製品開発会議に参加したことのある人なら誰でも、会議をある程度は改善したいと思うだろう。あるいは、会議そのものをなくしたいと思っている。
私たちは、あなたを責めることはできません。製品管理会議は、長く、退屈で、整理されておらず、効果的でないことがよくあります。最悪の場合、時間とエネルギーを消耗し、混乱したまま、最初にミーティングに参加したときよりも生産性や創造性が低下してしまうのです。
しかし、それはあくまで悪い方向に進んでいる場合です。製品開発会議にスパイスを加えることで、会議から活気とやる気を取り戻しましょう。
製品開発会議を改善するためのヒントを紹介する前に、製品担当者が実際に多忙なスケジュールの中でどのような会議を行っているのかを見てみましょう。
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プロダクトマネージャーがよく行う3つの製品開発会議
プロダクトマネージャーは通常、たくさんのミーティングを行います。多すぎるくらいです。より効率的にするために、製品開発会議のアジェンダやテンプレートを用意し、会議の拠り所とするとよいでしょう。そうすることで、計画通りに進めることができ、時間をより効果的に使うことができます。
ここでは、プロダクトマネージャーが出席する必要のある、そして通常は主導する、最も一般的な製品開発の3つのミーティングを紹介します。プロダクトマネージャーは、ステークホルダーやマネジメントとのミーティング、その他の細々としたミーティングにも出席しますが、この3つが最も一般的で、間違いなく最も重要なものでしょう。
1.製品戦略会議
A何？製品戦略会議とは、製品戦略に関するあらゆることを話し合う探索的な会議であり、進捗状況や業績の確認も含まれます。また、事業の新たな目標やその達成方法についても話し合います。
誰が参加すべきなのか？製品戦略会議には、製品管理者、リーダーシップ、および関連する利害関係者すべてが重要な情報を提供します。
誰がリードすべきか？製品戦略会議と呼ばれるのは、そのためではありません。プロダクトマネージャーは、彼らの強みであるこの会議の舵取りをするべきだ。
どのくらいの頻度で行うべきでしょうか？ビジネスのニーズに応じて、四半期ごと、または隔年で。
会議にはどれくらいの時間が必要でしょうか。ビジネスや製品の複雑さにもよりますが、製品戦略会議は通常最低でも2時間、多くの場合複数回のセッションを必要とします。
何をカバーすべきなのか？ 製品戦略会議では、検討すべきことがいくつかあります。それらがあなたとあなたのビジネスに関連するものである限り、全員が同じ見解を持つことができるように、それらをすべて明確にカバーすることを確認します。
- 市場概要
- 企業ビジョンの再確認
- 新機能やリリースなど、現在の目標に対する進捗状況
- 財務データを含むパフォーマンス指標
- ロードマップ、将来目標、投資領域
- ビジネスのニーズとハードル
- 新しいアクションポイントや目標を決定する（または以前の目標に対する取り組みを見直す）。
2.製品発表会
A何？製品発表会、または製品キックオフとは、新製品のリリースについて話し合うための会議です。このミーティングでは、何を、誰が、どのような期間で、どのように機能させるか、そして関係者全員にとっての次のステップについて、正確に説明されます。
誰が参加すべきなのか？ローンチの範囲にもよりますが、プロダクトリードとマネジメントに限定することもできますし、ステークホルダーやユーザーリサーチャーまで含めることも可能です。
誰がリードするべきか？プロダクトマネージャーは、プロダクトキックオフミーティングを組織し、リードする人物です。
どれくらいの頻度にすればいいのでしょうか？リリーススケジュールにもよりますが、週1回、隔週、あるいは月1回でもかまいません。進捗が早ければ早いほど、チームメイトと連絡を取る頻度も高くなります。
どれくらいの時間が必要ですか？製品発表会の場合、1時間から2時間が目安です。
何をカバーすべきなのか？ ここでは、製品発表会で取り上げるべきいくつかの事柄を紹介します。
- ターゲットとする市場とそのニーズ
- 新リリースの機能概要：仕組み、所要時間、ユーザーとビジネス双方にとってのメリットなど。
- UXウォークスルー
- フィードバック、批判、そして問題提起の時間
- チーム全員のベクトルを合わせるGTM（Go-to-Market）戦略
- 製品発売時のチェックリストを確認する（ない場合は以下を確認する）
- 新しいアクションポイントと明確な目標
3.ウィークリーレビュー
A何？ウィークリーレビューとは、製品開発チームが一堂に会して、ビジネス目標の進捗状況を確認し、議論する場です。発生した問題を解決するための時間でもあります。
誰が参加すべきなのか？プロダクトマネジメント、プロジェクトマネジメント、プロダクトマーケティング、開発者またはエンジニア、営業チーム、ユーザーリサーチャーなどがよく候補に上がります。基本的に製品の開発に関わる人なら誰でも。
誰がリードすべきですか？プロダクトマネージャーがリードすべきですが、これは各レビューの具体的な焦点によって異なるかもしれません。
どのくらいの頻度であるべきか？通常は週1回ですが、厳密な決まりはありません。しかし、厳密な決まりはありません。あなたのビジネスに適していれば、隔週にすることもできます。
どのくらいの時間が必要ですか？通常、定期的なレビューには1時間程度で十分です。
何を取り上げるべきか？ 週次レビューでは、注目の的とまではいかなくても、通常、以下のようなトピックに触れる必要があります。
- 事業目標に対する進捗状況
- 製品ロードマップの見直し
- 最近完成した作品
- 今後の目標・予定
- 新しい、重要なユーザーの声
- 新たな機会
- 潜在的な遅延
製品開発会議を改善するための5つの素晴らしいヒント
このような製品管理会議の大まかな流れがわかったところで、より効率的で生産性の高い会議にするために、どのように会議を強化すればよいかを考えてみましょう。
