En el mundo del trabajo a distancia, hay una narrativa común: síncrono: malo, asíncrono: bueno. La pregunta es: ¿tiene que ser realmente una historia de buenos contra malos en el debate síncrono contra asíncrono? Exploraremos este tema, a la vez que analizaremos la posición de los pioneros remotos en el espectro de la comunicación asíncrona frente a la asíncrona. En el camino, compartiremos nuestra perspectiva única sobre la mejor manera de implementar y ajustar el modelo de comunicación híbrido asíncrono-síncrono común.
💡 Pista: la respuesta está en hacer que las reuniones sean simultáneamente sincrónicas y asincrónicas.
En este artículo:
- Lo básico: ¿qué es la comunicación asíncrona frente a la sincronizada?
- Ventajas de la comunicación síncrona frente a la asíncrona
- Líderes de opinión en sincronización y asincronización
- ¿Se excluyen mutuamente la comunicación sync y async?
Lo básico: ¿qué es la comunicación sincrónica y la asincrónica?
Antes de adentrarnos en los entresijos de cómo diferenciar y desplegar mejor los distintos tipos y modelos de comunicación, repasemos rápidamente los aspectos básicos.
¿Qué es la comunicación asíncrona?
La comunicación asíncrona, que es la abreviatura de la comunicación asincrónica, consiste en el intercambio de información entre dos o más grupos de personas sin la participación de respuestas en directo o inmediatas. Los métodos de comunicación asíncrona más comunes son los mensajes de texto(cuando no se responde inmediatamente), el correo electrónico y los mensajes de vídeo. Las herramientas más comunes utilizadas para la comunicación asíncrona son Slack, Gmail y Loom.
¿Qué es la comunicación sincronizada?
La comunicación sincronizada implica una comunicación en tiempo real, ya sea en persona o en línea. La comunicación sincrónica suele incluir videoconferencias o chats en directo. Se espera que los implicados respondan al instante. Entre los métodos de comunicación sincrónica más habituales se encuentran las herramientas de mensajería instantánea, las videoconferencias y las audioconferencias y, por supuesto, la vieja comunicación cara a cara.
Ventajas de la comunicación síncrona frente a la asíncrona
La comunicación es el alma de cualquier empresa. Nosotros lo sabemos. Es la forma en que se resuelven los problemas, se construyen los productos y se forja la cultura de la empresa. La comunicación es tan importante que hay muchas opiniones diversas sobre la mejor manera de optimizar la comunicación para aumentar la productividad. Este es el quid del debate entre la comunicación sincrónica y la asincrónica: ¿qué tipo de comunicación produce más productividad?
En resumen, ambas tienen sus puntos fuertes y débiles. La comunicación sincrónica ofrece una respuesta inmediata, por lo que debería utilizarse para aclarar malentendidos o para que todos los miembros del equipo se alineen rápidamente. La comunicación sincrónica puede eliminar rápidamente los obstáculos que se manifiestan en los retrasos.
La comunicación asíncrona permite un flujo de trabajo sin distracciones, una necesidad bienvenida si se tiene en cuenta que el 71% de los trabajadores declaran tener numerosas interrupciones mientras trabajan. Piense en la comunicación asíncrona como en la autopista alemana, diseñada para alcanzar la máxima velocidad y eficiencia. Mientras que la comunicación asíncrona es la de los trabajadores de mantenimiento que mantienen la carretera sin problemas y operativa, lo que permite a los equipos seguir alcanzando sus objetivos y mantener la productividad.
Aparte de esta distinción básica, aquí están las ventajas generales de la comunicación síncrona frente a la asíncrona:
| Ventajas de la comunicación sincrónica | Ventajas de la comunicación asíncrona |
|---|---|
| Colaboración en tiempo real | Menos distracciones, por lo tanto, resulta en más concentración y tiempo de trabajo profundo |
| La información inmediata puede conducir a menos bloqueos o retrasos | Tiempo para perfeccionar las ideas y las respuestas antes de comunicarlas |
| La mayoría está familiarizada con la comunicación sincrónica y es experta en ella | Menos adaptado a la comunicación en diferentes zonas horarias y horarios |
| Menos retraso o demora en la obtención de información | Una conexión estable a Internet es menos vital |
| el vídeo en directo transmite mejor el lenguaje corporal y el tono | No requiere que todo el mundo esté al mismo tiempo al máximo de su productividad |
| La comunicación sincrónica puede ser más personal | Puede comunicarse a su propio ritmo y horario , lo que permite una mayor libertad personal del empleado |
La posibilidad de utilizar herramientas basadas en el texto y de comunicarse de forma asíncrona hizo posible por primera vez que los introvertidos, los tímidos, los que hablan inglés como segunda lengua, etc., estuvieran en igualdad de condiciones con los extrovertidos
. - Stephen Sinofsky.
