효과적인 회의 노트 작성은 높은 성과에 비해 항상 그 가치를 인정받지 못하는 기술입니다. 메모를 잘하면 업무가 즉각적으로 개선되고, 적극적으로 경청하고, 더 체계적으로 정리할 수 있으며, 새로운 기술을 통해 더 강력한 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.
하지만 대부분의 사람들은 노트 필기가 구식이라거나 필요하지 않다고 생각하는 등의 이유로 노트 필기에 빠져들지 않습니다. 하지만 이는 사실과 거리가 멀죠.
메모를 잘 하지 않는 사람들은 종종 엉뚱한 것에 집중해 회의가 끝난 후 가치가 없는 정보만 남기게 됩니다. 이 모든 것의 주된 이유는 좋은 노트 필기가 상당히 어렵기 때문이며, 자신과 다른 사람들을 위해 좋은 노트 필기의 기술을 익히려면 어느 정도의 의식과 훈련, 그리고 꾸준한 연습이 필요합니다.
디지털과 상호 연결된 세상, 즉 Zoom 회의가 일상화되고 주의 집중 시간이 점점 짧아지는 세상에서 메모의 중요성은 점점 더 커지고 있습니다.
브레인스토밍 세션, 고객 미팅, 영업 통화, 팀 회의, 인터뷰, 사용자 조사 등 어떤 상황에서든 메모를 하면 시간을 절약하고 업무와 개인 생활의 생산성을 높일 수 있습니다. 이 글에서는 노트 필기의 정의, 몇 가지 노트 필기 기법, 최고의 회의 노트를 작성하는 팁을 다룹니다.
목차
미팅 노트란 무엇인가요?
회의 노트는 회의 진행 과정을 기록한 기록으로, 메모 작성자의 의견이나 개인적인 관찰이 포함될 수 있습니다. 노트는 일반적으로 개인용이지만 때로는 팀 전체를 위한 것이기도 합니다.
팀이나 조직 전체를 위한 회의 노트의 경우, 회의의 실제 의미와 회의에서 나온 결정을 훼손하지 않으면서 회의 내용을 정확하게 기록할 수 있도록 충분한 교육을 받고 숙련된 전문 메모 작성자에게 노트를 작성하는 작업을 맡기는 경우가 대부분입니다. 회의 노트는 기록 보관뿐만 아니라 모든 사람에게 회의 내용을 업데이트하고 회의에 참석하지 못한 팀원들이 회의 내용을 확인할 수 있도록 하는 데에도 중요합니다.
회의 노트에서 타협할 수 없는 한 가지가 있다면 그것은 바로 정확성, 즉 노트 작성자가 노트의 명확성을 절대적으로 유지할 수 있는 능력일 것입니다. 정확한 회의록이 제출되어 공식적이고 정확한 회의 기록으로 승인될 때까지 회의는 끝나지 않으므로 회의록은 조직의 공식 회의 기록으로 사용될 때 그 중요성이 매우 큽니다.
회의 노트는 정확히 회의 녹취록이 아니며 회의록과도 동일하지 않습니다. 하지만 회의 노트에는 일반적으로 회의록 및 녹취록과 동일한 내용이 많이 포함되지만 더 짧은 버전으로 작성됩니다. 회의 노트에는 실행 항목, 결정 사항, 다음 단계 등 무엇이든 포함할 수 있습니다.
회의 노트는 회의록과 동일한가요?
아니요. 회의 노트는 회의록과 다릅니다. 그리고 둘 다 녹취록과도 다릅니다. 회의 노트는 비공식적일 수 있는 회의 기록이지만 회의록은 항상 공식적이며 시간 순서대로 기록됩니다. 회의록은 회의 안건에 따라 작성되며 회의에서 논의된 내용, 결정 사항, 회의의 다양한 상황과 참석자들에 대한 일정을 반영합니다.
회의록은 회의의 짧은 버전입니다. 녹취록은 회의에 대한 정확한 단어 단위의 기록이므로 다른 회의록과 동일하지 않습니다. 회의 노트, 회의록, 녹취록은 서로 다르지만 대부분의 경우 같은 용도로 사용할 수 있습니다.
