Die Kurzfassung zum Rechtsstreit um Otter.ai

Aktueller Stand: Gegen Otter.ai laufen vier zusammengefasste Klagen vor einem Bundesgericht, in denen es darum geht, dass die KI-Notizfunktion des Unternehmens Teilnehmer ohne deren ausdrückliche Zustimmung aufzeichnet. Gegen Fireflies.ai wurden in Illinois zwei separate Klagen wegen Verletzung der biometrischen Privatsphäre eingereicht. Keiner der Fälle ist bisher abgeschlossen.

Das kategorische Risiko: Die Klagen richten sich gegen ein Konstruktionsmuster, nicht gegen einen Einzelfall, der von zwei Unternehmen begangen wurde. Jeder KI-Protokollierer, der sich ohne die ausdrückliche Zustimmung aller Anwesenden in den Raum einklinkt und aufzeichnet, bewegt sich auf dem gleichen Terrain, das derzeit in diesen Verfahren vor Bundesgerichten geprüft wird.

Was Compliance tatsächlich erfordert: Zu wissen, wie sich Ihr Tool standardmäßig verhält und ob die Teilnehmer tatsächlich ablehnen können – und nicht nur einen Haftungsausschluss in einer Kalendereinladung sehen.

Was dieser Artikel nicht ist: Rechtsberatung. Wenn Sie in einem Staat tätig sind, in dem das Einverständnis aller Beteiligten erforderlich ist, oder wenn Ihre Arbeit den Umgang mit biometrischen Daten beinhaltet, wenden Sie sich an einen Anwalt, der mit Ihrer Situation vertraut ist. Dieser Artikel erläutert die Vorwürfe und deren Bedeutung für alle, die aufgezeichnete Telefonate führen. Er kann Ihnen jedoch nicht sagen, wie hoch Ihr Risiko ist.

Inhaltsübersicht

Bei der im August 2025 eingereichten Klage gegen Otter.ai geht es eigentlich gar nicht um Otter.ai.

Wenn sich eine Klage nicht nur gegen ein einzelnes Produkt richtet, sondern gegen die Funktionsweise einer ganzen Produktkategorie, hat jeder Nutzer dieser Kategorie Grund, aufmerksam zu sein.

Ich bin kein Jurist, und nichts in diesem Artikel stellt eine Rechtsberatung dar. Wenn Sie in Kalifornien, Illinois oder einem anderen Bundesstaat ansässig sind, in dem besondere Einwilligungsvorschriften für die Aufzeichnung von Telefongesprächen gelten, kann Ihnen nur ein Rechtsbeistand, der mit Ihrer Situation vertraut ist, sagen, wie Ihre tatsächliche Rechtslage aussieht. Dieser Artikel soll lediglich die Vorwürfe erläutern und darlegen, was sie für alle bedeuten, die Telefongespräche aufzeichnen.

Die Kläger, die gegen Otter klagen, Otter nie ein Konto gehabt haben. Sie nahmen an einer Besprechung teil, bei der jemand anderes OtterPilot laufen hatte, und das reichte aus, um in einer Aufzeichnung zu landen.

Das ist die Frage, die sich in Bezug auf die Gestaltung stellt. Sie betrifft jedoch nicht Otter . Sie gilt für jeden KI-Konferenzrekorder, der sich in eine Telefonkonferenz einwählt und mit der Audioaufzeichnung beginnt, ohne zuvor die ausdrückliche Zustimmung aller Teilnehmer im Raum einzuholen. Es lohnt sich, jetzt zu prüfen, ob dies auf Ihre derzeitige Konfiguration zutrifft – noch bevor ein Gerichtsurteil den rechtlichen Rahmen festlegt und es teurer wird, bei der Beantwortung dieser Frage einen Fehler zu machen.

Worum geht es bei der Klage gegen Otter.ai?

Die Otter.ai-Klage ist eine gebündelte Sammelklage auf Bundesebene, die derzeit vor dem Bundesbezirksgericht für den nördlichen Bezirk von Kalifornien anhängig ist. Sie fasst vier separate Klagen zusammen, die Otter August und September 2025 gegen Otter eingereicht wurden.

Der erste Fall, Brewer gegen Otter.ai Inc., wurde am 15. August 2025 von Justin Brewer eingereicht, einem Einwohner Kaliforniens, der behauptet, sich nie bei Otter angemeldet zu haben. Sein Verkaufsgespräch im Februar 2025 wurde aufgezeichnet, weil ein anderer Teilnehmer des Gesprächs OtterPilot laufen hatte. Brewer wusste nicht, dass der Bot dabei war. Er hatte kein Konto, keine Datenschutzerklärung, die er akzeptieren musste, und keine Möglichkeit, dies abzulehnen. Die Aufzeichnung erfolgte trotzdem.