Está claro que hay algunos puntos en común cuando se consideran las ventajas de la comunicación sincrónica frente a la asincrónica. Sin embargo, la cita anterior de Steven Sinofsky muestra la multitud de capas de este debate. Por ejemplo, como extrovertido hablador y sociable, uno podría suponer que preferiría la comunicación sincrónica. Pero, en realidad, me encanta la comunicación asíncrona, ya que me obliga a pensar detenidamente antes de comunicarme, un hábito que quiero desarrollar aún más. Estos ejemplos sirven para recordar que los efectos de la comunicación sincrónica y asincrónica varían mucho según las personas y las situaciones.
Entonces, ¿es una forma de comunicación mejor que la otra? Antes de profundizar en ello, veamos cómo se sitúan algunos pioneros de este espacio en el espectro de la comunicación asíncrona frente a la síncrona.
Los líderes de opinión sobre la comunicación sync vs async
En el extremo izquierdo del debate, tenemos empresas como Yac y Claap. En general, se inclinan más hacia el lado de la comunicación asíncrona y desaconsejan la comunicación sincrónica. Esto se puede ver en el blog de Yac titulado "That Meeting Could Have Been a Voice Note" (Esa reunión podría haber sido una nota de voz), en el que se detallan las formas de evitar las reuniones en directo y sustituirlas por otros métodos de comunicación asíncrona. Yac adopta un enfoque de línea dura contra la comunicación sincrónica, especialmente cuando se trata de reuniones, como puede verse en el mensaje de su sitio web: "Basta de reuniones. Los mensajes de voz y vídeo asíncronos te permiten compartir ideas y hablar con tu equipo".
Entonces, ¿quién se encuentra en el medio del espectro? Muchas empresas que han disfrutado de las bondades del trabajo a distancia han sido destacadas defensoras de la comunicación asíncrona y sincronizada. Doist, GitLab y Aula son algunos de los defensores más prolíficos de la comunicación híbrida.
Doist es bien conocido por promover su marca de "comunicación asíncrona", para mejorar el enfoque y la productividad de los equipos remotos. Doist tiene buenas razones para confiar en el futuro de la comunicación remota y asíncrona, ya que su pila de comunicación asíncrona incluye sus propias herramientas de comunicación y colaboración asíncrona, incluida su popular aplicación Todoist, que se ha descargado más de 220.000 veces solo en Google Play.
GitLab cuenta con un extenso manual para empleados de 24.000 palabras sobre la comunicación. En él se detalla cómo, cuándo y por qué utilizar la comunicación sincrónica frente a la asincrónica. Su preferencia es cuidar el tiempo por defecto de la comunicación asíncrona. Sin embargo, reconocen la necesidad y las ventajas de la comunicación sincrónica para alinear rápidamente los detalles o solucionar malentendidos y obstáculos.
Se oponen a las "presentaciones" en las reuniones, afirmando que este acto está "quitando un valioso tiempo sincrónico a los asistentes, que podría ser asincrónico". En su lugar, recomiendan grabar las presentaciones, para que los miembros del equipo puedan verlas de forma asíncrona.
Otro defensor del modelo de comunicación híbrido sincrónico y asincrónico es Aula. En su manual para empleados de acceso público, "Aula Brain", hacen referencia a cuatro principios rectores que resumen su filosofía respecto a la comunicación sincrónica frente a la asincrónica, que incluye:
- Por defecto, la comunicación asíncrona. Menos perturbaciones, más reflexión.
- Documente sus conclusiones. Póngalas a disposición de todos.
- Preparar. Más del 50% de una reunión tiene lugar antes de la reunión real
- Las videollamadas breves ahorran muchas idas y venidas.
Su pila de tecnología de comunicación recomendada incluye todos los sospechosos probables, junto con algunas inclusiones inesperadas, como Whereby, Krisp y Movavi, todas las cuales son alternativas a las plataformas de videoconferencia sincrónica principales o complementos. GitLab, Doist y Aula son ejemplos de algunos de los primeros adoptantes y defensores públicos del enfoque híbrido de comunicación sync-async. Por lo tanto, se encuentran cómodamente en el centro del debate sobre la comunicación sync-async.
¡Mi estilo de comunicación es mejor que el tuyo!😛
Entonces, entre todas las opiniones variadas, ¿parece haber un consenso emergente?
Aunque las opiniones y los paradigmas de trabajo varían según las empresas, el enfoque mixto se considera en general la mejor manera de maximizar la eficiencia para la mayoría de las organizaciones. En el libro Trends and Innovations in Information Systems and Technologies: Volumen 3, se llega a la conclusión de que una mezcla de ambos tipos de comunicación suele ser la más eficiente y está respaldada por numerosos estudios. No sólo Dolist, Aula y GitLab (citados anteriormente) se hacen eco de este enfoque, sino muchos más, como Slite, Focus, Pragli y Loom.
