Il serait difficile de trouver quelqu'un d'autre que Monica Gellar dont la tâche préférée est d'organiser les choses. Le plus souvent, les gens préfèrent faire leur travail et laisser l'organisation à quelqu'un d'autre. Heureusement, il existe des outils de documentation qui permettent de gagner du temps et rendent l'organisation et le stockage des informations essentielles de votre entreprise presque automatiques.
Pourquoi être un maniaque du contrôle quand il existe un logiciel de documentation qui joue ce rôle pour nous ?
Qu'est-ce qu'un outil de documentation ?
Un outil de documentation est un moyen pour une entreprise de stocker et d'organiser des informations essentielles afin de disposer d'une source unique de vérité.
Il fonctionne comme un manuel pour les entreprises, facilitant l'intégration et favorisant la transparence et le partage des connaissances. On peut le comparer à Wikipédia, mais pour votre propre entreprise. Tout est lié et référencé, de sorte que les informations importantes sont faciles à trouver.
Pourquoi les outils de documentation sont-ils importants ?
Les outils de documentation réduisent les silos d'information, garantissant que tout le monde peut accéder à la même information à partir de la même source. Ils minimisent les erreurs potentielles dues à des malentendus résultant d'informations incomplètes ou obsolètes. En utilisant une plateforme de documentation, vous êtes en mesure de créer des équipes de travail asynchrones et remote plus fortes.
Les 8 meilleurs outils de documentation
Si vous êtes à la recherche du meilleur logiciel de documentation, nous vous proposons les 7 meilleurs choix. Nous les avons répartis en fonction de ce que vous souhaitez organiser.
Sans plus attendre, voici les 8 meilleurs outils de documentation qui vous aideront à organiser votre entreprise.
1. Document360 - Le meilleur pour les documents écrits
Document360 est largement considéré comme le meilleur des meilleurs en matière d'outils de documentation, mais ce niveau d'expertise a un prix. Un prix élevé.
En résumé, Document360 est un outil de documentation parfait pour la création de manuels d'utilisation. Il dispose d'un éditeur de pointe qui vous permet de créer des catégories et des sous-catégories de contenu qui peuvent être facilement déplacées via une interface utilisateur intuitive de type glisser-déposer.
Plus important encore, Document360 est une solution hybride qui peut fusionner la documentation destinée aux clients avec vos documents internes. Elle dispose de fonctions de référencement, de rappels de révision du contenu et même d'outils d'analyse qui vous permettent de suivre l'interaction des lecteurs avec vos documents.
Le plan le moins cher vous coûtera 99 $ par mois. Il existe également un plan gratuit, mais vous ne disposez que de 50 articles et de 1 Go de stockage, ainsi que de fonctionnalités limitées.
2. Confluence - Meilleur pour les modèles prédéfinis
Si vous voulez un coup de main pour créer votre wiki interne, Confluence pourrait être la meilleure option pour vous. L'un des logiciels de documentation les plus anciens et les plus connus, Confluence partage la même société mère que d'autres logiciels de collaboration de premier plan tels que Trello, vous savez donc que vous êtes entre de bonnes mains. En fait, la société Atlassian a récemment fait parler d'elle sur remote en étant l'une des premières entreprises à créer un poste de responsable remote pour s'attaquer de manière proactive aux problèmes liés au travail sur remote .
Atlassian étant également la société mère de Jira et Bitbucket, Confluence s'intègre à eux de manière transparente afin que vous puissiez utiliser toute leur suite à votre avantage.
En tant que créateur de wiki interne, Confluence est l'un des meilleurs outils de documentation grâce à ses options de modèles, qui vous font gagner des heures de temps grâce à ses conceptions soigneusement étudiées.
Bien qu'il manque d'options de personnalisation haut de gamme et qu'il puisse être difficile à utiliser pour une documentation logicielle plus étendue et plus complète, Confluence reste un excellent outil pour rationaliser le processus d'intégration et créer un guide de travail clair et transparent.
