Краткое содержание писем, отправляемых после деловых встреч

Цель письма, отправляемого после встречи с клиентом, состоит в одном — договориться о следующем шаге.

  • Отправьте его в течение 24 часов. Сроки отправки письма после встречи отличаются от сроков отправки «холодного» письма, поскольку в данном случае нужно успеть, пока у покупателя не стёрлись воспоминания о встрече.
  • Объем не должен превышать 150 слов. Если текст превышает 200 слов, краткое изложение становится слишком длинным, а суть просьбы теряется.
  • Отвечайте в существующей ветке. Создание новой ветки заставляет покупателя заново воссоздавать контекст, который у него уже был.
  • Сформулируйте просьбу, указав конкретную дату. «Поделитесь своим мнением» — это не просьба. «Вам подходит вторник в 14:00?» — вот это просьба.
  • Ссылайтесь на что-то конкретное из того, что они сказали. Если вы будете пересказывать итоги встречи тому, кто сам на ней присутствовал, это станет самым быстрым способом оказаться игнорированным.

Обычно письмо, отправляемое после деловой встречи, представляет собой краткий отчет о встрече, на которой получатель только что присутствовал. Он был там. Он всё помнит. Отправлять ему протокол — это как задание.

И ничто в этом письме не продвигает сделку. Ни даты, ни решения, ни причины для покупателя что-либо предпринимать, кроме как почувствовать некоторую организованность в отношении разговора, который уже состоялся.

Мы расскажем, что нужно вынести из встречи, прежде чем открывать почтовый клиент, из каких пяти частей состоит письмо, на которое действительно приходит ответ, предложим три шаблона, которые можно взять за основу, и расскажем, что делать, если никто не отвечает.

Оглавление

Что считается письмом с последующим обращением

В сфере продаж письмо с подведением итогов выполняет одну из двух задач. Оно либо кратко излагает обсуждённое так, чтобы собеседник мог ознакомиться с содержанием за тридцать секунд, либо возобновляет разговор, который прервался, не приведя к принятию решения.

Любая должность может использовать этот подход. Три ситуации делают его ключевой тактикой продаж:

  • После собеседования
  • После попыток установления контакта по телефону никто не ответил
  • После встречи, которая действительно состоялась

Каждый из этих вариантов начинается с разных исходных точек. Письмо после собеседования — это благодарность, призванная остаться на виду у рекрутера. Письмо без предварительного контакта — это вторая попытка привлечь внимание, которого вы так и не получили. А письмо после встречи — единственный вариант, когда вы действительно присутствовали в комнате.

Когда я работал в компании, где рассылали напоминания по электронной почте, к ним относились как к административной работе. Но это не так. Именно они определяют, состоится ли сделка или останется без ответа.

Если вы пытаетесь возобновить переписку по холодному письму, на которое не пришло ответа, мы уже рассмотрели эту последовательность действий в статье «Письма для холодных обращений, которые открывают».

Что нужно вынести из встречи, прежде чем приступить к написанию

Прежде чем написать хоть одно слово, вынесите из встречи четыре вещи:

  1. Возражение
  2. Любые даты
  3. Все заинтересованные стороны, которых не было в зале
  4. То, что их так взбудоражило

Большинство статей на эту тему начинаются с рассмотрения электронных писем: темы письма, его структуры, времени отправки. Это советы для тех, кто опирается на свою память и несколько заметок.

Нет, это не так. У вас есть запись, стенограмма и возможность подключить « tl;dv » к вашей системе LLM через коннектор MCP. В этом и заключается разница между ответным письмом, которое могло быть отправлено кому угодно, и тем, которое могло быть отправлено только им.

Извлечение из записи

В приложении «Ask tl;dv » можно получить ответ на конкретный вопрос, связанный с телефонным звонком. На вопрос «Какие возражения возникли?» вы получите полезную информацию. В рамках бесплатного тарифа количество таких вопросов ограничено пятью в месяц.

Или подключите « tl;dv » к Claude или ChatGPT через коннектор MCP в версии Pro. Это режим «только для чтения», и модель уже содержит ваши предыдущие электронные письма и историю учетной записи. В приложении доступна только эта встреча.