Innerhalb weniger Wochen folgten drei weitere Klagen: Walker (eingereicht am 26. August), Theus (3. September) und Winston (10. September). Richterin Eumi K. Lee fasste alle vier Klagen am 22. Oktober 2025 zu einem Verfahren zusammen. Eine zusammengefasste Klageschrift wurde am 5. Dezember eingereicht. Die vorläufigen Mit-Hauptanwälte kamen von Levin Law, der Anwaltskanzlei Clarkson und Werman Salas.

Was die Kläger tatsächlich vorbringen

Der Kern der Beschwerde ist in allen vier Fällen derselbe. OtterPilot, das inzwischen in Otter Agent umbenannt wurde, synchronisiert sich mit dem Kalender des Nutzers und nimmt automatisch als sichtbarer Teilnehmer an jedem geplanten Anruf teil. Den Beschwerden zufolge zeichnet es Audio auf, erstellt in Echtzeit Transkripte, macht Screenshots und erfasst die Stimmmuster der Sprecher. Nicht-Kontoinhaber werden vor Beginn der Aufzeichnung über nichts davon informiert.

Der Fall Walker konzentriert sich speziell auf Stimmabdrücke. Darin wird behauptet, dass Otter während Videoanrufen biometrische Identifikationsmerkmale Otter und speichert und diese Stimmabdrücke anschließend nutzt, um dieselben Sprecher in zukünftigen Besprechungen zu identifizieren. Der Klage zufolge werden Personen, die noch nie ein Otter erstellt haben, in ein biometrisches Identifikationssystem aufgenommen, von dessen Existenz sie nichts wissen.

Der Fall Theus bringt einen Aspekt zur Sprache, über den bisher kaum berichtet wurde: In der Klage wird behauptet, dass Otter Mitschriften und Werbe-E-Mails ohne Wissen oder Zustimmung der Teilnehmer Otter . Laut der Klage von Theus braucht man kein Otter , um auf deren Verteilerliste zu landen. Es reicht bereits aus, an einem aufgezeichneten Gespräch teilzunehmen.

Der Fall Winston liefert die deutlichsten Details. In dieser Beschwerde wird behauptet, dass Otter allen Teilnehmern der Besprechung, einschließlich derjenigen, die nie an der Telefonkonferenz teilgenommen haben, Folge-E-Mails mit Teilprotokollen und Screenshots Otter . Außerdem wird in der Beschwerde darauf hingewiesen, dass Otter die Möglichkeit, nicht-nutzerische Teilnehmer darüber zu informieren, dass sie aufgezeichnet werden, Otter im Rahmen seines „Enterprise“-Tarifs anbietet, der teuersten verfügbaren Stufe.

Die Rechtsansprüche stützen sich auf das Bundesgesetz „Electronic Communications Privacy Act“, das kalifornische Gesetz „Invasion of Privacy Act“, das Gesetz des Bundesstaates Illinois „Biometric Information Privacy Act“ sowie das Gesetz „Computer Fraud and Abuse Act“. Das Schadensersatzrisiko im Rahmen dieser Gesetze ist erheblich. Der ECPA sieht den höheren Betrag von 10.000 US-Dollar pro Verstoß oder 100 US-Dollar pro Tag vor. Der CIPA sieht bis zu 5.000 US-Dollar pro Verstoß vor. Der BIPA sieht zusätzlich 1.000 US-Dollar für fahrlässige Verstöße und 5.000 US-Dollar für vorsätzliche Verstöße vor. In Ottereigenen Pressemitteilung vom Dezember 2025 gab Otterdie Nutzerzahl mit mehr als 35 Millionen an, wobei über eine Milliarde Besprechungen abgewickelt wurden. Die Rechnung fällt nicht gerade erfreulich aus.

OtterVerteidigung

Otter bislang nicht offiziell öffentlich zu dem Rechtsstreit geäußert. In einem im April 2026 eingereichten Schriftsatz zur Erwiderung auf den Antrag auf Klageabweisung bestritt das Unternehmen, dass eine Abhörung stattgefunden habe, und argumentierte, die Kläger hätten hinsichtlich der wesentlichen rechtlichen Tatbestandsmerkmale keine stichhaltigen Argumente vorgebracht.

Ein weiterer wichtiger Punkt des Unternehmens sind die Nutzungsbedingungen, in denen die Kontoinhaber darauf hingewiesen werden, dass sie vor dem Einsatz des Bots sicherstellen müssen, dass sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Mit anderen Worten: Die Einwilligung liegt in der Verantwortung des Nutzers.

Nicht alle Datenschutzanwälte sind von dieser Position überzeugt. In einem Beitrag für den „Jackson Lewis Workplace Privacy Report“ bezeichnete Rechtsanwalt Joseph Lazzarotti die Darstellung von Otter in der Beschwerde Otter „unbefugten Lauscher“ und nannte das Modell der Ein-Personen-Zustimmung „riskant in Bundesstaaten wie Kalifornien, in denen die Zustimmung aller Beteiligten erforderlich ist“.

