¿Sabías que el 15% del tiempo de una organización se dedica a reuniones, y que las reuniones ineficaces hacen perder a las empresas estadounidenses 399.000 millones de dólares al año? Por eso es fundamental elegir los mejores agentes de IA para reuniones. Pueden impulsar la productividad en toda tu empresa, ahorrando dinero y tiempo en abundancia.
Los agentes de IA no sólo ayudan a crear reuniones más inteligentes y eficientes, sino que también proporcionan información basada en datos que puede revolucionar tus estrategias posteriores a la reunión. tl;dv es líder del sector en el uso de agentes de IA en reuniones, por lo que estamos bien posicionados para desmenuzar los matices de todo ello.
¿Qué hace que los agentes de IA sean geniales para las reuniones? Empecemos por el principio. ¿Qué son los agentes de IA y cuál es su efecto en las reuniones?
¿Qué son los agentes de IA y cómo transforman las reuniones?
Anthropic define los agentes de IA como un sistema autónomo que puede actuar de forma independiente en función del contexto. A modo de comparación, un flujo de trabajo agéntico de IA es aquel en el que un sistema inteligente seguirá una ruta predefinida. Los flujos de trabajo agénticos pueden agilizar los procesos de trabajo y ahorrar incontables horas a tu equipo, pero siguen caminos establecidos y no cambiarán a menos que un humano se lo ordene.
Los agentes de IA no necesitan que un humano les diga lo que tienen que hacer. Evalúan la situación y toman la decisión por sí mismos. En el mundo de las reuniones, los agentes de IA pueden programarlas en tu nombre, escaneando tu calendario para asegurarse de que estás libre. Pueden establecer recordatorios y adaptar los planes si cambian las circunstancias, sin esperar a la intervención humana.
Supongamos que estás en una reunión y te das cuenta de que tienes que reorganizar una llamada hoy más tarde y sustituirla por otra de mayor prioridad. Un agente de IA puede escuchar tu conversación, reconocer el cambio de prioridad y actuar en consecuencia para que, cuando tu reunión haya terminado, tu agenda ya se haya ajustado.
Se trata de un agente de IA que actúa de forma autónoma. Bien utilizados, pueden transformar radicalmente las reuniones. También merece la pena estudiar los agentes de IA para la gestión de proyectos, ya que también pueden tener un gran impacto.
Características clave que definen a los mejores agentes de IA para reuniones
En una encuesta reciente, más del 55% de los encuestados afirmaron que la IA mejora las interacciones en las reuniones en directo, manteniendo a los participantes más centrados y alineados. Prestan especial atención a las transcripciones en directo y a las indicaciones contextuales, ya que permiten a los equipos ser más innovadores y productivos.
Pero, ¿cuáles son exactamente las características clave de los mejores agentes de IA para reuniones? Profundicemos en ello.
Transcripciones y resúmenes automatizados de reuniones
Este flujo de trabajo agéntico es ya algo habitual en el nicho de los asistentes de reuniones con IA. Incluso las grandes plataformas de videoconferencia como Zoom, Google Meet y MS Teams pueden hacerlo. Aun así, eso no menoscaba su valor en modo alguno.
Obtener transcripciones de tus reuniones automáticamente es una hazaña increíble. Atrás quedaron los días en los que necesitabas que un redactor de actas transcribiera la llamada de forma abreviada. Ahora puedes conseguir que una IA lo haga por ti mientras tú te centras en lo importante: la conversación real.
Esto es especialmente eficaz en ventas, ya que los representantes pueden dedicar su energía a captar al posible cliente, escuchándole activamente sin preocuparse de tomar notas.
Los resúmenes automáticos de la transcripción son aún más beneficiosos. No hace falta que leas o vuelvas a ver toda la llamada, puedes quedarte con lo más destacado. La mayoría de los asistentes de reuniones con IA proporcionan marcas de tiempo para que puedas saltar a las partes más importantes con facilidad.
Esta función es un salvavidas para los empleados que han perdido una llamada por cualquier motivo. También es una ayuda fantástica para los equiposremote y asíncronos.
Integración con herramientas populares
Otro flujo de trabajo de los agentes es la capacidad de sincronizar automáticamente las notas y resúmenes de tus reuniones con otras herramientas. Los agentes de IA para el éxito del cliente hacen esto muy bien. Cualquier llamada de un cliente que entre puede archivarse automáticamente en el sistema CRM que elijas.
