Перейти до змісту
Чи вважаєте ви, що могли б працювати ефективніше? Якщо так, то ви не самотні. Багато людей намагаються бути продуктивними, особливо в корпоративному середовищі. Але не хвилюйтеся, є рішення, які допоможуть вам стати більш ефективними. У цій статті ми розглянемо 20 з них. Тож продовжуйте читати, щоб дізнатися, які з них будуть для вас найкориснішими!
Стратегії підвищення ефективності роботи
1. Організуйтеся
Перший крок до ефективності — це організація. Це означає, що для кожної речі має бути своє місце, і все має лежати на своєму місці. Коли ви знаєте, де все знаходиться, ви економите час на пошуки. Ви також повинні створити систему виконання завдань, щоб можна було швидко і легко повторювати процес.
Організованість залежить від набору правил, за якими ви вирішили жити і працювати. Одним із способів залишатися організованим є складання спеціального списку справ на кожен день, тиждень і місяць. Без чіткої мети ви можете не реалізувати свій справжній потенціал. Наявність мети, яку ви хочете досягти, допоможе вам зосередитися на важливих речах і розвинути дисципліну, необхідну для щоденних зусиль, щоб стати більш продуктивним на роботі. Це може бути отримання підвищення, завершення проекту або просто повернення компанії на правильний шлях.
2. Встановіть пріоритети
Після того, як ви все організували, важливо визначити пріоритети. Це допоможе вам зосередитися на найважливіших завданнях і виконати їх у першу чергу. Спробуйте скласти список завдань від найважливіших до найменш важливих. Таким чином, ви зможете спочатку виконати найнагальніші завдання, а менш важливі залишити на потім.
Пріоритети можна встановити лише тоді, коли у вас є набір цілей, яких потрібно досягти. Якщо ваша компанія має на меті досягти максимального задоволення клієнтів, вашим головним пріоритетом є зробити своїх клієнтів щасливими. Це ваша найважливіша мета. Якщо ви займаєтеся продажами і у вас є дзвінок, який потенційно може принести мільйон доларів, і інший, який потенційно може принести двісті тисяч доларів, і обидва дзвінки заплановані на один і той же час, якому з них ви надасте пріоритет? Безумовно, тому, який має найбільший потенціал. Не знаючи мети досягнення вашого плану продажів, ви можете надати їм однаковий пріоритет і втратити більший бонус до зарплати.
Однією з головних проблем у визначенні пріоритетів є плутанина між терміновими справами та пріоритетними справами. Те, що термін виконання настає через 2 години, не означає, що ця справа заслуговує на вашу увагу. Ви можете делегувати певні завдання, які не додають великої цінності, і зосередитися на більш важливих, але не термінових цілях.
3. Робіть перерви
Перерви можуть допомогти вам працювати ефективніше, що може здатися нелогічним, особливо в нашій культурі, де успішним вважається той, хто працює найдовше. Перерва може допомогти вам прояснити думки і повернутися до роботи з новими силами, коли ви перевантажені.
Правда полягає в тому, що коли ваше тіло втомлюється, ви стаєте менш зосередженими і, незалежно від того, скільки часу ви сидите за робочим столом, з кожним годиною ви робите все менше і менше. Просто переконайтеся, що ви не відпочиваєте занадто довго, інакше ви втратите час. Один із способів досягти цього — запланувати перерви. Техніка Помодоро — один із популярних способів переконатися, що ви робите перерви між годинами інтенсивної роботи.
4. Делегування завдань
Якщо ви відчуваєте, що вам важко встигнути все зробити, може бути корисно делегувати деякі завдання іншим. Таким чином, ви зможете зосередитися на найважливіших пунктах свого списку, а хтось інший подбає про решту.
Звичайно, важливо вибрати людину, яка здатна виконати завдання і якій ви можете довірити його виконання. Вам потрібно з'ясувати, які завдання потрібно виконати зараз, а які — пізніше. Оцініть їх за терміновістю та важливістю. Термінові та важливі завдання потрібно виконувати негайно. Термінові, але неважливі завдання потрібно делегувати.
Якщо у вас є завдання, які не є терміновими, але важливими, заплануйте їх на пізніше. А якщо ви знайдете завдання, які не є важливими і не є терміновими, обов'язково викресліть їх зі свого списку, вони не потребують вашої енергії та уваги. Делегувати завдання легко за допомогою tl;dv. Коли ви перебуваєте на нараді і вам потрібно делегувати завдання зі свого списку справ, просто позначте відповідального співробітника, і він отримає повідомлення, як у Google Docs.
