3時間以上の会議はともかく、30分の会議をフリーハンドで書き写すのは大変な作業だ。誰かがいつも誰かの話を聞き流したり、早口でまくしたてたり、専門用語の羅列についていけなかったり......気がつくと会議の議事録がわからなくなり、もはや会話に参加できていない。
1時間の音声を書き起こすのにかかる平均時間は約4時間であることをご存知でしょうか。しかし、簡単に10時間に達することもあるため、最低4時間としているテープ起こし業者もいます。
次の会議が心配ですか？できるだけ簡単な方法で会議を書き起こす方法を説明しましょう。その前に、会議のテープ起こしとは何でしょうか？
会議のテープ起こしとは？
会議の書き起こしとは、会議中の会話（ビデオやオーディオをテキストに変換）を文章に変換することです。 手作業で行うこともできるし（面倒な方法）、AIを搭載したソフトウェアを使って自動的に行うこともできる（迅速で簡単な方法）。
最近のテープ起こしソフトは 会議中の会話を会議中の会話を高い精度で書き起こし、記録することができます。テープ起こしは、オフィスでの会議、役員会議、就職面接、さらには法的手続きでも一般的に行われています。
AIを搭載したツールを使えば、ディスカッションの要約、重要ポイントの確認、説明責任の確保が容易になります！さらに良いことに、これらのテープ起こしツールの多くは、会議メモをCRMシステムと自動的に同期させたり、会話の文脈に基づいてフォローアップのリマインダーを送信するなど、通話後のワークフローを自動化することができます。
なぜ会議の記録なのか？
ステップバイステップのガイドに入る前に、会議の書き起こしのメリットを知っておくことが重要です。それほど必要ないと思う人もいるかもしれないが、今はAIのレンズを通して書き起こしを見ることも不可欠なのだ。
AIアナリティクスを使えば、顧客との会話から情報を引き出し、迅速かつ効率的に戦略や戦術を構築し、優先順位を調整することができます。明確な目標と実行可能な結果が効率を高めるため、効果的な会議はチームのパフォーマンスを25%向上させます。
ここでは、会議を書き写すべき4つの主な理由を説明します：
- 会議のリポジトリを作成する。
- 情報にアクセスしやすくなる。
- 会議データを検索可能にする。
- コンプライアンスを確保するのに役立つ。
1.ミーティング・レポジトリを作成する
会議の記録を書き写すことは、議論の永久的な記録になります。こうすることで、すべての重要な部分、行動ポイント、指定された責任がフォローアップされ、将来参照するために簡単にアクセスできるようになります。
過去のディスカッションをすぐに参照できるため、説明責任を高め、整理整頓を維持することができる。また、チームメンバー間の誤解を解くのにも最適だ。
2.情報にアクセスしやすくなる
会議のテープ起こしは、聴覚障害者の情報への平等なアクセスを確保する上で極めて重要な役割を果たします。文字起こしやキャプションがなければ、多くの人が議論に十分に参加できず、重要な決定事項や行動項目、会議全体の状況を把握することが難しくなります。
文書で記録を残すことで、チームが同じ情報にアプローチするための別の媒体を提供することができます。さらに、記録はユーザーが自分のペースでミーティングを見直すのに役立ちます。これは特に、何らかの理由でリアルタイムでミーティングに参加できなかったチームメイトを補充するのに役立つ習慣です。非同期の仕事チームには最適な練習方法です。
3.会議データを検索可能にする
トランスクリプトを使えば、ユーザーは会議の重要なポイント、アクションアイテム、決定事項を超簡単に見つけることができます。AIの要約とメモを使えば、重要な部分が強調されて表示されるため、さらに一歩進んだ使い方ができます。
しかし、会議の中で特定の何かを探しているのであれば、キーワードやトピックで検索し、議論の特定の部分を見つけることができるため、録音でトランスクリプトがあった方がはるかに簡単です。
4.コンプライアンスの確保に役立つ
大きな「C」の字は少し気が重くなるかもしれないが、専門的な環境、特に機密データを扱う場合は、厳格なポリシーに従わなければならない。これには、法律業務や医療サービスだけでなく、顧客対応業務も含まれる。
GDPRなどのデータ規制を確実に遵守するため、最新で正確な会議記録が求められます。トランスクリプトは、法的および規制上の義務を満たすのに役立つため、コンプライアンスの悩みを解決します。