회의록은 항상 공식적으로 작성되며 회의 내용을 요약한 짧은 버전입니다. 회의록은 일반적으로 템플릿을 따르며 회의에 참석한 다양한 이해관계자가 회의록이 회의에서 일어난 일을 부정확하게 반영하지 않는다는 데 동의하는 과정을 거쳐 승인받아야 합니다. 회의록은 항상 회의 참석자뿐만 아니라 회의에 참석하지 못한 참가자에게도 공유됩니다. 다른 이해관계자들도 필요한 경우 회의록 사본을 받을 수 있습니다. 그러나 회의록은 비공식적이고 심지어 회의 참석자에게 개인적인 내용일 수도 있습니다.
예를 들어, 회의 내용을 개인적인 용도로 메모하고 전체 팀과 공유하지 않기로 결정할 수 있습니다. 메모는 회의록만큼 상세하지 않을 수 있으며 메모를 작성하는 사람의 선호도에 따라 전체 안건 항목을 제외할 수도 있습니다. 다시 말하지만, 메모는 일반적으로 템플릿을 따르지 않으며 공식적인 승인을 받을 필요도 없습니다.
회의 노트가 중요한 이유
1. 문서 결정
어떤 사람들은 기억력이 예리한 반면, 어떤 사람들은 대화나 회의 중에 어떤 결정이 내려졌는지 잊어버리는 경향이 있습니다. 노트를 작성하면 팀원들이 토론에서 내린 결정을 기억하는 데 도움이 될 수 있습니다. 회의 노트는 팀원들의 책임감을 유지하는 데도 유용하며, 나중에 프로젝트 진행 과정에서 참고할 때 유용하게 사용할 수 있습니다.
팀의 모든 구성원이 나중에 노트를 참조할 수 있도록 하는 한 가지 방법은 특정 위치에 노트를 저장해 중앙 정보 소스 역할을 하는 것입니다. tl;dv는 조직의 지식과 비디오 라이브러리를 위한 완벽한 저장소 역할을 할 수 있습니다. 회의와 안건에서 나온 모든 노트의 목록을 한 공간에 모아두면 누군가 외근을 나갔다가 팀이 이룬 성과를 검토하고 싶을 때 대화의 중요한 배경 지식을 얻을 수 있습니다.
2. 회의 개선
고객(외부)이나 팀원(내부)과의 미팅을 어떻게 진행했는지 되돌아보고, 전용 노트 필기 스케줄이 있다면 처음부터 얼마나 발전했는지 관찰할 수 있을 것입니다. tl;dv와 같은 타임머신을 사용하면 회의를 조율하고, 안건에 대해 이야기하고, 피드백을 고려한 다음 대응하여 모든 세션을 개선하는 방식을 개선하는 데 도움이 됩니다.
이는 저절로 이루어지는 것이 아닙니다. 시간을 투자하여 무엇이 효과가 없는지 파악하고 시간이 지남에 따라 회의를 개선해야 합니다. 회의 노트의 도움으로 프로세스의 효율성을 높일 수 있습니다. 이러한 노트가 타임스탬프가 찍힌 회의 동영상과 함께 제공되면 훨씬 더 좋습니다.
개선할 수 있는 점을 메모하고 개선 방법에 대한 개요를 적어보세요. 이 작업을 몇 번 반복하면 회의의 효율성을 높이고 모든 참가자에게 도움이 되는 몇 가지 개선 사항을 구현할 수 있습니다.
3. 성능 향상
누구도 같은 자리에 머물기를 원하지 않습니다. 누구나 직장에서 더 잘하고 싶고 저녁과 주말에 휴식을 취하고 싶어 합니다. 시간이 그 어느 때보다 소중한 곳(일명 스타트업)에서 일한다면 회의는 최선을 다하고, 순간을 기록하고, 결과물을 만들고, 아이디어를 제안하고, 피드백을 받을 수 있는 시간입니다.
이를 위해서는 노트 필기가 가장 좋은 방법입니다. 그러나 부족한 부분과 개념을 발견하여 작업을 개선할 수 있습니다.
4. 비동기식 참여 제공
회의에 참석할 수 없는 팀원이 있는 경우, 이전 회의 노트를 공유하면 해당 팀원이 회의 내용을 파악하는 데 도움이 되는 동시에 각자의 속도에 맞춰 의사 결정 과정에 참여할 수 있습니다. 일부 팀원들은 일정 충돌로 인해 회의에 참석하지 못할 수도 있지만, 회의 노트를 공유하면 회의가 진행되는 동안에도 의사 결정 과정에 참여할 수 있습니다. 가상 방식으로 이 작업을 수행하려면 tl;dv를 시작하고 Google 문서 도구와 마찬가지로 회의가 끝나면 회의 녹화 및 노트를 공유하세요.
