O novo coronavírus atingiu o mundo em 2020 e possivelmente moldou para sempre o futuro do trabalho de escritório. Plataformas, ferramentas e aplicativos de conferência virtual explodiram no cenário de trabalho. De acordo com a App Annie, muitos dos aplicativos populares de reuniões virtuais, como Google Meet e house party tiveram um crescimento de 8x a 30x após a pandemia(abaixo).
Essa mudança drástica fez com que muitos se atrapalhassem com o novo cenário de reuniões virtuais. Filtros de gatos acidentais e famílias nuas que ficam no fundo das chamadas de videoconferência se tornaram quase uma norma de reunião virtual. Para garantir que isso nunca aconteça em suas reuniões virtuais, definimos algumas regras básicas de etiqueta para videoconferências.
Regras básicas de etiqueta em videoconferências!
Trabalhar em casa traz vários desafios, especialmente durante as videoconferências. No entanto, seguir estas dicas de etiqueta para videoconferências pode ajudá-lo a superar a linha com estilo. Vamos lá!
Nosso guia de etiqueta para videoconferências!
- Faça: Quando estiver em dúvida, teste! 🧪
Sempre que participo de uma reunião importante, quero testar tudo, desde meu histórico até a qualidade do áudio, a conexão com a Internet, a iluminação etc. Isso além da preparação normal para qualquer reunião virtual de alto risco. Para fazer isso, eu simplesmente entraria em uma chamada de videoconferência de teste Google Meet , cerca de 30 a 45 minutos antes. Eu também gravaria a reunião usando uma ferramenta adequada, como este gravador de reuniões gratuito com extensão para o Chrome, para que eu possa verificar todos os aspectos da reunião, após a reunião, por meio da gravação. Às vezes, posso até compartilhá-la com meus colegas ou amigos para saber a opinião deles.
Recomendo 10/10 que você teste todas as reuniões importantes antes de começar. Especialmente se você tiver uma nova ferramenta ou hardware em sua configuração de reunião virtual!
Regras básicas para videoconferência? Confira!
- Fazer: Verificar a conectividade com a Internet e o hardware 📡.
Uma reunião virtual com uma conexão de Internet lenta ou fraca é um completo incômodo para todos os envolvidos. Erros na rede ou na banda larga prejudicam a experiência de videoconferência e os possíveis resultados. Teste sua conexão com antecedência, talvez usando uma ferramenta como um verificador de velocidade da Internet on-line, e faça um upgrade, se necessário.
Outro aspecto que precisa ser verificado com antecedência é o hardware que está sendo usado. Você não vai querer apresentar seu discurso de vendas de 10 pontos se o microfone ou a câmera não estiver funcionando! Verifique se a webcam, o microfone e os alto-falantes estão funcionando antes de participar ou organizar uma reunião. Isso economiza muito tempo e é uma das principais dicas em nossas diretrizes para reuniões virtuais.
- O que fazer: Encontrar um ambiente tranquilo
Essa é uma das dicas mais importantes para reuniões virtuais e exige que você encontre um bom ambiente, longe de toda a agitação. Se o seu escritório não for adequado para crianças, tente se certificar de que está em uma sala longe de seus filhos. Feche todas as janelas que permitam a entrada de ruídos excessivos da rua e coloque seu telefone no modo silencioso. Converse com sua família e avise-os quando tiver reuniões importantes, ou até mesmo coloque uma placa de "não perturbe" do lado de fora de sua porta!
Na verdade, muitos pais, forçados a trabalhar em casa devido à pandemia, adotaram algumas abordagens interessantes para esse problema (abaixo).
Isso se tornou uma tendência tão grande (e tão necessária) que muitas lojas on-line começaram a vender essas placas de "não perturbe", apenas para pais que trabalham fora de casa!
- Não faça isso: Não deixe o microfone ligado quando não estiver falando 🔇
Imagine que você está participando de uma reunião muito importante e tem uma função vital a desempenhar. Você comete o erro de deixar o microfone sem som e seu filho começa a gritar. Ou talvez receba uma ligação abrupta, ou seus vizinhos estejam dando uma festa, ou talvez seu marido esteja assistindo ao Super Bowl!
É muito importante aproveitar ao máximo as chamadas de videoconferência, especialmente considerando a fadiga que existe em Zoom . Portanto, uma regra de etiqueta virtual muito importante é manter o microfone no mudo quando não estiver falando!
Uma inclusão importante em nosso guia de etiqueta para videoconferências? Sim!
- Faça: Usar as melhores ferramentas! 🛠️
Não há nada pior do que ter sua reunião no Zoom interrompida porque sua empresa não quis comprar a assinatura premium do Zoom ! Certifique-se de estar usando as melhores ferramentas, como Zoom ou Microsoft Teams (usando seus planos pagos) para uma experiência de reunião on-line mais abrangente, ou Google Meet para uma reunião virtual simples, eficaz e gratuita! Portanto, essa é uma regra básica muito importante para a videoconferência!