会議のテープ起こし
会議のテープ起こしは、時間がかかり、退屈で疲れることもあれば、素早く簡単で効率的なこともある。それはすべて、会議を手作業で書き写すか、AIソフトウェアを使うかにかかっている。
どちらの方法で会議を書き写すかを見て、どちらがあなたやあなたのビジネスに適しているかを判断してください（もうお分かりだと思いますが！）。
手動で書き写す
手作業によるテープ起こしでは、人が会議を聞き、リアルタイムまたは録音から発言内容をタイプアウトする必要があります。より正確で文脈を認識できる反面、時間と労力がかかります。
ライブでテープ起こしをする場合、速記を使えば会話についていけるが、長時間の通話では疲労が蓄積する。その結果、AIでは陥りにくいミスが発生する可能性がある。長時間の会議では、法律、医療、研究など、スピードよりも正確さが重視される場面では、手作業によるテープ起こしが最適です。
手動テープ起こしの長所
- より高い精度。人はAIよりも、口調やアクセント、話し言葉の重なりなどのニュアンスを認識できる。
- より良い文脈認識。人間が要約し、誤りを訂正し、テキストをより自然にフォーマットすることができる。
- カスタマイズ可能なフォーマット。手動テープ起こしでは、重要なポイントを要約したり、話者をより明確に区別するなど、パーソナライズされた構成が可能です。
手動テープ起こしの欠点
- 時間がかかる。タイピングのスピードにもよるが、1時間の会議を書き起こすのに3～4時間かかる。手書きなら、忘れてしまった方がいいかもしれない。
- 労働集約的。高度な集中力を必要とし、長時間の会議は疲れる。
- 費用がかかる。プロのテープ起こし業者やサービスを雇うには費用がかかります。
最小限の対話しかない小規模な会議であれば、手作業によるテープ起こしは可能かもしれません。しかし、長時間のディスカッションや複雑なディスカッションでは、手作業による校正と自動化ツールを組み合わせることで、精度と効率のバランスをとることができます。
オートメーションへの依存
自動テープ起こしでは、AIを搭載したツールを使用して、音声をリアルタイムまたは録音からテキストに変換します。AIを活用したサービスの多くは、音声認識、話者の特定、タイムスタンプを提供します。さらに高度なツールでは、感情分析やユーザーの声のトーンの分析も可能です。
自動トランスクリプトの最も優れた点は、迅速で、コスト効率が高く、簡単に検索できることです。問題に気づいたら編集したり、書き起こしにコメントを追加したり、要約やミーティングメモを（特定のテンプレートで）作成することもできます。最終的には、CRMや文書作成ツールに自動的に記入するために使用することができるので、あなたは指一本動かす必要がありません。
自動化ツールを使って会議を書き起こすには、通常通り会議に参加し、会議レコーダーも会議に参加していることを確認するだけです。レコーダーはバックグラウンドで自動的にディスカッションの内容を書き起こします。
自動テープ起こしの長所
- 迅速で効率的。トランスクリプトは数時間ではなく数分で作成されます。また、AIが疲弊することもないため、トランスクリプトを大規模に作成することができます。
- 費用対効果。多くのAIツールは、人間のテープ起こし担当者を雇うのに比べ、無料または低コストのプランを提供しています。
- 検索＆編集可能。AIが生成したテキストは簡単に検索できるので、文書作成やレビューに便利です。
自動テープ起こしの欠点
- 精度にばらつきがある。AIは訛りや背景の雑音、複数の話し手の話し言葉に苦労することがあります。また、重要な専門用語や頭字語、業界特有の専門用語などを事前に認識するようにプログラムされていないと、聞き逃してしまうこともある。
- 話者の識別の問題。ツールによっては音声の帰属を誤るものがあり、手作業による修正が必要。
- プライバシーの問題。クラウドベースのサービスに音声や記録を保存すると、特に機密性の高い会議ではセキュリティ上のリスクが生じる可能性がある。
自動トランスクリプトは、スピードが優先される複数の発言者がいる大規模な会議に最適です。迅速なドキュメンテーションが必要だが、100％の正確さを必要としないビジネスでは、AIツールが非常に役立ちます。また、日常的なチームミーティング、ウェビナー、ブレーンストーミングセッションにも適しています。
