Saviez-vous que 15 % du temps d'une organisation est consacré aux réunions et que les réunions inefficaces font perdre 399 milliards de dollars aux entreprises américaines chaque année ? C'est pourquoi il est essentiel de choisir les meilleurs agents d'IA pour les réunions. Ils peuvent stimuler la productivité dans l'ensemble de votre entreprise, en économisant de l'argent et du temps en abondance.
Non seulement les agents d'IA permettent de créer des réunions plus intelligentes et plus efficaces, mais ils fournissent également des informations basées sur des données qui peuvent révolutionner vos stratégies post-réunion. tl;dv est un leader de l'industrie en ce qui concerne l'utilisation des agents d'IA dans les réunions, et nous sommes donc bien placés pour analyser les nuances de tout cela.
Qu'est-ce qui rend les agents d'intelligence artificielle si intéressants pour les réunions ? Commençons par le commencement. Qu'est-ce que les agents d'intelligence artificielle et quel est leur effet sur les réunions ?
Que sont les agents d'intelligence artificielle et comment transforment-ils les réunions ?
Anthropic définit les agents d'IA comme un système autonome qui peut agir de manière indépendante en fonction du contexte. À titre de comparaison, on parle de flux de travail agentique lorsqu'un système intelligent suit un chemin prédéfini. Les flux de travail agentiques peuvent toujours rationaliser les processus de travail et permettre à votre équipe d'économiser d'innombrables heures, mais ils suivent des chemins préétablis et ne changeront pas à moins qu'un humain ne leur en donne l'ordre.
Les agents d'IA n'ont pas besoin qu'un humain leur dise ce qu'ils doivent faire. Ils évaluent la situation et prennent eux-mêmes une décision. Dans le monde des réunions, les agents d'IA peuvent les programmer en votre nom, en parcourant votre calendrier pour s'assurer que vous êtes libre. Ils peuvent fixer des rappels et adapter les plans si les circonstances changent, sans attendre l'intervention humaine.
Supposons que vous soyez en réunion et que vous vous rendiez compte que vous devez réorganiser un appel plus tard dans la journée et le remplacer par un autre plus prioritaire. Un agent d'intelligence artificielle peut écouter votre conversation, reconnaître le changement de priorité et agir en conséquence, de sorte qu'à la fin de votre réunion, votre emploi du temps a déjà été modifié.
Il s'agit d'un agent d'intelligence artificielle agissant de manière autonome. Lorsqu'ils sont bien utilisés, ils peuvent transformer radicalement les réunions. Il est également intéressant de se pencher sur les agents d'IA pour la gestion de projet, car ils peuvent avoir un impact important dans ce domaine également.
Caractéristiques principales des meilleurs agents d'intelligence artificielle pour les réunions
Dans une enquête récente, plus de 55 % des personnes interrogées ont déclaré que l'IA améliorait les interactions lors des réunions en direct en permettant aux participants de rester plus concentrés et alignés. Ils attirent particulièrement l'attention sur les transcriptions en direct et les messages contextuels, qui permettent aux équipes d'être plus innovantes et productives.
Mais quelles sont les principales caractéristiques des meilleurs agents d'intelligence artificielle pour les réunions ? Voyons cela de plus près.
Transcriptions et résumés automatisés de réunions
Ce flux de travail agentique est en quelque sorte un élément de base dans le créneau des assistants de réunion IA. Même les grandes plateformes de vidéoconférence comme Zoom, Google Meet et MS Teams peuvent le faire. Cela n'enlève rien à sa valeur.
Obtenir automatiquement des transcriptions de vos réunions est un véritable exploit. Il est loin le temps où vous deviez faire appel à un rédacteur de procès-verbaux pour transcrire l'appel en abrégé. Aujourd'hui, vous pouvez demander à une IA de le faire à votre place pendant que vous vous concentrez sur l'essentiel : la conversation proprement dite.