CEO Sam Liang gab in einem Interview mit TechCrunch am 7. Oktober 2025 so etwas wie eine öffentliche Stellungnahme ab. „Wenn sie uns beschuldigen, könnten sie auch alle anderen beschuldigen – alle Tools, von denen man hört, dass sie Besprechungsnotizen erstellen. Meiner Ansicht nach stehen wir auf der richtigen Seite der Geschichte“, sagte Liang gegenüber TechCrunch.

Er hat nicht Unrecht, wenn er sagt, dass dieser Rechtsbereich noch ungeklärt ist. Die Anhörung zum Antrag auf Klageabweisung ist für den 20. Mai 2026 im Gerichtssaal 7 des Bundesgerichts in San Jose angesetzt. Die Entscheidung von Richter Lee wird der erste Fall auf Bundesebene sein, in dem geprüft wird, ob jahrzehntealte Abhörgesetze auch für einen KI-Bot gelten, der in der Ecke eines Videoanrufs sitzt.

Worum geht es bei der Klage gegen Fireflies.ai?

Die Klage Fireflies.ai ist ein von den Otter getrennter Fall, der auf einer anderen Rechtsgrundlage beruht. Während sich die Otter auf Abhörgesetze konzentrieren, handelt es sich bei den Fireflies um Ansprüche nach dem BIPA. Und das BIPA stellt eine ganz andere Art von Problem dar.

Cruz gegen Fireflies.AI Corp., Nr. 3:25-cv-03399, wurde am 18. Dezember 2025 beim US-Bezirksgericht für den zentralen Bezirk von Illinois eingereicht. Die Klägerin, Katelin Cruz, hatte nie ein Fireflies . Sie nahm an einem virtuellen Treffen teil, das von einer gemeinnützigen Organisation aus Illinois veranstaltet wurde, die Fireflies aktiviert hatte. Der Bot schaltete sich in die Telefonkonferenz ein. Dabei erstellte er einen Stimmabdruck von ihr.

Das Gesetz zum Schutz biometrischer Daten des Bundesstaates Illinois definiert Stimmabdrücke als biometrische Identifikatoren. Die Funktion „Sprechererkennung“ Fireflies, die verschiedene Sprecher in Besprechungen und Audiodateien identifiziert, erzeugt zwangsläufig solche Stimmabdrücke. Cruz behauptet, sie habe niemals zugestimmt, dass aus ihrer Stimme ein biometrisches Profil erstellt wird. Sie wusste nicht einmal, dass dies geschah.

Die drei mutmaßlichen Verstöße gegen das BIPA

In der Beschwerde werden drei konkrete Verstöße aufgeführt. Erstens: Fireflies keine öffentlich zugängliche Richtlinie darüber, wie lange biometrische Daten aufbewahrt oder wann sie vernichtet werden. Zweitens: Die Teilnehmer wurden zu keinem Zeitpunkt schriftlich darüber informiert, dass ihre Stimmabdrücke erfasst wurden, wofür diese verwendet werden sollten oder wie lange sie aufbewahrt würden. Drittens: Fireflies Stimmabdrücke, ohne von den Teilnehmern der Besprechung eine schriftliche Einwilligung einzuholen, auch nicht von Personen, die nie ein Konto angelegt hatten.

Alle drei sind Anforderungen gemäß dem BIPA. Alle drei wurden, so die Behauptung in der Beschwerde, missachtet.

Die geforderten Schadensersatzzahlungen belaufen sich auf 1.000 Dollar pro fahrlässigem Verstoß und 5.000 Dollar pro grob fahrlässigem oder vorsätzlichem Verstoß, zuzüglich Anwaltskosten und Unterlassungsansprüchen. Eine zweite Klage folgte kurz darauf im März 2026. Fricker gegen Fireflies.AI Corp., Aktenzeichen 1:26-cv-02675, wurde im Northern District of Illinois vom Kläger Ethan Fricker eingereicht, vertreten durch Werman Salas, dieselbe Kanzlei, die auch die Kläger im Otter vertritt. Die Vorwürfe sind im Wesentlichen identisch.

Fireflies zu keinem der beiden Fälle eine öffentliche Stellungnahme abgegeben. In seinen Nutzungsbedingungen wird, ebenso wie Otter, die Verantwortung für die Einholung der Einwilligung der Teilnehmer dem Kontoinhaber auferlegt.

Warum dies ein schwierigeres Problem ist als die Otter

Bei Otter geht es im Grunde genommen um die Frage der Einwilligung: Wussten die Teilnehmer, dass sie aufgezeichnet wurden? Die Fireflies gehen noch einen Schritt weiter. Selbst wenn ein Teilnehmer weiß, dass eine Aufzeichnung stattfindet, weiß er möglicherweise nicht, dass seine Stimme in einen biometrischen Identifikator umgewandelt und auf unbestimmte Zeit gespeichert wird. Die Aufzeichnung einer Besprechung und die Erstellung einer biometrischen Datenbank mit den daran teilnehmenden Personen sind nicht ein und dieselbe Handlung.