Lo que antes era la pesadilla de la vida de muchos agentes de CS y representantes de ventas, ahora es una tarea automatizada de la que no tienen que preocuparse. Siempre que las notas de la reunión tengan el mismo formato que el CRM, puede ser tan fluido como si lo hubieras cargado manualmente. Sólo que mucho más rápido y con un mayor grado de precisión. ¿Qué más se puede pedir?
Información práctica
La diversión comienza cuando los agentes de IA empiezan a asignar tareas a las personas. Pueden escuchar tu conversación, comprender el significado y el contexto, y luego asignar tareas en función de lo que se haya hablado.
Los mejores agentes de IA para reuniones pueden identificar elementos de acción clave y acercarlos a su finalización. Esto puede venir en forma de avisos y recordatorios, o puede ser tan directo como la asignación de tareas.
Personalización
Los agentes de IA pueden adaptarse fácilmente a los flujos de trabajo de los equipos. De hecho, puedes pensar en ellos como camaleones en muchos sentidos. Claro que son una gran ayuda, por lo que destacan mucho, pero siguen las órdenes al pie de la letra. Si un directivo necesita datos sobre decisiones y acciones de alto nivel, el agente de IA se los proporcionará.
Sin embargo, ese mismo agente de IA podría discutir sólo los detalles técnicos o las tareas asignadas con los desarrolladores. Y para los equipos de ventas, podría centrarse en los comentarios de los clientes y los puntos de negociación.
Los flujos de trabajo de los agentes de IA también son muy personalizables. Por ejemplo, tl;dv puede tomar notas de reuniones con el estilo que quieras. Tiene una amplia gama de plantillas entre las que elegir para distintos sectores, desde los populares playbooks de ventas hasta plantillas para CS, RRHH, diseño de productos, investigación de usuarios y mucho más. Estas plantillas son totalmente personalizables o puedes crear una nueva desde cero para adaptarla a tus necesidades específicas.
En resumen, los mejores agentes de IA para reuniones pueden adaptarse sin problemas a diferentes equipos y diferentes casos de uso.
Capacidad multilingüe
Los agentes de IA son capaces de comunicarse en varios idiomas. tl;dv, por ejemplo, puede transcribir tu llamada en más de 40 idiomas. Este innovador soporte lingüístico salva las distancias entre equipos multilingües, haciendo del mundo un lugar más pequeño.
Protección de la seguridad y la privacidad
Los mejores agentes de IA para reuniones son los que cumplen automáticamente las leyes de privacidad. En la mayoría de las grandes empresas existen estrictas políticas de privacidad y seguridad, y un agente de IA debe adaptarse para trabajar en el marco de estas políticas o, de lo contrario, se vuelve inútil.
Por ejemplo, los agentes de IA deben asegurarse de que su trabajo cumple la GDPR. Otro ejemplo: en la UE existe la Ley de IA de la UE. Ésta prohíbe el análisis de sentimientos, que los agentes de IA de tl;dv cumplen.
Cómo ahorrar tiempo utilizando los mejores agentes de IA para reuniones
Una de las mejores cosas de los agentes de IA es el tiempo que te ahorran. En una encuesta realizada a 182 altos directivos del mundo empresarial, el 64% de ellos reveló que las reuniones les robaban un tiempo valioso para pensar y reflexionar en profundidad. Los mejores agentes de IA para reuniones pueden ahorrarte tiempo en tres áreas clave:
1. Antes de las reuniones
Si puedes cortar el rollo antes de que empiece una reunión, ya tienes la mitad del trabajo hecho. El profesional medio pasa más de cinco horas a la semana en reuniones, y casi cuatro horas preparándose para ellas. Este tiempo de preparación puede reducirse enormemente de dos maneras:
Programar reuniones
Al programar automáticamente las reuniones, no tienes que preocuparte de buscar una hora que convenga a todos. Todo se hace por ti.
Calendly, por ejemplo, tiene un asistente de programación de IA que encuentra automáticamente una hora adecuada para las llamadas en los calendarios de todos los participantes. Sugiere franjas horarias óptimas en función de la disponibilidad, las zonas horarias y las preferencias personales.