Cette méthode est particulièrement efficace dans le domaine de la vente, car les représentants peuvent consacrer leur énergie à engager le dialogue avec le prospect, en l'écoutant activement sans se préoccuper de prendre des notes.
Les résumés automatiques de la transcription sont encore plus utiles. Vous n'avez pas besoin de lire ou de revoir l'intégralité de l'appel, vous pouvez vous contenter d'en extraire les points saillants. La plupart des assistants de réunion IA fournissent des horodatages afin que vous puissiez accéder facilement aux parties les plus importantes.
Cette fonction sauve la vie des employés qui ont manqué un appel pour une raison ou une autre. C'est également une aide fantastique pour les équipesremote et asynchrones.
Intégration avec les outils les plus courants
Un autre flux de travail agentique est la possibilité de synchroniser automatiquement vos notes et résumés de réunion avec d'autres outils. Les agents d'IA pour la réussite des clients font cela très bien. Tout appel d'un client peut être automatiquement classé dans le système de gestion de la relation client (CRM) de votre choix.
Ce qui était autrefois le fléau de la vie de nombreux agents et représentants commerciaux est désormais une tâche automatisée dont ils n'ont plus à se préoccuper. Tant que les notes de réunion sont formatées de la même manière que le CRM, le processus peut être aussi transparent que si vous les aviez téléchargées manuellement. Mais beaucoup plus rapidement et avec un degré de précision plus élevé. Qu'est-ce qui n'est pas génial dans tout ça ?
Des informations exploitables
Le plaisir commence lorsque les agents d'IA commencent à assigner des tâches aux personnes. Ils peuvent écouter votre conversation, en comprendre le sens et le contexte, puis assigner des tâches en fonction de ce qui a été discuté.
Les meilleurs agents d'IA pour les réunions peuvent identifier les éléments d'action clés et les rapprocher de l'achèvement. Cela peut se faire sous la forme d'invites et de rappels, ou de manière aussi directe que l'attribution de tâches.
Personnalisation et sur mesure
Les agents d'intelligence artificielle s'adaptent facilement aux flux de travail de l'équipe. En fait, on peut les considérer comme des caméléons à bien des égards. Certes, ils sont d'une aide précieuse et se distinguent donc beaucoup, mais ils suivent les ordres à la lettre. Si un responsable a besoin de données sur des décisions et des actions de haut niveau, l'agent d'IA les lui fournira.
Cependant, ce même agent d'IA pourrait ne discuter que des détails techniques ou des tâches assignées avec les développeurs. Et pour les équipes de vente, il pourrait se concentrer sur les commentaires des clients et les points de négociation.
Les flux de travail des agents de l'IA sont également hautement personnalisables. Par exemple, tl;dv peut prendre des notes de réunion dans le style que vous souhaitez. Il dispose d'une large gamme de modèles à choisir pour différents secteurs, des playbooks vente populaires aux modèles pour la CS, les RH, la conception de produits, la recherche d'utilisateurs, et plus encore. Ces modèles sont entièrement personnalisables ou vous pouvez en créer un nouveau à partir de zéro pour répondre à vos besoins spécifiques.
En bref, les meilleurs agents d'IA pour les réunions peuvent s'adapter de manière transparente à différentes équipes et à différents cas d'utilisation.
Capacités multilingues
Les agents d'IA sont capables de communiquer dans un certain nombre de langues. tl;dv, par exemple, peut transcrire votre appel dans plus de 40 langues. Cette prise en charge linguistique révolutionnaire comble le fossé entre les équipes multilingues et rend le monde plus petit.
Sécurité et protection de la vie privée
Les meilleurs agents d'IA pour les réunions sont ceux qui respectent automatiquement les lois sur la protection de la vie privée. La plupart des grandes entreprises appliquent des politiques strictes en matière de confidentialité et de sécurité, et un agent d'IA doit s'adapter pour travailler dans le cadre de ces politiques, faute de quoi il devient inutile.
