ミーティングでは、驚くべきことが起こりうる。remote 、ハイブリッドであろうと、対面であろうと、会議はしばしば、信じられないようなアイデアが形成され、孵化し、次の大きなものの基礎となる場所である。 次の大きなものを生み出す土台となるのです！ そのような魔法が失われないようにするには、会議の議事録の取り方を知っておくことが不可欠です。
この会議録ガイドの内容
しかし、夜遅くまで友人と深い話をするのと同じように、小さな洞察力、創造性や才能の火花は、私たちの心の迷路に迷い込みやすいものなのです。特に、複雑な技術的情報や詳細な情報に関しては、私たちの記憶は不確かなものです。会議の重要なポイントやアクションをメモしておかないと、せっかくの洞察力が空白になってしまう恐れがあるのです。
誰もそんなことは望んでいない。会議を文書化しないことは、洞察を収集、保存、共有する機会を逃すことになる。 会議の議事録は必要であり、しかも優れたものが必要だ。最も重要なことは議事録の作成方法議事録を作成する方法が必要です！
メモ帳に書き留めたのに、いつまでたっても書き留められない。また、ランダムな情報を記録しても、その背景を忘れてしまったり、組織全体でインサイトを共有する方法がわからなかったりすることにも、もう別れを告げましょう。
どのようにメモを取ることができるかを説明する：
- 豊かな文脈
- クリアアズデイ
- 効率的に捕捉
- 検索可能
- 会議と連動
- トランスペアレント
- 民主化
- 誰でもすぐにアクセス可能
でも、その前に...。
議事録とは何ですか？
議事録は、会議で話し合われたこと、決定されたことの公式な文書による記録である。議事録は、会議の参加者と欠席した利害関係者の双方が同じ見解を持つことを確実にするのに役立つ。議事録には、決定事項、到達した結論、得られた洞察を要約する必要がある。最も重要なのは、会議から生じたアクションポイントを文書化することである。
簡単そうでしょう？そうかもしれない......ただし、正しい飲み方を知っていればの話だが。
従来は、会議の議事録を作成するのは、会社で一人の人間が担当するのが一般的でした。この担当者は、受動的な聞き手であり、効率的なタイパーである。そして、その議事録を関係者と共有する役割を担っていました。
最近では、誰でもメモを取る責任を求められるかもしれない。 テクノロジーの進歩により、会議の議事録作成は簡素化され、改善されている。今でも手書きのメモで議事録を作成する人もいるが、Zoom メモ作成アプリや Google Meet メモ作成アドオンなどを使えば、オンラインで簡単に作成できるようになった。
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覚えておくべき重要なことは、文脈、明確さ、正確さ、透明性がすべてだということだ。そうすることで、重要な要点がわからなくなったり、言ったことと言われたことが食い違ったりすることがなくなる。
メモを取るときは、できるだけ簡潔にすることが大切です。つまり、会議で話し合われた重要なポイントのみを記載し、関連性のないものは省くということです。
会議の議事録は、議論された内容を誰でも簡単に数秒で再確認でき、それによって行動ポイントや学びを思い出すことができるものでなければならない。
対面式会議の議事録の取り方
対面式の会議では、メモを取るのは少し難しいかもしれない。また、バーチャル会議ソフトを利用することもできません。しかし心配はいらない！対面でのメモ取りのスキルを次のレベルに引き上げるためのヒントがたくさんあります。
もう少し簡単に説明するために、ステップバイステップに分けて説明します。
1.いつ、どこで、誰が、何をしたのか」という基本事項を書き留めることから始める。
これは当たり前のことのように思えるかもしれないが、まず基本的な情報を書き留めておくことが重要だ。そうすることで、メモが構成され、重要な詳細を忘れることがなくなります。出席者、会議の日時、場所などをメモする。
2.会議で話し合われた内容を簡単に書き留めておく。
繰り返しになるが、これは必要ないと思われるかもしれないが、ミーティングで話し合われる主なトピックの概要を簡単に書き留めておくことが重要である。正式なアジェンダを書き写し、アジェンダ以外の議題についても必ず書き加えましょう。会議の目的、つまり、なぜこのようなトピックが話し合われるのか、会議が終わるまでにどのような目的を達成すべきなのか、から始めるとよいでしょう。
