Przejdź do treści
Czy uważasz, że mógłbyś być bardziej efektywny w pracy? Jeśli tak, to nie jesteś sam. Wiele osób ma trudności z osiągnięciem wysokiej wydajności, zwłaszcza w środowisku korporacyjnym. Nie martw się jednak, istnieją rozwiązania, które pomogą Ci zwiększyć efektywność. W tym wpisie na blogu omówimy 20 z nich. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, które z nich będą dla Ciebie najbardziej korzystne!
Strategie dotyczące poprawy wydajności w pracy
1. Zorganizuj się
Pierwszym krokiem do osiągnięcia wydajności jest dobra organizacja. Oznacza to, że wszystko powinno mieć swoje miejsce i powinno się tam znajdować. Jeśli wiesz, gdzie wszystko jest, nie tracisz czasu na szukanie. Powinieneś też stworzyć system wykonywania zadań, żeby móc szybko i łatwo powtarzać te same czynności.
Organizacja pracy zależy od zestawu zasad, według których postanawiasz żyć i pracować. Jednym ze sposobów na utrzymanie porządku jest posiadanie dedykowanej listy zadań do wykonania na każdy dzień, tydzień i miesiąc. Bez wyznaczonego celu możesz osiągać wyniki poniżej swoich rzeczywistych możliwości. Posiadanie celu, który chcesz osiągnąć, pomoże Ci skupić się na tym, co ważne, i rozwinąć dyscyplinę niezbędną do podejmowania codziennych wysiłków, aby zwiększyć swoją produktywność w pracy. Może to być awans, ukończenie projektu lub po prostu przywrócenie firmy na właściwe tory.
2. Ustal priorytety
Po uporządkowaniu spraw ważne jest ustalenie priorytetów. Pomoże Ci to skupić się na najważniejszych zadaniach i wykonać je w pierwszej kolejności. Spróbuj sporządzić listę zadań od najważniejszych do najmniej ważnych. W ten sposób możesz najpierw zająć się najpilniejszymi sprawami, a mniej ważne zostawić na później.
Priorytety można ustalić tylko wtedy, gdy masz zestaw celów, które musisz osiągnąć. Jeśli Twoja firma ma na celu osiągnięcie najwyższego poziomu satysfakcji klientów, Twoim priorytetem numer jeden jest zadowolenie klientów. To Twój najważniejszy cel. Jeśli zajmujesz się sprzedażą i masz potencjalnie wartą milion dolarów rozmowę handlową oraz inną, potencjalnie wartą dwieście tysięcy dolarów, a obie rozmowy są zaplanowane na ten sam czas, której z nich nadałbyś priorytet? Zdecydowanie tej z większym potencjałem. Nie znając celu, jakim jest osiągnięcie planu sprzedaży, możesz nadać im taki sam priorytet i stracić większą premię.
Jednym z głównych problemów przy ustalaniu priorytetów jest mylenie spraw pilnych ze sprawami priorytetowymi. Fakt, że termin upływa za 2 godziny, nie oznacza, że warto poświęcić na to swój czas. Niektóre zadania, które nie wnoszą dużej wartości dodanej, można delegować innym, aby samemu zająć się ważniejszymi, ale niepilnymi celami.
3. Rób przerwy
Robienie przerw może faktycznie pomóc Ci zwiększyć wydajność, co może wydawać się sprzeczne z intuicją, zwłaszcza w naszej kulturze pośpiechu, w której wydaje się, że sukces odnosi ten, kto pracuje najdłużej. Zrobienie przerwy może pomóc Ci oczyścić umysł i powrócić do pracy z nową energią, gdy czujesz się przytłoczony.
Prawda jest taka, że kiedy organizm jest zmęczony, trudniej jest się skupić i bez względu na to, jak długo siedzisz przy biurku, z upływem czasu możesz osiągać coraz mniej. Pamiętaj tylko, aby nie odpoczywać zbyt długo, bo stracisz czas. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest zaplanowanie przerw. Technika Pomodoro jest jednym z popularnych sposobów na zapewnienie sobie przerw między intensywną pracą.
