Составление эффективных заметок на совещаниях - навык, который не всегда получает заслуженную оценку для достижения высоких результатов. Правильное ведение записей может сразу же улучшить вашу работу, помочь вам развить активное слушание, стать более организованным и построить более прочные отношения с помощью ваших новых навыков.
Но большинство людей не занимаются нотописью по таким причинам, как мнение, что искусство нотописи архаично или не нужно. Это не может быть дальше от истины.
Те, кто делает заметки, часто сосредотачиваются не на тех вещах и в итоге получают информацию, которая не представляет для них ценности после окончания встречи. Основная причина всего этого заключается в том, что правильное ведение заметок - довольно сложная задача, и требуется определенное количество сознания, тренировок и постоянной практики, чтобы овладеть искусством делать хорошие заметки для себя и других.
Ведение заметок становится все более важным в нашем цифровом и взаимосвязанном мире, где встречи по адресу Zoom являются нормой, а продолжительность внимания становится все короче и короче.
Ведение блокнота может сэкономить вам массу времени и помочь стать более продуктивным на работе и в личной жизни, независимо от случая: мозговой штурм, встречи с клиентами, звонки по продажам, собрания команды, интервью, исследования пользователей и многое другое. В этой статье рассказывается о том, что такое конспектирование, о некоторых приемах конспектирования и советах по составлению лучших записей на совещаниях.
Оглавление
Что такое записи совещаний?
Заметки о совещаниях - это запись хода совещаний, которая может содержать мнения или личные наблюдения составителя заметок. Заметки, как правило, предназначены для личного пользования, но иногда их делают для всей команды.
В тех случаях, когда записи совещаний предназначены для команды или всей организации, задача составления записей чаще всего возлагается на профессионального нотариуса, который прошел обучение и обладает достаточной квалификацией, чтобы вести точные записи о совещании, не нарушая его смысла и решений, принятых на совещании. Записи совещаний важны не только для ведения протокола, но и для информирования всех о происходящем, а также для использования членами команды, пропустившими совещание.
Если и есть что-то, в чем не может быть компромисса, так это точность, которая включает в себя способность составителя записей сохранять абсолютную ясность в своих записях. Собрания не заканчиваются до тех пор, пока точные записи не будут представлены и утверждены в качестве официального и точного протокола собрания; вот насколько важны записи собраний при использовании их в качестве официальных протоколов организационных собраний.
Записи совещаний - это не совсем стенограммы совещаний, и не то же самое, что протоколы совещаний. Тем не менее, в записках совещаний обычно содержится многое из того же, что и в протоколах совещаний и, конечно, в стенограммах, но в более кратком варианте. Они могут содержать все, что угодно: пункты действий, решения, следующие шаги и многое другое.
Являются ли записи совещаний тем же самым, что и протоколы совещаний?
Нет. Записи заседаний - это не то же самое, что протоколы заседаний. И то и другое не то же самое, что стенограмма. Если заметки о собрании - это записи о собрании, которые могут быть неофициальными, то протоколы собраний всегда официальны и записываются в хронологическом порядке. Протоколы составляются в соответствии с повесткой дня собрания и отражают то, что было сказано, решения и сроки различных событий, произошедших на собрании, а также присутствующих на нем членов.
Протокол собрания - это краткая версия собрания. Стенограмма - это точный дословный отчет о встрече, что делает ее не похожей на другие. Несмотря на то, что эти три понятия: записи совещаний, протоколы совещаний и стенограммы - не одно и то же, в большинстве случаев они могут быть использованы для одних и тех же целей.
Когда речь идет о протоколе собрания, он всегда оформляется официально и представляет собой краткую версию стенограммы собрания. Как правило, они следуют шаблону и должны быть утверждены. Этот процесс включает в себя согласие различных заинтересованных сторон, присутствовавших на собрании, с тем, что протокол отражает неточность того, что происходило на собрании. Протоколы всегда предоставляются участникам собрания, а также тем, кто не смог присутствовать на нем. При необходимости другие заинтересованные стороны также получают копию протокола собрания. Однако протоколы собраний могут быть неформальными и даже личными для любого участника собрания.
В качестве примера можно привести решение делать записи на совещаниях для личного пользования и не делиться ими со всей командой. Заметки могут быть не такими подробными, как протоколы, и даже исключать целые пункты повестки дня в зависимости от предпочтений того, кто делает заметки. Опять же, они обычно не следуют шаблону и не нуждаются в официальном утверждении.
