Vous avez recruté un nouvel employé et il est temps de procéder à son intégration virtuelle.
La création et la mise en œuvre d'une expérience d'intégration virtuelle sont aujourd'hui beaucoup plus faciles qu'elles ne l'auraient été il y a quelques années. Avec l'avènement des nouvelles technologies, l'essor de la vidéoconférence et le développement d'outils et d'applications à l'appui, l'intégration des personnes, où qu'elles se trouvent dans le monde, est désormais un processus presque transparent.
Pourquoi la vidéo est-elle utile pour l'accueil des employés virtuels ?
La vidéo est incroyablement puissante. Si l'e-mail et la messagerie instantanée sont aujourd'hui des outils très utilisés, la vidéo et la documentation vidéo vous permettent d'apprendre à connaître quelqu'un sans avoir à le rencontrer en personne.
Même une réunion enregistrée vous montrera comment les objectifs et les tâches ont été atteints, le processus de réflexion et de conversation qui y a mené, et les petits détails et couleurs qui pourraient être oubliés dans un document écrit.
Et en termes d'engagement, je veux dire... il suffit de regarder Netflix, YouTube et TikTok, comme exemples de l'amour des êtres humains pour les vidéos. La vidéo est généralement plus engageante, et une étude menée par Insivia a révélé qu'en termes de rétention d'informations, les spectateurs d'une vidéo se souvenaient de 95 % d'un message vidéo, contre seulement 10 % de ceux qui le lisaient.
C'est pourquoi tl;dv est si puissant. tl;dv est plus qu'un enregistreur de réunion en ligne, il vous permet de transformer en clips les appels des clients, les présentations, les démonstrations, les tutoriels, la planification de la feuille de route, les sessions de recherche et, oui, l'accueil virtuel des employés. Des clips d'information faciles à consulter, à assimiler, à stocker et à partager.
Au fil du temps, plus vous utilisez tl;dv, plus vous pouvez même constituer une bibliothèque entière de clips adaptés aux nouveaux employés. Il peut s'agir de formation, de culture et même de faits amusants sur leurs collègues ! Le fait que la vidéo puisse être regardée à son propre rythme, que l'on puisse s'y référer et qu'elle soit même accompagnée d'une transcription, signifie que les employés ont tout à portée de main. Ils n'ont pas besoin de se sentir gênés de poser des questions, et lorsqu'ils en ont une, elle peut être ajoutée à la bibliothèque ou faciliter la signalisation des choses.
L'utilisation de la vidéo est probablement l'une des meilleures expériences d'intégration virtuelle que vous puissiez offrir à un nouvel employé. Cependant, vous devez savoir exactement ce que vous devez filmer, filmer et faire. C'est pourquoi nous avons élaboré cette liste de contrôle ultime pour l'intégration des employés virtuels.
C'est parti ! 🤩
⭐ Votre liste de contrôle ultime pour les employés virtuels ⭐
Créez une offre d'emploi attrayante
Tout d'abord, vous leur avez formellement proposé le poste, non ? Cette étape est en quelque sorte essentielle pour tout processus d'intégration. Vous pouvez essayer de le leur dire par télépathie, mais tout le monde n'a pas cette compétence sur son CV. Vous devez leur envoyer une sorte de lettre d'offre, avec tous les détails de leur nouvel emploi, comme le salaire, les responsabilités quotidiennes et les autres conditions d'emploi.
C'est également à ce moment-là que vous pouvez vous assurer qu'ils sont très clairs, comme vous l'êtes en tant qu'entreprise, sur ce qui est attendu, les taux de rémunération, etc. Assurez-vous que cette partie est étanche afin qu'il n'y ait pas de confusion par la suite.
Décidez d'une date de début
Vous devez également décider d'une date de début, y compris une date de début virtuelle. Veillez à donner à votre nouvel employé un préavis suffisant pour qu'il puisse régler ses engagements antérieurs et se préparer à commencer avec vous.
Il est également utile de savoir si la nouvelle recrue a déjà des vacances ou des dates importantes dans son agenda pour l'année à venir. Assurez-vous que tout cela est planifié, programmé et intégré dans son plan d'intégration.
Envoyez et faites remplir tous les documents
Oui, la paperasse est toujours d'actualité, même lorsque l'intégration est virtuelle. Veillez à envoyer à l'employé tous les documents et formulaires nécessaires à remplir avant sa date d'entrée officielle. Il peut s'agir d'un manuel de l'employé, d'un dossier de bienvenue avec des organigrammes, ainsi que de toute autre politique de l'entreprise qui doit être approuvée. Tout cela peut être fait à distance, et vous pouvez utiliser un service de signature numérique pour cela.
Envoyez-leur de la technologie, des logiciels et du matériel
L'un des avantages de l'environnement de travail remote est qu'il peut être utilisé de n'importe où, mais il nécessite généralement un certain matériel. Décidez des logiciels et du matériel dont ils auront besoin pour faire leur travail efficacement et assurez-vous qu'ils soient expédiés à temps pour leur premier jour.
Par ailleurs, pendant que vous y êtes, veillez à leur faire connaître la procédure à suivre en cas de difficultés techniques. Donnez-leur un numéro de téléphone ou un moyen de contacter un système de billetterie, car le service technique ne fait généralement pas de visites à domicile.
Organiser une réunion d'orientation
Réunion d'orientation, appel de lancement, commencement, quel que soit le nom que vous voulez lui donner, il faut que l'appel du premier jour soit verrouillé et chargé dans le calendrier. C'est une excellente façon d'accueillir votre nouvel employé, de le présenter à son supérieur hiérarchique et d'apprendre à se connaître ! L'appel peut être aussi formel ou décontracté que vous le souhaitez, mais utilisez-le pour donner le ton de ce que sera son séjour dans l'entreprise.