1.自問自答する。この会議は本当に必要ですか？
tl;dv では、すべてのミーティングは任意であるべきだと強く信じています。しかし、適切なミーティングレコーダーを使えば、重要な情報を瞬時にキャッチアップすることができ、週に40時間も話し合う代わりに、製品の開発にエネルギーを集中させることができるのです。
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とはいえ、会議の参加者リストは最小限にとどめ、絶対に出席しなければ ならない人たちだけを出席させるようにする必要があります。出席が必要な人には、なぜその人の出席が必要なのかを明確に説明し、招待する必要があります。
自問自答してみよう：会議は本当に 必要なのか？明確な理由があるのか？その理由は、バーチャルメッセージやLoomビデオなど、他の手段で伝えることができないだろうか？チームの賃金、特に話す必要のない人の賃金を考えてみるのもいいかもしれません。彼らは、重要なことに取り組めるはずのときに、そこに座って半分聞いていることになるのです。
重要でない参加者は、tl;dvの便利なタイムスタンプ機能で追いつくことができます。また、会議から短いreelを作成し、通話が終了したらすぐに Slack や仕事用のチャットで共有することもできます。参加者は何も見逃すことはありません。
現代のミーティングは非同期であるということを、思い切って受け入れてください。人々は世界中から来て働いています。彼らの時間（とタイムゾーン）を尊重し、何かを発表することが不可欠でない場合は、後でキャッチアップしてもらうようにしましょう。非同期ミーティングをマスターすることで、ミーティングを繰り返すというライフスタイルを回避し、効果的な製品チームを維持することができます。
プロダクトマネージャーは、一日中ミーティングに付き合わされるようなタイムロスを避けることができるほか、ユーザーリサーチャーからの電話を見ることで、繁忙期にも顧客に寄り添うことができます。また、tl;dv'のAIを搭載した検索ツールを使えば、必要なトピックを数秒で見つけることができます。
2.会議の最後にアクションポイントを振り返り、強調する
会議の終わりに、アクションポイントを強調し、チームのためにすべてを明確にすることほど、全員が軌道に乗るのに有効なものはないでしょう。特に上記のテンプレートに従えば、会議中に重要なポイントをすべてカバーすることができますが、最後に最も重要なポイントをリフレッシュすることが重要です。
チームは次に何をしなければならないかを知って電話を切り、次のミーティングまでに、前回のミーティングの最後に挙げられたすべてのアクションポイントの振り返りと進捗状況の確認に取り掛かることができます。
参加者全員が次に何に焦点を当てるべきかを本当に確実に把握するためには、tl;dv のように、透明で簡単にアクセスできる方法で会議を文書化するのがよいでしょう。こうすることで、参加者以外の人が会議の重要な部分をチェックできるだけでなく、参加者もリフレッシュして行動ポイントをもう一度確認し、集中力を高めることができます。tl;dv は、AI が明白な質問、行動ポイント、要点をピンポイントで示すので会議の要約に最適で、timestamper ツールでは会議の洞察を誰でも手動でハイライトすることも可能です。
3.会議後の振り返りを送信する
電話の最後に、アクションポイントを強調することを述べましたよね？では、会議の後にもう一度やってみましょう。
しかし、アタカマ砂漠の夜空のように、各メンバーの集中力を高めたいものです。忘れてしまったり、混乱してしまったりしたときに、反論の余地のない行動指針を示し、全員が同じページに立つ必要があるのです。
誰かが自分のすべきことを再確認したい場合、あるいは他の同僚が何らかの理由でミーティングを欠席した場合、頼れる唯一の情報源を持っているべきです。
tl;dvユーザーインタビューのためのUXリサーチリポジトリとしてよく使われる、「UXリサーチリポジトリ」が役に立つ。ミーティング終了後、様々なタイムスタンプ（そのうちの1つは最後のアクションポイント）をハイライトリールにマージし、短いclip 、メールやSlackで全員に送ることができる。
会議の効率化は、会議の中でしか達成できなかった時代は終わりました。会議が終わるたびに総括を送ることで、全員の次のタスクが明確になることはありえない。
4.会議後のフィードバックと洞察の収集
誰もが会議の途中で適切な言葉を思いつくわけではありません。時には、創造力を沸騰させるための時間が必要な場合もあります。会議が終わった後でも、会議参加者の洞察を促せば、洞察の時間を通話だけに限定した場合よりもはるかに良いフィードバックが得られるでしょう。
アイデアを形にするには時間がかかりますし、誰もが人前で話すことができるわけではありません。また、誰もが人前で話すことができるわけではありません。
5.悪魔の代弁者
会議がイエスマンの集まりのようになり始めたら、悪魔の代弁を始める必要があります。純粋な合意だけでは、あまり効率的ではありません。アイデアは批判されることで強化される。
ある考えや目標に全面的に賛成している場合でも、反対側の立場に立ってみる。たとえ馬鹿げていると思われるようなことでも、異論を唱えてみましょう。そのアイデアについて、より深く話をすることを恐れない。物事に少しスパイスを加える。
時々、悪魔の代弁者を演じなければ、チームはバイアスに陥り、ユーザーが何を求めているか、どうすればそれを与えられるかという先入観から、全員がすべてに同意することになりかねません。このようなバイアスの芽を早めに摘み取ることで、製品開発会議の効率は飛躍的に向上するはずです。
ユーザー調査の偏りを防ぐには、「ママ・テスト」が効果的です。また、このテストは、チームに新しいアイデアを提示する際にも活用することができます。