5. 의미 있는 미팅을 만들어보세요!
누구나 Zoom 기억상실증에 시달립니다. 회의 중에 다른 회의나 대화를 위해 기억해야 할 내용을 메모해 두기로 한 순간이 있었을 수 있습니다. 하지만 다음날이 되면 기억이 나지 않는 경우가 있습니다. 기억하고 싶은 내용을 완전히 잊어버렸을 가능성이 높습니다.
드문 일이 아닙니다. 인간은 모임에서 많은 것을 기억하지 못합니다. 안타깝게도 기억은 최선의 선택이 아니며, 기억과는 거리가 멉니다.
인간의 기억과 기억력에 대한 연구로 잘 알려진 독일의 심리학자 헤르만 에빙하우스는 인간은 누구나 정보를 습득한 후 얼마 지나지 않아 정보를 잃어버리기 시작한다고 결론지었습니다.
노트 필기 기술
코넬 방법
코넬식 노트 필기법은 노트 페이지에 두 개의 열을 만드는 것입니다. 페이지 왼쪽에는 필기를 위한 작은 공간을, 오른쪽에는 주요 노트를 적을 수 있을 만큼 큰 공간을 남겨 두는 것입니다. 이제 이 두 열을 사용하는 방법은 이렇습니다. 왼쪽에는 회의에서 얻은 하이라이트와 핵심 아이디어만 적습니다. 오른쪽에는 각 하이라이트나 아이디어의 세부 사항을 적습니다. 대화가 한 주제에서 다음 주제로 넘어가면서 아이디어가 떠오르면 왼쪽 열에 아이디어를 적고 페이지 오른쪽에 자세한 설명, 견해, 의견을 적을 수 있습니다. 이러한 노트 정리는 많은 시간을 낭비하지 않고 아이디어와 그에 해당하는 세부 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 도와줍니다.
개요 방법
개요 방법은 회의에 서면 안건이 있을 때 유용합니다. 안건이 공유되면 바로 노트 필기를 시작할 수 있습니다. 안건을 사용해 노트의 개요를 작성하기만 하면 됩니다. 회의 안건의 주요 요점은 회의가 열릴 때 세부 사항을 기록할 주요 하이라이트로 활용하세요. 이 방법을 코넬 노트 필기 방법과 혼합해 사용하실 수도 있습니다.
사분면 방법
사분면 방법은 노트를 사분면으로 나눈 다음 각 섹션에 일반 노트, 개인 실천 항목, 팀원 실천 항목, 마지막으로 질문이라는 형식으로 레이블을 지정하는 것입니다. 일반 노트 부분에는 하이라이트, 아이디어, 핵심 요점을 적으세요. 그런 다음, 노트의 다른 부분을 지정된 콘텐츠에 사용하세요.
마인드 매핑 방법
브레인스토밍이나 기타 아이디어 발상 과정에서 마인드 매핑에 익숙하실 것입니다. 마인드 매핑은 메모를 하는 훌륭한 방법이라는 것이 밝혀졌습니다. 마인드맵은 어디서나 동일한 방식으로 실행할 수 있습니다. 안건과 회의 진행 과정을 사용해 중심 아이디어를 만들고 회의에서 공유된 아이디어의 다양한 연결 고리와 함께 가지를 만들기만 하면 됩니다. 마인드맵을 사용해 메모하는 것은 시각적 감각이 뛰어난 분이라면 즐거운 작업입니다.
가상 회의에서 노트 필기하기
세상은 점점 더 디지털화되고 있으며, 오프라인 회의보다 Zoom 및 Google Meet 에서 더 많은 회의가 열리고 있습니다. 조직은 점점 더 글로벌화되고 있고 remote, 가상 회의가 인기를 얻고 있습니다. Zoom 또는 Google Meet 에서 바로 메모를 작성할 수 있는 간편한 방법이 없을까 궁금하신가요? tl;dv는 설치하는 데 몇 초밖에 걸리지 않는 간단한 확장 프로그램입니다. 기본 앱과 원활하게 연동되어 자연스러운 느낌을 줍니다. tl;dv는 레코더 기능도 갖추고 있어 모든 회의에 유용합니다. 녹음을 클릭하기만 하면 봇이 자동으로 회의에 참여하여 화면에서 눈을 떼지 않고도 모든 메모를 입력할 수 있도록 사이드 패널을 제공합니다.