Las agujas del reloj es otro programador automático de reuniones. Éste elige el momento menos molesto para todos los participantes implicados. También organiza tu calendario de modo que tengas tiempo programado para el trabajo muy concentrado, así como bloques para la colaboración.
Preparación del orden del día
Otra forma en que los agentes de IA pueden ahorrar tiempo antes de las reuniones es mediante la preparación automatizada del orden del día.
Herramientas como tl;dv proporcionan plantillas de agenda de reuniones que facilitan enormemente el seguimiento cuando estás en la llamada. Otras aplicaciones como Fellow hacen algo parecido, permitiéndote integrar notas y objetivos de reuniones anteriores para recapitular y reevaluar.
Incluso Notion utiliza la IA para generar borradores de órdenes del día de las reuniones. Puede sugerir temas de conversación clave basándose en tareas en curso o debates anteriores.
2. Durante las reuniones
Durante la propia reunión es donde la IA toma un poco más las riendas. Mientras participas en la conversación, tu agente de IA grabará, transcribirá y tomará notas en tu nombre.
tl;dv es una de las mejores herramientas para introducir la IA en tus reuniones. No sólo graba, transcribe y toma notas, sino que lo hace todo gratis. Donde realmente brilla es en su utilidad post-conferencia.
Zoom tiene ahora su propio compañero de IA que hace las mismas cosas, incluida la transcripción en tiempo real, pero llega tarde a la fiesta. No tiene los detalles que tienen los veteranos especializados.
3. Después de las reuniones
Después de las reuniones es donde se puede ahorrar mucho tiempo. Con los resúmenes posteriores a la reunión, ya reduces el tiempo que se tarda en revisarla, pero algunas herramientas lo llevan mucho más lejos.
tl;dv, por ejemplo, no sólo proporciona resúmenes con marcas de tiempo, sino todo un panel de análisis del orador. Te permite saber cuánto tiempo hablan tus representantes y agentes, cuántas palabras de relleno han utilizado, cuál es su ratio de conversación-escucha, y mucho más.
Además, como se ha mencionado antes, los flujos de trabajo agénticos permiten a tl;dv sincronizar tus notas de reunión en una amplia gama de CRM y herramientas de documentación populares. Esto se hace automáticamente, en el estilo que elijas, después de cada llamada.
Además, tl;dv envía resúmenes posteriores a la reunión a todos los participantes, para que nadie se quede fuera. Aumenta la responsabilidad de todo tu equipo.
Otras herramientas, como ClickUp AI, extraen datos de las reuniones para asignar tareas y fijar plazos. Crea automáticamente recordatorios para poner al día a los miembros del equipo sobre el progreso de las tareas.
El impacto en el mundo real de los agentes de IA en las reuniones
Los agentes de IA están revolucionando la colaboración en el lugar de trabajo, haciendo que las reuniones sean más inteligentes, eficaces y orientadas a los resultados. A continuación, exploraremos su impacto en el mundo real a través de un estudio de caso, cómo permiten la colaboración basada en datos, y su papel en la mejora de la dinámica de equipo, especialmente en entornos remote e híbridos.
Un estudio de caso: Cómo Morgan Stanley implantó la IA en las reuniones
En junio de 2024, Morgan Stanley creó Debrief, un agente de IA que toma notas y resume los correos electrónicos, al tiempo que redacta el primer borrador de las comunicaciones. Esto se suma al lanzamiento en septiembre de 2023 de su asistente AI Knowledge, que, según se informa, es utilizado por el 98% de sus equipos.
Debrief fue un éxito abrumador. Pero antes de entrar en ello, veamos los retos a los que se enfrentaba Morgan Stanley antes.
Desafío
Los asesores financieros dedicaban mucho tiempo a tareas administrativas durante y después de las reuniones con los clientes, como tomar notas y resumir las conversaciones.
Esta carga administrativa reducía el tiempo disponible para el compromiso con el cliente y la planificación estratégica.
Solución
Morgan Stanley presentó un asistente de IA llamado "Debrief" a sus 15.000 asesores patrimoniales. Debrief automatiza la toma de notas y genera resúmenes durante las reuniones, lo que permite a los asesores centrarse más en las interacciones con los clientes.
Resultados
El asistente de IA produjo notas de mayor calidad que la toma de notas manual, mejorando la precisión e integridad de los registros de las reuniones. Se espera que ahorre unos 30 minutos por reunión, aumentando significativamente la productividad en las numerosas interacciones de la empresa con los clientes.