Il existe un plan gratuit pour un maximum de dix utilisateurs, ou vous pouvez payer 5,75 $ par utilisateur pour un maximum de 35 000 utilisateurs ! Des plans plus avancés sont également disponibles.
3. tl;dv - Meilleur outil de documentation pour les réunions
tl;dv est l'outil de documentation numéro un pour les réunions virtuelles. Il s'agit d'un logiciel de gestion de réunions qui vous permet d'enregistrer, de transcrire et de traduire des réunions virtuelles. Vous pouvez également ajouter des horodatages à Zoom ou à des appels afin que les participants non essentiels puissent sauter la réunion et la rattraper rapidement plus tard. Google Meet afin que les participants non essentiels puissent sauter la réunion et la rattraper rapidement plus tard. Si votre entreprise est remote et asynchrone, tl;dv est l'outil idéal pour suivre les réunions de travail.
Tous les procès-verbaux, enregistrements et transcriptions de réunions sont sauvegardés dans la bibliothèque tl;dv , ce qui vous donne un accès permanent à toutes les réunions virtuelles de votre équipe. Vous pouvez facilement retrouver des parties spécifiques d'une réunion en recherchant des mots-clés, et vous pouvez organiser différentes réunions en créant des catégories pour les stocker.
D'autres fonctionnalités de tl;dv, notamment les horodateurs et les clips, s'intègrent parfaitement à d'autres outils de documentation comme Notion.
Si vous devez trouver le meilleur logiciel de documentation pour assurer le suivi des réunions, tl;dv est une évidence. Avec un plan gratuit puissant, et seulement 20 $ par mois pour la version pro, tl;dv est bien moins cher que de nombreux autres outils de documentation de cette liste.
4. Notion - Meilleure pour la flexibilité
Notion jette un pavé dans la mare car il n'est pas spécifiquement conçu pour être un outil de documentation. Cependant, cela ne veut pas dire qu'il ne peut pas faire ce travail extraordinairement bien.
Outil tout-en-un de gestion de projet, de planification et de stockage des connaissances, Notion peut être utilisé pour créer toutes sortes de documents. N'ayant pas été conçu dans l'optique d'une copie destinée à la clientèle, Notion est surtout destiné aux travaux internes et au brainstorming.
Cependant, en partenariat avec Engine.so, vous pouvez utiliser Notion pour créer une belle base de connaissances. Il vous permet de créer facilement un centre de connaissances qui peut également être publié sur votre site Web !
Notion propose des méthodes uniques de présentation de l'information qui lui donnent un avantage flexible sur ses concurrents en matière d'outils de documentation. Il est facile à apprendre et à utiliser, et avec des forfaits à partir de 5 $ par mois et par utilisateur, il est également abordable. Le principal inconvénient de Notion est qu'il n'est pas conçu pour être un outil de documentation. Bien qu'il puisse certainement être utilisé comme tel, si vous prévoyez une base de connaissances complexe avec des centaines d'articles interconnectés, vous feriez mieux de choisir un outil conçu pour cette tâche.
5. ProofHub - Le meilleur pour tout combiner
ProofHub est l'outil de référence pour les entreprises qui associent la gestion de projet à une documentation efficace. En plus d'une excellente gestion des tâches, il centralise la documentation grâce à des fonctionnalités telles que Notes et Fichiers & Documents.
Ce qui le distingue, c'est sa suite collaborative, notamment l'outil Discussions, qui garantit que la documentation reste fraîche et interactive. Avec des avantages supplémentaires tels que le support multilingue et la marque blanche, la personnalisation est un jeu d'enfant.
En ce qui concerne les tarifs, ProofHub offre un rapport qualité-prix imbattable. À 89 $ par mois (facturé annuellement) ou 99 $ par mois, il s'agit d'un tarif fixe pour un nombre illimité d'utilisateurs, ce qui en fait un choix économiquement judicieux pour les équipes de toutes tailles.
