Tanto si les has dado luz verde como si no, los asistentes de reuniones con IA ya están en tu organización.

Desde Zoom y Google Meet hasta herramientas de terceros como Fireflies, Fathom, Otter y tl;dv, los empleados graban, transcriben y resumen las reuniones más que nunca. La mayoría de las veces, ni siquiera se les pasa por la cabeza la seguridad de los datos, el cumplimiento normativo o el riesgo a largo plazo.

A primera vista, parece una ganancia de productividad. Pero bajo esa comodidad se esconde una compleja red de TI en la sombra, zonas grises legales y datos de gran valor que se mueven fuera de tu control.

Esta guía resume lo que todo responsable de TI debe tener en cuenta antes de que la grabación de reuniones se convierta en algo habitual: desde los flujos de trabajo de consentimiento y las normas de encriptación hasta las señales de alarma, las minas terrestres legales y las herramientas en las que merece la pena confiar.

Vamos a sumergirnos.

Índice de contenidos

La seguridad y el cumplimiento son lo primero

Cuando tu equipo graba una reunión, está generando un nuevo conjunto de datos que puede incluir información sobre clientes, propiedad intelectual, estrategia interna o incluso conversaciones legalmente sensibles. Y como cualquier dato, debe protegerse desde el momento en que se crea.

Aquí tienes varias cosas que hay que tener en cuenta en todo momento.

¿Dónde se almacenan los datos?

La mayoría de las herramientas de AI para reuniones están basadas en la nube, pero eso no significa que todas sean iguales.

Pregunta:

  • ¿Los datos se almacenan en tu región?
  • ¿Puedes elegir entre servidores locales, de la UE o de EE.UU.?
  • ¿Cumplen las leyes locales sobre soberanía de datos?
  • ¿Proporcionan almacenamiento privado? (Es decir, ¿tus datos se almacenan con los de otras organizaciones, o puedes tener tu propio almacenamiento en la nube independiente?)

Si una herramienta almacena los datos de tus reuniones en un país fuera de tu zona de regulación, podrías incumplir sin saberlo las obligaciones GDPR, HIPAA o APPI. Esto sigue siendo así, aunque la conversación nunca haya salido de tu llamada de Zoom , así que asegúrate de comprobarlo dos veces.

Saber dónde se almacenan tus datos es fundamental para mantenerlos a salvo. Al fin y al cabo, no puedes mantener tus datos seguros si no sabes dónde están.

Cifrado en tránsito y en reposo

Esto no es negociable. El cifrado de extremo a extremo garantiza que las grabaciones, transcripciones y resúmenes no sean interceptados ni filtrados, especialmente cuando se comparten a través de integraciones como Slack o herramientas CRM.

Asegúrate de que tu proveedor encripta tanto en tránsito como en reposo, y lo ideal es que admita una arquitectura de conocimiento cero. Esto mantendrá tus conversaciones a salvo de miradas indiscretas,

Cumplimiento de la normativa 

Como mínimo, las herramientas deben poder demostrar el cumplimiento de:

  • GDPR (para empresas y clientes con sede en la UE)

  • HIPAA (sanidad estadounidense)

  • SOC 2 (normas de seguridad de la información)

  • APPI (para empresas y clientes con sede en Japón)

¿Si no pueden facilitar documentación o una declaración de conformidad? Esa es tu primera señal de alarma.

En 2023, el 82% de las filtraciones de datos en la nube estaban relacionadas con activos en la nube mal configurados o mal protegidos. Las grabaciones de reuniones no son una excepción. Son el tipo de datos con más probabilidades de sufrir una filtración, así que más vale que cualquier responsable de TI se asegure de que su equipo utiliza una herramienta segura y que cumple las normas.

El consentimiento no es opcional

La legalidad de la grabación varía según el país y el estado. Sólo en EE.UU., 11 estados exigen el consentimiento de dos partes, lo que significa que todos los participantes en la llamada deben estar de acuerdo en ser grabados. Ese consentimiento debe ser

  • Visible (grabación de notificaciones)
  • Auditable (prueba con sello de tiempo)
  • Automatizado (para que los empleados no tengan que gestionarlo manualmente)

Bandera roja: Cualquier herramienta que empiece a grabar sin preguntar a los participantes ni almacenar registros de consentimiento pone en peligro a tu equipo jurídico, especialmente si las grabaciones se comparten externamente o se utilizan como prueba.