Das BIPA ist zudem eines der am häufigsten gerichtlich angefochtenen Datenschutzgesetze in den USA. Die Gerichte in Illinois haben es durchweg bestätigt, und die gesetzlichen Schadensersatzansprüche setzen keinen Nachweis eines tatsächlichen Schadens durch den Kläger voraus, was es zu einem wirksamen Instrument für Sammelklagen macht. Cruz nahm an einem Treffen bei einer gemeinnützigen Organisation teil, nicht an einem Verkaufsgespräch. Frickers Klage umfasst alle Einwohner von Illinois, deren Stimmabdruck in den fünf Jahren vor Klageerhebung erfasst wurde. Das Risiko beschränkt sich nicht auf eine bestimmte Branche oder eine bestimmte Art von Anrufen.

Eine allgemeine Anmerkung aus der Analyse des Cruz-Falls durch SGR Law: Die Haftung nach dem BIPA beschränkt sich nicht immer auf den in der Klage genannten Anbieter. Organisationen, die KI-Protokollführer in Besprechungen mit Einwohnern von Illinois einsetzen oder deren Nutzung ermöglichen, können unter bestimmten Umständen in denselben Rechtsbereich geraten. Dies sollte man im Auge behalten, insbesondere wenn Ihr Team regelmäßig Anrufe mit externen Teilnehmern über Staatsgrenzen hinweg aufzeichnet.

Was bedeuten diese Klagen für Nutzer von KI-Besprechungsaufzeichnungssystemen im Jahr 2026?

Zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Artikels (30. April 2026) ist noch keiner der beiden Fälle abgeschlossen. Kein Gericht hat entschieden, dass der Einsatz eines KI-Besprechungsrekorders rechtswidrig ist, und kein einzelner Nutzer wurde persönlich für dessen Verwendung haftbar gemacht. Das sollte vor allem anderen klar gesagt werden.

Doch „noch keine Entscheidung“ ist nicht dasselbe wie „kein Risiko“. Diese Fälle haben dazu geführt, dass die Konstruktionsannahmen der gesamten Produktkategorie erstmals einer Prüfung durch die Bundesbehörden unterzogen werden. Jeder, der aufgezeichnete Anrufe nutzt, hat guten Grund, jetzt aufmerksam zu sein, solange noch Zeit bleibt, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Das Problem ist die Einwilligungslücke

Sowohl Fireflies Otter Fireflies geht es um dasselbe Grundproblem: Die Beteiligten wurden aufgezeichnet, ohne eine echte Möglichkeit zu haben, dies abzulehnen. Die Kläger waren keine Einzelgänger, die versuchten, Unternehmen eine Falle zu stellen. Es handelte sich um Menschen, die ganz normale Telefonate führten und sich zufällig in einem Raum befanden, in dem jemand anderes einen Bot laufen ließ.

Bei der Anhörung am 20. Mai geht es unter anderem um die Frage, ob die Person, die den Bot aktiviert hat, für alle anderen Teilnehmer im Raum haftet, oder ob die Verantwortung bei der Plattform liegt. Laut den Nutzungsbedingungen Otterliegt die Verantwortung für die Einholung der Einwilligung beim Kontoinhaber. Die Kläger vertreten den Standpunkt, dass ein Produkt, das so konzipiert ist, dass es sich ohne ausdrückliche Einwilligung aller Beteiligten automatisch an einer Konferenz teilnimmt und diese aufzeichnet, von Grund auf problematisch ist – unabhängig davon, was in den Nutzungsbedingungen steht.

Diese Frage betrifft nicht nur Otter. Jeder KI-Besprechungsrekorder, der sich automatisch zuschaltet und mit der Aufzeichnung beginnt, ohne zuvor die ausdrückliche Zustimmung jedes einzelnen Teilnehmers einzuholen, bewegt sich auf dem gleichen Terrain. Der Name des Tools auf dem Bot ist irrelevant. Es ist das Designmuster, das hier auf den Prüfstand gestellt wird.

Was das für Sie bedeutet, wenn Sie Verkaufsgespräche führen

Vertriebsteams befinden sich hier in einer besonderen Situation. Ein hohes Anrufaufkommen, externe Interessenten, die über eine Kalendereinladung hinaus noch nichts zugesagt haben, Teilnehmer, die sich aus Bundesstaaten einwählen, in denen die Zustimmung aller Beteiligten erforderlich ist, sowie Erstgespräche, bei denen die Person am anderen Ende der Leitung mit ziemlicher Sicherheit kein Nutzer Ihres Notiz-Tools ist. Bei jedem dieser Anrufe besteht tatsächlich ein Problem hinsichtlich der Einwilligung.