正しい議事録作成ツールの選び方
膨大な数のテープ起こしツールがある中で、ニーズに合ったものを選ぶには慎重な検討が必要です。機能、ユーザーレビュー、使いやすさ、コストパフォーマンスなどを総合的に判断する必要があります。重要な要素をいくつか見てみましょう：
- 精度とAI機能。そのツールは高度な音声認識を使用していますか？一度に複数の通話でインサイトを比較できるように、マルチミーティングインテリジェンスのような機能を備えていますか？通話後の自動化のためのAIエージェントワークフローを備えているか？
- カスタマイズオプション。カスタム用語や会議で頻繁に使用される名前をAIに学習させることはできますか？自動的にフィラー語を削除して、トランスクリプトをスッキリさせることができますか？
- スピーカー認識。複数のスピーカーをどの程度区別し、手動で調整できますか？
- 統合とアクセシビリティ。テープ起こしツールは、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetビデオ会議プラットフォームに対応していますか？トランスクリプトをさまざまな形式でエクスポートできますか？CRMやプロジェクト管理ツールと統合して、シームレスなワークフローを実現できますか？
- セキュリティとコンプライアンス。そのツールはデータ保護規制に準拠していますか？暗号化されたストレージと安全なアクセス制御を提供していますか？
これらの要素を考慮することで、正確性、安全性、使いやすさを確保しながら、組織のニーズを満たすテープ起こしツールを選択することができます。
tl;dvを使って会議を書き起こす
tl;dvは、無料であなたの会議を録音、書き起こし、要約することができる人気のAI会議アシスタントです。tl;dvは、以下のような一般的なビデオ会議プラットフォームを介して会議に参加することで機能します。 ZoomやGoogle Meet、MS Teamsなどの人気のビデオ会議プラットフォームを介して会議に参加することで機能する。
tl;dvでは、カスタムミーティングノートテンプレートを作成することができます。これにより、tl;dvのAIにメモのフォーマットや構成を指示することができます。これにより、どのような状況でも効果的な会議メモを作成することができます。
基本的には、トランスクリプト、サマリー、メモを読みやすく、スキャンしやすいように整理します。カスタマイズが可能なため、他のテープ起こしツールよりも優れていますが、同様の機能を提供しているツールもあります。 Fireflies, Tactiqおよび Otterが思い浮かぶ。
tl;dvや同様のプラットフォームのもう一つの素晴らしい点は、会議メモをCRMと自動的に同期できることだ。ダイヤルアップ接続、MySpace、VHSレンタルと同じように、顧客との通話後にCRMを手動で埋める時代は終わったのです。コール後のワークフローを合理化することで、人間の担当者やエージェントは、他にもっと有効に使えるはずの膨大な時間を節約することができます。
セールスコールを記録するために会議の書き起こしをするのであれば、スピーカー分析ダッシュボードを備えたツールを選ぶとよいでしょう。これは、Fireflies、Tactiq、Otter ないものです。 Gong, Modjoあるいは Avomaのような販売に特化した機能がある。
営業マネージャーとして、tl;dvを使って定期的なレポートを作成し、一度に何件もの通話で希望するトピックをカバーする定期的な最新情報を受け取ることもできます。例えば、価格に関する異議申し立てを含むすべての営業担当者のコールをカバーする週次レポートを受け取ることができます。頻度を設定します。tl;dvはチームのコールを統合し、タイムスタンプ付きの詳細なレポートを提供するので、重要な部分をスキップすることができます。ここまでリストアップした他のツールの中で、Gong この機能を持っているが、その分プレミアムを支払うことになる。
Google Meet 録音やその他のトランスクリプトを翻訳したい場合は、通話中に話されなかった言語も含めて、複数の言語に翻訳するツールを選ぶのが賢明です。ほとんどのツールはこれを行いますが、量に多少の差があります。例えば、tl;dvは40以上の言語に翻訳しますが、Otter 3つの言語に限定されています。