Además de lo que dice la ley, es de buena educación pedir permiso a alguien antes de grabarle. Del mismo modo que (espero) no empezarías a seguir a alguien y a grabar sus conversaciones en persona, tampoco deberías grabarle en secreto por Internet. 

Si aún necesitas convencerte, lee nuestro otro artículo sobre por qué grabar sin consentimiento es una mala idea.

TI en la sombra y herramientas no aprobadas

¿Quieres oír una verdad incómoda? Te la voy a decir de todos modos: aunque tu equipo informático no haya aprobado un asistente para reuniones, es probable que tus empleados ya hayan invitado a uno a la sala.

De representantes de ventas que registran notas en Fathom hasta los gestores de proyectos que utilizan Jaime para los resúmenes, los asistentes de reuniones con IA son fáciles de configurar, a menudo gratuitos y ampliamente recomendados en LinkedIn, Reddit y los grupos de Slack de ventas.

Y eso les convierte en una clásica amenaza de TI en la sombra.

La magnitud del problema

  • El 65% de las aplicaciones SaaS de las empresas no están autorizadas. A menudo, los usuarios se registran con correos electrónicos personales, por lo que quedan fuera de la visibilidad de TI.
  • Estas herramientas fraudulentas representan entre el 30 y el 40% del gasto en TI de las grandes organizaciones, agotando los presupuestos y aumentando el riesgo.
  • Casi el 50% de todos los ciberataques proceden ahora de la TI en la sombra.

Fuente: Zluri.

Este tipo de TI en la sombra incluye aplicaciones de IA para tomar notas que:

  • Almacena grabaciones sensibles en servidores no gestionados.
  • Carecen de controles de acceso de nivel empresarial.
  • Integración automática con herramientas como Gmail, Slack o Notion sin supervisión

Hay muchas herramientas que no piden explícitamente permiso a los participantes, ni dejan claro que están grabando en primer lugar. Herramientas como Granola, Jaime Tactiqy Notta pueden grabar sin que nadie lo sepa, lo que aumenta el riesgo potencial y dificulta su prevención.

Por qué ocurre

La mayoría de las herramientas de reuniones de IA dan prioridad a la facilidad de uso. Eso es estupendo para la productividad, pero significa que a menudo se saltan la incorporación formal, las revisiones legales o las aprobaciones de TI.

Los empleados sólo quieren ayuda para tomar notas. De lo que no se dan cuenta es de que pueden estar infringiendo las políticas de datos de la empresa, compartiendo información confidencial con terceros o subiendo grabaciones a servidores fuera de tu zona de cumplimiento.

Todo esto son malas noticias, pero pueden mejorarse con una buena educación a la antigua usanza.

Lo que pueden hacer las TI

La visibilidad y la gobernanza son primordiales. Nadie quiere imponer prohibiciones a herramientas concretas. En realidad, eso puede hacer que aumente el número de personas que utilizan anotadores ocultos. En lugar de eso, empieza por:

  • Crear una lista corta y aprobada de herramientas examinadas.
  • Monitorizar el uso a través de soluciones SSO o CASB.
  • Educar a los equipos sobre lo que está en juego y cómo les afecta.

En un informe de Dashlane de 2024, el 39% de los empleados admitió utilizar aplicaciones no gestionadasy el 37% de las aplicaciones corporativas carecían de protección de inicio de sesión único. Esto supone un importante punto débil para la seguridad.

La TI en la sombra no va a desaparecer. Pero con los controles adecuados, puedes convertirla de un riesgo en una ventaja competitiva.

Lista de control para la evaluación de herramientas

No hay duda de que las herramientas de IA para reuniones han llegado para quedarse. Ya han revolucionado la forma en que tomamos notas de las reuniones, y están en proceso de revolucionar la forma en que realmente utilizamos esas notas (piensa en sincronizaciones automáticas de CRM, agentes de IA, seguimientos y tareas asignadas). La verdadera pregunta es: ¿qué tomadores de notas con IA pertenecen a tu pila y cuáles no?