Почему важны записи совещаний
1. Решения по документам
Хотя некоторые люди обладают острой памятью, некоторые склонны забывать, какие решения были приняты во время разговора или встречи. Написание заметок может помочь членам команды запомнить решения, принятые в ходе обсуждения. Записи совещаний также могут использоваться для поддержания подотчетности членов команды, и к ним полезно обращаться позже в ходе проекта.
Один из способов обеспечить, чтобы все члены команды могли обратиться к заметкам в более позднее время, - хранить их в определенном месте, которое будет служить центральным источником информации. tl;dv может служить идеальным хранилищем организационных знаний и видеотекой. Составление списка всех заметок с собраний и повесток дня в одном месте может дать важный фон для разговора, если кто-то захочет просмотреть, что было сделано командой.
2. Улучшите свои совещания
Давайте оглянемся назад и посмотрим, как вы проводили встречи, будь то с клиентами (внешними) или членами вашей команды (внутренней); вы сможете увидеть, насколько далеко вы продвинулись с самого начала, если у вас есть специальный график ведения заметок. Наличие такой машины времени, как tl;dv , поможет вам улучшить то, как вы координируете встречи, обсуждаете повестку дня, а затем принимаете во внимание обратную связь и реагируете на нее, чтобы улучшить каждое заседание.
Это не то, что происходит само собой. Вы потратили время на то, чтобы выяснить, что не работает, и со временем усовершенствовать встречи. С помощью заметок, сделанных на совещаниях, вы повышаете эффективность своего процесса. Гораздо лучше, если эти заметки будут сопровождаться видеозаписями совещаний с временными отметками.
Обратите внимание на те моменты, которые можно улучшить, и напишите в общих чертах, как вы могли бы это сделать. Вы можете сделать это несколько раз, и у вас появится несколько улучшений, которые вы сможете внедрить, чтобы повысить эффективность ваших собраний и принести пользу всем участникам.
3. Улучшите свои показатели
Никто не хочет оставаться на одном месте. Все хотят добиться лучших результатов на работе, чтобы мы могли расслабиться по вечерам и на выходных. Если вы работаете в месте, где время ценится больше, чем где-либо еще (ака стартапы), ваши собрания - это время, когда вы можете показать себя с лучшей стороны, зафиксировать момент, создать результаты, предложить идеи и получить обратную связь.
Записи будут лучшим методом для достижения этой цели. Однако можно обнаружить пробелы и концепции, которые помогут улучшить вашу работу.
4. Предложить асинхронное участие
Если кто-то из членов команды не может принять участие в собраниях, обмен записями предыдущих собраний поможет ввести их в курс дела и даст им возможность участвовать в процессе принятия решений в своем собственном темпе. Некоторые члены команды могут не иметь возможности присутствовать на собрании из-за конфликтов в расписании, однако обмен записями собраний позволяет им принять участие в процессе принятия решений. Чтобы сделать это виртуальным способом, начните работу с tl;dv и делитесь записью собрания и заметками по завершении работы, как в Google Docs.
5. Сделайте ваши встречи значимыми!
Каждый человек страдает от амнезии Zoom . Возможно, у вас был момент на встрече, когда вы решили записать что-то, чтобы запомнить для другой встречи или разговора. Однако на следующий день вы этого не помните. Скорее всего, вы полностью забыли то, что хотели запомнить.
В этом нет ничего необычного. Люди не могут много помнить из собраний. К сожалению, память - не лучший выбор, и это далеко не так.
Герман Эббингауз, немецкий психолог, известный своими исследованиями человеческой памяти и запоминания, пришел к выводу, что все мы начинаем терять информацию вскоре после ее получения.
Техника ведения записей
Корнельский метод
Корнельский метод ведения заметок предполагает создание двух колонок на страницах для заметок. На левой стороне страницы вы оставляете небольшое пространство для записей, а на правой стороне - достаточно большое пространство для написания основных заметок. Теперь вот как вы используете эти две колонки. Левая сторона содержит только основные моменты и ключевые идеи, которые вы получили в ходе встречи. В правой части вы подробно описываете каждый момент или идею. По мере того как разговор переходит от одного к другому, появляются идеи, и вы можете записать их в левой колонке, а подробные объяснения, взгляды и мнения - в правой. Такая организация заметок помогает быстро находить идеи и соответствующие им детали, не тратя много времени.