Подключите « tl;dv » к выбранной вами модели LLM, чтобы получить подробную информацию

Как составить письмо с итогами встречи

Письмо с последующим обращением состоит из пяти частей. Старайтесь уложиться в чуть менее 150 слов: достаточно коротко, чтобы его можно было быстро пробежать глазами, и достаточно длинно, чтобы содержать реальные подробности.

Пять частей

Тема письма. Укажите в теме встречу, а не свой продукт. Если вы отвечаете в рамках той же переписки, тема уже указана, и вам следует оставить её без изменений.

Вступительная фраза. В первом предложении упомяните что-то конкретное из разговора. Не «было приятно пообщаться с вами». То, что мог бы написать только тот, кто присутствовал при разговоре.

Единственное, с чем вы согласились. Переформулируйте это, используя их формулировку, а не свою. Именно то, что покупатель слышит свои собственные слова, заставляет его доверять остальной части письма.

Просьба. Одна просьба с указанием конкретной даты. «Подходит ли вам вторник в 14:00 для 20-минутного звонка с Сарой?» — это лучше, чем «сообщите, что вы об этом думаете», потому что во втором случае вы просите покупателя самостоятельно придумать для вас следующий шаг.

Заключительная фраза. Заканчивайте на позитивной ноте и никогда не извиняйтесь. Никаких «Извините, что напоминаю».

Что прикреплять, а что указывать в ссылке

Прилагайте только то, о чём вас попросили или что вы обещали. Всё остальное воспринимается как излишний поток информации.

По возможности используйте ссылки, а не вложения. Это письмо пересылается по всей организации, и по пути фильтры безопасности удаляют вложения. Ссылки же сохраняются при такой пересылке.

Кого копируют

Включите всех, кто присутствовал, а также всех, кто был приглашен, но не смог прийти.

Затем подумайте, кому что нужно. Техническому специалисту и лицу, ответственному за бюджет, не обязательно знать все детали, касающиеся безопасности. Рассылка копий всем по каждому письму может казаться эффективной, но на самом деле это редко бывает так, ведь письмо, написанное для четырех аудиторий, не доходит ни до одной из них.

Попросите компанию « tl;dv » отправить вам письмо с напоминанием о продаже
Попросить компанию « tl;dv » подготовить протокол по итогам встречи

Как меняется содержание электронного письма в зависимости от того, как прошла встреча

От типа встречи зависит выбор шаблона. А от атмосферы, царившей в помещении, — от того, о чём вы будете просить. Во многих руководствах речь идёт только о корректировке тона, поэтому все примеры писем звучат одинаково. Это касается как переговоров о продлении контракта, так и заключения новой сделки.

Выраженный интерес. Они сами назвали дату, имя заинтересованного лица или цифру, не дожидаясь подсказки. Договоритесь о следующей встрече, указав имена участников и время. Не повторяйте уже сказанное. Им нужно приглашение в календаре, а не дополнительные аргументы.

«Пришлите мне информацию». Не присылайте презентацию. Куча сопутствующих материалов — это ответ на вопрос, который никто не задавал. Ответьте, спросив, о чем именно они хотят получить подробности, и включите в ответ открытый вопрос: «Какая конкретно документация вам нужна?» Тот, кто действительно заинтересован, ответит, и вы сразу поймете, что нужно отправить. А тот, кто просто вежливо завершал встречу, не ответит вовсе, и вы узнаете это, не потратив целый день на подготовку документа, который никому не нужен.

Нерешённое возражение. Если возникло возражение и вы на него ответили, перешлите этот ответ в электронном письме и попросите подтвердить, что он дошёл до адресата. Либо они согласятся, и вы сможете продолжить, либо у них появятся дополнительные вопросы. Второй вариант — неплохой исход. Это ценная информация, которая, как правило, является сигналом к покупке.

Вежливый интерес. Тот, который выглядит нормально, но на самом деле таковым не является. Встреча прошла хорошо, никто не высказал возражений, и в этом-то и заключается проблема. Попросите о чем-нибудь небольшом и конкретном, что займет у них всего несколько минут, а затем расцените их реакцию как сигнал. Задержка или сопротивление означают, что где-то есть сомнения, которые вы пока не обнаружили. 

