Remote Инструменты для командной работы стали абсолютно необходимыми для любого бизнеса, стремящегося улучшить взаимодействие на расстоянии. По мере того как команды растут, становятся асинхронными и географически разделенными, растет спрос на эффективные инструменты командной коммуникации - особенно с учетом того, что они повышают производительность на 30 %. Однако с ростом коммуникаций приходят свои причуды и недостатки. Кто не попадал под перекрестный огонь страшной лавины "Ответить всем", когда простое "Понял, спасибо!" превращается в гору сообщений, засоряющих наши почтовые ящики? Если не смеяться, эти ошибки могут снижать производительность, расходовать ценные ресурсы и просто... ну, очень раздражать.
Решение этих проблем заключается в выборе правильных инструментов, понимании и оптимизации их использования для более четкого и эффективного общения. Иногда можно даже обнаружить, что почти у всех одни и те же мысли и чувства.
Когда Remote инструменты командной работы становятся плохими
Цифровые инструменты, возможно, полностью изменили способ нашей работы, особенно в remote и асинхронных средах. Однако каждое благо сопровождается определенными проблемами, и это касается и этих удивительных инструментов. Их можно использовать продуктивно, но можно и очень плохо.
Трясина "Ответить всем": Мы все там бывали. Простое "Понял!" предназначалось для вашей непосредственной команды, но, увы, оно было передано всей компании.
Сценарий: Вы только что заявили 200 сотрудникам, включая босса вашего начальника, что новый вкус кофе напоминает "несвежую воду из детского бассейна".
Чрезмерное увлечение каналами: Командные каналы предназначены для актуальных обновлений. Перегрузка их мемами или не относящейся к делу болтовней может привести к тому, что жизненно важная информация будет упущена. Более того, были проведены исследования, показавшие, насколько пагубно прерывание на работе влияет на производительность.
Сценарий OH NO: Это все равно что объявить о своих выходных во время серьезного заседания совета директоров. "Вот квартальный отчет и, кстати, я попробовал прыгнуть с парашютом!".
Цифровое "приведение" против уважения к границам: Хотя очень важно не игнорировать прямые сообщения или обновления, помните, что все работают не по одному графику.
Страшный сценарий: Представьте себе, что вы просыпаетесь в два часа ночи, чтобы попить воды, и тут же получаете сообщение о несрочной встрече. "Нет, Карен, я не хочу сейчас обсуждать "Тайного Санту" в офисе".
Чрезмерное преследование: Настойчиво преследовать человека в поисках ответа? Плохой ход.
Сценарий суперпреследования: Это сродни преследованию своего коллеги по офису с мегафоном, спрашивая, видел ли он ваше письмо. Да, это очень неловко.
Чрезмерное увлечение цифровыми инструментами: Несмотря на удобство цифровых средств, иногда ничто не может сравниться с беседой лицом к лицу.
"Почему ты так одержим мной?". Сценарий: Если бы у Шекспира была электронная почта, солилоквиз Гамлета можно было бы сократить до: "2B? Не 2B? НЕ ЗНАЮ". Иногда краткость не является душой остроумия. Подумайте хорошенько об "экономии" времени, слов, энергии, потому что мы можем стать немного ленивыми.
Овладение искусством командной работы в цифровых технологиях
Теперь, когда мы знаем о возможных ошибках цифровой совместной работы, давайте перейдем к активным решениям. Навигация по нюансам инструментов командной работы remote - это не универсальный путь; он зависит от культуры компании, динамики коллектива и характера задач. Однако, будучи наблюдательными и адаптируемыми, мы можем выработать привычки, которые позволят максимально использовать эти инструменты. Готовы ли вы использовать инструменты командной работы remote с изяществом и мастерством? Давайте рассмотрим стратегии, которые помогут вам не просто использовать эти инструменты, но и по-настоящему овладеть ими.
Перегрузка мемами? Выбирайте с умом! Мемы могут быть приправой к жизни (и каналам Slack), но главное - соблюдать умеренность.
Решение: Оставьте кошачьи мемы для "веселых пятниц". Таким образом, ваша команда сможет посмеяться, а важные сообщения не будут потеряны в течение недели.
Молчаливое лечение? Установите баланс! Не стоит донимать человека постоянными звонками, но и молчание не всегда бывает золотым.
Решение: Установите время регистрации с учетом асинхронности. В этом может помочь обычное "утреннее" сообщение, например, "Надеюсь, у тебя все хорошо! Когда бы ты ни проснулся, вот что нам нужно".
Неутомимый преследователь? Соблюдайте темп! Вы же не хотите стать "тем человеком", который отправляет пять последующих писем за день.
Решение: Подумайте о том, чтобы запланировать напоминания или назначить дату повторной рассылки. Подумайте об этом, как о вежливом будильнике: "Эй! Просто напоминаю об этом отчете. Давай поговорим, когда у тебя будет минутка".