Hay planes en marcha para ampliar las capacidades de la IA para resumir las reuniones en persona y gestionar tareas esenciales como la apertura de cuentas y la gestión de contratos.
El caso de Morgan Stanley demuestra cómo los mejores agentes de IA pueden agilizar los procesos de reuniones, reducir la carga de trabajo administrativo y permitir a los profesionales dedicar más tiempo a las actividades de cara al cliente.
Colaboración basada en datos
Los agentes de IA hacen que las reuniones sean más eficaces al convertir los debates en datos bien estructurados y procesables. Facilitan la colaboración transformando las reuniones en sesiones productivas que producen resultados cuantificables.
Hay tres formas principales en las que los agentes de IA transforman las conversaciones en información procesable:
1. Transcripciones y resúmenes automatizados
Las herramientas basadas en IA como tl;dv proporcionan transcripciones ilimitadas para que nunca te pierdas una reunión. Además, tl;dv genera resúmenes concisos de los puntos clave y los elementos de acción. Así te aseguras de que la información crítica quede recogida y sea fácilmente accesible en el futuro.
2. Seguimiento de elementos de acción
Los agentes de IA pueden identificar y resaltar los elementos de acción durante las reuniones, asignándolos a los miembros pertinentes del equipo y estableciendo plazos. Esta automatización garantiza la rendición de cuentas y ayuda a los equipos a mantenerse al día con sus responsabilidades.
3. Integración con herramientas de productividad
Muchos asistentes de reuniones con IA se integran perfectamente con plataformas como Slack, Notion o herramientas de gestión de proyectos, manteniéndolo todo en un lugar de fácil acceso y facilitando una colaboración eficiente.
Todas estas cosas combinadas conducen a mayores niveles de colaboración, responsabilidad y organización. Hace que los equipos sean más eficientes y productivos, lo que a su vez hace que los empleados sean más felices, ya que pueden centrarse en lo que mejor saben hacer, en lugar de en tareas manuales y repetitivas que les aburren mortalmente.
Seguridad y Privacidad: Por qué es importante contar con el mejor agente de IA para reuniones
La privacidad es fundamental, especialmente en la era moderna. Cuando estás en una reunión de negocios, compartiendo información sensible, tienes que estar seguro de que el agente de IA que has elegido está a salvo y es seguro.
Sin esto, pueden filtrarse datos sensibles. Otras personas, o empresas en caso de espionaje corporativo, pueden acceder a las llamadas privadas de tu empresa. En resumen, quieres proteger los datos de tu empresa y de tus clientes todo lo que puedas.
Los mejores agentes de IA para reuniones tendrán varias funciones de privacidad y seguridad. Busca éstas en particular:
- Cifradode extremo a extremo. Esto garantiza que todos los datos, ya sean de audio, vídeo o resúmenes, se encriptan durante la transmisión y el almacenamiento. Sólo los participantes autorizados pueden acceder a esta información. Así se evitan filtraciones de datos sensibles.
- Cumplimiento de las normasdel sector. Ya sea GDPR, HIPAA o SOC2, el agente de IA debe cumplir las normas globales de seguridad y privacidad. Se trata de puntos de referencia rigurosos de la industria para garantizar que los datos sensibles se manejan de forma segura.
- Control de acceso basado en roles (RBAC). Esto te permite establecer distintos niveles de acceso para diferentes usuarios, lo que limita la exposición de información sensible. También garantiza que sólo las personas autorizadas tengan acceso a determinados registros, resúmenes y notas de las reuniones.
- Opciones de residencia de datos. Esto te da poder sobre dónde se almacenan geográficamente tus datos. Es especialmente útil para los equipos que necesitan tener sus datos en una región concreta para cumplir la normativa regional.
- Eliminación automática de datos. Define tus políticas de retención de datos y programa la eliminación automática de las transcripciones y otros datos de las reuniones después de una fecha concreta. Esto no sólo minimiza el riesgo de fuga, sino que también ahorra costes de almacenamiento de datos.
- Mecanismos deicación Segura. Hay varios tipos de mecanismos de autenticación, desde la autenticación multifactor (MFA) hasta el inicio de sesión único (SSO). Esto protege los datos sensibles incluso si los datos de inicio de sesión se han visto comprometidos.