Когда и как часто отправлять письма с напоминанием

Отправьте письмо с напоминанием в течение 24 часов после встречи с клиентом. Не через три дня, как обычно советуют, и не через пять, как советуют те, кто придерживается менее строгого подхода.

Правило «от трёх до пяти дней» заимствовано из практики рассылки холодных писем, и там оно действительно работает. Получатель холодного письма ничем вам не обязан, поэтому ожидание даёт ему возможность забыть о том, что ему что-то пытались продать.

В электронном письме, отправленном после встречи, проблема заключается в обратном. Ваше преимущество заключается в том, что покупатель ещё помнит разговор, но эта память начинает стираться сразу же после завершения разговора. Подождите три дня — и ваше резюме будет выполнять ту работу, которую должна была бы сделать память покупателя бесплатно. Подождите неделю — и вам придётся заново представляться.

После этого рассматривайте это как цепочку писем, а не как одно отдельное письмо.

СенсорныйСрокиЧто изменится
1В течение 24 часовКраткое изложение и просьба
2Через 3–4 дняДобавьте то, чего у них не было
3Через 7–10 днейИзменяйте цену предложения, а не объем
4Через 2 неделиЗавершите цикл и остановитесь

Расстояние между письмами увеличивается специально. Распределяя письма во времени, вы остаетесь на виду, не давая понять, что вам это нужно больше, чем им.

Тематические строки, которые побуждают получателей открывать ответные письма

Если вы отвечаете в существующей ветке, тема сообщения уже указана. Оставьте её без изменений. Остальные рекомендации применимы в том случае, если вы создаёте новую ветку, что должно происходить крайне редко.

  • После демонстрации: «Ответ на ваш вопрос о разъемах»
  • После предложения: «Предложение, плюс одна дополнительная деталь, которая, на мой взгляд, имеет значение»
  • Когда вы что-то обещали: «Вот документы о сертификации, о которых вы спрашивали»
  • Возобновление работы после перерыва: «Изменились ли сроки в этом вопросе?»
  • Расставание: «Покончить с этим»

Общее правило для всех пяти: говорите о том, что находится внутри письма, а не о том, чего вы хотите в ответ. Тема письма, начинающаяся с просьбы, воспринимается как просьба еще до того, как письмо будет открыто, а просьбы легко отложить на потом.

Фраза «Было приятно пообщаться» не работает по другой причине. Она ничего не говорит, поэтому выглядит как любое другое сообщение в папке «Входящие» и не дает повода открыть его прямо сейчас.

Шаблоны писем для последующего контакта в зависимости от ситуации

Это шаблоны. Удалите всё, что вам не нужно. Два из них — письма с предложениями, одно — для работы с клиентами.

Письмо с напоминанием после демонстрации

Стройте своё письмо, исходя из возражений, а не из перечня функций. В ходе демонстрации им уже показали продукт, и повторение этого в письменной форме — самый распространённый повод для удаления такого письма.

Привет, [Имя],

Вы упомянули, что именно при синхронизации с [инструментом] произошел сбой в ходе последнего развертывания. Я не приложил к письму никаких материалов по этому поводу, так как проще показать вам это, чем описывать.

Что я могу подтвердить сейчас: [конкретный ответ на возражение, одно предложение].

Вы сказали, что [заинтересованная сторона] должна с этим ознакомиться, прежде чем дело сдвинется с мертвой точки. Может, лучше организовать 20-минутную совместную телефонную конференцию с их участием, вместо того чтобы я отправлял вам документ для пересылки?

Я свободен во вторник в 14:00 или в среду утром.

[Ваше имя]

Этот запрос решает две задачи. Он позволяет назначить встречу и привлечь второго заинтересованного участника к обсуждению, вместо того чтобы оставлять вашего сторонника одного вести переговоры от вашего имени.

