La importancia de Trabajo en profundidad y el El poder de un equipo kumbaya ya está bien documentado. Ya lo hemos aquí, aquíy aquí. Pero hoy hablaré de los matices alternativos de las reuniones opcionales. ¡Así que vamos a saltar a ella!(invitación opcional, obviamente 😆)@tldv. io Tiene mucho sentido. #meeting #comedy #corporate #meetings #9to5 #firstday ♬ sonido original - tldv.io - AI Meeting Recorder
En este artículo
Reuniones opcionales = mejores reuniones
Las reuniones ya no son descendentes o intercambios unidireccionales de información. Esto es más cierto en el caso de las startups y los equipos async-first y remote . Siempre hay excepciones a la regla. Algunas reuniones no deben omitirse en la incorporación de nuevos miembros del equipo o en actualizaciones importantes de toda la empresa. Sin embargo, en el 99% de los casos, la asistencia opcional aumenta la calidad de las reuniones.
Estos son los principales beneficios que hemos observado a lo largo de las 100 reuniones de voluntarios a las que hemos asistido (y no asistido) en tl;dv.
#1 Las reuniones opcionales motivan a los organizadores
La asistencia forzada no hace justicia a los organizadores de reuniones: Si todos los "participantes" de la reunión están obligados a asistir, los organizadores no tienen incentivos para mejorar la experiencia de la reunión. En un mundo alternativo de reuniones, si un organizador quiere una mayor tasa de asistencia(que no se puede forzar), es probable que haga más atractiva la participación voluntaria. Este podría ser así:
- Elegir una hora conveniente para todos.
- Planificación minuciosa del orden del día, para que todos puedan evaluar el valor de la reunión. Así, los asistentes llegarán preparados, aumentando el rendimiento de la reunión.
- Los temas que sólo son relevantes para un menor número de asistentes pueden ser tratados en primer lugar.
- Una sesión de micrófono abierto, para que los asistentes puedan discutir los puntos relevantes.
💡TIP: Ahorra tiempo a tu equipo no exigiendo el 100% de asistencia a las reuniones. Utiliza ese tiempo ahorrado para una sesión de unión opcional.
Con el tiempo, este efecto se agravará. El organizador se ve incentivado a hacer que las reuniones opcionales sean atractivas la primera vez. El organizador también aprende de lo que no ha funcionado. Por ejemplo, tomemos una sesión de unión de equipos. Al ver quién no asistió, los organizadores pueden aprender qué es lo que le gusta a su equipo, para mejorar las sesiones de unión de equipo voluntarias la próxima vez.
En resumen: las reuniones opcionales, como un buen vino, mejoran con la edad. 🍷
#2 Las reuniones facultativas son más escasas
No todo el mundo saca el mismo provecho de una reunión. Robin Dunbar dice que las conversaciones con más de 4 personas se convierten en una conferencia dominada por unos pocos extravertidos. Además, las reuniones forzadas suelen estar dominadas por quienes tienen más que ganar.
Por ejemplo, en un sprint de marketing, es más probable que el director de marketing obtenga el mayor valor. El diseñador gráfico de marketing obtendrá un valor limitado de los temas no relacionados con el diseño. Si el diseñador gráfico se ve obligado a asistir a toda la reunión, lo más probable es que guarde silencio y sea pasivo.
Hacer que las reuniones sean opcionales elimina el miedo a salir antes y anima a asistir sólo a las personas relevantes. Esto beneficia a los no asistentes (menos pérdida de tiempo, más tiempo de trabajo en profundidad), y también a los asistentes (más participantes activos = mayor rendimiento de la reunión). Con un coste medio de las reuniones de más de 1.000 dólares por reunión, ¡también se puede ahorrar mucho dinero!
#3 Las reuniones opcionales son colaborativas
Como los asistentes se unen voluntariamente, es probable que lo hagan por el valor percibido de la reunión. Esto conduce a una mayor inversión en la reunión. Las personas que invierten en la reunión se ven incentivadas a trabajar para obtener mejores resultados.
Así que, en lugar de tener 10 plataformas de reuniones semi-invertidas, tenga 4 asistentes activos e invertidos. Cuando uno está implicado, es más probable que se centre en las soluciones, no en los problemas, y que solo se ciña a la información relevante.
Igualar la dinámica de poder en las reuniones
La dinámica de las reuniones no opcionales fomenta una cultura de reuniones unidireccional, ineficiente y pasiva. Veamos, en cambio, una forma mejor.
#1 Reuniones opcionales = igualdad de condiciones
Por lo general, los organizadores de las reuniones son líderes, gerentes y ejecutivos. Por lo tanto, la relación organizador > invitado suele ser desigual. Esto conduce a una retroalimentación y comunicación menos honestas, lo que repercute en el resultado y el valor de la reunión.
