікавіше, ніж думати про те, що можна і що не можна робити під час відеоконференцій!