Метод наброска
Метод конспектирования хорош, когда у вашего собрания есть письменная повестка дня. Когда повестка дня разделена, вы можете начать делать заметки. Все, что вам нужно сделать, это использовать повестку дня для создания наброска ваших заметок. Используйте ключевые пункты повестки дня в качестве основных моментов, ожидая деталей, когда встреча наконец состоится. Вы можете сочетать этот метод с Корнелльским методом ведения заметок.
Метод квадранта
Метод квадрантов предполагает разделение ваших заметок на квадранты, а затем присвоение каждому разделу названия в таком формате: общие заметки, личные пункты действий, пункты действий товарищей по команде и, наконец, вопросы. Запишите свои основные моменты, идеи и ключевые выводы в разделе общих заметок. Затем используйте другие части своих заметок для обозначенного содержания.
Метод Mind Mapping
Картирование мыслей может быть вам знакомо по мозговому штурму и другим процессам создания идей. Оказывается, mind mapping - это отличный способ делать заметки. Он выполняется так же, как и в любом другом месте. Все, что вам нужно сделать, это использовать повестку дня и ход встречи для создания центральной идеи и создания ответвлений, а также различных связей идей, которыми поделились на встрече. Использование ментальной карты для ведения заметок доставляет удовольствие, если вы визуальный человек.
Ведение записей на виртуальных совещаниях
Наш мир становится все более цифровым, и все больше встреч проводится на сайтах Zoom и Google Meet , чем на физических. Организации становятся все более глобальными и remote, поэтому виртуальные встречи приобретают такую популярность. Если вы задаетесь вопросом, есть ли простой способ делать заметки прямо на вашем Zoom или Google Meet, то ответ будет "ДА". tl;dv - это простое расширение, установка которого занимает несколько секунд. Оно легко сочетается с родным приложением и кажется естественным. tl;dv - это еще и диктофон, с которым вы сможете вести все свои встречи. Все, что вам нужно сделать, - это нажать кнопку записи, и бот автоматически присоединится к вашей встрече с боковой панелью, на которой вы сможете напечатать все свои заметки, не отрываясь от экрана.
Какой лучший формат для записей совещаний?
Не существует единого оптимального формата для записей на совещаниях. Некоторые люди предпочитают вести записи линейно, записывая все происходящее в том порядке, в котором оно происходило. Другие предпочитают делать более структурированные записи, используя заголовки и маркированные пункты для упорядочивания своих мыслей. Не существует правильного или неправильного способа ведения записей на собрании, поэтому выбирайте наиболее подходящий для вас формат.
Помните, что записи о собраниях нужны не только вам. Они также могут быть переданы другим людям, которые не смогли присутствовать на собрании. Если вы делитесь своими записями с другими, убедитесь, что они ясны и понятны. Это означает использование полных предложений и отказ от сокращений или аббревиатур, которые не все знают.
Как делать заметки на совещаниях как профессионал? (Советы по ведению заметок)
1. Используйте проверенную технику конспектирования.
Вы уже знакомы с распространенными методами конспектирования. Какой из них нравится вам больше всего? Как вы думаете, какой из них подходит для вашей встречи? Выбор одного метода поможет вам избежать необходимости каждый раз принимать решение о том, как делать заметки, и быстрее перейти к действиям.
2. Не записывайте дословно.
Записывая заметки о собрании слово в слово, вы тратите не только время, но и энергию. Совещание состоит из множества разговоров, но не каждый аспект обсуждения важен для тех, кто будет читать записи совещания позже. Вместо этого запишите основные вопросы, которые обсуждались, результаты обсуждения, а также все последующие шаги, чтобы вы могли сосредоточиться на самой важной работе.
Если вы пишете рукописные заметки, используйте стенографические символы, сокращения, акронимы или аббревиатуры, чтобы за короткое время перенести на страницу знакомые понятия или фразы. Обязательно нарисуйте объяснение или ключ до начала записи, чтобы впоследствии знать, о чем идет речь в стенограмме.
3. Полезны шаблоны для заметок.
Использование разработанного шаблона заметок или шаблона протокола собрания облегчит ведение заметок и избавит вас от необходимости создавать или форматировать их в процессе работы. Независимо от того, кто ведет записи, ваши заметки для совещаний будут соответствовать единому формату, и каждый человек в команде будет знать, какую информацию ему следует ожидать.
4. Назначьте стенографиста, который будет вести заседание.