Par exemple, les agents d'IA doivent s'assurer que leur travail est conforme au GDPR. Autre exemple : dans l'UE, il existe la loi européenne sur l'IA. Elle interdit l'analyse des sentiments, ce que les agents d'IA de tl;dv respectent.
Comment gagner du temps en utilisant les meilleurs agents d'intelligence artificielle pour les réunions
L'un des aspects les plus intéressants des agents d'intelligence artificielle est le temps qu'ils vous font gagner. Une enquête menée auprès de 182 cadres supérieurs du monde de l'entreprise a révélé que 64 % d'entre eux estimaient que les réunions les privaient d'un temps précieux pour une réflexion approfondie. Les meilleurs agents d'IA pour les réunions peuvent potentiellement vous faire gagner du temps dans trois domaines clés :
1. Avant les réunions
Si vous parvenez à éliminer le superflu avant le début d'une réunion, vous avez déjà fait la moitié du chemin. Le professionnel moyen passe plus de cinq heures par semaine en réunion et près de quatre heures à s'y préparer. Ce temps de préparation peut être considérablement réduit de deux manières :
Programmation des réunions
En planifiant automatiquement les réunions, vous n'avez pas à vous soucier de trouver une heure qui convienne à tout le monde. Tout est pris en charge pour vous.
Calendly, par exemple, dispose d'un assistant de planification IA qui trouve automatiquement une heure convenable pour les appels dans les calendriers de tous les participants. Il suggère des créneaux horaires optimaux en fonction de la disponibilité, des fuseaux horaires et des préférences personnelles.
Clockwise est un autre programmateur automatique de réunions. Il choisit le moment le moins perturbant pour tous les participants concernés. Il organise également votre calendrier de manière à ce que vous disposiez de temps pour un travail très ciblé et de blocs pour la collaboration.
Préparation de l'ordre du jour
La préparation automatisée de l'ordre du jour est un autre moyen pour les agents d'IA de gagner du temps avant les réunions.
Des outils comme tl;dv fournissent des modèles d'ordre du jour de réunion qui permettent de rester facilement sur la bonne voie lorsque vous êtes en ligne. D'autres applications comme Fellow font la même chose, en vous permettant d'intégrer les notes et les objectifs des réunions précédentes afin de les récapituler et de les réévaluer.
Even Notion utilise l'IA pour générer des projets d'ordre du jour de réunions. Elle peut suggérer des sujets de discussion clés sur la base des tâches en cours ou des discussions passées.
2. Pendant les réunions
C'est au cours de la réunion elle-même que l'IA prend un peu plus les rênes. Pendant que vous participez à la conversation, votre agent IA enregistre, transcrit et prend des notes en votre nom.
tl;dv est l'un des meilleurs outils pour introduire l'IA dans vos réunions. Non seulement il enregistre, transcrit et prend des notes, mais il le fait gratuitement. C'est dans son utilité post-conférence qu'il brille vraiment.
Zoom a maintenant son propre compagnon IA qui fait les mêmes choses, y compris la transcription en temps réel, mais il est en retard sur la fête. Il n'a pas le niveau de détail qu'ont les spécialistes de longue date.
3. Après les réunions
C'est après les réunions que l'on peut gagner beaucoup de temps. Avec les résumés après appel, vous réduisez déjà le temps nécessaire à l'examen d'une réunion, mais certains outils vont encore plus loin.
tl;dv, par exemple, ne se contente pas de fournir des résumés horodatés, mais propose un tableau de bord complet d'analyse des orateurs. Il vous permet de savoir combien de temps vos représentants et agents parlent, combien de mots de remplissage ils utilisent, quel est leur rapport parole/écoute, et bien plus encore.
En outre, comme nous l'avons déjà mentionné, les flux de travail agentiques permettent à tl;dv de synchroniser vos notes de réunion avec un large éventail de CRM et d'outils de documentation populaires. Cela se fait automatiquement, dans le style de votre choix, après chaque appel.