Der allgemeine Hinweis „Dieses Meeting wird möglicherweise aufgezeichnet“ in einer Kalenderbeschreibung ist nicht gleichbedeutend mit einer ausdrücklichen Einwilligung. Er erfüllt möglicherweise nicht die Anforderungen in Kalifornien, Illinois oder anderen Bundesstaaten, in denen die Einwilligung aller Beteiligten erforderlich ist. Und in einer remote können sich die Teilnehmer an beliebigen Orten befinden. Niemand verfolgt den Standort der Teilnehmer in Echtzeit.

Gelten diese Klagen wegen KI-Besprechungsaufzeichnungssystemen auch außerhalb der USA?

Fireflies Otter Fireflies sind US-amerikanische Rechtsstreitigkeiten, doch die Frage nach der Einwilligung, die darin geprüft wird, macht nicht an der Grenze Halt. Der Ort, an dem Sie ansässig sind, bestimmt, welcher Rechtsrahmen gilt. An der zugrunde liegenden Anforderung ändert sich dadurch nichts.

Wenn Sie in den USA ansässig sind

Auf Bundesebene gilt das Prinzip der Einwilligung einer Partei, was bedeutet, dass eine Person, die an einem Gespräch teilnimmt, dieses rechtmäßig aufzeichnen darf. In Bundesstaaten, in denen die Einwilligung aller Beteiligten erforderlich ist – darunter Kalifornien, Illinois, Maryland, Connecticut, Pennsylvania, Washington, Oregon, Montana und New Hampshire –, muss jedoch jeder Teilnehmer des Gesprächs seine Zustimmung geben. In einer remote , in der sich die Teilnehmer an beliebigen Orten befinden können, weiß man nicht immer, welche Regelung gilt. Die einfachste Lösung ist, nicht mehr zu versuchen, dies nachzuverfolgen, sondern einfach jedes Mal nachzufragen. Eine mündliche Bestätigung zu Beginn eines Gesprächs oder ein Tool, das die Zustimmung einholt, bevor jemand dem Raum beitritt, beseitigt jegliches Rätselraten und verschafft Ihnen eine bessere Ausgangsposition, unabhängig davon, von wo aus sich Ihre Teilnehmer einwählen.

Wenn Sie in der EU ansässig sind

Fireflies Otter Fireflies sind Rechtsstreitigkeiten in den USA, die nach US-amerikanischem Recht angestrengt wurden. Sie gelten nicht direkt für Sie. Das heißt jedoch nicht, dass Sie ohne Verpflichtungen agieren. Nach der DSGVO stellt die Aufzeichnung eines Anrufs eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar, für die eine rechtmäßige Grundlage erforderlich ist. Die Einwilligung ist die eindeutigste verfügbare Grundlage, und sie muss freiwillig, spezifisch und unmissverständlich erteilt werden, bevor die Verarbeitung beginnt. Eine Kalendereinladung mit Kleingedrucktem erfüllt diesen Standard nicht. Das Ziel ist dasselbe. Nur der Weg dorthin ist ein anderer.

Wenn Sie sich außerhalb der USA und der EU befinden

Die gesetzlichen Bestimmungen zur Einwilligung bei Aufzeichnungen unterscheiden sich von Land zu Land erheblich, doch die Regulierungsbehörden gehen überall in dieselbe Richtung: mehr ausdrückliche Einwilligung, nicht weniger. Die USA sind hier am weitesten fortgeschritten, aber sie werden nicht die Einzigen bleiben. Wenn sich Ihre Rechtsordnung noch nicht mit KI-basierten Besprechungsaufzeichnungssystemen befasst hat, ist es wahrscheinlich nur eine Frage der Zeit, nicht des Ob.

Ein kurzer Überblick über den aktuellen Stand

Dieser Bereich des KI-Rechts, insbesondere im Zusammenhang mit KI-Sitzungsaufzeichnungssystemen, entwickelt sich rasant weiter. tl;dv beobachtet die Fireflies Otter Fireflies genau und wir werden diesen Beitrag aktualisieren, sobald sich die Situation weiterentwickelt. Die Anhörung am 20. Mai ist der nächste wichtige Meilenstein. Wir werden das Ergebnis hier veröffentlichen.

Letztendlich verlangen die Klagen nicht, dass Sie die Aufzeichnung von Anrufen einstellen. Sie verlangen vielmehr, dass Sie sich vor der Aufzeichnung Gedanken darüber machen, wie Sie die Einwilligung einholen. Konkret: Verfügt Ihr derzeitiges Tool über einen Mechanismus, der es den Teilnehmern ermöglicht, die Aufzeichnung vor ihrem Beginn tatsächlich abzulehnen? Keine bloße Benachrichtigung. Kein Haftungsausschluss. Ein Mechanismus mit einer echten „Nein“-Option, bei dem eine Ablehnung die Aufzeichnung tatsächlich verhindert.

Brauche ich eine Einwilligung, um ein Zoom aufzuzeichnen?

