そこで今回は、キックオフ・ミーティングとコールについてご紹介しますキックオフミーティングは、新しいプロジェクトを成功させるために非常に重要です。キックオフミーティングがうまくいかないと、新しく始めたキャンペーンもうまくいきません。
そこで今回は、キックオフミーティングや電話会議とは何か、そして成功させるためのポイントについてご紹介します。また、キックオフミーティングのテンプレート、アジェンダ、アクションアイテムもご紹介しますので、次回のキックオフコールもスムーズに行うことができますよ。
このキックオフミーティングの案内とRSSリストでは
キックオフミーティングやキックオフコールとは何ですか？
キックオフミーティングとは、新しいプロジェクトをスタートさせるための方法です。これは、真新しい製品の発売から、数年にわたる1千万ドルのマーケティングキャンペーンに至るまで、何でもありです。
キックオフミーティングや電話会議の目的の核心は、全員が同じページに立ち、同じ目標に向かって協力し合うことにあります。経営陣や顧客に次の大きなアイデアを完全に売り込むにせよ、全員が同じページに立ち、同じ目標に向かって協力することは、成功のために不可欠なのです。
まとめると、キックオフミーティングの意味は、新しいプロジェクトをスタートさせるために全員を集めるミーティングである。
また、要約すると、キックオフミーティングの目的は、プロジェクトをスムーズに成功させるために、全員が同じ考え方になることです。
キックオフミーティングはどのように行うのですか？
キックオフミーティングでは、最初に必ず、プロジェクトに関連する文書のレビューを行う必要があります。このとき、レビューで生じた疑問や不明な点を話し合うとよいでしょう。
キックオフミーティングの第二段階は、完成したプロジェクトを成功させるために、関係者に何が必要かを伝えることです。ここで、プロジェクトをマイルストーンとデッドラインに分け、いつまでにゴールを達成するのか、全員が合意できるようにするのです。
キックオフ・ミーティングの最後は、プロジェクトの後に何が起こるかを確認することです。次のミーティングはあるのか？その場合、いつ行うのか？最終的なドラフトにサインオフするのは誰なのか？プロジェクトが完了した時点で、そのプロジェクトが成功したかどうかを誰が判断するのか？
この時点で、キックオフミーティングや電話は、あらゆる方向に進むことができます。そこから、プロジェクトプランの作成とそれを完了するためのタイムラインについて話し合うことができます。キックオフミーティングは、チーム全員が同じ目標に向かって協力し合うための素晴らしい方法です。
キックオフミーティングのアジェンダ例
さて、雑談はこのくらいにして、例題に入りましょう。以下は、典型的なキックオフミーティングのアジェンダです。
キックオフミーティングのアジェンダ例
- プロジェクトマネージャーとチームメンバーの紹介
- ドキュメントのレビュー（該当する場合）
- プロジェクトの定義/目的、最終的に何を達成するのか？ マイルストーン、納期、成果物。それはどのようなものか？それらの期限はいつなのか？誰がそれらにサインオフするのか？
- プロジェクト計画書（該当する場合）
- 成功はどのように測られるのでしょうか？
キックオフミーティングに最適なリソース：テンプレート、ドキュメント、サンプル
キックオフミーティングの準備を素早く簡単に行えるように、私たちのお気に入りのリソースをリストアップしています。
キックオフ・ミーティングの議題
ここでは、白紙のものをダウンロードしたり、Googleドキュメントで編集することができます。
このキックオフミーティングのテンプレートは、Microsoft Word形式で提供されていますので、どのようなプロジェクトにも使用できます。また、このダウンロードには印刷可能なチェックリストが含まれており、プロセス全体を通してガイドすることができます。
キックオフ・ミーティング・テンプレート
こちらも、必要な情報をすべて記入できるキックオフミーティングのテンプレートです。
キックオフミーティングの目標およびアクションアイテム
キックオフミーティングを成功させるためには、アジェンダを書くだけでは十分でない場合があります。そこで、目標や行動項目のリストが活躍します。このリストがあれば、プロジェクトを最初から計画し、優先順位をつけ、実行に移すことができます。キックオフ・ミーティングの目標と行動項目の簡単なリストをダウンロードする。
プロジェクト・キックオフ・チェックリスト
どんなプロジェクトでも、その前に必ずやっておくべきことをリストアップしておくものですが、正直なところ、最後の小さなことまでいちいち覚えている人はいないでしょう。このチェックリストがあれば安心です。このチェックリストがあれば、つい見逃してしまいそうな重要なことをすべて覚えておくことができます。プリントアウトしてお使いください。
キックオフミーティングPDF
こちらは、必要な情報をすべて記入する余地のある、キックオフミーティングのテンプレートです。Microsoft WordまたはPDF形式でダウンロードすることができます。プロジェクトに新しく参加する人がスピードアップできるように、キックオフミーティングが終わったら、これらのドキュメントを忘れずに添付しましょう
キックオフミーティングノートテンプレート
キックオフミーティングのメモのテンプレートも、プロジェクトを組織化するための素晴らしいリソースです。会議ですべてをカバーするためのガイドとして使うこともできますし、プリントアウトしてテンプレートに直接情報を追加することもできます。