4. Delegowanie zadań
Jeśli zauważysz, że masz trudności z wykonaniem wszystkich zadań, warto rozważyć przekazanie niektórych z nich innym osobom. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na najważniejszych punktach swojej listy, podczas gdy ktoś inny zajmie się resztą.
Oczywiście ważne jest, aby wybrać osobę, która jest w stanie wykonać zadanie i której można zaufać, że je wykona. Musisz ustalić, które zadania należy wykonać teraz, a które później. Oceń je pod kątem pilności i ważności. Zadania pilne i ważne należy wykonać natychmiast. Zadania pilne, ale nieważne należy delegować.
Jeśli masz zadania, które nie są pilne, ale ważne, zaplanuj je na później. A jeśli znajdziesz zadania, które nie są ważne i nie są pilne, usuń je ze swojej listy, ponieważ nie wymagają one Twojej energii i skupienia. Delegowanie zadań jest łatwe dzięki tl;dv. Kiedy jesteś na spotkaniu i musisz delegować zadania z listy rzeczy do zrobienia, po prostu oznacz odpowiedzialnego pracownika, a otrzyma on powiadomienie, tak jak w Google Docs.
5. Wyznacz terminy
Wyznaczanie sobie terminów może być świetnym sposobem na zmotywowanie się do wykonania zadania. Kiedy wiesz, że masz określony czas na wykonanie zadania, łatwiej będzie Ci się skupić i szybko je wykonać. Upewnij się tylko, że termin jest realistyczny, aby nie skończyć się zestresowanym.
Jeśli od dłuższego czasu wyznaczasz terminy, być może zauważyłeś, że zadania zazwyczaj zajmują więcej czasu, niż planowałeś. Zauważył to Douglas Hofstadter, który sformułował prawo Hofstadtera, które mówi, że „zawsze zajmuje to więcej czasu, niż się spodziewasz, nawet jeśli weźmiesz pod uwagę prawo Hofstadtera”.
Wyznaczając terminy, upewnij się, że są one realistyczne. Aby to osiągnąć, musisz dokładnie wiedzieć, co jest potrzebne do wykonania danego zadania, a nie opierać się na domysłach lub przybliżonych szacunkach. Jeśli planujesz swój czas i zamierzasz go rozsądnie wykorzystać, musisz upewnić się, że terminy i harmonogramy są jak najbardziej zbliżone do rzeczywistości.
6. Wykorzystaj możliwości technologii
Istnieje wiele różnych narzędzi technologicznych, które mogą pomóc Ci zwiększyć wydajność w pracy. Od oprogramowania do zarządzania projektami po narzędzia do planowania online – istnieje narzędzie do niemal każdego zadania. Poszukaj informacji i znajdź te, które najlepiej sprawdzą się w Twoim przypadku i będą odpowiadały Twoim potrzebom. Aplikacje przypominające, aplikacje do planowania, wirtualne rejestratory spotkań, takie jak tl;dv, narzędzia komunikacyjne i inne ułatwiają efektywniejsze wykorzystanie czasu i wykonanie większej ilości zadań w ciągu dnia.
Wprowadzenie technologii do działalności firmy może odciążyć pracowników od powtarzalnych i czasochłonnych zadań, pozwalając im skupić się na bardziej kreatywnych aspektach swojej pracy. Na przykład rozliczanie wynagrodzeń można zautomatyzować za pomocą oprogramowania takiego jak QuickBooks Payroll, Wave i Gusto. Wdrożenie systemu do obsługi wszystkich wypłat wynagrodzeń odciąży dział księgowości, który będzie mógł skupić się na ważniejszych zadaniach, które pomogą w rozwoju organizacji. Ponadto pracownicy będą mieli łatwy dostęp do swoich odcinków wypłaty, co usprawni proces rozliczania wynagrodzeń dla wszystkich.