6. Dropbox Paper - Meilleur pour les documents internes
Dropbox Paper est une excellente plateforme de documentation pour créer des documents internes ou des mini wikis pour votre équipe. Si jamais vos employés ont une question concernant leur travail, ils peuvent facilement consulter vos documents internes et trouver la réponse qu'ils recherchent. Vous pouvez l'utiliser pour afficher du texte, des médias et d'autres fichiers en un seul endroit.
En outre, Dropbox Paper est facilement partageable et les utilisateurs peuvent même commenter ou assigner des échéances ou des jalons. C'est un atout qui en fait l'un des meilleurs outils de documentation disponibles. Il est également gratuit si vous disposez déjà d'un compte Dropbox, ce qui peut être extrêmement bénéfique pour les équipes qui utilisent Dropbox comme logiciel de stockage.
Dropbox Paper possède une interface très conviviale qui permet d'organiser vos documents de manière amusante et créative, ce qui, autrement, pourrait vous ennuyer à mourir. Cependant, il n'est pas vraiment adapté à l'affichage public des documents. Si vous avez l'intention de rendre votre wiki interne visible à l'extérieur, Dropbox Paper n'est probablement pas fait pour vous.
7. Nuclino - Meilleur pour la structure et la visualisation
Nuclino est un logiciel de documentation conçu pour organiser vos documents internes de la manière la plus structurée possible. Des listes imbriquées aux tableaux, des cartes mentales aux tableaux Kanban, Nuclino vous aide à visualiser votre flux de travail comme aucun autre outil de documentation ne peut le faire. En regardant votre documentation interne sous cet angle, vous pouvez facilement identifier les goulots d'étranglement et suivre les progrès de votre équipe.
C'est un outil formidable pour les équipesremote qui communiquent de manière asynchrone, car il vous permet de consolider tout votre travail dans un seul outil, minimisant ainsi les changements de contexte inutiles.
Doté d'une interface utilisateur propre et intuitive, Nuclino a été conçu dans l'optique d'un travail sans heurts. Son système de liens internes de type wiki vous permet de relier facilement les articles pertinents. Le meilleur ? Nuclino peut être édité simultanément en collaboration sans aucun problème de synchronisation. Pas besoin d'éditer et d'enregistrer pour que l'autre utilisateur puisse voir les mises à jour. Tout est automatique et aussi simple que possible.
Le plan standard commence à 5 $ par utilisateur et par mois.
8. GitHub - Meilleur logiciel de documentation pour les développeurs
GitHub est une plateforme de documentation pour les développeurs qui a été construite dans un esprit de collaboration. Si une application est open source, il y a de fortes chances que vous trouviez ses dépôts de code sur GitHub. Il s'agit d'un outil de documentation de renommée mondiale qui est la crème de la crème pour les codeurs.
Vous pouvez choisir entre la section principale du wiki de GitHub ou GitHub Pages, qui vous permet de disposer d'une page gratuite, d'un hébergement et d'un domaine personnalisé. Si vous combinez GitHub Pages avec Jekyll, vous pouvez créer des sites attrayants et modernes.
L'un des principaux inconvénients de GitHub est qu'il faut des compétences de développeur pour pouvoir l'utiliser efficacement. Il peut ne pas être accessible à tous les membres de votre équipe. Il peut également être un peu difficile de s'y retrouver pour les personnes qui ne maîtrisent pas la technologie.
Si vous n'avez pas peur que vos dépôts soient publics, GitHub est entièrement gratuit. Cependant, si votre équipe est en train de coder une nouvelle application ou un nouveau site Web, vous voudrez probablement garder votre code privé. Dans ce cas, le plan Team peut vous coûter jusqu'à 44 $ par an et par utilisateur.
Organisez votre documentation interne
Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreux outils de documentation différents en fonction de ce que vous devez organiser. Nous espérons que cette liste vous a aidé dans votre processus de décision et que vous pourrez mettre de côté votre Monica intérieure et laisser l'une de ces plateformes de documentation faire le travail à votre place.
