会議は、あなたの職業人生において、時間を奪い、エネルギーを吸い取る吸血鬼である必要はない。私たちは会議マニアの時代に生きていますが、ホストとして、あなたはより良い模範を示すことができます。あなたのチームがハイブリッドであろうと、remote 、これらの簡単なヒントは、会議を短く、甘く、効率的に保つことができます。
連邦宇宙船は理想的な職場である。同僚の体を宿主とする敵対的なエイリアンの脅威が常に存在することを除けば、魅力的なことがたくさんある。おしゃれな宇宙服、食事のレプリケーター、惑星間の冒険...そしてもちろん。 効果的な会議.そしてもちろん、効果的な会議も。 スタートレックでは、会議は緊急事態にのみ行われます。.全員が自分の意見を準備し、決定が下されれば会議は終了する。未来は効率的になりそうだ。ありがとう、バルカン人
しかし、もしあなたのチームの会議への依存が強迫観念に近いものであるなら、今日、何ができるでしょうか。会議の誘いにいちいち乗ってしまう危険な習慣を変えるには、どうしたらいいのでしょうか。
会議は、ブレーンストーミング、意思決定、士気高揚、一般的な議論の場として素晴らしいものだ。しかし、多くの企業は会議への不健全な依存を形成し、何度も会議を繰り返すことを常態として受け入れている。企業がますますremote 、この問題は悪化の一途をたどっている。私たちのカレンダーは、おばあちゃんの家の庭先セールよりもひどく散らかっている。その結果は？果てしない会議疲れ、仕事への不満、生産性の低下。
Remote 、ハイブリッドな世界で、なぜ会議はこれほど非効率になったのか？
2020年、MITは次のような調査結果を発表した。 会議時間の50％しか有効に活用されていない.2時間のワークショップで10分しか自分に関係ないことに気づかず苦しんだことのある人にとっては、この統計は驚きではないだろう。しかし、さらにおかしなことがある。ハーバード・ビジネス・レビューの調査によると、マネジャーの71％が、会議が組織の利益と損失の原因になっていると感じていることが明らかになった。 会議が利益と生産性の損失を組織に与えている.うわぁ。remote 、ハイブリッドな世界へとシフトしていく中で、多くの組織がこれまで以上に多くのミーティングを行っている。
それは理解できる。それは理解できる。スーザンがウォータークーラーにいる間に、何かをスーザンに伝えることができなくなれば、スーザンをZoom 。さらに、信頼関係に問題のあるマネージャーは、定期的なビデオ通話を、社員が自分のデスクにいることを確認するための方法と考えるかもしれない(信頼関係に問題のあるマネージャーは、セラピストに相談してください。).
しかし、理解できることと弁解できることは同じではない。これらのことから、平均的な知識労働者は、時間の約85％を会議に費やしていることになる。言うまでもなく、これでは実際の仕事をこなす時間は極端に少なくなる。危険なことに、会議疲れや非効率は、社員の心理的な幸福感にも悪影響を及ぼすことがわかっている。 従業員の心理的幸福にも悪影響を及ぼすことが明らかになっている。.