7. Unikaj rozpraszających czynników
Jeśli chcesz pracować wydajnie, ważne jest, abyś był skupiony podczas pracy. Oznacza to unikanie rozpraszających Cię czynników, takich jak media społecznościowe, prywatne e-maile i rozmowy telefoniczne. Aplikacje takie jak Offtime, Moment, Flipd, Freedom i AppBlock blokują dostęp do mediów społecznościowych w godzinach pracy, dzięki czemu możesz się skupić i wykonać więcej zadań w krótszym czasie. Jeśli to konieczne, skonfiguruj system, który pozwoli Ci zablokować te czynniki rozpraszające uwagę, abyś mógł skupić się na pracy. Aplikacja Forest to prosta aplikacja, która pozwala zasadzić fikcyjne drzewo z timerem. Musisz skupić się na pracy, dopóki nie upłynie czas, w przeciwnym razie Twoje drzewo zginie. Forest jest dostępny jako aplikacja mobilna, a także jako rozszerzenie przeglądarki.
8. Wysypiaj się
Jeśli chcesz być produktywny w ciągu dnia, musisz się dobrze wyspać. Wynika to z faktu, że kiedy jesteś wypoczęty, masz więcej energii i jesteś bardziej skoncentrowany. Aby osiągać najlepsze wyniki, zadbaj o to, aby każdej nocy spać co najmniej osiem godzin. Jednym z najlepszych sposobów na zapewnienie sobie maksymalnej jakości snu jest kładzenie się spać o tej samej porze każdego dnia, nawet w weekendy.
Dla przeciętnego człowieka standardem jest 8 godzin snu i należy do tego dążyć. Urządzenia elektroniczne są jedną z głównych przyczyn, dla których śpimy do późna. Większość ekspertów ds. snu zaleca, aby urządzenia elektroniczne przechowywać w innym pomieszczeniu. Na dwie godziny przed snem należy unikać korzystania z telefonu. Pozwoli to przygotować umysł do głębokiego i spokojnego snu.
9. Jedz zdrowo
Twoje zdrowie fizyczne też ma wpływ na to, jak bardzo jesteś produktywny. Jedzenie fast foodów sprawi, że będziesz czuć się ospały i nie dostarczy Ci energii potrzebnej na cały dzień. Zamiast tego skup się na jedzeniu pożywnych posiłków, które zapewnią Ci energię na cały dzień.
10. Regularnie ćwicz
Ćwiczenia fizyczne to kolejny ważny czynnik wpływający na Twoją produktywność. Aktywność fizyczna pomaga poprawić jasność umysłu i koncentrację. Dzięki temu będziesz w stanie wykonać więcej zadań w ciągu dnia. Dlatego pamiętaj, aby włączyć ćwiczenia fizyczne do swojej codziennej rutyny. Dobrym sposobem na dodanie ćwiczeń do dnia pracy jest codzienne krótkie spacery podczas przerw.
Jeśli Twoje miejsce pracy posiada zaplecze do ćwiczeń, to tym lepiej. Większość ludzi nie uważa zdrowia za istotny czynnik wpływający na wydajność i efektywność. Jednak człowiek składa się z ciała, umysłu, duszy i ducha. Jeśli którykolwiek z tych aspektów ludzkiej egzystencji nie jest zrównoważony, może to wpłynąć na wydajność. Nie dbając o swoje ciało, możesz ograniczyć ilość pracy, jaką jesteś w stanie wykonać. Kilka minut ćwiczeń dziennie może znacznie zmienić tę sytuację.
11. Poświęć czas dla siebie
Nie możesz być produktywny, jeśli nie dbasz o siebie. Oznacza to, że każdego dnia musisz znaleźć trochę czasu dla siebie, aby się zrelaksować i naładować baterie. Niezależnie od tego, czy jest to przerwa na przeczytanie ulubionej książki, czy spacer, pamiętaj, aby dać sobie trochę czasu na relaks. Często mówi się, że najlepsze pomysły przychodzą do głowy pod prysznicem, a nie w pracy lub podczas wielogodzinnego siedzenia przy biurku. Zrelaksuj się i daj umysłowi czas na odzyskanie utraconej energii.