Если вы ведете собрание, вам может быть трудно одновременно вести записи и вести беседу с другими членами команды. Если вы ведете важное совещание, вам следует пригласить кого-нибудь из вашей команды, чтобы он вел записи от вашего имени. Если вы проводите часто повторяющиеся встречи, поменяйте, кто будет вести записи, чтобы дать возможность всем принять участие в разговоре.
5. Запись разговоров и транскрипция с помощью tl;dv
Поскольку многие команды работают удаленно, проще записать видео, а затем поделиться им, чем писать заметки для совещаний. Воспользуйтесь такими интеграциями, как Zoom и tl;dv , для записи и расшифровки совещания, чтобы члены команды могли прочитать расшифровку в будущем. Читая расшифровку совещания, вы сможете легко отличить типичную дискуссию от наиболее важных элементов и действий с первого взгляда.
Перед записью важно уведомить всех участников конференц-звонка о том, что будет вестись запись, а также о том, с какой целью будет использоваться эта запись. Важно разместить стенограмму и запись в центральном месте, чтобы каждый член команды мог получить доступ к записи, например, на канале slack вашей команды или на доске Trello для расписания встреч.
6. Выделите наиболее важные точки контакта
Если кто-то упоминает о чем-то, что необходимо проследить позже, обязательно напишите его имя на этой дате. Таким образом, когда вы будете искать ответы или захотите пообщаться с ними в будущем, вы будете знать, к кому обратиться по этому вопросу.
Этот подход также полезен, когда два человека расходятся во мнениях по какому-либо вопросу. Зафиксировав оба их мнения, вы можете использовать аргументы в качестве основы для принятия окончательного решения.
7. Обязательно поделитесь своими заметками о встрече со всеми участниками
После проведения совещания последующие действия - это хороший способ убедиться в том, что стороны осведомлены о принятых решениях. Если кто-то отсутствовал на мероприятии или встрече, он сможет наверстать упущенное, ознакомившись с вашими заметками о встрече. Кроме того, если какие-то важные вопросы не были освещены, у вашей команды будет возможность добавить их в заметки для последующих действий.
Если после встречи вы будете общаться с заинтересованными сторонами, убедитесь, что документ можно легко распространить и получить. Как команда, составьте план коммуникаций, чтобы все знали, где находятся эти данные и что их можно получить позднее.
На совещаниях могут происходить удивительные вещи. Будь то remote, гибридные или личные встречи, на них часто рождаются, инкубируются и превращаются в фундамент для следующей большой вещи! Зная, как
Каковы 4 "А" ведения записей на совещаниях?
Не существует универсального ответа на вопрос, как вести записи на собраниях, но подход, основанный на 4 А, дает основу, которая может быть полезной для многих людей. Четыре "А" означают "Точность", "Действие", "Внимание" и "Ассоциация".
Точность
Записи совещаний должны быть точными. Это означает, что нужно записывать не только то, что было сказано, но и кто это сказал. Если возникнут разногласия по поводу того, что произошло во время встречи, записи могут быть использованы для их разрешения.
Действие
Записи совещаний должны быть не просто записью того, что произошло, но и включать любые действия, которые необходимо предпринять по итогам совещания. Это может включать поручение задач конкретным людям, установление сроков или принятие решений о дальнейших шагах.
Внимание
Для того чтобы делать точные и действенные заметки, необходимо быть внимательным на собрании. Это означает, что нужно отвлечься и сосредоточиться на обсуждении. Если вы заметили, что ваши мысли блуждают, запишите, о чем вы думали, чтобы вернуться к этому позже.
Ассоциация
Одна из самых важных составляющих ведения записей на собрании - это ассоциация записей с самим собранием. Это означает наличие системы организации и хранения заметок, чтобы вы могли легко найти их, когда они вам понадобятся. Это может быть хранение всех заметок в одном блокноте или создание папки для каждого проекта на вашем компьютере. Какую бы систему вы ни выбрали, убедитесь, что она работает на вас и что вы сможете найти свои заметки, когда они вам понадобятся.
Заключение
Ведение записей на совещаниях - это важный способ обеспечить запоминание того, что произошло во время совещания, и зафиксировать любые действия. 4 "А" ведения записей на собрании помогут вам убедиться в том, что ваши записи точны, пригодны к действию и их легко найти. Пожалуйста, выбирайте для своих записей тот формат, который подходит именно вам и делает их понятными. Используйте tl;dv для записи и ведения заметок, которые автоматически сопоставляются с временными метками на видеозаписи совещания.
