4 Hires < 1 Month ️‍🔥🔥 Fast Recruitment is a Startup’s Best Friend

W grudniu 2020 roku tl;dv grzech śmiertelny w zakresie rekrutacji – opublikowała ogłoszenie o pracy w okresie świąt Bożego Narodzenia! Nie jedno ogłoszenie, ale aż cztery. Jednak bogowie rekrutacji nie ukarali nas za nasze wykroczenie, a wręcz przeciwnie! Jako firma remote, mamy szczęście, że możemy zatrudniać najlepszych pracowników z całego świata. Mieliśmy również szczęście, że w ciągu 4 tygodni udało nam się pozyskać i podpisać umowy z naszymi kandydatami pierwszego wyboru. 

Znajdujemy się obecnie na tym intensywnym etapie rozwoju startupu, na którym przetrwaliśmy wczesne próby walidacji produktu i nadszedł czas, aby powiększyć nasz zespół, aby podwoić wysiłki w budowaniu firmy. Teraz musimy żonglować, równoważąc ulepszenia produktu, kluczowe kroki firmy i plany wejścia na rynek, aby przygotować się do następnego etapu. Kluczem do sukcesu w żonglowaniu jest albo bycie mistrzem żonglerki, albo posiadanie dodatkowych rąk. Nie mając ochoty na cyrkowe hobby, zdecydowałem się na dodatkowe ręce, zatrudniając czterech nowych pracowników, którzy pomogą nam rozszerzyć skalę naszego produktu i wprowadzić go na rynek.

Zazwyczaj nie jestem osobą, która działa pochopnie. Lubię rozważać zawiłości, jestem zwolennikiem rutyny, wydajności i starych, dobrych procesów. Wiedziałem jednak, że jeśli chcemy konkurować o najlepszych pracowników, szybka rekrutacja będzie prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem. Przetestowaliśmy więc tę strategię rekrutacyjną i zamierzam podzielić się z Państwem naszymi spostrzeżeniami.

W tym artykule:

• Dlaczego warto zatrudniać szybko?
• Szybka strategia rekrutacyjna: jak to zrobiliśmy
• Zatrudnianie na sterydach
• Wyniki

Dlaczego warto zatrudniać szybko?

Po pierwsze, dlaczego w ogóle rozważałem strategię szybkiej rekrutacji? Oprócz oczywistych korzyści dla mojego kalendarza, chciałem znaleźć sposób na poprawę efektywności procesu rekrutacji, jednocześnie dając naszemu startupowi szansę na pozyskanie najlepszych możliwych talentów.

W 2017 r. Workable wykazało, że średni czas rekrutacji w branży usług informacyjnych wynosił 33 dni robocze. Nie widać oznak poprawy, a dane za 2018 r. pokazują podobne wyniki, przy czym według Statistica wiele branż związanych z pracą umysłową osiąga średnią ponad 30 dni. 

Porównajmy to z tempem, w jakim najlepsi pracownicy są zatrudniani – wielu twierdzi, że najlepsi kandydaci znikają z rynku w ciągu 10 dni . Większe (i potencjalnie bardziej konkurencyjne) firmy często muszą zmagać się z wewnętrznymi procesami, które spowalniają proces rekrutacji. Dlatego przewagą konkurencyjną start-upów jest ich zdolność do szybkiego działania w celu zatrudnienia najlepszych pracowników, zanim znikną oni z rynku lub zostaną zatrudnieni przez większe firmy i przedsiębiorstwa. Większe firmy z większymi zasobami finansowymi niż Twoja. 

Nie wspominając już o dodatkowych korzyściach wynikających z oszczędności czasu i pieniędzy związanych z długotrwałymi procesami rekrutacyjnymi. Wreszcie, szybkie odpowiedzi sprawiają, że kandydaci czują się szanowani. Jeśli potrzebujesz dowodu, przejrzyj dowolny wątek dotyczący rekrutacji, a wkrótce przekonasz się, że „powolne odpowiedzi” są najczęstszą skargą kandydatów. Dlatego też odpowiednia dawka szacunku nigdy nie zaszkodzi. Oprócz zapewnienia kandydatom przyjemniejszych wrażeń, może to później wpłynąć na ich proces decyzyjny. Czy wiesz, że „52% osób, które otrzymały informację zwrotną dotyczącą pracy przed końcem dnia, w którym odbyła się rozmowa kwalifikacyjna, stwierdziło, że są bardziej skłonne do nawiązania współpracy z firmą”??

Tak wygląda teoria, ale jak to wyglądało w praktyce?