3.会議から必要なアクションをメモする。
これは、議事録を作成する上で最も重要な部分であり、何をいつまでに行う必要があるのかを全員が確実に把握できるようにするためです。行動項目と期限をメモするときは、できるだけ具体的に書き、各項目を特定の人物やチームに割り当てることができるようにしてください。
4.重要な引用を書き写す
会議の中で特に印象に残った発言や重要な発言があれば、議事録に一字一句書き写すようにしましょう。そうすることで、出席者の言葉の中に洞察力が表現され、議論の本質をとらえることができます。
5.必要に応じて、議事録を編集し、フォーマットする
上記の情報をすべて書き留めたら、必要に応じて議事録を編集し、書式を整えます。テンプレートを利用するのもよいでしょう（この記事の末尾にテンプレートを追加しました！）。
議事録に誤字や脱字がないか必ず校正し、読みやすく理解しやすい書式にしましょう。細かい点まで再確認が必要な場合は、参加した誰かに尋ねましょう。
で、終わり！？
その後、必要に応じて議事録を保存、印刷、共有することができます。最終的にどこに保存するにしても、比較的整理された方法で行い、おそらく命名規則を設定して、適切なドキュメントを適切な時に（見る必要のある人が）見つけられるようにすべきです。
この最初のミーティングの後に行われるミーティングについては、前回の議事録を出席者に共有し、何が起こったかを忘れないようにしてください。
バーチャル会議の議事録作成
バーチャルミーティングの場合も、これらの手順を踏めばよいのですが、ありがたいことに、もっと簡単な方法があります。
せっかく録音されたバーチャル会議の内容を、一人の担当者が逐一書き残すというのは意味がありません。それは、単に時間の効率的な使い方ではありません。バーチャル・ミーティングの中で、参加者全員が自分に関連する要点やアクション・ポイントを書き留めることで、見落としを防ぐことができるのです。
そこで、tl;dv のようなツールの出番だ。このAIノート作成ツールは、Zoom 、Google Meet またはMS Teamsに統合され、会議の議事録を自動的に作成する。その通りだ。人間の介入は一切ない。
手動で特定の瞬間をハイライトしたい場合は、tl;dvのミーティングモーメントを使えば手動でコントロールできる。
会議が終わると、ブラウザの新しいタブが開き、その会議のAIメモが表示されます。
事前に設定しておけば、会議参加者全員にその会議メモも届く。
asktl;dv" 機能を使えば、AIを活用してミーティングからあらゆる洞察を引き出したり、要約を求めたり、誰かが猫の話をした瞬間をAIに教えてもらったりすることができる。
tl;dv を使って会議の議事録を作成するメリット
AIの活用
AIの力を活用し、tl;dv 、会議の議事録を作成するというありふれた作業を、非常に効率的で洞察に満ちたプロセスに変えます。
このAIミーティングアシスタントは、あなたのチームのディスカッションを記録、書き起こし、要約するだけでなく、すべての会話のエッセンスをインテリジェントに捉えます。
各スピーカーを認識し、参加者の名前を正確にタグ付けすることで、tl;dv 、細部まで見逃すことはありません。さらに、カスタマイズされたトピック・トラッカーを作成し、トピック・クラスター化されたノートを生成する機能により、レビュー・プロセスが合理化され、チームは最も関連性の高い洞察に直接飛び込むことができます。
tl;dv ユーザーが会議について何でも質問し、複数の会議に関する洞察を導き出せるようにすることで、会議エクスペリエンスを向上させ、ディスカッションの可能性を最大限に活用したいと考えている企業にとって不可欠なツールとなっています。
タイムスタンプ
tl;dv では、正確なテープ起こしだけでなく、録音した通話にタイムスタンプという形で議事録を添付することもできます。
これは、ディスカッションの特定のポイントを参照する必要がある場合や、特定の瞬間を他の人と共有したい場合に非常に便利です。さらに良いことに、管理者や上司でなくても、誰でもこの機能にアクセスでき、関連性や文脈のために自分のタイムスタンプを作成することができます。この機能は Zoom タイムスタンプの記録 と Google Meet タイムスタンプ.