5. Встановіть терміни
Встановлення термінів для себе може бути чудовим способом мотивувати себе до виконання роботи. Коли ви знаєте, що у вас є конкретний проміжок часу для виконання завдання, ви, швидше за все, зосередитеся і швидко його виконаєте. Просто переконайтеся, що термін є реалістичним, щоб у вас не виникло відчуття стресу.
Якщо ви вже деякий час встановлюєте терміни виконання завдань, то, можливо, помітили, що вони зазвичай займають більше часу, ніж ви планували. Це помітив Дуглас Гофстадтер, який сформулював закон Гофстадтера, який стверджує, що «це завжди займає більше часу, ніж ви очікуєте, навіть якщо ви враховуєте закон Гофстадтера».
Встановлюючи терміни, переконайтеся, що вони є реалістичними. Для цього вам потрібно точно знати, що потрібно для виконання завдання, а не спиратися на припущення чи приблизні оцінки. Якщо ви плануєте свій час і сподіваєтеся дотримуватися цього плану, то вам потрібно переконатися, що ваші терміни та графіки є максимально реалістичними.
6. Скористайтеся перевагами технологій
Існує безліч технологічних інструментів, які можуть допомогти вам працювати ефективніше. Від програмного забезпечення для управління проектами до онлайн-інструментів для планування — є інструменти практично для всього. Проведіть дослідження і знайдіть ті, які найкраще підходять вам і вашим потребам. Додатки-нагадування, додатки для планування, записуючі пристрої для віртуальних зустрічей, такі як tl;dv, комунікаційні інструменти та багато іншого допомагають ефективніше використовувати час і встигати більше за день.
Впровадження технологій у вашу діяльність може звільнити співробітників від повторюваних і трудомістких завдань і дозволити їм зосередитися на більш творчих аспектах своєї роботи. Наприклад, розрахунок заробітної плати можна автоматизувати за допомогою програмного забезпечення, такого як QuickBooks Payroll, Wave і Gusto. Впровадження системи для виконання всіх виплат заробітної плати дозволить бухгалтерії зосередитися на більш важливих завданнях, які можуть сприяти розвитку організації. Крім того, співробітники можуть легко отримати доступ до своїх платіжних відомостей, що робить процес розрахунку заробітної плати більш зручним для всіх.
7. Уникайте відволікаючих факторів
Якщо ви хочете працювати ефективно, важливо залишатися зосередженим під час роботи. Це означає уникати відволікаючих факторів, таких як соціальні мережі, особисті електронні листи та телефонні дзвінки. Такі програми, як Offtime, Moment, Flipd, Freedom та AppBlock, блокують ваші соціальні мережі під час робочого часу, щоб ви могли зосередитися і зробити більше за менший час. Якщо потрібно, налаштуйте систему, яка блокує ці відволікаючі фактори, щоб ви могли зосередитися на роботі. Додаток Forest — це простий додаток, який дозволяє посадити уявне дерево з таймером. Ви повинні зосередитися на роботі, поки не закінчиться час, інакше ваше дерево загине. Forest доступний як мобільний додаток, так і розширення для браузера.
8. Висипайтеся
Якщо ви хочете бути продуктивними протягом дня, ви повинні висипатися. Це пов'язано з тим, що коли ви добре відпочинете, у вас буде більше енергії та концентрації. Щоб показати найкращі результати, обов'язково висипайтеся щонайменше вісім годин щоночі. Один із найкращих способів забезпечити максимальну ефективність сну — лягати спати щодня в один і той самий час, навіть у вихідні.
Для середньостатистичної людини 8 годин сну є нормою, і вам слід прагнути до цього. Електронні пристрої є однією з головних причин, через які ми засинаємо пізно. Більшість експертів з питань сну радять тримати свої пристрої в іншій кімнаті. Намагайтеся не користуватися телефоном за дві години до сну. Це підготує ваш розум до міцного і спокійного сну.
9. Харчуйтеся здоровою їжею
Ваше фізичне здоров'я також впливає на вашу продуктивність. Вживання нездорової їжі зробить вас млявими і не забезпечить енергією, необхідною для того, щоб прожити день. Натомість зосередьтеся на вживанні поживних страв, які забезпечать вас енергією на весь день.
10. Регулярно займайтеся фізичними вправами
Фізичні вправи є ще одним важливим фактором, що впливає на вашу продуктивність. Фізична активність допомагає поліпшити ясність мислення та концентрацію уваги. В результаті ви зможете зробити більше протягом дня. Тому обов'язково включіть фізичні вправи у свій щоденний розпорядок дня. Хороший спосіб додати фізичні вправи до робочого дня — це щодня робити короткі прогулянки під час перерви.