効果的な会議を開催するためのヒント（バルカン人にヒントを得たもの）
- 会議が絶対に必要なのかどうかを確認する。
- 全体的に会議の回数を減らす。
- 参加者を少なく招待する。
- 会議の長さには厳しくする。
- 準備する - ただし、過剰にならないように。
- すぐに目的を明確にする。
- 議題や会議資料を事前に共有する。
- 記録された会議から学ぶ
- 軌道修正する。
- 出席者がいつでも退席できるようにする。
- 集中力と注意力を最適化する。
- 会議以外での社交辞令を奨励する。
- 会議に感情を持ち込まない。
組織の成功のためには、円滑な会議がすべてではありませんが、重要な要素であることは確かです。YouTubeをクリックすれば、ミュートボタンを自由に使えるので、退屈な会議から抜け出すのはかつてないほど簡単です。
つまり、一つひとつのミーティングを大切にすることが、これまで以上に重要になっているのです。tl;dv では、remote 効率的な会議を行うための秘訣をご紹介します。
本当に会議が必要なんですか？
本能的に「イエス」と叫んでいる内なる声に挑戦しよう会議は、問題や未知のこと、複雑なことに直面したときに羽織る、心地よい毛布のようなものです。仕事で何か新しいことが起こるたびに、会議を招集するのは私たちの本能です。とはいえ、ミーティングを計画し参加することは、「ディープワーク」と「フロー」の妨げになることが多い。
MITは、会議後にエネルギーが枯渇し、会議前にしていたことに再び没頭するのに苦労する無駄な時間を表す「会議回復症候群」という造語を作りました。
私たちは、会議を標準ではなく、例外としてとらえ始める必要があります。
そこで自問自答してみてください - 「本当にその価値があるのか？時にはその答えが「イエス」であることもありますが、それ以上に、ミーティングがそれほど必要でないことがわかるでしょう。
remote 、またはハイブリッドの世界にうまく適応することは、会議に代わる最新の方法を見つけることを意味する。優れた選択肢は、スクリーンとボイスレコーダーを使って、同僚に作業内容を素早く見せることだ。会議をスキップして、代わりにチュートリアルを録画する。自分のインプットを素早くビデオで説明することに慣れてきたら、招待を断るようにすればいい。
さらに、2分間のclip 、Slackで送信される長文のテキストよりもはるかに速く作成し、消費することができます。Slackといえば、このプラットフォームにカメラ、ボイスレコーダー、スクリーンレコーダーが内蔵されていることをご存知だろうか。 カメラ、ボイスレコーダー、スクリーンレコーダーが内蔵されています。?これは会議 そしてエッセイのような長さのメッセージの代わりになります。
短い説明ビデオのもう1つの利点は、非同期で見たり返事をしたりできることだ。今度、何かを確認したり説明したりするときは、clip 、あるいは音声メッセージを使ってみよう。
会議の回数を減らす（文字通り半減させる）
Less is more」。この言葉を作った人は、間違いなく会議のことを言っている。毎月の会議の回数を50％減らしてみてください。そうすれば、同じ量の仕事（それ以上でないとしても）が、頭痛の種を大幅に減らしながら成し遂げられることに気づくはずです。
会議を頻繁に行う理由としてよく挙げられるのが、「全員を同時に集めるのが難しい」ということです。全員を集められないなら、2回目のミーティングをすればいいじゃないですか。
違っている.
ああ、新しい人がプロジェクトに導入されるたびに、また1時間の導入セッションをやりましょう、ね？
Stahp.
非同期アプローチにより、複数回の会議の必要性を低減します。会議を録画し、出席できなかった人も録画にアクセスできるようにすることで、同僚は自分の好きな時間に遅れを取り戻すことができます。
さらに、この方法は、新しく参加する人のレベルアップに役立ちます。過去の重要な会議や教育的な会議を紹介するだけでよいのです。録音されたデモ、ワークショップ、プレゼンテーションのライブラリへのアクセスを提供することで、新入社員にとって最もスムーズな新入社員体験が可能になります。そしてあなたにとっても。
Google Meet やtl;dv のようなZoom の拡張機能を使用すると、録画した会議の重要な瞬間にタイムスタンプを付けることができるので、参加できなかった人と最も関連性の高い部分を即座に共有することができます。85%以上のユーザーが、このプロセスによって何時間も時間を節約できたと言っています。無料のブラウザ・プラグインとしては悪くない。
招待人数が少ない
会議の開催回数を減らすだけでなく、出席してもらう人数を減らすべきです。調査によると、4人以上の出席者がいる会議は、誰かの意見が見落とされる危険性があるそうです。フォーブスは、出席者を7人以下にすることを推奨しています。しかし、どうしても全員を招待したい場合は、Mentiのような匿名入力ツールを使えば、静かな人たちからの投稿を促すことができます。