Szybka strategia rekrutacyjna: jak to zrobiliśmy

Więc mieliśmy już gotową strategię szybkiej rekrutacji, teraz nadszedł czas na jej realizację! Nasza podstawowa idea była prosta: ograniczyć proces do absolutnego minimum, co obejmowało:

• Pierwsza rozmowa kulturowa: poznaj kandydata jako osobę, w tym jego potrzeby związane z satysfakcją z pracy. 
•  Zadanie na 2 godziny: sprawdź, jak kandydat radzi sobie z pracą. 
• Druga rozmowa kwalifikacyjna: omów zadanie z innym założycielem, aby dowiedzieć się, jak kandydat radzi sobie z zadaniami, jak myśli i jak rozwiązuje problemy. 
• Trzecia 20-minutowa rozmowa kwalifikacyjna: trzeci współzałożyciel zapoznaje się z ostateczną pulą kandydatów. Celem jest uzyskanie zgody wszystkich założycieli. 
• Po każdej rozmowie kwalifikacyjnej staraliśmy się odpowiedzieć każdemu kandydatowi w ciągu 24 godzin.
• Wszystko może się wydarzyć w ciągu 7 dni.

Było kilka kluczowych obszarów, które również zwiększyły naszą zdolność do szybkiej rekrutacji. Po pierwsze, rozmowa kwalifikacyjna powinna trwać mniej niż 2 godziny. Po drugie, nagrywaliśmy wszystkie rozmowy , oznaczaliśmy najważniejsze fragmenty znacznikami czasu i udostępnialiśmy je. Skróciło to czas potrzebny na uzyskanie wewnętrznej informacji zwrotnej i podjęcie decyzji na każdym etapie rekrutacji.

Jednak nagrywanie naszych spotkań przyniosło jeszcze kilka nieoczekiwanych korzyści... i właśnie wtedy zaczęliśmy odczuwać, że nasza strategia rekrutacyjna nabrała tempa!

Szybka rekrutacja: Zatrudnianie na sterydach

Jeśli jeszcze tego nie zgadłeś, nagrywaliśmy nasze spotkania za pomocą poręcznej platformy o nazwie tl;dv. Tak się składa, że jest to nasz produkt, a podczas poszukiwań nowych pracowników odkryliśmy mnóstwo nowych zastosowań dla tl;dv w rozmowach kwalifikacyjnych, w tym:

Poznaj kandydatów naprawdę dobrze

Największą wartością dla zespołu było szybkie uzyskanie głębszego zrozumienia charakteru kandydata i nawiązanie emocjonalnej więzi. Jest to coś, czego nie da się osiągnąć na podstawie notatek sporządzonych po rozmowie kwalifikacyjnej. Synergia zespołu ma zasadnicze znaczenie dla każdego startupu, zwłaszcza takiego, który ma tak niewielki i zgrany zespół. Dlatego też podejmowanie decyzji dotyczących dopasowania kulturowego ma kluczowe znaczenie. 

„Czułem, że oceniam wszystkich jako ludzi, a nie tylko na podstawie ich CV. Na papierze wybrałbym zupełnie inne osoby i prawdopodobnie nie wyszłoby to na dobre”. – Ruben Calzacorta – programista Full Stack.

Z mojego osobistego doświadczenia w wykorzystaniu tl;dv rekrutacji wynika, że prawdziwą supermocą tl;dv jest możliwość dzielenia się z zespołem szybkimi spostrzeżeniami dotyczącymi emocji. W rzeczywistości przygotowujemy drugi artykuł na temat korzyści płynących z zatrudniania ludzi w pierwszej kolejności i poszukiwania osób pasujących do kultury organizacyjnej. 

Podziel się najważniejszymi informacjami ze spotkania z zespołem

W trakcie procesu rekrutacji było kilka niesamowitych momentów, które wzbudziły nasze zainteresowanie potencjałem kandydata. Co więc zrobiliśmy? Po prostu udostępniliśmy, oznaczyliśmy lub ustawiliśmy znaczniki czasowe dla tych niesamowitych momentów spotkania z zespołem! Dzięki możliwości łatwego udostępniania najważniejszych momentów spotkania odkryliśmy, że więcej członków zespołu zaangażowało się w poznawanie kandydatów niż pierwotnie zakładaliśmy, ponieważ udostępnianie było łatwe i przyjemne. Oznaczało to więcej opinii!

Oszczędzaj czas

Odkryliśmy, że oszczędzamy czas menedżerom ds. rekrutacji i rekruterom podczas oceny dopasowania kulturowego i umiejętności technicznych. Podczas filtrowania kandydatów pod kątem dopasowania kulturowego rekruterzy (lub w naszym przypadku założyciele) mogli po prostu przejrzeć zapis spotkania i uzyskać dobre wyobrażenie o osobowości kandydata. Dzięki temu drugi rekruter (lub założyciel) nie musiał dodatkowo filtrować kandydatów podczas kolejnej rozmowy kwalifikacyjnej i mógł skupić się na jeszcze głębszym zrozumieniu umiejętności i dopasowania kandydata, a nawet skrócić czas trwania drugiej rozmowy.