Ja. Die Einzelheiten hängen davon ab, wo sich Ihre Teilnehmer befinden, aber die Grundregel ist überall dieselbe: Die Teilnehmer sollten wissen, dass sie aufgezeichnet werden, und die Möglichkeit haben, vor Beginn der Aufzeichnung ihre Teilnahme abzulehnen.

Die Zoomselbst ZoomBenachrichtigung über die Aufzeichnung deckt dies nicht ab. Das Banner, das die Teilnehmer darüber informiert, dass eine Aufzeichnung läuft, ist eine Benachrichtigung, kein Mechanismus zur Einwilligung. Die Teilnehmer können dies nicht ablehnen. Sie können den Anruf verlassen, aber das ist nicht dasselbe, als hätte man ihnen vor Beginn der Aufzeichnung eine echte Wahlmöglichkeit gegeben. Das Gleiche gilt für Google Meet, Microsoft Teams und jede andere Plattform mit einer integrierten Aufzeichnungsbenachrichtigung. Besser als nichts. Aber keine Einwilligung.

Was diese Anforderung tatsächlich erfüllt, ist, jedem Teilnehmer die Möglichkeit zu geben, vor Beginn der Aufzeichnung „Nein“ zu sagen – mit einer echten Konsequenz, falls er davon Gebrauch macht. Kein Banner. Kein Kleingedrucktes. Ein Bildschirm, der vor dem Betreten des Raums erscheint und eine Ablehnungsoption bietet, die die Aufzeichnung vollständig verhindert, wenn der Teilnehmer diese wählt.

So zeichnen Sie Besprechungen im Jahr 2026 vorschriftsmäßig auf

Es gibt kein einziges Tool, das dies vollständig automatisiert, und wer Ihnen etwas anderes verspricht, übertreibt. Was die Einhaltung der Vorschriften tatsächlich erfordert, ist ein Einwilligungsmechanismus, der den Teilnehmern vor Beginn einer Aufzeichnung eine echte Wahlmöglichkeit bietet, sowie ein System, das diese Entscheidung respektiert, wenn sie ablehnen. So lässt sich das in der Praxis umsetzen.

Die allgemeinen Grundsätze, unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden

Bevor wir uns tl;dv mit tl;dv befassen, gilt Folgendes unabhängig davon, was Sie verwenden:

Holen Sie die Einwilligung ein, bevor die Aufzeichnung beginnt, nicht währenddessen. Die mündliche Frage „Ist es für alle in Ordnung, wenn ich das aufnehme?“ zu Beginn des Gesprächs ist besser als gar nichts, aber sie ist nicht wasserdicht. Die Leute fühlen sich sozial unter Druck gesetzt, mit „Ja“ zu antworten. Ein schriftlicher Einwilligungsbildschirm vor der Besprechung lässt sich vor Gericht schwerer anfechten.

Stellen Sie sicher, dass eine Ablehnung eine echte Option ist. Wenn die Teilnehmer nicht ohne Konsequenzen ablehnen können – etwa indem sie ihren Platz in der Besprechung verlieren oder aus der Telefonkonferenz ausgeschlossen werden –, handelt es sich nicht um eine echte Einwilligung. Der Mechanismus muss in beide Richtungen funktionieren.

Starte die Aufzeichnung nicht manuell, bevor alle geantwortet haben. Das ist wichtiger, als es zunächst klingt, und wir werden noch darauf zurückkommen.

Dokumentieren Sie dies. Sie sollten wissen, welche Anrufe aufgezeichnet wurden, wann die Einwilligung eingeholt wurde und wie Ihre Aufbewahrungsrichtlinien für diese Aufzeichnungen lauten.

So funktioniert die Funktion zur Einholung von Einwilligungen tl;dv

tl;dv eine integrierte Funktion zur Einholung der Einwilligung. Diese ist standardmäßig nicht aktiviert. Sie müssen sie erst aktivieren, und es gelten bestimmte Voraussetzungen, damit sie ordnungsgemäß funktioniert.

Wenn diese Funktion aktiviert ist, tl;dv den Link zum Besprechungsraum in Ihrem Kalendertermin durch einen Weiterleitungslink. Externe Teilnehmer, die auf diesen Link klicken, gelangen zu einem Einwilligungsbildschirm, bevor sie den Besprechungsraum betreten können. Sie können zustimmen oder ablehnen. Wenn sie ablehnen, können sie zwar weiterhin an der Besprechung teilnehmen, aber tl;dv daran gehindert, diese während der gesamten Sitzung automatisch oder manuell aufzuzeichnen. Eine Aufhebung dieser Einstellung ist nicht möglich.