La asistencia opcional a las reuniones es un pequeño paso hacia una dinámica de poder igualitaria. El organizador de la reunión (normalmente el que tiene el poder), está diciendo "oye, tu tiempo es tan importante como el mío". Con una dinámica de poder equilibrada, hay más posibilidades de que se produzca una retroalimentación abierta y, por tanto, reuniones más productivas.
#2 Las reuniones opcionales generan confianza
Las reuniones opcionales no garantizan la cohesión del equipo. Pero sí son un indicio de confianza. Si confía en que sus empleados hagan su trabajo, sin duda deben ser capaces de distribuir su tiempo y decidir a qué reuniones deben asistir. Atrás quedaron los días en que las reuniones eran una excusa para de las agendas electrónicas.
Si confía en sus empleados y les ha dado el entorno para que actúen de forma autónoma, las reuniones opcionales son el siguiente paso lógico y natural.
Cómo hacer bien las reuniones opcionales
Entonces, en un mundo perfecto, ¿cómo sería el santo grial de las reuniones opcionales?
Una agenda clara
Con un orden del día claro y una información contextual, los asistentes probablemente traerán a la mesa sus opiniones e ideas preformadas, listas para ser discutidas. Un mayor número de voces suele equivaler a un mejor resultado de la reunión. Ninguna reunión debería ser una gran bolsa de sorpresas.
Hacer explícita la asistencia opcional
En tl;dv siempre elegimos conscientemente reforzar nuestra cultura y ética de reuniones. Al fin y al cabo, los hábitos tardan en formarse. No basta con mencionar una vez la política de reuniones de la empresa a los nuevos empleados. A continuación te explicamos cómo podrías(o deberías) dejarlo claro:
- Márcalo en la reunión.
- Escríbalo en la descripción.
- Reitéralo durante la reunión.
- Reitere con frecuencia la cultura y las políticas de las reuniones con su equipo.
Documentación fiable de las reuniones
Esta es la faceta más importante de las reuniones opcionales. Sin una documentación adecuada, lamentablemente el valor de las reuniones(opcionales) se perderá para los no asistentes. Esto dará lugar a lagunas de conocimiento en su empresa, creando una asincronía de información y reduciendo la productividad.
En nuestro equipo, nos aseguramos de que la documentación de las reuniones sea sólida, grabando todas las reuniones relevantes(sprints, sesiones de investigación de usuarios, entrevistas de contratación, demostraciones de clientes, incorporaciones, etc.). Durante la reunión, convertimos el orden del día de la reunión en puntos destacados con sello de tiempo(ver arriba ☝️). Cada marca de tiempo te transporta al momento EXACTO de la grabación de la reunión. ¡No pierdas 60 minutos en una reunión por los 3 minutos que te importan!
¿Cómo es una reunión opcional?
He aquí un ejemplo(arriba) de una reunión opcional Google Meet . Nota:
- Se indican los participantes no esenciales.
- El orden del día de las reuniones está claramente vinculado.
- Algunos puntos se levantan primero, permitiendo que los invitados no esenciales salgan antes.
- La reunión es tl;dv'ed.
Reuniones obligatorias =/= estar al corriente
Con la documentación adecuada para las reuniones preparada, las reuniones obligatorias ya no son la única forma de mantener a todo el equipo informado. Ahora, cualquier miembro del equipo puede ser un asíncrono a cualquier QBR, Sprint o reunión en línea.
Nuestro truco favorito para exprimir el valor de cada reunión para los "no asistentes" es etiquetar los momentos valiosos y relevantes de la reunión a la persona adecuada. Esto permite (por ejemplo) que Jenny reciba una alerta directamente en Slack cuando sea etiquetada en un momento de la reunión. Haz clic en ese mensaje con marca de tiempo en Slack y te llevará DIRECTAMENTE al momento exacto de la grabación de la reunión.
Convierta el FOMO en JOMO
A lo largo de este artículo, he mostrado cómo convertir la típica monotonía de las reuniones forzadas y al estilo de la vieja escuela en reuniones opcionales participativas y eficientes. ¡¡¡GRANDE!!!
Sinceramente, ya no hay que temer no asistir a todos los Standup, Townhall o Sprint. En su lugar, convierte el FOMO en JOMO. Celebre el hecho de que usted y su equipo están gastando su tiempo sabiamente y sin comprometer la colaboración, la armonía del equipo o la sincronización de la información.
Vivimos en el siglo XXI y disponemos de las herramientas necesarias para trabajar de forma asíncrona con eficacia. Te animamos a que te subas a bordo. Confíe en mí, ¡le encantará!