結局のところ、大きな会議というのは威圧的なものなのです。これだけの人数が集まれば、誰かが黙って座ってしまい、おしゃべりな人たちや支配的な人たちに囲まれ、自分の意見を言うのが難しくなります。
また、会議の規模が大きいと混乱しやすく、参加者全員が快適に発言できる環境を整えなければ、貴重な専門知識や知見を失うことにもなりかねません。
会議の規模を縮小し、参加者全員が自分の意見を述べることができるようにしましょう。
会議の長さを厳密に決める
もし、20分しか議論する必要のないトピックについて1時間の会議に出席していたら、集中力を維持するために必要な緊急性の感覚が欠けてしまうでしょう。トピックが「エビ」であっても、会議が1時間であれば、出席者は1時間エビについて話す方法を見つけるでしょう。これは仕事における実に興味深い現象である。
組織心理学者のスティーブン・ロゲルバーグは、チームが「ピーク・パフォーマンス」を達成するための支援に関する著書で知られています。会議の質を高めるための彼の最大の秘訣は、「簡潔に」というシンプルなものです。
ヤフーのCEOであるマリッサ・メイヤーは、10分以内の会議にしか出席しないそうです。会議を短くすることで、出席者はより短い時間でより多くのことをカバーすることができるのです。
つまり、短時間でキビキビとしたミーティングを行うことで、確実に要点を把握することができるのです。 ミーティングは30分を超えることはほとんどないはずです。
例外的に、会議が1時間以上に及ぶ場合は、必ず休憩時間を設けること。立ち上がってストレッチをしたり、お茶を入れたり、窓の外で大声を出したり、何かリラックスできることをするよう出席者に勧めてください。そうすることで、参加者はリフレッシュして会議に戻ることができます。
準備する（ただし、過剰にならない程度に）
時間を浪費するのは、会議そのものだけではありません。会議の準備をしている間にも、時間はどんどん過ぎていきます。また、準備不足の会議では顔が真っ赤になり、画面共有中にダウンロードしたファイルから正しいPDFを慌てて探し、ryan-gosling-holding-puppy.jpgというファイル名に誰も気づいていないことを祈ることになるのでしょう。
バランスをとることが重要です。プレゼンテーション用の資料をすべて準備し、スクリーンに読み込ませた状態で、自信を持って会議に臨みたいものです。しかし同時に、考えすぎるのもよくありません。どのように議論を進めるかについて、非常に厳格な考えを持って会議に臨むと、創造性が損なわれる可能性があります。余裕を持つ ぽつぽつ 自発性 - 特にワークショップなどのクリエイティブなセッションで。
目的を即座に定義する
効果的な会議は、次のような特定の目的を中心に行われるべきです。
a) 一緒に何かを学ぶ
b) 問題を解決する
c) 最新情報を共有する
d) ブレーンストーミング
会議の焦点と望ましい結果を正確に把握することが最初のステップです。主催者であるあなたは、議論が軌道に乗るように、一定時間ごとに目的に立ち返る責任があります。
アジェンダや資料を事前に共有
アジェンダのない会議を開催することは、オールを持たずにカヤックレースに参加するようなものです。遠くへ行くことはできません。
アジェンダは目的を定義するだけでなく、参加者が各サブポイントにどれだけの時間を費やすべきかを明確に指し示すものである。アジェンダは、参加者が本当に出席する必要があるのかどうかを判断する材料となります。
アジェンダの各項目に時間を割り当てるときは、常に追加のディスカッション時間を数分考慮してください。ディスカッションが割り当てられた時間を超えた場合は、タイムスタンプを作成して再検討します（tl;dv のようなタイムスタンプツールをお勧めします）。そうすれば、終了していないトピックを別の時間に簡単に再検討することができます。
同様に、報告書やスライドなどのプレゼンテーション資料を事前に共有し、招待者が通話前にトピックについてより深く知ることができるようにするのも良いアイデアです。電話会議に参加できない人全員に、発表される内容の概要を伝える。
記録された会議から学ぶ
もし、あなたの会議が脱線しがちで、その理由がわからないのであれば、会議の焦点と進行を分析するために、その会議をもう一度見直してみてはどうでしょうか。何がうまくいったのか」「何がもっとよかったのか」という考え方で過去の会議に臨むことは、今後に活かせる洞察を得るための素晴らしい方法です。
ある参加者が、いつも話を終えていることに気づくかもしれません。スティーブンが全く準備不足で、パワーポイントでのプレゼンテーションに5分も手こずっていたことに気がつくかもしれません。長引いた瞬間はありませんでしたか？通話は適時に、実行可能な方法で終了しましたか？ひどいインターネット接続が原因で、事態が遅くなったことはありませんか？効果的でない会議に共通する原因を特定することは、それを根絶するための最初のステップです。
その想いを朴る