Письмо с напоминанием после отправки предложения

Нам нужна дата принятия решения. Не «просто напомнить», не «есть какие-то соображения», не «еще раз уточнить». Такие формулировки передают инициативу покупателю, а покупатели, не имеющие установленного срока, по умолчанию не принимают решения.

Привет, [Имя],

Предложение прилагается. Единственное изменение по сравнению с тем, что мы обсуждали, — это [изменение], которое вытекает из вашего замечания относительно [их опасений].

Вы упомянули [дату или событие] как фактор, определяющий сроки. Если отталкиваться от этой даты, то принятие решения к [дате] позволит сохранить комфортные условия.

Эта дата подходит, или есть какие-то препятствия, о которых мне следует знать?

[Ваше имя]

Второй вопрос важнее. Фраза «Есть ли какие-то препятствия?» дает им возможность рассказать вам о заморозке бюджета, а реальное возражение гораздо лучше, чем вежливый ответ «да», за которым вам придется гоняться три недели.

Письмо с итогами после ежеквартального обзора результатов (QBR)

В большинстве руководств рассказывается только о демонстрационной и предложенной версиях, и на этом все заканчивается. А это версия, ориентированная на успех клиента, и именно на этом этапе фактически принимаются решения о продлении подписки и расширении возможностей. Вы не занимаетесь продажами. Вы фиксируете дальнейшие действия по учетной записи, которая уже приносит вам доход, поэтому это письмо — не только сообщение, но и отчет.

Привет, [Имя],

Подведем итог по двум пунктам, о которых мы договорились, чтобы у нас обоих осталось это в письменном виде.

  1. [Владелец] должен [действие] до [дата].
  2. [Владелец] должен [действие] до [дата].

Открытым вопросом был [вопрос]. Я свяжусь с вами к [дата] с ответом, а не буду откладывать это на следующий квартал.

По поводу [вопроса о расширении или продлении] вы сказали [их слова]. Готов отложить этот вопрос до [срока], если это будет правильным решением.

[Ваше имя]

Команды по работе с клиентами составляют таких писем больше, чем команды по продажам — писем с последующими рекомендациями после демонстрации, — и при этом им уделяется меньше внимания. 

Что делать, если они не отвечают

Отсутствие ответа после отправки напоминающего письма — это не то же самое, что отсутствие ответа после холодного обращения. Человек, который просидел с вами всю встречу, уже проявил заинтересованность, поэтому причина отсутствия ответа, как правило, не заключается в отсутствии интереса. Возможно, он занят, ждет кого-то другого или на какой-то вопрос, заданный во время встречи, так и не был дан исчерпывающий ответ. Ваша задача — выяснить, в чём именно дело.

Второй контакт — через 3–4 дня после первого. Добавьте что-то, чего у них еще не было. Клиента из их сферы деятельности, номер, который вы обещали проверить, ответ на вопрос, на который вы уклонились во время встречи. Новая информация даст им повод ответить, не вызывая чувства вины.

Третье обращение — через 7–10 дней. Смените формулировку вопроса. Лучше задать вопрос, на который можно ответить одной строкой, чем снова просить о встрече, поэтому попробуйте спросить: «Этот вопрос опустился в списке приоритетов или дело в сроках?» Вы удивитесь, как часто люди отвечают на такой вопрос честно.

Четвертый контакт — разрыв отношений. Закройте дело вслух. Никаких вымышленных сроков, никакой пассивной агрессии. Фраза «Я перестану настаивать, но с удовольствием вернусь к этому вопросу, если [событие] изменит ситуацию» оставляет дверь открытой и позволяет не тратить ресурсы на поддержание отношений с этим клиентом.

Тогда лучше остановитесь. В пятом письме вы даете понять покупателю, что это нужно вашему проекту больше, чем его бизнесу, — и от такого впечатления уже не так легко оправиться.

Именно на третьем контакте заканчивается большинство переговоров, поскольку он повторяет первый. Вы опираетесь на последнюю встречу, поскольку именно её вы помните, но полезный материал обычно находится ещё раньше — в тех разговорах, где собеседники рассказали вам, что для них важно, до того как ваша презентация сузила рамки обсуждения.