キックオフミーティング議題サンプル
キックオフミーティングのアジェンダ
プロジェクト ____________________
日付 _______________
時間：○○分（会議時間）
出席者：（直接、電話、ビデオ会議など）各出席者のリストと肩書き、および「出席」または「電話」のどちらの役割かを指定してください。
会議の目的を述べ、プロジェクトの概要を説明する。
第1回議題：（プロジェクト紹介）
第2号議案：（プロジェクトの背景/理由） - プロバイダートレーニングは、特に従業員が製品をある場所から別の場所へ効率的に運ぶことを意味する場合、プロジェクトを成功させる大きな要因となります。
第3議題：（プロジェクトの目的） - What、How、Whyの質問に答えることで、プロジェクトの最も重要な側面を特定します。
第4回議題：（プロジェクトスコープと成果物）。何が範囲内か？スコープ外のものは何か？プロジェクトが終了したことをどのように知ることができますか？最初のタイムラインは何ですか？成功をどのように評価しますか？
第5議題：（プロジェクト計画） - これにはマイルストーン、締め切り、成果物が含まれる場合があります。このプロジェクトには、特別な機器やソフトウェアが必要ですか？特定のタスクのやり方や、特定の機器/ソフトウェアの使い方について、誰かがトレーニングを受ける必要がありますか？
第 6 議題：（アクションアイテム） - 各タスクを完了させる責任者は誰か、いつまでに完了させるか？彼らは他の誰か（例えば、追加のチームメンバーや主題専門家）と協力する必要があるか？
第7議題：（プロジェクトチーム） - このセクションには、各チームメンバーの役割と責任、およびプロジェクトについて知っておく必要があることが含まれています。
第8の議題：（チームコミュニケーション）-このセクションには、どれくらいの頻度で互いに会ったり連絡を取ったりするか、また誰が会議の議題や議事録を送る責任を負うかについて記載します。
第9回議題：（プロジェクトスケジュール）-最初に何をするのか、2番目に何をするのか、など。各活動はいつ完了するのか？締め切り、マイルストーン、報告する人はいますか？
第 10 議題：（ドキュメント） - このセクションでは、プロジェクトのドキュメントをどのように他者と共有するかについ て説明します。すべてのプロジェクト資料を一元管理する場所（ファイル共有やグーグルドライブフォルダなど）を作成することを検討してもよいでしょう。
第 11 議題：（追加情報） - このセクションには、キックオフミーティングで出たその他の質問や、実施する必要があるその他のフォローアップを含めることができます。
第12回議題：（アクションアイテムのレビュー）-前回の会議以降、誰がどのような責任を負ったのか？
13番目の議題：（休会） - ここで「会議休会」、プロジェクト管理テンプレートなどが表示されます。
キックオフ・ミーティングのベストプラクティス
キックオフミーティングは、チームを成功に導くために不可欠なステップです。このベストプラクティス・チェックリストを活用して、プロジェクトを正しい方向に導くようにしましょう。
キックオフミーティングはいつ行うのがベストですか？ キックオフミーティングには、少なくとも1名のチームメンバーが参加すべきですが、他のステークホルダーも含めたより大規模なミーティングを行うことも可能です。もし、理想的なタイムラインを計画しているのであれば、上司や会社からプロジェクトが承認された後にこのミーティングを開くことをお勧めします。
誰を招待するのか？ プロジェクトの計画や実行に携わった人なら誰でも招待し、全員が同じ考えを持っていることを確認します。社外から参加させることもできますが、その専門知識が議論に価値をもたらす場合のみ、会議に参加させるようにします。 誰が出席するにしても、会議に積極的に参加できるようにしておく必要があります。
所要時間はどのくらいですか？ キックオフ・ミーティングは、プロジェクトの種類や参加人数にもよりますが、30分から1時間以上かかることもあります。ミーティングプランナーが議題を設定しますので、必要な項目をすべてカバーできるように時間を割り当ててください。
どのように準備するのですか？ プロジェクトに関する既存の背景情報、および会議の際に役立つ可能性のある資料をすべて収集します。また、議題となるトピックのリストを用意し、ミーティングの各セクションで誰が進行役を務めるかを決めておくとよいでしょう。
キックオフ・ミーティングの構成はどのようなものが良いでしょうか？ まず、自己紹介と参加者の歓迎から始めるとよいでしょう。次に、部屋を回り、各参加者に自己紹介と会議での貢献について一言述べてもらうとよいでしょう。また、プロジェクトとは何か、なぜそれが重要なのかについて概要を説明することもできます。
キックオフミーティングについての最終的な考え
キックオフミーティングに関する記事をお読みいただきありがとうございます。キックオフミーティングは、チームをプロジェクトに導くために不可欠なものであることを心に留めておくことが重要です。新しいプロジェクトに取り組んでいるのであれば、アジェンダを用意することで、ミーティング中に必要なテーマをすべてカバーすることができます。
もし、初めてキックオフミーティングを計画するのであれば、キックオフミーティングのテンプレートが参考になります。また、プロジェクトのタイムラインの作成、効果的なコミュニケーションテクニックなど、プロジェクトマネジメントのベストプラクティスもご紹介しています。
もし見落としがあれば、下のコメント欄で教えてください。