회의 노트에 가장 적합한 형식은 무엇인가요?
회의 노트에 가장 적합한 형식은 따로 정해져 있지 않습니다. 어떤 사람들은 일어나는 모든 일을 순서대로 기록하는 선형적인 방식으로 메모하는 것을 선호합니다. 다른 사람들은 제목과 글머리 기호를 사용해 생각을 정리하는 좀 더 체계적인 노트 필기를 선호합니다. 회의 노트를 작성하는 데 옳고 그른 방법은 없으므로 자신에게 가장 적합한 형식을 선택하세요.
회의 노트는 나만을 위한 것이 아니라는 점을 명심하세요. 회의에 참석하지 못한 다른 사람들과도 공유할 수 있습니다. 다른 사람들과 노트를 공유할 때는 명확하고 이해하기 쉬운 문장으로 작성하세요. 즉, 완전한 문장을 사용하고 모든 사람이 알 수 없는 약어나 약어는 피하세요.
프로처럼 회의 노트를 작성하려면 어떻게 해야 하나요? (노트 필기 팁)
1. 입증된 노트 필기 기법을 사용하세요.
여러분은 이미 일반적인 노트 필기 방법을 알고 계십니다. 어떤 방법이 가장 마음에 드시나요? 어떤 방법이 회의에 적합하다고 생각하시나요? 한 가지 방법을 결정해 두면 메모를 하고 싶을 때마다 고민할 필요 없이 더 빨리 행동으로 옮길 수 있습니다.
2. 그대로 필기하지 마세요.
회의 노트를 한 단어 한 단어 적는 것은 시간과 에너지를 낭비하는 일입니다. 회의는 많은 대화로 구성되지만 나중에 회의 노트를 읽는 사람들이 토론의 모든 내용을 반드시 읽어야 하는 것은 아닙니다. 대신 논의된 주요 이슈와 토론의 결과, 그리고 다음 단계를 기록하여 가장 중요한 업무에 집중할 수 있도록 하세요.
손글씨로 노트를 작성할 때는 속기 기호, 약어, 약어, 약어를 사용해 단시간에 익숙한 개념이나 문구를 페이지에 입력하세요. 나중에 속기가 무엇을 가리키는지 알 수 있도록 쓰기 전에 설명이나 핵심을 그려 놓으세요.
3. 노트 필기 템플릿이 유용합니다.
디자인된 노트 템플릿이나 회의록 템플릿을 사용하면 메모를 더 쉽게 작성할 수 있고, 작업 과정에서 노트를 만들거나 서식을 지정해야 하는 번거로움을 덜 수 있습니다. 누가 노트를 작성하든 회의 노트는 동일한 형식을 따르게 되고, 팀 안의 모든 사람들이 예상되는 정보를 알 수 있습니다.
4. 회의를 전담할 노트 필기자를 지정합니다.
회의를 주도하는 사람이라면 노트 필기와 다른 팀원들과의 대화를 동시에 진행하는 것이 어려울 수 있습니다. 중요한 회의를 담당하고 있다면 팀원 중 누군가를 초대해 대신 노트를 작성하도록 하세요. 자주 열리는 회의의 경우, 모든 사람이 대화에 참여할 수 있도록 노트 필기 담당자를 변경하세요.
5. tl;dv를 사용하여 대화 및 트랜스크립션 녹음하기
많은 팀이 원격으로 작업하기 때문에 회의에 대한 노트를 작성하는 대신 동영상을 녹화한 다음 공유하는 것이 더 간편합니다. Zoom 및 tl;dv 통합과 같은 통합 기능을 활용하여 회의를 녹화하고 트랜스크립션하여 팀원들이 나중에 트랜스크립션을 읽을 수 있도록 하세요. 회의 녹취록을 읽으면 일반적인 논의 내용과 가장 중요한 요소 및 조치를 한 눈에 쉽게 파악할 수 있습니다.