Sollte ein eingeladener Teilnehmer zu Beginn der Besprechung noch nicht geantwortet haben, wird die Aufzeichnung so lange blockiert, bis dies geschehen ist. Eine stillschweigende Zustimmung ist nicht zulässig. Das System wartet.

tldv – Einwilligung (Opt-in)

Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie zu: Einstellungen > Persönliche Einstellungen > Einstellungen > Automatisierungen. Schalten Sie die automatische Einwilligungserfassung ein. Wenn Sie Teamadministrator sind, können Sie diese Funktion im selben Einstellungsbereich auch für Ihr gesamtes Team aktivieren. Beachten Sie jedoch, dass die Einstellung für Administratoren nicht für Sie persönlich gilt. Sie müssen die Funktion für sich selbst separat aktivieren.

Zwei Voraussetzungen, damit es funktioniert:

  1. Sie benötigen eine vollständig synchronisierte Kalenderintegration. Wenn Ihr Kalender nicht mit tl;dv verbunden ist, kann die Funktion Ihre Besprechungsdetails nicht abrufen oder den Raumlink nicht ersetzen.
  2. Die automatische Aufzeichnung muss für Kalendertermine aktiviert sein.

Eine entscheidende Einschränkung: Wenn Sie eine Aufzeichnung manuell vor dem geplanten Beginn der Veranstaltung starten, wird die Einholung der Einwilligung vollständig umgangen. Die Funktion gilt nur für Besprechungen, die automatisch aufgezeichnet werden. Ein vorzeitiger Start führt dazu, dass sie übersprungen wird.

Ihre Checkliste für die datenschutzkonforme Aufzeichnung von Besprechungen mit tl;dv

tl;dv ein europäisches Produkt, das von Anfang an im Einklang mit der DSGVO entwickelt wurde. Die Einwilligung ist keine Funktion, die als Reaktion auf einen Rechtsstreit nachträglich hinzugefügt wurde. Sie ist von Anfang an Teil des Produktkonzepts in Bezug auf Aufzeichnungen gewesen. Die in diesem Artikel behandelten Rechtsstreitigkeiten beziehen sich speziell auf die USA, und die Rechtskultur rund um Aufzeichnungen in den USA unterscheidet sich deutlich von der in den meisten anderen Teilen der Welt. Doch das zugrunde liegende Prinzip, dass die Beteiligten wissen sollten, dass sie aufgezeichnet werden, und eine echte Möglichkeit haben müssen, dies abzulehnen, ist ein Grundsatz, nach tl;dv schon immer entwickelt tl;dv .

Wenn du ein tl;dv bist, findest du hier die wichtigsten Neuigkeiten des Tages.

  1. Aktivieren Sie die Einholung von Einwilligungen. Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Persönliche Einstellungen“ > „Einstellungen“ > „Automatisierungen“ und schalten Sie die automatische Einholung von Einwilligungen ein. Wenn Sie Teamadministrator sind, aktivieren Sie diese Funktion zunächst für Ihr Team auf demselben Bildschirm und anschließend separat für sich selbst. Die Einstellung für Administratoren gilt nicht für Sie.
  2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kalender vollständig synchronisiert ist. Die Einholung der Einwilligung funktioniert nur, wenn tl;dv Ihre Kalendertermine lesen und den Link zum Besprechungsraum ersetzen tl;dv . Wenn Ihre Kalenderintegration nicht aktiv ist, wird die Funktion nicht ausgelöst. Überprüfen Sie vor Ihrem nächsten externen Anruf, ob die Verbindung besteht.
  3. Vergewissern Sie sich, dass die automatische Aufzeichnung aktiviert ist. Der Einwilligungsbildschirm wird nur bei automatisch aufgezeichneten Besprechungen angezeigt. Ist die automatische Aufzeichnung deaktiviert, wird der Einwilligungsablauf nicht ausgelöst.
  4. Starten Sie die Aufzeichnung nicht manuell vor dem geplanten Veranstaltungsbeginn. Dadurch wird die Einholung der Einwilligung vollständig umgangen. Wenn Sie die Aufzeichnung vorzeitig starten, ist der Weiterleitungslink irrelevant. Warten Sie den geplanten Beginn ab.
  5. Nimm keine Aufzeichnung vor, wenn jemand dies ablehnt. Wenn ein Teilnehmer seine Zustimmung verweigert, tl;dv die Aufzeichnung automatisch. Versuche nicht, dies zu umgehen. Genau darum geht es ja.

Diese Checkliste stellt keine Rechtsberatung dar. Sie spiegelt die Einwilligungsfunktion tl;dvwider, wie sie zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels im Hilfe-Center beschrieben ist. Ihre Pflichten hängen davon ab, wo Sie und Ihre Teilnehmer ansässig sind. Wenn Sie sich unsicher sind, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsbeistand.

Bei tl;dv stand die Einwilligung schon immer an erster Stelle

Im Grunde genommen dienen KI-Besprechungsaufzeichnungssysteme dazu, Ihnen zu helfen. Besprechungen sind hektisch, chaotisch, und die meisten Teilnehmer haben ohnehin schon mehr zu bewältigen, als ihnen gut tut. Die hier behandelten rechtlichen Rahmenbedingungen beziehen sich speziell auf die USA und befinden sich noch in der Entwicklung. Was rechtlich und in Bezug auf die Etikette akzeptiert ist, verändert sich rasch, und wir beobachten diese Entwicklung aufmerksam.

