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Pensi che potresti essere più efficiente sul lavoro? Se è così, non sei il solo. Molte persone faticano a essere produttive, specialmente in un ambiente aziendale. Ma non preoccuparti, esistono soluzioni che possono aiutarti a diventare più efficiente. In questo post del blog ne esamineremo 20. Continua a leggere per scoprire quali sono le più vantaggiose per te!
Strategie su come migliorare l'efficienza sul lavoro
1. Organizzati
Il primo passo per essere efficienti è organizzarsi. Ciò significa avere un posto per ogni cosa e tenere ogni cosa al suo posto. Quando sai dove si trova ogni cosa, risparmierai tempo nella ricerca. Dovresti anche creare un sistema per svolgere le attività, in modo da poter ripetere il processo in modo rapido e semplice.
Essere organizzati dipende da una serie di protocolli che decidete di seguire nella vostra vita e nel vostro lavoro. Avere una lista di cose da fare dedicata per ogni giorno, settimana e mese è un modo per rimanere organizzati. Senza un obiettivo in mente, potresti non riuscire a esprimere appieno le tue reali capacità. Avere un obiettivo da raggiungere ti aiuterà a concentrarti su ciò che conta e a sviluppare la disciplina necessaria per impegnarti quotidianamente al fine di diventare più produttivo sul lavoro. Potrebbe trattarsi di ottenere quella promozione, portare a termine quel progetto o, semplicemente, riportare l'azienda sulla strada giusta.
2. Stabilire le priorità
Una volta che ti sei organizzato, è importante stabilire delle priorità. Questo ti aiuterà a concentrarti sui compiti più importanti e a portarli a termine per primi. Prova a fare un elenco dei tuoi compiti in ordine di importanza, dal più importante al meno importante. In questo modo, potrai lavorare prima sui compiti più urgenti e lasciare quelli meno importanti per dopo.
Le priorità possono essere stabilite solo quando si ha una serie di obiettivi da raggiungere. Se la vostra azienda ha l'obiettivo di raggiungere la massima soddisfazione dei clienti, la vostra priorità numero uno è quella di rendere felici i vostri clienti. Questo è il vostro obiettivo più importante. Se vi occupate di vendite e avete una chiamata di vendita che potenzialmente vale un milione di dollari e un'altra che potenzialmente vale duecentomila dollari, ed entrambe le chiamate sono programmate per lo stesso orario, a quale dareste la priorità? Sicuramente a quella con il potenziale maggiore. Senza conoscere l'obiettivo di raggiungere il vostro target di vendita, potreste assegnare la stessa priorità a entrambe e perdere un bonus più consistente.
Uno dei problemi principali nel determinare le priorità è confondere le questioni urgenti con quelle prioritarie. Il fatto che una scadenza sia tra 2 ore non significa che meriti il tuo tempo. Potresti delegare alcuni compiti che non aggiungono molto valore mentre persegui obiettivi più importanti ma non urgenti.
3. Fai delle pause
Fare delle pause può effettivamente aiutarti a essere più efficiente, il che può sembrare controintuitivo, specialmente nella nostra cultura frenetica in cui chi lavora più a lungo sembra avere più successo. Fare una pausa può aiutarti a schiarirti le idee e a tornare al lavoro rigenerato quando ti senti sopraffatto.
La verità è che quando il tuo corpo è stanco, sei meno concentrato e, indipendentemente da quanto tempo rimani seduto alla scrivania, con il passare delle ore potresti diventare sempre meno produttivo. Assicurati solo di non riposarti troppo a lungo, altrimenti perderai tempo. Un modo per farlo è programmare le pause. La tecnica Pomodoro è uno dei metodi più diffusi per assicurarsi di fare delle pause tra un'ora di lavoro intenso e l'altra.
4. Delegare i compiti
Se ti accorgi che stai facendo fatica a portare a termine tutto, potrebbe essere utile delegare alcuni compiti ad altri. In questo modo, potrai concentrarti sulle voci più importanti della tua lista mentre qualcun altro si occuperà del resto.
Naturalmente, è importante scegliere qualcuno che sia in grado di svolgere il compito e di cui ci si possa fidare. Quello che bisogna fare è capire quali compiti devono essere svolti subito e quali possono essere rimandati. Valutateli in base all'urgenza e all'importanza. I compiti urgenti e importanti devono essere svolti immediatamente. I compiti urgenti ma non importanti devono essere delegati.
Se hai compiti che non sono urgenti ma importanti, programmalo per dopo. E se trovi compiti che non sono importanti e non urgenti, assicurati di eliminarli dalla tua lista, non hanno bisogno della tua energia e concentrazione. Delegare i compiti è facile con tl;dv. Quando sei in riunione e hai bisogno di delegare compiti dalla tua lista di cose da fare, basta taggare il dipendente responsabile e lui riceverà una notifica, proprio come in Google Docs.