Podczas filtrowania umiejętności technicznych zaoszczędziliśmy czas poprzez: (1) Proste oznaczanie ekspertów merytorycznych w odpowiednich miejscach na tl;dv. W naszym przypadku (będąc małym start-upem) menedżerowie ds. rekrutacji są również członkami zespołu. Dzięki temu menedżerowie ds. rekrutacji/członkowie zespołu mogli szybciej ocenić kompetencje kandydatów, przeglądając tylko odpowiednie oznaczone/podświetlone sekcje i pomijając inne nieistotne tematy. (2) Ponieważ menedżerowie ds. rekrutacji dokonali już selekcji pod kątem kompetencji po pierwszej rozmowie kwalifikacyjnej, często nie są oni potrzebni podczas drugiego spotkania. Oznaczało to nieocenioną oszczędność czasu dla członków naszego zespołu/menedżerów ds. rekrutacji, którzy w tym przypadku pochodzą z zespołu produktowego. Jest to nieoceniony czas, który można poświęcić na doskonalenie i rozwój naszego produktu. 

Podsumowanie…

Odkryliśmy, że dzięki analizie naszych rozmów kwalifikacyjnych udało nam się skrócić czas rekrutacji o około 40% poprzez:

• Zmniejszenie liczby godzin pracy poświęcanych na rekrutację poprzez ograniczenie liczby osób, które muszą uczestniczyć w rozmowach kwalifikacyjnych (zwłaszcza menedżerów ds. rekrutacji) oraz możliwość szybszego filtrowania kandydatów dzięki szybkiemu przeglądaniu spotkań.
• Zwiększenie szybkości i jakości informacji zwrotnych, a tym samym przyspieszenie procesu podejmowania decyzji i reagowania. 

Ponadto członkowie naszego zespołu mieli większe zaufanie do naszych (wspólnych) decyzji i byli bardziej zaangażowani w ich podejmowanie. Uważaliśmy również, że kandydaci odnieśli korzyści z tego procesu. Oprócz szybkiej odpowiedzi kandydaci otrzymali również bezcenne informacje zwrotne dotyczące rozmowy kwalifikacyjnej, ponieważ mogli obejrzeć swoje rozmowy i podzielić się nimi ze swoimi mentorami. Co ciekawe, jeden z kandydatów odbył nawet cztery rozmowy kwalifikacyjne z innymi pracodawcami. 

Szybka rekrutacja: wyniki

W trakcie tego szybkiego procesu rekrutacyjnego odkryliśmy, że szybkie zatrudnianie nie tylko było znacznie łatwiejsze do zrealizowania i przyjemniejsze, ale także pomogło nam pozyskać najlepszych pracowników. Ponadto, dzięki tl;dvingowi rozmów kwalifikacyjnych, odkryliśmy, jak efektywnie dzielić się rozmowami kwalifikacyjnymi między wewnętrznymi interesariuszami. Zaowocowało to szybszym i lepszym jakościowo przekazywaniem informacji zwrotnych, większym zaangażowaniem i skróceniem czasu reakcji. Oto nasze statystyki dotyczące zatrudnienia:

• Z ponad 300 zgłoszeń na 4 ogłoszone stanowiska, w ciągu 20 dni wybraliśmy 4 kandydatów. W ten sposób byliśmy w stanie podjąć decyzję o zatrudnieniu średnio w ciągu 10 dni na 2 stanowiska.
• Średnio zatrudnialiśmy około 2 kandydatów w ciągu 14 dni, łącznie z podpisaniem oficjalnej umowy. 
• W sumie wszystkie cztery stanowiska zostały obsadzone w ciągu 4 tygodni. 
• Przyjęliśmy wszystkie oferty 4/4 i otrzymaliśmy kandydatów, którzy byli naszym pierwszym wyborem!
• Pierwsza umowa podpisana w ciągu 14 dni.
• Jeden kandydat rozpoczął pracę 5 tygodni po opublikowaniu ogłoszenia. 

Minęły już 4 miesiące od momentu zatrudnienia nowych pracowników i z radością informujemy, że wszystko idzie jak po maśle. Nasi nowi pracownicy doskonale wkomponowali się w kulturę firmy (a także wnieśli do niej coś od siebie), osiągając jednocześnie dobre wyniki. Od tego czasu podwoiliśmy wykorzystanie tl;dv rekrutacji, ponieważ napędzało to naszą drugą falę zatrudnienia w 2021 roku (przykład poniżej).

Końcowe przemyślenia

Kłamię! Chociaż zakończyłem podsumowywanie moich przemyśleń na temat szybkiej rekrutacji, mam jeszcze wiele do przekazania na temat rekrutacji i zatrudniania. Dlatego ten artykuł z pewnością nie będzie moim „ostatecznym podsumowaniem”. Naszą filozofią pracy jest eksperymentowanie, uczenie się i powtarzanie. Stosując tę samą koncepcję w naszym procesie rekrutacyjnym, znaleźliśmy sposób nie tylko na przyspieszenie rekrutacji (a tym samym oszczędność pieniędzy), ale także na poprawę jakości pozyskiwanych kandydatów i wewnętrznego wsparcia dla tych zatrudnionych osób. 

Jeśli jesteś ciekawy, jak Google Meet tl;dv Google Meet , obejrzyj nasz vodcast poniżej! Rozmawiamy z ekspertem ds. rekrutacji zorientowanym na kulturę – Nico Blier-Silvestri, dyrektorem generalnym i współzałożycielem Platypus.io.