De plus, tl;dv envoie des résumés après l'appel à tous les participants à la réunion afin que personne ne soit oublié. La responsabilisation de l'ensemble de l'équipe s'en trouve renforcée.
D'autres outils, comme ClickUp AI, extraient des données des réunions pour attribuer des tâches et fixer des délais. Il crée automatiquement des rappels pour informer les membres de l'équipe de l'avancement des tâches.
L'impact réel des agents d'intelligence artificielle dans les réunions
Les agents d'IA révolutionnent la collaboration sur le lieu de travail en rendant les réunions plus intelligentes, plus efficaces et plus axées sur les résultats. Nous examinerons ci-dessous leur impact réel à travers une étude de cas, la manière dont ils permettent une collaboration fondée sur les données et leur rôle dans l'amélioration de la dynamique d'équipe, en particulier dans les environnements remote et hybrides.
Une étude de cas : Comment Morgan Stanley a mis en œuvre l'IA dans les réunions
En juin 2024, Morgan Stanley a créé Debrief, un agent IA qui prend des notes et résume les courriels, tout en rédigeant un premier projet de communication. Cette création fait suite au lancement, en septembre 2023, de l'assistant AI Knowledge, qui serait utilisé par 98 % des équipes de l'entreprise.
Le débriefing a été un succès retentissant. Mais avant d'en arriver là, examinons les défis auxquels Morgan Stanley était déjà confronté.
Défi
Les conseillers financiers consacrent un temps considérable aux tâches administratives pendant et après les réunions avec les clients, telles que la prise de notes et la synthèse des discussions.
Cette charge administrative a réduit le temps disponible pour l'engagement des clients et la planification stratégique.
Solution
Morgan Stanley a introduit un assistant d'intelligence artificielle appelé "Debrief" auprès de ses 15 000 conseillers en gestion de patrimoine. Debrief automatise la prise de notes et génère des résumés pendant les réunions, ce qui permet aux conseillers de se concentrer davantage sur les interactions avec les clients.
Résultats
L'assistant IA a produit des notes de meilleure qualité que la prise de notes manuelle, améliorant ainsi la précision et l'exhaustivité des comptes rendus de réunion. Il devrait permettre d'économiser environ 30 minutes par réunion, ce qui accroît considérablement la productivité dans le cadre des nombreuses interactions avec les clients de l'entreprise.
Des projets sont en cours pour étendre les capacités de l'IA afin de résumer les réunions en personne et de gérer des tâches essentielles telles que l'ouverture de comptes et la gestion de contrats.
Le cas de Morgan Stanley montre comment les meilleurs agents d'IA peuvent rationaliser les processus de réunion, réduire les charges de travail administratives et permettre aux professionnels de consacrer plus de temps aux activités de contact avec les clients.
Collaboration fondée sur les données
Les agents d'IA rendent les réunions plus efficaces en convertissant les discussions en données bien structurées et exploitables. Ils facilitent la collaboration en transformant les réunions en sessions productives qui produisent des résultats mesurables.
Les agents d'IA transforment les conversations en informations exploitables de trois manières principales :
1. Transcriptions et résumés automatisés
Les outils dotés d'IA comme tl;dv fournissent des transcriptions illimitées pour que vous ne manquiez jamais une réunion. De plus, tl;dv génère des résumés concis des points clés et des actions à entreprendre. Cela permet de s'assurer que les informations essentielles sont capturées et facilement accessibles à l'avenir.
2. Suivi des actions
Les agents d'IA peuvent identifier et mettre en évidence les actions à entreprendre au cours des réunions, les attribuer aux membres de l'équipe concernés et fixer des échéances. Cette automatisation garantit la responsabilisation et aide les équipes à rester sur la bonne voie en ce qui concerne leurs responsabilités.
3. Intégration avec les outils de productivité
De nombreux assistants de réunion IA s'intègrent parfaitement à des plateformes telles que Slack, Notion ou des outils de gestion de projet, ce qui permet de tout garder en un seul endroit facile d'accès et de faciliter une collaboration efficace.