Além disso, por que parar por aí quando seu jogo de reunião pode ser muito melhor? Aqui estão alguns complementos, ferramentas e plataformas gratuitas para ajudá-lo a melhorar seu jogo de reunião:
- Grave, destaque e compartilhe suas reuniões gratuitamente com a extensão do Chrometl;dv .
- Inicie um jogo do Kahoot! e jogue com seus colegas on-line para criar um vínculo incrível com a equipe.
- Use um gerador de perguntas aleatórias para conhecer melhor seus colegas de equipe.
- Ou fique de olho nos Zapps iminentes do Zoom e instale qualquer aplicativo que desejar para personalizar sua experiência no Zoom !
- Não faça isso: Evite interromper os outros 🤫
Admito que faço muito isso, tanto pessoalmente quanto em chamadas de videoconferência! Estou ciente desse hábito não intencional, e é algo que estou tentando conscientemente limitar.
Normalmente, interromper as pessoas decorre de uma necessidade de preencher o espaço de "silêncio". Além disso, pode ser a consequência da tentativa de ajudar os outros (por exemplo, ajudar os outros a se expressarem). Portanto, nesses casos, acho que a melhor maneira de atenuar as interrupções acidentais é fazer uma pausa antes de falar, para ter certeza de que ninguém está falando, e também praticar ficar mais confortável com os silêncios.
Mais do que apenas uma regra de etiqueta para reuniões virtuais, essa é uma dica essencial de etiqueta para reuniões e reuniões no mundo real também!
- Não faça isso: Evitar multitarefas a todo custo 🙅
Uma coisa que deve ser levada em consideração é evitar a multitarefa. A multitarefa não apenas interromperá a reunião e deixará seu chefe insatisfeito, mas também limitará seriamente seu foco na reunião.
Agora que estamos passando pelo período de pandemia, a multitarefa de vez em quando é o padrão. Mas você sabe o que dizem sobre o excesso de uma coisa boa, certo? Considere esta como uma dica vital para reuniões on-line.
Sem dúvida, essa é uma boa regra básica para videoconferências!
- Faça: Vista-se bem 🕴️
Isso não significa terno e gravata. Simplesmente vista-se como você normalmente se veste no escritório - talvez um pouco mais confortável. Negócios na parte de cima e casual na parte de baixo? Por que não? Desde que você não planeje ficar de pé durante a reunião on-line, vale tudo!
Já que estamos falando de roupas, uma boa regra de etiqueta para videoconferências é não deixar que seu marido seminu fique andando no fundo da chamada. Simplesmente não faça isso (veja o vídeo acima)! O marido do vídeo (acima) descobriu da maneira mais difícil que deve vestir uma calça durante as chamadas de videoconferência de sua esposa!
- Faça: Cuidar de seu plano de fundo 🧹.
Todos nós conhecemos bem nossas casas. Portanto, use essa dica em reuniões virtuais para escolher um plano de fundo decente e com boa iluminação.
Se não for possível encontrar um local confortável em sua casa que tenha boa iluminação e configurações decentes, você pode optar por aplicar um plano de fundo virtual simples e com aparência profissional. Várias plataformas de videoconferência oferecem essa opção, como Zoom e Google Meet.
Apenas uma das muitas coisas importantes a fazer e a não fazer na etiqueta da videoconferência.
- Não se esqueça: Não se esqueça de verificar a privacidade de sua reunião! 🔒
Este, na verdade, custou o emprego de alguns profissionais da educação em um conselho escolar. O conselho acidentalmente desabafou durante sua chamada de conferência virtual sem perceber que a reunião era pública e estava sendo ouvida pelos pais. Pelo simples fato de não terem verificado se a reunião era pública ou privada, eles colocaram seus empregos em grande risco, e muitos acabaram pedindo demissão.
Além disso, você deve estar ciente não apenas de sua própria privacidade, mas também da privacidade dos outros. Na Europa, gravar reuniões sem consentimento não está em conformidade com o GDPR. Dessa forma, profissionais ou empresas que gravam reuniões usando ferramentas como gravadores de tela (por exemplo, Loom) podem enfrentar multas de até milhões de euros. Caramba!
Em vez disso, se quiser gravar suas reuniões, você deverá usar ferramentas compatíveis, como a plataforma de gravaçãotl;dv Zoom e Google Meet . Ao contrário dos gravadores de reuniões, o tl;dv é, na verdade, um participante da reunião, o que permite a divulgação total da gravação da reunião a todos os participantes.
Essa é provavelmente a regra de etiqueta de videoconferência mais importante (certamente a mais cara!)!
- Faça: Ser pontual ⏲️
Ser pontual é considerado uma prática recomendada 101 das reuniões virtuais. Programe seu despertador ou defina um lembrete! Tome um café antes da reunião!