会議録音のベストプラクティス
よく構成された会議のテープ起こしは、明確で正確で、ナビゲートが簡単です。手作業でテープ起こしする場合でも、AIを搭載したツールを使用する場合でも、これらのベストプラクティスに従うことで、有用でプロフェッショナルなテープ起こしが可能になります。
明確性と完全性の確保
議事録は、会議のディスカッション全体を把握しつつ、理解しやすいものでなければなりません。手作業で書き起こしている場合は、通話を録音しておくと、難しい箇所をもう一度見直して正確さを確認することができます。
たとえば、話し手がつぶやいたり、早口で話したりする場合、録音をもう一度聞くことで、不明瞭な言葉を明確にすることができます。チームがSEO（検索エンジン最適化）やKPI（重要業績評価指標）のような略語を頻繁に使う場合は、後で記録を読む人が混乱しないように、少なくとも一度はスペルを明記しましょう。
各スピーカーが正しく識別されていることを確認してください。自動テープ起こしツールがこれを代行してくれるはずですが、時にはミスを犯すこともあるので、常にダブルチェックを行いましょう。例えば、2人の声が似ている場合、AIが2人の引用を誤って帰属させ、その後の対応に混乱を招く可能性があります。
可能であれば、より明瞭にするためにフィラー語を削除してください。"um "や "uh "をすべて書き写す必要はありません。自動トランスクリプトツールの中には、自動的にフィラー語を取り除くものもあります。例えば
「予算を増やした方がいいと思うんだ。
きれいに書き写すとこうなる：
"予算を増やすべきだと思う"
正確さのための校正と編集
AIが作成したトランスクリプトであっても、アクセント、背景のノイズ、音声の重なりが原因でエラーが発生することがあります。トランスクリプトが正確であることを確認するために、エラーを調べて修正してください。
例えば、AIは「売上が急上昇している」と早口で言うと、「帆が急上昇している」と誤解するかもしれない。財務に関する会話であれば、このような誤りは不必要な混乱を引き起こす可能性がある。
単語が抜けていないか、空白がないか、聞き間違いがないかをチェックする。句読点や文法の間違いがあれば、今がそれを正すチャンスです。例えば、"Let's eat, Grandma "と "Let's eat Grandma "は、句読点だけで全く意味が異なります。アクションアイテムにこのような問題が出てきては困ります！
最後に、技術的な略語が正しく転写されていることを確認する。特にAIツールは、頭字語の書き取りに問題が生じる可能性がある。例えば、誰かが「CMS」（Content Management System）と言った場合、AIはそれを「See mess」と誤訳し、誤解を招く書き起こしになる可能性があります。
読みやすさを追求したテープ起こしのフォーマット
結局のところ、トランスクリプトは読まれるためにあるのです。同僚が最大限に活用できるよう、きちんと整理してスキャンしやすくしたいものです。
発言者のラベルをはっきりと使い、太字にすることで、原稿を追いやすくします：
ジョン：「第3四半期の予算を確定する必要がある」
サラ：「同意。来週フォローアップの予定を立てよう」。
誰かが長時間話した場合は、文章を区切る。長い段落はスキャンしにくい。例えば
「私たちは素晴らしい四半期を過ごし、予定よりも早く売上目標を達成することができました。当社のマーケティング・チームは、ソーシャルメディア、Eメール、検索連動型広告など、複数のプラットフォームでキャンペーンを展開し、成功を収めました。また、顧客エンゲージメントも顕著に増加しました。"
このように分割する：
「我々は素晴らしい四半期を過ごし、予定よりも早く売上目標を達成した。
当社のマーケティング・チームは、以下のような複数のプラットフォームでキャンペーンを成功させ、この実現に貢献した：
- ソーシャルメディア
- Eメール
- 有料検索
また、顧客エンゲージメントも顕著に向上した。
必要であれば、重要な情報にタイムスタンプを加える。例えば、重要な決定が[12:35]になされた場合、その時刻を記しておけば、後ですぐに参照できる。AIトランスクリプションツールは、トランスクリプトを読みやすくフォーマットしてくれるはずですが、チェックしておいて損はありません。
考慮すべきこと