- Anonimización y Redacción. Algunos agentes de IA pueden anonimizar o redactar información sensible directamente de la transcripción. Esto es especialmente útil si se habla de información financiera o datos personales.
- Transparencia en el uso de datos. Una de las grandes cosas en las que hay que fijarse es en la transparencia de la empresa en cuanto al uso y almacenamiento de datos. Asegúrate de que no utiliza información sensible para entrenar la IA y de que la empresa mantiene un control total sobre tus datos para evitar su explotación.
- Opciones seguras para compartir. Los fragmentos de las reuniones se comparten con regularidad, pero es una buena idea proteger los enlaces con una contraseña para evitar que clientes externos accedan a información sensible.
- Registros de auditoría. Mantén un registro detallado de quién accedió a los datos de la reunión, cuándo y qué acciones realizó (por ejemplo, descargas, ediciones o comparticiones). Esto proporciona responsabilidad al tiempo que permite a tu equipo identificar rápidamente actividades sospechosas.
Por qué tl;dv es el mejor agente de IA para reuniones
tl;dv es el mejor agente de IA para reuniones por varias razones. En primer lugar, se integra con más de 5.000 herramientas para que puedas agilizar los flujos de trabajo y automatizar la tediosa tarea de transferir datos de una herramienta a otra.
En segundo lugar, tl;dv graba, genera transcripciones y resume todas las reuniones de forma gratuita. Así es. Reuniones ilimitadas, aunque tengan lugar al mismo tiempo. También resalta los puntos de acción y toma notas de la mejor forma posible para ti. Puedes utilizar plantillas de notas de reunión, editarlas o crear las tuyas desde cero. Esto le dirá al agente de IA en qué estilo quieres recibir tus notas. Si quieres que las introduzca directamente en tu CRM de forma automática, también puedes crear una plantilla para ello.
En tercer lugar, tl;dv tiene una plataforma localizada en siete idiomas, lo que lo convierte en uno de los mejores agentes de IA para reuniones para equipos multilingües. Además, transcribe en más de 40 idiomas, para que nunca te pierdas la perspectiva de una reunión.
Además, está la inteligencia multirreunión de tl;dv. Este flujo de trabajo con inteligencia artificial puede ahorrarte incontables horas. Puede analizar y comparar todas tus reuniones a la vez. Imagina que quieres saber cuál es la mayor queja de tus clientes potenciales, puedes pedírselo a tl;dv y revisará todas tus llamadas externas, creando un informe con marcas de tiempo de las distintas reuniones.
Yendo un paso más allá, puedes incluso programar informes recurrentes para recibirlos directamente en tu bandeja de entrada. ¿Quieres saber cómo manejan las objeciones tus representantes de ventas? Obtén un informe semanal que cubra todas sus llamadas, con éxitos, fracasos y consejos para mejorar. Si eso no mejora la productividad, la eficacia y te ahorra tiempo, nada lo hará.
Pero hay muchas más razones por las que tl;dv es el mejor agente de IA para reuniones. Dispone de un panel de análisis del orador, consejos para la gestión de objeciones a la IA y funciones de seguridad de nivel empresarial, incluido el cumplimiento estricto de la GDPR, la Ley de IA de la UE y la HIPAA. Además, sus políticas de conservación de datos son transparentes y claras.
Y lo que es más importante, tl;dv no te baja el precio. Tiene un plan premium gratuito y algunos planes asequibles para empresas. En resumen, si quieres probar el mejor agente de IA para reuniones, puedes hacerlo ahora mismo, de forma gratuita.
El futuro de las reuniones con agentes de IA
Desde la programación y la preparación del orden del día hasta la transcripción en tiempo real y el seguimiento posterior a la reunión, los agentes de IA agilizan todas las fases del proceso de reunión. Ya no son un concepto futurista: ¡esto está ocurriendo hoy! Con este nivel de automatización, los equipos pueden centrarse en lo que realmente importa: la innovación, la estrategia y la consecución de sus objetivos.
Como se ha visto con ejemplos como tl;dv y Morgan Stanley, adoptar agentes de IA no consiste sólo en ahorrar tiempo, sino en liberar todo el potencial de tu equipo en cada momento. El futuro de las reuniones ya está aquí, y lo impulsa la IA.