Isso é essencial porque você faz parte da reunião, que também é composta por várias outras pessoas. Isso significa que elas estão investindo seu tempo e sua energia para estarem presentes. Vista sua camisa, penteie o cabelo, leve a reunião a sério e, o mais importante, chegue no horário!
- Faça: Seja claro ⚠️
As expectativas e os planos das reuniões virtuais devem ser comunicados com clareza. Em nossas reuniões organizacionais, sempre tentamos criar um convite de reunião muito claro que inclua/faça o seguinte
- Agenda
- Pré-leituras
- Marcar participantes não essenciais como opcionais
- Convide tl;dv para a reunião para gravação automática da reunião
Essa é uma das regras de etiqueta para videoconferências que também pode ser seguida na vida real!
- Fazer: Expressar demais 😱
Sabe-se que a comunicação é, em sua maior parte, não verbal. Alguns estudos relataram que até 93% do significado comunicado é feito por meio de sinais não verbais, como tom e linguagem corporal. Como nossos sinais não verbais são drasticamente limitados, uma dica pode ser exagerar nas expressões e no tom quando estiver em chamadas de videoconferência. Outra alternativa é ser mais explícito ou direto do que o normal, para compensar a lacuna na comunicação não verbal.
Essa não é uma regra essencial de etiqueta em videoconferências, pois muitos sabem disso. No entanto, se você, como orador, quiser realmente mostrar a precisão do seu significado durante as chamadas de videoconferência, essa é uma maneira de fazer isso!
- Não faça isso: Evite desculpas de merda 💩
Se você vai se atrasar para uma reunião ou faltar a ela, pelo menos dê uma boa desculpa. Isso geralmente vem na forma de uma boa dose de honestidade.
No entanto, se você estiver a fim de algo um pouco mais ousado, confira nosso artigo sobre 55 desculpas legítimas e engraçadas para evitar reuniões on-line. Com desculpas que vão desde brechas inteligentes até várias desculpas relacionadas ao WIFI, definitivamente há uma desculpa para cada ocasião.
- Não: convide todo mundo!
Nem todos precisam estar em sua reunião. Como os locais de trabalho foram drasticamente forçados a adotar um novo estilo de trabalho, isso incentivou muitos outros conceitos de trabalho a serem questionados também. Zoom fadiga é uma tendência de trabalho que está surgindo rapidamente e que agora está sendo questionada.
A maneira mais simples de evitar a fadiga do Zoom é simplesmente participar de menos reuniões ou de reuniões mais curtas. Um método fácil é simplesmente não participar de reuniões que não sejam essenciais e acompanhar a gravação da reunião mais tarde. Ferramentas como a extensão do Chrome tl;dv gravam e compartilham instantaneamente suas reuniões Google Meet e Zoom !
Portanto, em vez de entupir a agenda de seus colegas de trabalho com reuniões virtuais Zoom e Google Meet desnecessárias, por que não marcar a participação deles como opcional (no convite) e deixá-los acompanhar a reunião mais tarde?
- Fazer: Indicadores, prática e preparação 💫
Trabalhe em suas programações, anote as pautas do dia seguinte, defina os pontos de discussão! Essa regra básica para reuniões virtuais o ajudará a conduzir suas reuniões como uma equipe de forma mais coesa e orientada para os objetivos. Espera-se que isso leve a uma maior qualidade e resultados das reuniões.
- Faça: apoie suas colegas mulheres 👩🚀
De acordo com a pesquisa, as reuniões on-line estão afetando desproporcionalmente as profissionais do sexo feminino, em comparação com as do sexo masculino. Se você for mulher, faça um esforço consciente para negar isso falando e também ajudando suas colegas. Se for homem, tente estar ciente disso, não interrompa os outros e faça um esforço para dar às suas colegas de equipe a oportunidade de falar.
Quer um exemplo real disso em ação? Aqui está um exemplo decepcionante de uma aluna sendo interrompida em suas reuniões STEM... regularmente (abaixo). Essa é uma inclusão importante em nosso guia de etiqueta para videoconferências!
Considerações finais sobre as regras de etiqueta em videoconferências
Há uma infinidade de regras básicas de etiqueta para videoconferência, o que fazer e o que não fazer. Com certeza, à medida que a tecnologia melhorar e nossos ambientes de trabalho continuarem a mudar, essas regras de etiqueta para videoconferência também evoluirão! Mas fique firme, pois, contanto que você se lembre de tratar seus colegas com respeito, como faria off-line, não haverá nada de errado!
Se você gostou dessas regras básicas para videoconferência, provavelmente também gostará deste artigo de quebra-gelo doZoom ! É muito mais divertido do que pensar sobre o que fazer e o que não fazer em termos de etiqueta de videoconferência!