タイムスタンプは、通話中の全員がリアルタイムで見ることができます。タイムスタンプを見るには、録音された会議へのリンクにアクセスするだけです。タイムスタンプは、議事録の横に表示されるので、スクロールして該当箇所を簡単に見つけることができます。
タイムスタンプを手動で追加し、特定の問題にフラグを立てたり、別の会議で再確認するような関連性のあるものを強調したい場合は、いつでもそうすることができます。そのためには、tl;dv Highlightsインターフェイスに会議の議事録やメモを入力するだけです。タイムスタンプは、議事録に追加され、ビデオブックマークとして機能します。
タグ付け
タグ付けは、tl;dv のもう一つの優れた機能で、他の人のために会議の重要な部分を強調することができます。これは、会議に参加できなかった人と議事録を共有する必要がある場合に、特に便利です。
会議中の誰かにタグを付けるには、tl;dv インターフェースに @ を入力し、ループインさせたい同僚の名前を続けて入力するだけです。また、録画の特定の瞬間に移動して「タイムスタンプを追加」をクリックし、同じ操作を行うことで、振り返ってこれらのタグを追加することができます。
なぜその人の意見や意識が必要なのかを要約した短いコメントを書くのも良いアイデアでしょう。同僚は、特定の通話瞬間にタグ付けされたことを通知するメールを受け取ります。タグ付けされた部分は会議の議事録で強調表示され、他の人が簡単に見つけることができるようになります。
多言語対応
tl;dv は、30以上の言語にメモを翻訳することができます。これにより、国際的なビジネスミーティングをスムーズに行うことができます。
非同期フレンドリー
tl;dv など、デジタルで議事録を作成する場合との大きな違いは、生中継の必要性が低いことです。議事録を作成するために会議に出席する必要はありません。また、後から簡単に議事録を追加することができます。
2人のステークホルダーが急な会議を必要とし、他のステークホルダーが会議に参加できなくても、心配はいりません。録音とトランスクリプトがあれば、何も失われることはありません。
統合
tl;dvは、Slack、Google Docs、HubSpot、Salesforce など、多くの一般的なツールやCRMと統合されています。これにより、会議の議事録を手動で追加することなく、迅速かつ簡単に他の人と共有することができます。
統合を設定するには、tl;dv のインターフェイスで「統合」ボタンをクリックし、使用するツールを選択するだけです。指示に従って、tl;dv をあなたのアカウントに接続すれば完了です。
ビデオ会議ツールや議事録作成ツールを、例えばHubSpotやSalesforce のようなCRMシステムと統合することで、複数の利点がある：
時間の節約
もう、同じプロジェクトで働く異なるチームメンバーから最新情報を得るために、複数のミーティングをスケジュールし、出席する必要はありません。tl;dv ビデオ会議と議事録作成ソフトの統合により、会議全体の録画とキーポイントやアクションアイテムを一箇所で見ることができます。つまり、不要な会議に出席することなく、必要なときに素早く最新情報を入手することで、時間を節約することができるのです。
また、メモを書いたり、CRMに詳細を転送したりする手間も省けます。ビデオクリップとタイムスタンプは、クリックするだけでcollanborativeプラットフォームに取り込まれ、あなたとあなたのチームは、いつでも通話内容、トランスクリプト、タイムスタンプにアクセスすることができます。
顧客サービスの向上
ビデオ会議と議事録がCRMの顧客データと一緒に保存されていれば、カスタマーサービスチームは、顧客により良い体験を提供することができます。彼らは、あらゆる問い合わせに答え、効果的にフォローアップし、問題に対処し、一般的に5つ星のサービスを提供するために必要なすべての情報を手元に置くことができます。