Tous ces éléments combinés conduisent à des niveaux plus élevés de collaboration, de responsabilité et d'organisation. Les équipes sont plus efficaces et plus productives, ce qui rend les employés plus heureux, car ils peuvent se concentrer sur ce qu'ils font le mieux, plutôt que sur des tâches manuelles et répétitives qui les ennuient à mourir.
Sécurité et confidentialité : Pourquoi il est important d'avoir le meilleur agent d'intelligence artificielle pour les réunions
La protection de la vie privée est essentielle, surtout à l'ère moderne. Lorsque vous participez à une réunion d'affaires et que vous partagez des informations sensibles, vous devez être sûr que l'agent d'intelligence artificielle que vous avez choisi est sûr et sécurisé.
Sans cela, des données sensibles peuvent être divulguées. Vos appels professionnels privés peuvent être consultés par d'autres personnes, ou par des entreprises dans le cas de l'espionnage d'entreprise. En bref, vous devez protéger au maximum les données de votre entreprise et de vos clients.
Les meilleurs agents d'intelligence artificielle pour les réunions sont dotés de plusieurs fonctions de confidentialité et de sécurité. Soyez particulièrement attentif à ces fonctions :
- Cryptage debout en bout. Cela garantit que toutes les données, qu'il s'agisse d'audio, de vidéo ou de résumés, sont cryptées pendant la transmission et le stockage. Seuls les participants autorisés peuvent accéder à ces informations. Cela permet d'éviter les fuites de données sensibles.
- Conformité aux normesindustrielles. Qu'il s'agisse du GDPR, de l'HIPAA ou de SOC2, l'agent d'IA doit adhérer aux normes mondiales de sécurité et de confidentialité. Il s'agit de références industrielles rigoureuses qui garantissent que les données sensibles sont traitées en toute sécurité.
- Contrôle d'accès basé sur le rôle (RBAC). Cela vous permet de définir différents niveaux d'accès pour différents utilisateurs, ce qui limite l'exposition d'informations sensibles. Il garantit également que seules les personnes autorisées ont accès aux enregistrements, résumés et notes de réunions spécifiques.
- Options de résidence des données. Cette option vous permet de déterminer où vos données sont stockées géographiquement. Elle est particulièrement utile pour les équipes qui ont besoin d'avoir leurs données dans une région spécifique pour se conformer aux réglementations régionales.
- Suppression automatique des données. Définissez vos politiques de conservation des données et programmez la suppression automatique des transcriptions et autres données de réunion après une date spécifique. Cela permet non seulement de minimiser le risque de fuite, mais aussi d'économiser sur les coûts de stockage des données.
- Mécanismes d'authentificationMécanismes d'authentification sécurisés. Il existe différents types de mécanismes d'authentification, de l'authentification multifactorielle (MFA) à l'authentification unique (SSO). Ces mécanismes protègent les données sensibles même si les données de connexion ont été compromises.
- Anonymisation et expurgation. Certains agents d'IA peuvent être en mesure d'anonymiser ou d'expurger des informations sensibles directement à partir de la transcription. Cela est particulièrement utile pour discuter d'informations financières ou de détails personnels.
- Transparence dans l'utilisation des données. L'une des principales choses à vérifier est la transparence de l'entreprise en ce qui concerne l'utilisation et le stockage des données. Assurez-vous qu'elle n'utilise pas d'informations sensibles pour former l'IA et veillez à ce que votre entreprise conserve le contrôle total de vos données pour éviter toute exploitation.
- Options de partage sécurisé. Les bribes de réunions sont régulièrement partagées, mais il est judicieux de protéger les liens par un mot de passe afin d'empêcher les clients externes d'accéder à des informations sensibles.