Проект «Спроси tl;dv » охватывает всю вашу библиотеку, а не ограничивается одним собранием. «Какие вопросы поднимались в связи с этой учетной записью на всех звонках в этом году?» — вот один из вопросов. Если делать это вручную, на это уйдет целый день.

Единственный сигнал, который имеет значение, — это запланированный следующий шаг. Просмотры говорят лишь о том, что тема письма сработала, и ничего больше. Ответы — это уже лучше. А лучше всего — ответ, в котором указана дата или исправлено ваше резюме, потому что это означает, что кто-то действительно его прочитал.

Типичные ошибки при последующем общении, которые лишают вас ответов

Создаю новую ветку. Покупатель перестраивает контекст, который вы ему уже предоставили, и ветка с вашими заметками становится недоступной для поиска. Отвечайте прямо здесь.

Накопилось три запроса. Покупателю предстоит решить, на какой из них ответить в первую очередь. Чаще всего эту проблему решают, не отвечая ни на один из них.

Скрытие вопроса под обзором. Вопрос, заданный в четвёртом абзаце, читается на телефоне, откладывается «на потом» и больше никогда не возвращается к нему. Сначала задайте вопрос, а потом объясните.

Пишите для себя. Детали, которые вы включаете, потому что гордитесь результатами встречи, не являются теми деталями, которые нужны покупателю. Если это не имеет смысла для человека, который не присутствовал на встрече, значит, это написано только для вас.

Как писать более эффективные письма с последующими действиями, не теряя времени во время встречи

Во всех руководствах по этой теме составление продолжения рассматривается как проблема, связанная с написанием текста. Но это не так. На написание уходит всего четыре минуты, если вы знаете, какие именно две детали заслуживают отдельной строки.

Самое трудоемкое — это извлечь эти детали из записи. Большинство последующих вопросов носят общий характер, потому что прослушивать 45-минутную запись ради одной фразы — это хуже, чем просто догадаться, поэтому люди и догадываются.

Решение проблемы заключается не в том, чтобы использовать более удачный шаблон. А в том, чтобы изначально не терять исходный материал.

tl;dv ведет протокол встречи, а запрос tl;dv или коннектор MCP позволяет получить информацию о возражении, дате и имени в одном запросе.

Часто задаваемые вопросы о письмах с напоминанием в сфере продаж

Отправляйте только то, что имеет отношение к заданному вопросу или к тому, что вы пообещали во время встречи. Все остальное воспринимается как набор беспорядочной информации и снижает вероятность получения ответа. По возможности используйте ссылки вместо вложений. Ваш контактный человек пересылает это письмо внутри компании, и ссылки лучше сохраняются при такой передаче, чем файлы.

Поставьте в копию всех, кто присутствовал на встрече, а также всех, кто был приглашен, но не смог прийти. Отправьте отдельное письмо тому, кому нужно задать другой вопрос. Не привлекайте отдел закупок к обсуждению в этой переписке до тех пор, пока не будет согласована цена, поскольку как только цифра будет зафиксирована в письменном виде, команда по закупкам сможет рассматривать её как отправную точку.

Старайтесь уложиться в 150 слов. Для «холодных» писем, когда читатель вам ничем не обязан, рекомендуется писать короче, но в письме после встречи необходимо уместить как краткое изложение, так и просьбу, и для того, и для другого требуется место. Если объем превышает 200 слов, изложение становится слишком объемным, а просьба теряется на его фоне.

Единственный показатель, который имеет значение, — это запланированный следующий шаг. Показатели открываемости говорят лишь о том, что тема письма сработала, и ни о чем больше. Ответы — это уже лучше, а ответ, в котором подтверждается дата, указывается имя заинтересованного лица или исправляется ваше резюме, — это тот случай, когда можно сказать, что письмо выполнило свою задачу.

Он может составить черновик, а вы его всё равно отредактируете. Программы, в которых сохранена запись, могут извлечь возражения, обязательства и даты — именно это и занимает больше всего времени. А последующая работа над текстом проходит быстро. Чего ИИ не может сделать, так это решить, какие именно две детали встречи заслуживают упоминания в тексте.