透明性・説明責任の向上
ビデオ会議と議事録作成をCRMシステムに統合することで、組織内の透明性と説明責任を向上させることができます。これは、チームメンバー全員が会議の記録を見ることができるため、フォローアップが容易になるためです。さらに、この統合により、プロジェクトやタスクの進捗状況を把握し、改善が必要な箇所を特定することもできます。
チームワークの向上
ビデオ会議と議事録をCRMシステムに統合することで、チームのコラボレーションも改善されます。なぜなら、チームメンバー同士で会議の記録や議事録を共有できるようになり、プロジェクトでの共同作業がより容易になるからです。さらに、この統合により、例えば同僚がOOOで、他の誰かが介入する必要がある場合など、チームメンバーが互いの仕事について最新情報を得ることも容易になります。
会議議事録テンプレート
レベル1：シンプルな会議議事録テンプレート
簡単な会議や、会議の記録を書面で補足したい場合、このシンプルなテンプレートをお勧めします。
このテンプレートをダウンロードしたいですか？利用可能なすべてのフォーマットはこちらです。
- Googleシートの会議議事録テンプレートです。 これをコピーして、Notion、Evernote、Google Docsなど、お気に入りのメモツールに転送します。
- PDF（.pdf）テンプレートです。
- Microsoft Excel(.xlsx) のテンプレートです。
- カンマ区切り値のスプレッドシート（.csv）テンプレートです。
- OpenDocumentのスプレッドシート（.ods）テンプレートです。
レベル2：中級者向け会議議事録テンプレート
このミーティングテンプレートは、次のステップとその責任者に焦点をあてています。追加情報として、期待値と期限を記載することもできます。
このテンプレートをダウンロードしたいですか？利用可能なすべてのフォーマットはこちらです。
- Googleシートの会議議事録テンプレートです。 これをコピーして、Notion、Evernote、Google Docsなど、お気に入りのメモツールに転送します。
- PDF（.pdf）テンプレートです。
- Microsoft Excel(.xlsx) のテンプレートです。
- カンマ区切り値のスプレッドシート（.csv）テンプレートです。
- OpenDocumentのスプレッドシート（.ods）テンプレートです。
レベル3：堅牢な会議録テンプレート
すべての機能をカバーしたい場合は、堅牢な会議録テンプレートをご利用ください。
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- Googleシートの会議議事録テンプレートです。 これをコピーして、Notion、Evernote、Google Docsなど、お気に入りのメモツールに転送します。
- PDF（.pdf）テンプレートです。
- Microsoft Excel(.xlsx) のテンプレートです。
- カンマ区切り値のスプレッドシート（.csv）テンプレートです。
- OpenDocumentのスプレッドシート（.ods）テンプレートです。
優れた議事録は、より良いフォローアップを意味する
大企業や企業が伝統的に、重要な会議の議事録を作成する担当者を常に置いてきたのには理由がある。
議論された内容をフォローアップすることで、曖昧さや忘却のリスクを排除しながら、全員の整合性と集中力を維持することができます。効果的な議事録の素晴らしさはフォローアップにあります。だからこそ、tl;dv は、あらゆる規模の企業にとってシンプルで非同期なフォローアップツールとして機能するのです。
生産性を向上させ、より良い結果を出したいのであれば、次の会議から議事録をより効果的に作成しましょう。tl;dv のようなツールを使えば、最小限の労力で多くのメリットが得られます！
それでは...素晴らしい議事録を作成する準備はできたかな？