12. Znajdź równowagę między życiem zawodowym a prywatnym
Ważne jest, aby znaleźć równowagę między pracą a pozostałą częścią życia. Jeśli pracujesz bez przerwy, szybko się wypalisz i nie będziesz w ogóle produktywny. Ale jeśli nie pracujesz wystarczająco dużo, nie będziesz w stanie wykonać wszystkich niezbędnych zadań. Znajdź równowagę, która będzie dla Ciebie odpowiednia, abyś mógł być produktywny bez poświęcania życia osobistego.
13. Wyznacz cele
Wyznaczanie sobie celów może być świetnym sposobem na utrzymanie motywacji i pozostawanie na dobrej drodze. Kiedy masz konkretne cele, do których dążysz, łatwiej jest Ci się skupić i osiągnąć zamierzone rezultaty. Pamiętaj, aby wyznaczyć sobie zarówno cele krótkoterminowe, jak i długoterminowe, abyś mógł obserwować postępy w miarę upływu czasu. Metoda SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound – konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie ) jest jedną z najpopularniejszych i jednocześnie najskuteczniejszych metod wyznaczania celów, które nie są zbyt ambitne, ale które można osiągnąć.
14. Stwórz rutynę
Codzienna dyscyplina może pomóc Ci zwiększyć produktywność, ponieważ zapewni Ci strukturę. Kiedy wiesz, co musisz zrobić każdego dnia, łatwiej jest zacząć i wykonać zadania. Oczywiście bądź elastyczny w stosunku do swojej rutyny, abyś mógł dostosować się do nieoczekiwanych wydarzeń. Stworzenie rutyny nie jest łatwe. Wymaga dyscypliny i dużo czasu, aby ją udoskonalić.
Dlatego musisz być zaangażowany w osiąganie celów, nie żałując czasu poświęconego na opracowanie najlepszej rutyny, która pomoże Ci utrzymać się na szczycie. Najlepszym sposobem na stworzenie rutyny jest stworzenie systemu nawyków opartego na Twojej osobowości. Śpij i budź się o określonej porze. Idź do pracy o określonej porze. Znajdź czas na przeanalizowanie swoich różnych nawyków, a dzięki konsekwentnej ocenie zyskasz zestaw podstawowych nawyków, które pozwolą Ci zachować doskonałą wydajność i ogromną produktywność.
15. Nie zwlekaj
Prokrastynacja jest wrogiem produktywności. Jeśli zawsze wszystko odkładasz na później, nigdy nic nie zrobisz. Dlatego dbaj o to, aby zajmować się sprawami natychmiast po ich pojawieniu się. Nie oznacza to, że musisz wszystko robić od razu, ale przynajmniej zacznij nad tym pracować, aby nie wisiało to nad Twoją głową.
16. Naucz się mówić „nie”
Jednym z powodów, dla których ludzie zwlekają z wykonaniem zadań, jest to, że próbują osiągnąć zbyt wiele rzeczy naraz. Trudno będzie się skupić i cokolwiek zrobić, jeśli bierzesz na siebie więcej, niż jesteś w stanie wykonać. Naucz się więc odmawiać innym, gdy proszą Cię o wykonanie zadań wykraczających poza zakres Twoich kompetencji.
17. Bądź pozytywny
Twoje nastawienie może mieć ogromny wpływ na Twoją produktywność. Jeśli masz dobre nastawienie i wierzysz w siebie, łatwiej będzie Ci osiągnąć zamierzone cele. Jeśli jednak jesteś negatywnie nastawiony i pesymistyczny, znacznie trudniej będzie Ci znaleźć motywację do pracy. Dlatego nawet gdy sytuacja staje się trudna, zachowaj dobre samopoczucie, pozostając pozytywnym i optymistycznym.
Wnioski
Istnieje wiele sposobów na zwiększenie wydajności pracy. Wypróbuj kilka z nich i sprawdź, które są dla Ciebie najbardziej skuteczne. Nie zapomnij też o ciągłym doskonaleniu swoich umiejętności, aby z czasem osiągać coraz lepsze wyniki!