Les intégrer aux services/produits de l'entreprise
Votre nouvelle recrue virtuelle aura probablement une assez bonne idée, au moins générale, de ce que fait votre entreprise. Il est maintenant temps d'aller plus loin et de l'initier aux opérations quotidiennes de votre entreprise.
Présentez-leur les services et les produits que vous offrez et expliquez comment ils s'intègrent dans la mission globale. C'est également une bonne occasion de les amener à poser des questions, mais aussi de les rassurer sur le fait qu'ils pourront continuer à poser des questions tout au long de leur séjour dans l'entreprise.
Mettez-les à l'aise avec les outils de communication
Slack, Zoom, Google Meet, tl;dv - quel que soit votre mode de communication, installez votre nouvel employé et expliquez-lui ce qu'il doit utiliser et quand il doit l'utiliser. Si vous avez un environnement de travail asynchrone, il se peut que votre nouvel employé soit tout à fait novice en la matière. Venant d'un environnement traditionnel avec des horaires de travail fixes, des statuts d'activité et autres, il peut avoir besoin d'un peu plus d'explications. En fait, l'utilisation d'outils de collaboration asynchrones peut être un concept tellement étranger qu'il vous faudra peut-être lui apprendre à changer d'état d'esprit.
@tldv.io Vous détestez les réunions & nous adorons les résumer ! #workfromhome #meetingsummary #asyncwork ♬ son original - tldv.io
Présentez-les à leurs collègues
Il est très important que vous leur fassiez faire connaissance avec leurs nouveaux collègues. Organisez des présentations virtuelles de l'équipe et trouvez un moyen de permettre à chacun d'établir un contact personnel. Il s'agit de l'une des étapes les plus importantes de tout processus d'intégration, car elle est essentielle à l'établissement de relations de travail solides qui aideront votre nouvel employé à se sentir accueilli et soutenu.
Mettez en place un système de jumelage
Si les ressources le permettent, vous pouvez même jumeler votre nouvel employé avec un "copain", c'est-à-dire un autre collègue. Le fait d'avoir quelqu'un avec qui se jumeler le premier jour peut vraiment aider votre nouvel employé à s'installer plus rapidement. Veillez à ce que chaque nouvelle recrue soit jumelée à un membre de l'équipe déjà en place qui connaît les ficelles du métier et qui peut lui faire visiter les lieux virtuellement !
Fixer des limites, des attentes et des restrictions
Fixez des limites et des attentes dès le début. Cela comprend tout, des heures de travail aux politiques de vacances, pour vous et votre nouvel employé. Veillez à ce qu'il soit conscient des limitations ou restrictions qui pourraient affecter son travail afin d'éviter toute confusion à l'avenir.
Il s'agit d'un moment clé où vous pouvez souligner et partager la culture de l'entreprise. Il est important de définir les attentes d'un employé dès le premier jour, afin de le préparer à la réussite et d'augmenter les chances d'une relation de travail productive.
@tldv.io Si je suis en retard, ils sont en retard. We're all late #workfromhome #corporate #workinglate ♬ original sound - heyy
Et fixez des objectifs
Il est important de fixer des buts et des objectifs dès le départ. C'est ainsi que votre nouvel employé saura ce qu'il doit accomplir dans son nouveau rôle et que vous pourrez mesurer ses performances. Assurez-vous de couvrir toutes les informations nécessaires lors de l'intégration, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Organisez votre formation
Mettez en place un programme de formation pour votre nouvelle recrue qui couvre les bases de son rôle et l'aide à se mettre rapidement à niveau.
N'oubliez pas non plus les petites choses : il peut être nécessaire de les former à l'accès à certains systèmes internes tels que les outils de partage de fichiers ou les pages intranet.
Si possible, parlez avec eux de ce qu'ils veulent faire à long terme. Souhaitent-ils se lancer dans le management ? Les systèmes ? Peut-être veulent-ils devenir des chercheurs en UX ? Si vous vous renseignez et que vous leur proposez de suivre des formations pour couvrir ces domaines au fur et à mesure, vous vous retrouverez avec un employé très heureux.
En montrant que vous êtes heureux d'investir en eux et en leurs compétences, le taux de rétention des employés sera également plus élevé.
Mise en place de la communication de contrôle
Veillez à établir une communication régulière avec votre nouvelle recrue. Il s'agit de s'assurer qu'il se sent à l'aise dans son rôle et qu'il est suffisamment ouvert pour poser des questions.
Cela contribuera à créer une relation de soutien entre vous deux et à faire en sorte que votre nouvel employé virtuel se sente connecté et valorisé.
@tldv.io Is onboarding ever smooth ? Nous demandons sérieusement #workfromhome #onboarding #corporate ♬ son original - tldv.io
Bienvenue dans l'équipe !
Maintenant que tl;dv vous a fourni une liste de contrôle pour l'orientation des nouveaux employés pour remote , tl;dv peut également vous aider à la mettre en œuvre. Grâce à la possibilité d'enregistrer une grande partie des éléments ci-dessus, que ce soit pour servir de référence à l'employé concerné, pour former votre équipe à l'accueil des nouveaux employés ou simplement pour envoyer des formations à titre de référence, tl;dv peut vous simplifier la tâche.
Parlons maintenant de la fête organisée par remote en l'honneur de votre nouvel employé. Nous sommes invités, n'est-ce pas ?