Para que un equipo funcione eficazmente, el uso de un solo tipo de comunicación (asíncrona) suele ser inadecuado. Es necesario un delicado equilibrio entre la comunicación sincrónica y la asincrónica, ya que ambas tienen puntos fuertes y débiles.
- Tendencias e innovaciones en sistemas y tecnologías de la información: Volumen 3
Para que un equipo funcione eficazmente, el uso de un solo tipo de comunicación (asíncrona) suele ser inadecuado. Es necesario un delicado equilibrio entre la comunicación sincrónica y la asincrónica, ya que ambas tienen puntos fuertes y débiles - Trends and Innovations in Information Systems and Technologies: Volumen 3
Hay numerosas formas en que las organizaciones pueden combinar la comunicación sincrónica y asincrónica. Un método es dividir la comunicación en función del objetivo requerido. Por ejemplo, si un plazo inminente depende de la respuesta a una pregunta, la comunicación sincrónica es la mejor opción. Si necesitas tiempo de concentración para completar un trabajo con un plazo inminente, entonces la comunicación asíncrona es tu opción.
Pero creemos que hay otra capa más en la furiosa saga síncrona vs. asíncrona...
¿Son la comunicación sincronizada y la comunicación asíncrona mutuamente excluyentes?
El debate popular sobre cómo equilibrar la comunicación asíncrona y síncrona, parece implicar que ambos modelos de comunicación se excluyen mutuamente. Pero, ¿por qué un modo de comunicación no puede ser ambos a la vez?
Hemos decidido ir más allá de la percepción de las reuniones como formas de comunicación estrictamente sincrónicas. En tl;dv son vehículos de comunicación síncrona y asíncrona, ya que grabamos nuestras reuniones síncronas con tl;dv. Recomendamos que sólo los participantes esenciales asistan a las reuniones de forma sincrónica, y que el resto se ponga al día de forma asincrónica en tl;dv según sea necesario, cuando sea necesario. Esto ha reducido enormemente el tiempo que dedicamos a asistir a las reuniones sincrónicas, sin limitar realmente nuestra accesibilidad a las reuniones de vídeo ricas en contexto. Esto significa que no tenemos que elegir entre proteger nuestro tiempo o acceder a información y conocimientos ricos de las reuniones. Más bien podemos obtener ambas cosas.
Las reuniones híbridas síncronas-asíncronas se ven reforzadas por la posibilidad de compartir al instante los puntos importantes de la reunión que siguen estando totalmente contextualizados. tl;dvs también funciona con su aplicación de colaboración asíncrona y CRM favoritos.
La dualidad de nuestra cultura de reuniones se ve reforzada por el hecho de que los miembros del equipo pueden ponerse al día en las reuniones en cuestión de minutos con nuestra función de resúmenes con marca de tiempo. Vincule el acta de su reunión con el momento exacto de la grabación de vídeo y la transcripción.
En resumen, muchas de nuestras herramientas de comunicación diarias pueden cumplir una función tanto sincrónica como asincrónica. Así es como creemos que será el futuro de la comunicación. Mejoramos aún más la accesibilidad asíncrona de las reuniones síncronas con nuestras actas de reunión compartibles al instante, que están vinculadas al momento exacto de la reunión. Ahora, cuando compartas tus valiosos conocimientos, de (por ejemplo) una demostración a un cliente, una llamada de descubrimiento de ventas o una entrevista de contratación, los miembros del equipo pueden saltar directamente al punto más relevante de la reunión, saltándose los puntos que no les interesan.
A continuación, he copiado y pegado el enlace de la reunión de "tl;dv: ¿Cómo funciona?". Al hacerlo, se incluyen automáticamente los aspectos más destacados de la hora. ⚡
https://tldv.io/app/meetings/60e5c8e63550930014818bb6
tl;dv: ¿Cómo funciona?
[00:21] Añadir tl;dv a Google Meet
[00:35] Añada lo más destacado durante la reunión en directo
[01:05] Compartir reuniones con su equipo
💡 Consejo sobre reuniones asíncronas: Las reuniones de incorporación son fundamentales. Sin embargo, muchos nuevos contratados se enfrentan a la difícil tarea de retener esta información crucial. Muchos de nuestros clientes graban sus reuniones de incorporación, para que los nuevos contratados puedan consultar la información importante una y otra vez.
Reflexiones finales sobre la comunicación sincrónica frente a la asincrónica
El debate síncrono vs. asíncrono no trata realmente de qué método de comunicación es el mejor, sino de entender los diferentes puntos fuertes y débiles y cuándo utilizar cada tipo de comunicación. Siguiendo los pasos de muchos líderes remotos, nosotros también abogamos por un enfoque "asíncrono primero" que se equilibra cuidadosamente con la comunicación sincrónica. Sin embargo, también reforzamos la productividad de nuestro equipo haciendo que las reuniones síncronas esenciales estén siempre disponibles de forma asíncrona, con tl;dv.
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