Was sich nicht ändert, ist das Grundprinzip. Bei tl;dv gehen wir davon aus, dass niemand in einer Aufzeichnung landen sollte, der er nicht zugestimmt hat. Nicht, weil ein Gericht dies so entschieden hat. Sondern weil es das Richtige ist. Wir fragen uns, was wir erwarten würden, wenn wir auf der anderen Seite des Gesprächs säßen, und die Antwort ist immer dieselbe: informiert zu sein und eine echte Wahl zu haben.

Darauf werden wir weiterhin hinarbeiten, ganz gleich, was die Gesetzgebung als Nächstes vorsieht.

Häufig gestellte Fragen zu Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit KI-Besprechungsaufzeichnungssystemen

Derzeit nicht. Kein Gericht hat entschieden, dass Otter.ai oder dessen Aufzeichnungspraktiken rechtswidrig sind. Die zusammengefasste Sammelklage, In re Otter.AI Privacy Litigation, durchläuft weiterhin das Bundesgerichtssystem. Eine Anhörung zum Antrag auf Klageabweisung ist für den 20. Mai 2026 angesetzt. Bis eine Entscheidung ergeht, bleibt Otter.ai ein aktives Produkt. In dem Rechtsstreit wird geprüft, ob das Design des Produkts – das automatische Beitreten und Aufzeichnen ohne ausdrückliche Zustimmung aller Teilnehmer – gegen das Bundesgesetz gegen Abhören sowie gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen der Bundesstaaten verstößt. Diese Frage ist noch nicht geklärt.

Weisen Sie die Teilnehmer darauf hin, dass eine Aufzeichnung stattfindet, und geben Sie ihnen vor Beginn die Möglichkeit, dies abzulehnen. Ein mündlicher Hinweis zu Beginn des Gesprächs ist besser als gar nichts, aber ein Einwilligungsbildschirm vor dem Meeting, mit dem die Teilnehmer interagieren, bevor sie den Raum betreten, ist rechtlich besser vertretbar. Wenn Sie tl;dv verwenden, übernimmt die Funktion zur Einholung der Einwilligung dies automatisch, sobald sie aktiviert ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kalender synchronisiert ist, die automatische Aufzeichnung aktiviert ist und Sie die Aufzeichnung nicht manuell vor dem geplanten Beginn der Veranstaltung starten, da dies die Einholung der Einwilligung vollständig umgeht.

Das hängt davon ab, wie Sie es eingerichtet haben. tl;dv eine integrierte Funktion zur Einholung der Einwilligung, die jedoch standardmäßig nicht aktiviert ist. Ist diese Funktion nicht aktiviert, läuft die automatische Aufzeichnung wie gewohnt ab. Ist sie aktiviert, tl;dv dann eine Aufzeichnung tl;dv , wenn alle Teilnehmer aktiv ihre Einwilligung erteilt haben, und eine einzige Ablehnung blockiert die Aufzeichnung vollständig, ohne dass dies übersteuert werden kann. Wenn Ihnen die vorschriftsmäßige Aufzeichnung wichtig ist, ist die Aktivierung der Einwilligungserfassung der entscheidende Schritt. Wie das geht, erfährst du hier.

Ein Hinweis zur Einwilligung: Unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden oder wie es konfiguriert ist, sollten Sie vor der Aufzeichnung eines Meetings stets die ausdrückliche Einwilligung aller Teilnehmer einholen. Nicht, weil ein Gericht dies von Ihnen verlangt. Sondern weil es das Richtige ist.

Sie können weiterhin an der Besprechung teilnehmen und sich wie gewohnt einbringen. tl;dv lediglich daran gehindert, diese Sitzung aufzuzeichnen. Es erscheint folgende Meldung:tl;dv ist deaktiviert, da einige Teilnehmer ihre Zustimmung zur Aufzeichnung verweigert haben.“ Die Besprechung findet wie geplant statt. Die Aufzeichnung hingegen nicht.

Ja. tl;dv ein europäisches Produkt mit Sitz in Deutschland, das von Anfang an im Einklang mit der DSGVO entwickelt wurde. Es ist SOC2-konform, speichert Daten in Rechenzentren innerhalb der EU und verwendet keine Kundendaten zum Trainieren seiner KI. Die DSGVO-Konformität regelt, wie personenbezogene Daten innerhalb des EU-Rahmens erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. Sie klärt nicht automatisch Fragen nach US-amerikanischem Recht, das nach anderen Gesetzen funktioniert. Wenn Ihr konkretes Anliegen das US-amerikanische Einwilligungsrecht oder die Gesetzgebung zum Schutz biometrischer Daten betrifft, ist die DSGVO-Konformität zwar ein relevanter Kontext, aber keine vollständige Antwort auf diese Fragen.