Якщо на вашому робочому місці є тренажерний зал, це ще краще. Більшість людей не вважають здоров'я важливою складовою продуктивності та ефективності. Але людина складається з тіла, розуму, душі та духу. Якщо будь-який з цих аспектів людського існування не збалансований, це може вплинути на продуктивність. Недбале ставлення до свого тіла може зменшити обсяг роботи, яку ви можете виконати. Кілька хвилин вправ на день допоможуть це змінити.
11. Приділяйте час собі
Ви не можете бути продуктивними, якщо не дбаєте про себе. Це означає, що потрібно щодня виділяти час для себе, щоб відпочити і зарядитися енергією. Незалежно від того, чи це перерва, щоб почитати улюблену книгу, чи прогулянка, переконайтеся, що ви даєте собі час для відпочинку. Часто кажуть, що найкращі ідеї приходять, коли ви приймаєте душ, а не на роботі чи коли ви годинами сидите за робочим столом. Розслабтеся і дайте своєму розуму час, щоб відновити втрачену енергію.
12. Знайдіть баланс між роботою та особистим життям
Важливо знайти баланс між роботою та рештою вашого життя. Якщо ви постійно працюєте, ви швидко вигорите і не будете продуктивними. Але якщо ви не працюєте достатньо, ви не зможете виконати все, що потрібно. Знайдіть баланс, який підходить саме вам, щоб бути продуктивними, не жертвуючи особистим життям.
13. Встановіть цілі
Встановлення цілей для себе може бути чудовим способом залишатися на шляху до успіху та зберігати мотивацію. Коли ви маєте конкретні цілі, до яких прагнете, ви, швидше за все, будете залишатися зосередженими та досягати результатів. Обов'язково встановлюйте як короткострокові, так і довгострокові цілі, щоб ви могли бачити прогрес з часом. Метод SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound — конкретні, вимірювані, досяжні, реалістичні та обмежені в часі ) є одним з найпоширеніших і водночас найефективніших способів ставити не надто амбітні цілі, а такі, яких ви можете досягти.
14. Створіть розпорядок дня
Дотримання щоденного дисциплінованого розпорядку дня може допомогти вам бути більш продуктивним, оскільки це надасть вам структуру. Коли ви знаєте, що вам потрібно робити кожного дня, легше приступити до справи і виконати її. Звичайно, будьте гнучкими у своєму розпорядку дня, щоб ви могли пристосуватися до несподіваних подій. Створити розпорядок дня нелегко. Це вимагає дисципліни і багато часу, щоб довести його до досконалості.
Ось чому ви повинні бути віддані досягненню цілей, не шкодуючи часу на розробку найкращого розпорядку дня, який допоможе вам залишатися на вершині своєї майстерності. Найкращий спосіб скласти розпорядок дня — це створити систему звичок, засновану на вашій особистості. Лягайте спати і прокидайтеся в певний час. Приступайте до роботи в певний час. Приділяйте час перегляду своїх різних звичок, і завдяки постійній оцінці ви отримаєте хороший набір основних звичок, які допоможуть вам залишатися в ідеальній формі та досягати високої продуктивності.
15. Не відкладайте на потім
Прокрастинація – ворог продуктивності. Якщо ви завжди відкладаєте справи на потім, ви ніколи нічого не зробите. Тому подбайте про те, щоб вирішувати справи одразу, як тільки вони виникають. Це не означає, що ви повинні робити все відразу, але ви повинні хоча б почати працювати над цим, щоб це не висіло над вашою головою.
16. Навчіться говорити «ні»
Однією з причин, чому люди відкладають справи на потім, є те, що вони намагаються зробити занадто багато речей одночасно. Буде важко зосередитися і щось зробити, якщо ви берете на себе більше, ніж можете впоратися. Тому навчіться відмовляти іншим у проханнях виконати дії, які виходять за межі вашої компетенції.
17. Будьте позитивними
Ваше ставлення може мати великий вплив на вашу продуктивність. Ви будете більш схильні до виконання завдань, якщо будете мати позитивне ставлення і вірити в себе. Однак, якщо ви будете негативно налаштовані і песимістичні, вам буде набагато складніше знайти мотивацію до роботи. Тому, навіть коли справи йдуть важко, зберігайте бадьорість духу, продовжуючи бути позитивними і оптимістичними.
Висновок
Існує безліч способів підвищити ефективність роботи. Спробуйте кілька з них і виберіть ті, які є найбільш ефективними для вас. Також не забувайте продовжувати тренуватися, щоб з часом ставати все кращим!