最も正確で高品質なテープ起こしを行うためには、いくつかの基本的な事項を考慮する必要があります。以下の点を確実に守っていただければ、問題はありません：
正確さ：記録はできるだけ明確に
テープ起こしの最大の課題の1つは、特に専門用語や業界特有の用語、複数のアクセントを扱う場合に、正確性を確保することです。
例えば、医療チームが「心筋梗塞」（心臓発作）について議論している場合、AIが医療用語の訓練を受けていなければ、「移行分画」と誤って書き写す可能性がある。カスタム・ボキャブラリー機能を備えたツールであれば、業界用語をあらかじめ登録しておくことで、精度を高めることができる。
さらに、チームが高品質の オーディオ・セットアップを備えていることを確認してください。マイクの性能が低いと音声が歪み、「データ漏洩」を「データビーチ」と聞き間違えるなどのミスにつながります。外部マイクを使用し、スピーカーが明瞭に発音するようにすれば、テープ起こしのミスを大幅に減らすことができます。
最後に、トランスクリプトを手作業で校正し、句読点を整え、誤りを発見する。
発言者の識別会議参加者に正しくラベルを貼る
構造化されたトランスクリプトは、各スピーカーを明確に識別するため、ディスカッションをフォローし、誰が何を言ったかを特定しやすくなります。しかし、自動化された発言者検出は必ずしも完璧ではありません。
例えば、ジョンとサムのように声が似ている2人が話している場合、AIはサムの言葉を誤ってジョンに当てはめてしまうことがある。必要な場合は必ず手動で修正してください。
発言者の識別を向上させるもう一つの方法は、会議中の明確な順番取りを奨励することである。複数の人が互いに話をかぶせてしまうと、AIが発言をひとつに統合してしまい、次のような文章になってしまう可能性がある：
「でも、マーケティングはどうするんだろう？
スピーカー間の明確なトランジションを促すことで、ライブと書き起こしの両方の読みやすさが向上する。
守秘義務機密情報の保護
会議の書き起こしには、財務報告書、法的な議論、従業員の個人データなど、会社の機密情報を保存することがよくあります。適切なセキュリティがなければ、テープ起こしは漏洩や不正アクセスの危険にさらされる可能性があります。
機密性を確保するには、業種に応じてGDPR、CCPA、HIPAA、SOC2などのデータ保護法に準拠したテープ起こしツールを使用します。例えば、医療業界であれば、患者情報の機密性を確保するためにHIPAAへの準拠が不可欠です。
もう一つのグッドプラクティスは、議事録への アクセスを制限することである。例えば、会議の議事録に給与に関する議論が含まれている場合、人事部および関連する役員のみがアクセスできるようにする必要があります。パスワードで保護されたストレージや 役割ベースのアクセス制御（RBAC）は、露出を制限するのに役立ちます。
機密性の高い会話については、セルフホスト型のテープ起こしツールや暗号化されたクラウドストレージを検討してください。たとえば法律事務所では、顧客情報が社内ネットワークから外部に漏れることがないよう、オンプレミスのテープ起こしソフトウェアを選択することができます。
場合によっては、記録を共有する前にディスカッションを匿名化する必要があるかもしれない。例えば
「財務部のジェームズは、マーケティング予算を15％削減することを確認した。
と書くこともできる：
"財務チームの担当者は、マーケティング予算が15％削減されることを確認した"
テープ起こしでよくある間違い
高度なツールを使っても、テープ起こしのミスは起こり得ます。ここでは、よくある落とし穴と、テープ起こしの際にそれを避ける方法をご紹介します。
- 句読点の誤りや文脈の欠落。 AIは "Let's eat, Tim"ではなく、"Let's eat, Tim"と書き写すかもしれません。常に明瞭になるように校正してください。
- 同音異義語と誤訳。発音が不明瞭な場合、AIは「the board met」を「the bored met」と聞き間違える可能性がある。手動チェックにより、文脈に沿った正しい表現が保証されます。
- フィラーワードの削除の失敗。"えーと、売上を上げるべきだと思います"ではなく、"売上を上げるべきだと思います"に直してください。ツールによっては、自動的にフィラーワードを削除してくれるものもある。