5. Stabilire delle scadenze
Fissare delle scadenze può essere un ottimo modo per motivarsi a portare a termine il lavoro. Quando si sa di avere un determinato lasso di tempo per completare un compito, è più facile concentrarsi e portarlo a termine rapidamente. Assicurati solo che la scadenza sia realistica, in modo da non finire per sentirti stressato.
Se è da un po' che fissi delle scadenze, avrai notato che i compiti richiedono solitamente più tempo di quanto avevi previsto. Questo è stato osservato da Douglas Hofstadter, che ha formulato la legge di Hofstadter, secondo cui "ci vuole sempre più tempo di quanto ti aspetti, anche quando tieni conto della legge di Hofstadter".
Quando fissi delle scadenze, assicurati che siano realistiche. Per farlo, devi sapere esattamente cosa serve per fare qualcosa, non basarti su supposizioni o stime approssimative. Se stai pianificando il tuo tempo e prevedi di rispettare il programma con giudizio, devi assicurarti che le scadenze e le tempistiche siano il più possibile realistiche.
6. Sfruttate la tecnologia
Esistono diversi strumenti tecnologici che possono aiutarti a essere più efficiente sul lavoro. Dai software di gestione dei progetti agli strumenti di pianificazione online, esiste uno strumento per quasi tutto. Fai qualche ricerca e trova quelli più adatti a te e alle tue esigenze. App di promemoria, app di pianificazione, registratori di riunioni virtuali come tl;dv, strumenti di comunicazione e altro ancora rendono più facile essere più efficienti con il proprio tempo e fare di più in una giornata.
L'introduzione della tecnologia nelle vostre operazioni può sollevare i dipendenti da compiti ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo e consentire loro di concentrarsi sugli aspetti più creativi del proprio lavoro. Ad esempio, la gestione delle buste paga è un'attività che può essere automatizzata con software come QuickBooks Payroll, Wave e Gusto. L'adozione di un sistema che si occupi di tutti i pagamenti salariali consentirà al reparto contabilità di concentrarsi su compiti più importanti che possono contribuire alla crescita dell'organizzazione. Inoltre, i dipendenti potranno accedere facilmente alle proprie buste paga, rendendo il processo di gestione delle retribuzioni più agevole per tutti.
7. Evita le distrazioni
È importante rimanere concentrati quando si lavora se si vuole essere efficienti. Ciò significa evitare distrazioni come i social media, le e-mail personali e le telefonate. App come Offtime, Moment, Flipd, Freedom e AppBlock bloccheranno i tuoi social media durante l'orario di lavoro, così potrai concentrarti e fare di più in meno tempo. Se necessario, imposta un sistema che ti consenta di bloccare queste distrazioni in modo da poterti concentrare sul tuo lavoro. L'app Forest è un'applicazione semplice che ti permette di piantare un albero fittizio con un timer. Devi concentrarti sul tuo lavoro fino allo scadere del tempo, altrimenti il tuo albero morirà. Forest è disponibile come app mobile e anche come estensione per browser.
8. Dormire a sufficienza
Se vuoi essere produttivo durante il giorno, devi dormire a sufficienza. Questo perché quando sei ben riposato, avrai più energia e concentrazione. Assicurati di dormire almeno otto ore ogni notte per dare il meglio di te. Uno dei modi migliori per garantire il massimo dal tuo sonno è andare a dormire alla stessa ora ogni giorno, anche nei fine settimana.
Per una persona media, 8 ore di sonno sono la norma e dovresti puntare a raggiungere questo obiettivo. I dispositivi elettronici sono uno dei motivi principali per cui dormiamo fino a tardi. La maggior parte degli esperti del sonno consiglia di tenere i dispositivi elettronici in un'altra stanza. Cerca di stare lontano dal telefono prima di andare a letto, almeno due ore prima di coricarti. Questo preparerà la tua mente a un sonno profondo e riposante.
9. Mangiare in modo sano
Anche la tua salute fisica influisce sulla tua produttività. Mangiare cibo spazzatura ti farà sentire fiacco e non ti fornirà l'energia necessaria per affrontare la giornata. Concentrati invece su pasti nutrienti che ti manterranno carico per tutto il giorno.
10. Fare esercizio fisico regolarmente
L'esercizio fisico è un altro fattore importante per la produttività. Essere fisicamente attivi può aiutare a migliorare la lucidità mentale e la concentrazione. Di conseguenza, sarete in grado di fare di più durante la giornata. Assicuratevi quindi di aggiungere un po' di esercizio fisico alla vostra routine quotidiana. Un buon modo per aggiungere esercizio fisico alla vostra giornata lavorativa è quello di fare brevi passeggiate ogni giorno durante la pausa.