会議の中で、議題とは全く関係ないけれども、もっと検討する必要があるような素晴らしいアイデアが出されることがあります。主催者としては、会議が予期せぬ（しかし貴重な）方向に進んだときにそれを見極め、アジェンダから少し外れるか、そのトピックを別の機会に「保留」するかを判断できるようにしておく必要があります。重要なトピックを駐車してしまった場合は、通話中にタイムスタンプを押すか、その瞬間をハイライト表示するようにしてください。
参加者に好きな時に退席できることを伝える
なぜ、「この会議はもう私には関係ないから飛び降りる」と言うことがタブーなのでしょうか？もし、自分の仕事に役立たないと気づいたミーティングに閉じ込められてしまったら、ただ去ればいいのです。
ある企業のリーダーが、不必要に会議に引きずり込まれた2人の社員を即座に特定し、印象づけたことがあります。彼女は、会議が始まってわずか2分で、その2人を帰らせたのです。このシンプルな行動によって、2人の社員は、本来なら完全に無駄になっていたはずの1時間の時間を取り戻したのです。
イーロン・マスクも はかつてこう言った。:"自分が価値を高めていないことが明らかになったら、すぐにミーティングを切り上げたり、電話を切ったりしなさい。退席するのは失礼なことではなく、相手を引き止めて時間を浪費させるのが失礼なのです。"
アニメ好きで、サイケデリックで、自分勝手な億万長者は、結局のところ、何か関連性のあることを言っていることがあるのです。
集中力と注意力を最適化する
マルチタスク禁止。カメラはオン。携帯電話は手の届かないところに置く。これらの基本ルールは、ホストと招待客の両方に適用され、このような原則は強制されるべきではありませんが 強制されるものではありません。このような原則は強制されるべきではありませんが、「会議の目標」として定期的に伝えることで、より多くの人が時間をかけてそれを採用するようになります。
最終的には、「基本ルール」というより「集中するためのヒント」なのです。多くの会議のプラットフォームは、公然と彼らの注意力の持続時間に苦労しているので、一部の参加者は、ホストが「集中のヒント」の簡単なリマインダーで呼び出しを開始することを純粋に感謝するかもしれません。
主催者として、会議を魅力的なものにすることもあなたの責任です。MiroとMentiを切り替えるなどして、参加者の注意を引きつけるとよいでしょう。それ以外にも、参加者が本当に必要としているからこそ招待されたのだということを、皆に思い出してもらいましょう。
会議以外での懇談を奨励
ハイブリッドでremote 仕事は孤独になるものだ。特に外向的な人間にとって、ミーティングは他の人間と顔を合わせて話をする貴重な機会だ。ネットフリックスの最新番組や、スーザンが新しい猫を飼ったという事実について話すのを我慢するのは難しい。
はっきり言って、社交的な雑談 (ゴシップでさえも！はっきり言って、チームメンバー間の社交的な雑談（ゴシップでさえも！）は人間関係を強化することができる。いくつかのジョークを共有するだけでも、連帯感を高め、コラボレーションや全体的な幸福感を向上させることができる。とはいえ、ネットフリックスと猫談義には時と場所がある。
仕事以外のカジュアルなおしゃべりをする時間帯を週に何度か設定することで、ミーティング以外の時間にも社交の場を設けることができ、実際のミーティングでも全員が議題（悲しいことに、スーザンの猫は含まれません）に忠実になる可能性が高くなります。
情熱的な討論は素晴らしい - そうでなくなるまで
会議で感情的な展開になることはよくあることです。想像してみてほしい。ゲーリーは「お問い合わせ」ボタンのフォントをArialからVerdanaに変えたいと言うが、スーザンはこのままでいいと主張する。3人目の参加者は、理想的なフォントはComic Sansであると主張し、利害を一致させる。4人目の参加者は、ただただ気まずそうにしている。
時折行われる活発な議論は、情熱的で熱心な従業員の証です。たとえ激しい議論であっても、人々が明らかに強く感じているテーマを取り上げるのであれば、それは有益なことです。
しかし、一人または複数の人が怒るような緊迫した議論になる危険性がある場合、その電話はもはや生産的ではありません。感情的になりやすい会議とは、フィードバックセッション、人事関連、失敗したキャンペーンのレビューなどです。
複数の人が参加する会議では、どうしても避けたいトピックがあります。そのような場合は、感情が高ぶりすぎる前に適切な対処をする必要があります。
効果的な会議をマスターする準備はできましたか？もし、非生産的な習慣が続くようであれば、最も重要な原則を思い出してください -短くする、出席者を少なくする、優れたアジェンダを書く、明確な目的を持って参加する、重要な瞬間を記録しタイムスタンプする。これらの簡単なヒントに従うことで、あなたの会議文化が健全なものに変わり、すべての電話を大切にし、全員の時間を大幅に節約することができることを保証します。