- 誤字脱字と専門用語。AIが「Wi-Fi」を「Why fi」と訳してしまい、文章が混乱してしまうことがあります。カスタム語彙機能はこれを防ぐのに役立ちます。
よくあるご質問
会議の議事録作成方法について、よくある質問を集めました。社員が会議に費やす時間は年間392時間にものぼります。このページをブックマークしておき、迅速な回答が必要なときに戻ってきてください。
1.テープ起こしの一般的な作業時間は？
ツールにもよりますが、AIによるテープ起こしは、会議の進行中、または通話終了後数分で完了します。ただし、複雑な議論の場合は、書き起こしを編集する必要があるかもしれません。
手作業によるテープ起こしは、一般的に長時間を要する作業です。1時間の会議を書き起こすだけでも、4～6時間かかることもあります。
2.自動テープ起こしツールの仕組み
自動テープ起こしツールは、AIとNLP（自然言語処理）を使って話し言葉をテキストに変換します。これらのツールは通常、音声を音韻成分に分解して単語を特定する。文法や構文を分析することで、AIは文脈を理解し、異なる話者を識別することもできます。
AIツールは、読みやすいようにトランスクリプトをフォーマットし、句読点を付け、通話後にトランスクリプトを洗練させ、メモ、要約、ハイライトを抽出する。
3.AIが生成する成績証明書の精度は？
AIによるトランスクリプトの精度は、いくつかの要因に左右される：
- オーディオ品質。 バックグラウンドノイズを最小限に抑えたクリアな録音は、より正確な結果を生み出します。
- 話者の明瞭さ。 明瞭でテンポの良い話し方は、テープ起こしの質を高めます。ブツブツとつぶやいたり、早口で話したりすると、AIが正確に書き起こせないことがあります。
- 専門用語。カスタム語彙機能がない限り、AIは専門用語に苦労するかもしれません。
- アクセント。AIソフトウェアによっては、地域のアクセントが書き起こしの正確さに影響することがあります。
- AIモデルの高度化。 市場に出回っている多くのAIツールは、85～90％の精度を達成することができますが、ほとんどの場合、細かなエラーを修正する必要があります。
法律、医療、企業で使用する場合は、AIが作成した原稿を100％の精度で確認し、編集するのが最善です。
4.会議の記録は誤りのために編集できますか？
はい！ほとんどのテープ起こしツールでは、不正確な箇所を修正するための手動編集が可能です。通常、音声の一部とトランスクリプトの対応する部分を比較して、AIが間違えた部分を編集することができます。また、話者のラベルを確認し、文法や句読点の誤りを修正するのもよい方法です。
5.議事録作成から最も恩恵を受ける業界は？
会議のテープ起こしは、文書化、アクセシビリティ、生産性の向上など、さまざまな業界で利用されています。ここでは、テープ起こしが最も有益であると考える業界をいくつかご紹介します：
- ビジネスと企業 トランスクリプトは、企業が意思決定を追跡し、要約を作成し、業界規制へのコンプライアンスを確保するのに役立ちます。また、営業やCSによる顧客との通話にも最適です。
- 法律弁護士は、正確な法的記録を維持するために、宣誓証言、法廷審理、クライアントとの打ち合わせにテープ起こしを使用します。
- ヘルスケア 医師や医療専門家は、患者の記録、診察、HIPAA遵守のためにトランスクリプトを頼りにしています。
- 教授、研究者、学生は、講義、インタビュー、定性調査にテープ起こしを利用します。
今日から会議のテープ起こしを始めよう
会議のテープ起こしは単なる利便性ではなく、生産性、アクセシビリティ、文書化を向上させる強力なツールです。手作業によるテープ起こしは正確な反面、時間がかかり、他にもっと有効な方法があるはずのマンパワーを浪費します。手作業によるテープ起こしは、正確さが絶対不可欠な場合にのみ使用してください。
一方、AIが生成するトランスクリプトは、高い正確性、話者の識別、要約、メモ、ハイライトを備えたトランスクリプトを軽快なスピードで提供する。
どのような方法で会議を書き写すにせよ、重要な洞察や決定事項、行動項目が失われないよう、文書で記録することは常に重要です。ここで紹介するベストプラクティスに従うことで、明瞭かつ正確で、チームメイトが読みやすい議事録を作成することができます。
tl;dvは、通話録音、書き起こし、要約を無制限に無料で提供して います！