Se il tuo posto di lavoro dispone di strutture per l'esercizio fisico, è ancora meglio. La maggior parte delle persone non considera la salute come una parte importante della produttività e dell'efficienza. Ma un essere umano è composto da corpo, mente, anima e spirito. Se uno qualsiasi di questi aspetti dell'esistenza umana non è equilibrato, potrebbe influire sulla produttività. Non prendersi cura del proprio corpo può ridurre la quantità di lavoro che si è in grado di svolgere. Pochi minuti di esercizio fisico al giorno possono fare molto per cambiare questa situazione.
11. Prenditi del tempo per te stesso
Non puoi essere produttivo se non ti prendi cura di te stesso. Ciò significa assicurarti di dedicare ogni giorno un po' di tempo a te stesso per rilassarti e ricaricare le energie. Che si tratti di fare una pausa per leggere il tuo libro preferito o di fare una passeggiata, assicurati di concederti un po' di tempo per rilassarti. Si dice spesso che le idee migliori vengono quando sei sotto la doccia, non al lavoro o quando sei chino sulla scrivania per ore. Rilassati e dai alla tua mente il tempo di recuperare l'energia perduta.
12. Trova un equilibrio tra lavoro e vita privata
È importante trovare un equilibrio tra il lavoro e il resto della tua vita. Se lavori tutto il tempo, ti esaurirai rapidamente e non sarai affatto produttivo. Ma se non lavori abbastanza, non riuscirai a portare a termine tutto ciò che deve essere fatto. Trova un equilibrio che funzioni per te, in modo da poter essere produttivo senza sacrificare la tua vita personale.
13. Stabilire degli obiettivi
Fissare degli obiettivi può essere un ottimo modo per rimanere concentrati e motivati. Quando si hanno obiettivi specifici da raggiungere, è più facile rimanere concentrati e portare a termine le cose. Assicurati di fissare obiettivi sia a breve che a lungo termine, in modo da poter vedere i progressi nel tempo. Il metodo SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound ) è uno dei modi più comuni e allo stesso tempo efficaci per fissare obiettivi che non siano irraggiungibili, ma che possano essere raggiunti con precisione.
14. Creare una routine
Avere una routine quotidiana disciplinata può aiutarti a essere più produttivo perché ti darà una struttura. Quando sai cosa devi fare ogni giorno, è più facile iniziare e portare a termine le cose. Naturalmente, sii flessibile con la tua routine in modo da poter far fronte a eventi imprevisti. Creare una routine non è facile. Ci vuole disciplina e ci vuole molto tempo per perfezionarla.
Ecco perché devi impegnarti a raggiungere gli obiettivi che ti stanno a cuore, dedicando tempo alla creazione della routine migliore che ti aiuti a rimanere al massimo delle tue prestazioni. Il modo migliore per costruire una routine è creare un sistema di abitudini basato sulla tua personalità. Vai a dormire e svegliati a un'ora precisa. Recati al lavoro a un'ora precisa. Trova il tempo per rivedere le tue varie abitudini e, attraverso una valutazione costante, avrai una buona serie di abitudini fondamentali che ti manterranno in perfetta efficienza e ti garantiranno una produttività eccezionale.
15. Non procrastinare
La procrastinazione è nemica della produttività. Se rimandi sempre tutto, non riuscirai mai a portare a termine nulla. Quindi assicurati di occuparti delle cose non appena si presentano. Questo non significa che devi fare tutto immediatamente, ma almeno dovresti iniziare a lavorarci sopra, in modo che non ti rimanga in sospeso.
16. Impara a dire di no
Uno dei motivi per cui le persone rimandano le cose è che cercano di fare troppe cose contemporaneamente. Sarà difficile concentrarsi e portare a termine qualsiasi cosa se ti assumi più impegni di quelli che puoi gestire. Quindi, impara a rifiutare le richieste degli altri di svolgere attività che esulano dalla tua area di competenza.
17. Sii positivo
Il tuo atteggiamento può fare una grande differenza nella tua produttività. Se hai un atteggiamento positivo e credi in te stesso, avrai più probabilità di portare a termine i tuoi compiti. Se invece sei negativo e pessimista, sarà molto più difficile trovare la motivazione per lavorare. Quindi, anche quando le cose si fanno difficili, mantieni alto il morale continuando a essere positivo e ottimista.
Conclusione
Esistono diversi modi per aumentare l'efficienza sul lavoro. Provane alcuni e scopri quali sono più efficaci per te. Inoltre, non dimenticare di continuare ad allenarti per migliorare nel tempo!