녹음을 하기 전에 전화 회의에 참여하는 모든 사람에게 녹음이 진행된다는 사실과 이 녹음의 사용 목적을 알리는 것이 중요합니다. 회의 일정에 따라 팀 슬랙 채널이나 트렐로 보드와 같이 팀원 모두가 녹취록에 액세스할 수 있도록 녹취록과 녹음 내용을 중앙의 한 곳에 공유하는 것이 중요합니다.
6. 가장 중요한 연락 지점을 강조하세요.
누군가 나중에 후속 조치가 필요한 사항을 언급하는 경우 해당 날짜에 그 사람의 이름을 적으세요. 이렇게 하면 나중에 답변을 찾거나 연락을 주고받고 싶을 때 해당 주제와 관련하여 누구와 이야기해야 하는지 알 수 있습니다.
이 접근 방식은 두 사람이 특정 문제에 대해 의견이 다를 때에도 유용합니다. 두 사람의 견해를 모두 파악하여 최종 결정의 근거로 삼을 수 있습니다.
7. 회의의 메모를 모든 참가자와 공유하세요.
회의가 끝난 후 후속 조치를 취하는 것은 당사자들이 결정된 사항을 인지할 수 있도록 하는 좋은 방법입니다. 누군가 이벤트나 회의에 불참한 경우, 그 사람은 회의 노트를 통해 회의 내용을 따라잡을 수 있습니다. 또한, 중요한 안건이 다루어지지 않은 경우, 팀원들은 후속 조치를 위해 노트에 추가할 수 있습니다.
회의 후 이해관계자들과 후속 조치를 취하는 경우, 해당 문서를 쉽게 공유하고 사용할 수 있는지 확인하세요. 팀 차원에서 모든 사람이 이 데이터의 위치와 나중에 검색할 수 있는 내용을 알 수 있도록 커뮤니케이션 계획을 세우세요.
회의에서는 놀라운 일들이 일어날 수 있습니다. remote , 하이브리드든 대면이든, 회의는 종종 놀라운 아이디어가 형성되고, 인큐베이팅되어 다음 큰 일을 위한 토대가 되는 곳입니다! 방법 알기
회의 노트 작성의 4가지 A는 무엇인가요?
회의 노트 작성에 정답은 없지만 4 A의 접근 방식은 많은 사람들에게 유용한 프레임워크를 제공합니다. 4 A는 정확성, 행동, 주의, 연관성의 약자입니다.
정확성
회의 노트는 정확해야 합니다. 즉, 무슨 말을 했는지뿐만 아니라 누가 했는지도 기록해야 합니다. 회의 중에 일어난 일에 대해 이견이 있는 경우, 노트를 사용하여 문제를 해결할 수 있습니다.
액션
회의 노트는 단순히 무슨 일이 있었는지 기록하는 데 그치지 않고 회의의 결과로 취해야 할 조치도 포함해야 합니다. 여기에는 특정 사람에게 작업 할당, 마감일 설정, 다음 단계에 대한 결정 등이 포함될 수 있습니다.
주의
정확하고 실행 가능한 노트를 작성하려면 회의에 주의를 기울여야 합니다. 즉, 방해 요소를 멀리하고 토론에 집중해야 합니다. 머릿속이 어지럽다면 무슨 생각을 하고 있었는지 메모해 두었다가 나중에 다시 돌아올 수 있도록 하세요.
연결
회의 노트를 작성할 때 가장 중요한 부분 중 하나는 노트를 회의 자체와 연관시키는 것입니다. 즉, 필요할 때 쉽게 찾을 수 있도록 노트를 정리하고 저장하는 시스템을 갖춰야 합니다. 여기에는 모든 회의 노트를 하나의 노트북에 보관하거나 컴퓨터에 각 프로젝트에 대한 폴더를 만드는 방법이 포함될 수 있습니다. 어떤 시스템을 선택하든, 자신에게 맞는 시스템인지, 필요할 때 노트를 쉽게 찾을 수 있는지 확인하세요.
결론
회의 노트를 작성하는 것은 회의 중에 일어난 일을 기억하고 실행 항목을 포착할 수 있는 중요한 방법입니다. 회의 노트 작성의 4가지 A는 노트의 정확성, 실행 가능성, 찾기 용이성을 보장하는 데 도움이 될 수 있습니다. 자신에게 가장 적합하고 이해하기 쉬운 노트 형식을 선택하세요. tl;dv를 사용해 미팅 비디오에 자동으로 타임스탬프가 일치하는 메모를 녹음하고 작성하세요.