Утопаете в цифровых технологиях? Станьте аналогом! Хотя наш мир становится все более цифровым, иногда традиционный подход может нарушить монотонность и улучшить понимание.
Решение: Организуйте ежемесячные видеопросмотры. Это освежающее изменение. Представьте себе, что вы обсуждаете основные этапы проекта за чашкой виртуального кофе, а не просто в виде пустых строк в электронном письме.
Слишком много уведомлений? Упорядочить! Постоянные уведомления могут перегружать, снижая важность действительно срочных сообщений.
Решение: Настройте параметры уведомлений. Это похоже на составление VIP-списка для ваших сообщений. Сообщение "Срочная новость: офисные растения политы", скорее всего, не попадет в список.
Заблудились в записях совещаний? Получите удобоваримую информацию! Преимущество совещаний заключается в динамичном взаимодействии, которому они способствуют. Но когда это взаимодействие длится часами, пересмотреть его может быть непросто.
Решение: Используйте инструменты для записи видеовстреч, такие как tl;dv. Независимо от того, нужно ли вам скачать запись Google Meet или скачать запись Zoom , вы сможете с легкостью получить доступ к ключевым моментам и выводам. Кроме того, вместо того чтобы пролистывать всю запись, вы можете получить доступ к ключевым моментам и мнениям. Подумайте об этом как об reel с яркими моментами блестящей работы вашей команды. И раз уж мы заговорили о tl;dv, давайте разберемся, почему именно этот инструмент меняет игру в командную работу remote .
Сила эффективных совещаний с tl;dv
Мы все были там. Мы смотрим на экран во время совещания, блуждаем мыслями, безмолвно умоляя: "Неужели это не могло быть просто электронным письмом?". Но потом ирония судьбы настигает вас, когда вы на 57 писем углубляетесь в тему, совершенно теряетесь и отчаянно мечтаете, чтобы кто-нибудь просто созвал совещание для прояснения ситуации.
Есть одна мысль: Что, если бы это электронное письмо действительно могло стать встречей? Или, что еще лучше, если бы между длительными видеозвонками и бесконечными цепочками электронных писем было бы что-то среднее?
tl;dv предлагает решение, в котором мы даже не подозревали, что нуждаемся. Превращая продолжительные видеозвонки в краткие фрагменты, которыми можно поделиться, tl;dv гарантирует, что ключевые моменты не будут погребены под многочасовым диалогом и не затеряются в переполненном почтовом ящике. Подумайте о том, что делает видеозвонки бесценными: нюансы поднятой брови, искренность голоса, моменты эврики во время спонтанного мозгового штурма - эти элементы теряются в тексте, но сияют в видео.
Но что делать, если вы вынуждены менять часовые пояса, выполнять личные обязательства или просто хотите вздремнуть после обеда? Пропустить встречу - не значит потерять время. С помощью tl;dv вы без труда вернетесь к обсуждению. Вы сможете вникнуть в суть обсуждения, не тратя на это много часов. Это идеальная золотая середина, позволяющая проводить совещания как с широким охватом, так и эффективно.
Поэтому в следующий раз, когда вы собираетесь отправить сложное письмо, состоящее из нескольких абзацев, подумайте, не стоит ли воспользоваться быстрым интерактивным видеочатом. А если вы беспокоитесь о том, что члены команды не смогут принять участие в общении, помните: tl;dv прикроет вашу спину, соединив лучшее из двух миров.
Другие виды средств общения в команде и инструменты для работы Remote
По мере развития бизнеса и увеличения географической разбросанности коллективов все большее внимание уделяется совершенствованию способов общения и совместной работы. В настоящее время, когда команды объединяются во всех уголках земного шара, мы наблюдаем заметный рост инновационных инструментов, специально разработанных для того, чтобы сделать это взаимодействие более удобным, интуитивно понятным и продуктивным.
Как вы не наденете шлепанцы на торжественное мероприятие или туфли на высоком каблуке на пляж, так и не все средства коммуникации подходят для каждого случая. В суматошном мире работы remote очень важно выбрать правильный инструмент для решения конкретной задачи. Подумайте об этом, как о подборе туфель к вечеринке - вы же не хотите ошибиться только потому, что не выбрали подходящий вариант! И хотя мы хотели бы, чтобы tl;dv стал ответом на вопрос о том, какие инструменты вам нужны для работы с remote , есть и другие.
Чтобы внести ясность в огромный океан возможностей, приведем классификацию некоторых других типов доступных инструментов:
Инструменты управления проектами
ProofHub: ProofHub - это комплексный инструмент для организации и выполнения проектов, позволяющий распределять задачи, отслеживать сроки и взаимодействовать в команде.
Программное обеспечение для распечатки
Filestage: Filestage предназначен для создателей контента, позволяя просматривать, аннотировать и утверждать цифровые файлы для упрощения обратной связи и обеспечения четкости коммуникации.
Инструменты чата в реальном времени
Chanty: Chanty - это инструмент командного чата, созданный для простого и эффективного общения в команде.