- Journaux d'audit. Tenez un journal détaillé des personnes qui ont accédé aux données de la réunion, du moment où elles l'ont fait et des actions qu'elles ont effectuées (téléchargements, modifications ou partages, par exemple). Cela permet de rendre des comptes tout en permettant à votre équipe d'identifier rapidement toute activité suspecte.
Pourquoi tl;dv est le meilleur agent d'intelligence artificielle pour les réunions
tl;dv est le meilleur agent d'intelligence artificielle pour les réunions, et ce pour plusieurs raisons. Tout d'abord, il s'intègre à plus de 5 000 outils, ce qui vous permet de rationaliser les flux de travail et d'automatiser la tâche fastidieuse du transfert de données d'un outil à l'autre.
Deuxièmement, tl;dv enregistre, génère des transcriptions et résume chaque réunion gratuitement. C'est vrai. Un nombre illimité de réunions, même si elles ont lieu en même temps. Il met également en évidence les actions à entreprendre et prend des notes de la meilleure façon possible. Vous pouvez utiliser des modèles de notes de réunion, les modifier ou créer vos propres notes. Vous indiquerez à l'agent d'intelligence artificielle le style dans lequel vous souhaitez recevoir vos notes. Si vous souhaitez qu'il les saisisse automatiquement dans votre CRM, vous pouvez également créer un modèle à cet effet.
Troisièmement, tl;dv dispose d'une plateforme localisée en sept langues, ce qui en fait l'un des meilleurs agents d'intelligence artificielle pour les réunions d'équipes multilingues. De plus, il transcrit dans plus de 40 langues, ce qui vous permet de ne jamais manquer une réunion.
Et puis il y a l'intelligence multi-réunions de tl;dv. Ce flux de travail agentique d'IA peut vous faire gagner un nombre incalculable d'heures. Il peut analyser et comparer toutes vos réunions en même temps. Imaginez que vous souhaitiez savoir quelle est la principale plainte de vos prospects, vous pouvez le demander à tl;dv et il passera en revue tous vos appels externes, en créant un rapport avec les horodatages des différentes réunions.
Pour aller plus loin, vous pouvez même programmer des rapports récurrents qui vous seront envoyés directement dans votre boîte de réception. Vous voulez savoir comment vos commerciaux traitent les objections ? Recevez un rapport hebdomadaire couvrant tous leurs appels avec les réussites, les échecs et les conseils d'amélioration. Si cela ne vous permet pas d'améliorer votre productivité et votre efficacité et de gagner du temps, rien ne le fera.
Mais il y a bien d'autres raisons pour lesquelles tl;dv est le meilleur agent d'IA pour les réunions. Il dispose d'un tableau de bord d'analyse des conférenciers, de conseils sur le traitement des objections par l'IA et de fonctions de sécurité de niveau professionnel, y compris une conformité sans faille au GDPR, à la loi européenne sur l'IA et à l'HIPAA. En outre, ses politiques de conservation des données sont transparentes et claires.
Plus important encore, tl;dv ne vous fait pas payer le prix fort. Il dispose d'un plan premium gratuit et de quelques plans abordables pour les entreprises. En bref, si vous souhaitez tester le meilleur agent d'intelligence artificielle pour les réunions, vous pouvez le faire dès maintenant, gratuitement.
L'avenir des réunions avec des agents d'IA
De la planification et de la préparation de l'ordre du jour à la transcription en temps réel et au suivi post-réunion, les agents d'IA rationalisent chaque étape du processus de réunion. Il ne s'agit plus d'un concept futuriste - c'est aujourd'hui que cela se passe ! Avec un tel niveau d'automatisation, les équipes peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment : l'innovation, la stratégie et la réalisation de leurs objectifs.
Comme le montrent des exemples tels que tl;dv et Morgan Stanley, l'adoption d'agents d'IA n'est pas seulement une question de gain de temps, c'est aussi une question d'exploitation du plein potentiel de votre équipe à chaque instant. L'avenir des réunions est là, et il est alimenté par l'IA.