Microsoft Teams: Microsoft Teams это платформа унифицированных коммуникаций, объединяющая чат, видеоконференции и продукты Office.
Slack: Slack - это широко распространенная платформа для обмена сообщениями, интегрируемая с многочисленными сторонними приложениями и сервисами.
Средства голосовой и видеоконференцсвязи
Zoom: Zoom это выдающееся решение для видеоконференций, известное своей простотой в использовании и надежностью.
Google Meet: Google Meet это инструмент для проведения видеоконференций, интегрированный с пакетом офисных приложений.
Microsoft Teams Microsoft Teams - это собственная платформа для видеоконференций Microsoft, которая работает в тандеме с экосистемой Microsoft.
ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКТОРА: Это инструменты, которые работают и непосредственно с tl;dv !
Средства совместной работы с документами
G Suite: G Suite - это пакет офисных приложений Google, обеспечивающий совместную работу с документами, электронными таблицами и презентациями в режиме реального времени.
Office 365: Office 365 - это облачное офисное решение Microsoft, предоставляющее функции совместной работы в Word, Excel, PowerPoint и др.
Инструменты Центра знаний
Bloomfire: Bloomfire - это платформа для хранения и доступа к знаниям компании, обеспечивающая удобство поиска и непрерывность знаний.
Средства совместного доступа к файлам
OneDrive: OneDrive - это облачное хранилище Microsoft, позволяющее хранить и совместно использовать файлы на различных устройствах.
MediaFire: MediaFire - это онлайновая служба хранения данных, предлагающая удобный доступ к файлам, совместное использование и резервное копирование.
Инструменты внутренней коммуникации
Jive: Jive - это платформа для создания сообществ и совместной работы, которая улучшает внутренние коммуникации благодаря таким функциям, как блоги, обсуждения и т.д.
Yammer: Yammer - это корпоративная социальная сеть Microsoft, способствующая общению, обновлениям и взаимодействию в масштабах всей организации.
Усиление коммуникаций между подразделениями
В конечном итоге эффективное взаимодействие между отделами заключается не столько в выборе идеальных инструментов, сколько в разработке стратегии, отвечающей ритму работы каждой команды. Набор надежных рекомендаций можно рассматривать как путеводную звезду, освещающую путь к бесперебойной совместной работе. Подробно описывая имеющиеся в нашем распоряжении инструменты, указывая оптимальные моменты их использования и выделяя лучшие практики, мы формируем согласованное взаимодействие между всеми командами, не оставляя места для ошибок.
Постоянные точки контакта, будь то еженедельные или двухнедельные, являются пульсом нашего проекта. Эти контрольные точки являются проактивной защитой, выявляющей и решающей потенциальные проблемы до их обострения. Такое регулярное взаимодействие обеспечивает синхронизацию всех участников проекта и позволяет направлять коллективную работу на достижение поставленных целей.
Однако не менее важна и среда, в которой реализуются эти стратегии. Среда, в которой поощряется обратная связь, является краеугольным камнем прогресса. Каждый совет, каждая незначительная корректировка, сделанная на основе полученной информации, - это уже преодоленное препятствие. Поддерживая открытый диалог, мы гарантируем, что отделы переплетут свои знания и опыт, создавая единое видение успеха.
Принять цифровые технологии, но сохранить человеческий облик
В конце концов, каждое "динь", "бинь", "бонг" или смайлик Гая Фиери - это дело рук человека (да, даже если иногда кошка решает пройтись по клавиатуре). Когда мы все глубже погружаемся в сферу цифровых технологий и работы по адресу remote , удивительно легко заставить себя воспринимать коллег как аватары или имена пользователей по ту сторону экрана. Задержка ответа или срыв сроков иногда приводят к раздражению, заставляя нас на мгновение забыть о том, что за каждым цифровым взаимодействием стоит человек, переживающий свои собственные сложности, эмоции и иногда туман в голове.
В наш обширный цифровой век очень важно сохранять связь с сущностью человеческого прикосновения в общении. Может быть, в следующий раз, когда в ответ на электронное письмо вы получите молчание, вместо того чтобы высказывать бурю предположений, организуйте видеозвонок (и сохраните важные фрагменты на сайте tl;dv на потом!). Отправьте неожиданную благодарность, поинтересуйтесь, как они провели выходные, или даже посмейтесь от души во время спонтанного виртуального кофе-брейка. Такие жесты, пусть и незначительные на первый взгляд, служат напоминанием об общей человечности, которая связывает нас в огромном цифровом космосе.
Всегда помните, что технологии существуют для того, чтобы помогать и дополнять наше общение, но они не должны затмевать человеческие отношения. Поэтому, когда в вашем чате появляется причудливый смайлик Гая Фиери, подумайте о сюжете, смехе и человеке, который его поддерживает. Отмечайте идиосинкразию, цените взаимный опыт и постоянно отдавайте предпочтение людям, а не пикселям.