En una encuesta de Zerify de 2023 el 97% de los profesionales de TI expresaron su preocupación por la privacidad de los datos de videoconferenciamientras que el 84% temía que una brecha provocara la pérdida de IP sensible. Por eso, todos los responsables de TI deberían realizar una evaluación de las herramientas para asegurarse de que cumplen la normativa, son útiles y seguras.

Esto es lo que todo responsable de TI debe tener en cuenta al evaluar un asistente de reuniones, ya sea tl;dv, Fireflies, Otter.ai, Fathom o cualquier otra plataforma futura que tu equipo tenga la tentación de probar.

1. Profundidad de la integración (no sólo amplitud)

Muchas herramientas celebran la cantidad de integraciones que tienen. Esto es obviamente algo bueno. Con cuantas más herramientas se integre, más probabilidades hay de que tus herramientas estén incluidas y establecer flujos de trabajo sea diez veces más fácil. tl;dv, por ejemplo, se integra con más de 5.000 herramientas, incluidos cientos de CRM, herramientas de gestión de proyectos y plataformas de colaboración laboral. 

Sin embargo, ¿hasta dónde llegan estas integraciones? Una integración superprofunda entre tl; tl;dv y HubSpot llega mucho más lejos que veinte integraciones superficiales entre tl;dv y 20 CRM diferentes. Para tl;dvdv, es un buen trabajo tener ambas cosas.

Pero, en general, los responsables de TI deberían preguntarse:

  • ¿Se integra la herramienta con tus sistemas principales como CRM, gestión de proyectos, almacenamiento en la nube?
  • ¿Puedes controlar cómo se comportan esas integraciones?
  • ¿Es de sólo lectura, de escritura o bidireccional?

Un buen consejo es evitar las herramientas que sincronizan datos sin darte visibilidad ni control de versiones. tl;dv, por ejemplo, te permite crear plantillas de notas de reunión para que tus notas de reunión estén organizadas exactamente como tú quieres. Luego se pueden sincronizar automáticamente con los sistemas CRM para rellenar los campos exactos que necesites. No es sólo un trabajo de copiar y pegar, sino una forma eficaz de rellenar exactamente lo que necesitas sin ninguna molestia manual.

Plantillas de reunión personalizadas tl;dv
Los asistentes de reuniones te permiten rellenar automáticamente el CRM con las notas de reunión generadas tras cada una de las llamadas a tus clientes.
¿Lo sabías?
Más información

2. Controles y permisos administrativos

Otra cosa en la que deben fijarse los jefes de informática es en los controles y permisos de los administradores. Pregunta:

  • ¿Puedes gestionar a los usuarios mediante SSO, SCIM o acceso basado en roles?
  • ¿Hay un panel de administración con análisis, información sobre el uso y visibilidad de toda la herramienta?
  • ¿Puedes desactivar o restringir el acceso a las grabaciones y transcripciones a nivel de equipo o dominio?

Si no hay panel de administración, no tienes control. Eso es un riesgo instantáneo.

Con tl;dv, los administradores tienen el control total. No sólo pueden autograbar y autocompartir todas las conversaciones de su equipo (incluso cuando el propio administrador no está presente o ni siquiera ha sido invitado), sino que también pueden impedir que se borren. Esto significa que un jefe de ventas puede impedir que sus representantes borren llamadas accidentalmente (o intencionadamente). Esto salva a tu equipo de la pérdida accidental de datos, a la vez que detiene a los actores malintencionados.

3. Políticas personalizadas de conservación de datos

Más preguntas que los responsables de TI deben plantearse sobre las políticas personalizadas de conservación de datos:

  • ¿Puedes establecer plazos de retención predeterminados (por ejemplo, autoeliminación después de 30/60/90 días)?
  • ¿Puedes aplicar políticas diferentes a equipos diferentes (por ejemplo, Ventas frente a Jurídico)?

Las organizaciones con necesidades de cumplimiento estricto (especialmente en finanzas, derecho y sanidad) necesitan un control total sobre el ciclo de vida de los datos, no sólo un botón general de "borrar todo".

La mayoría de las soluciones a escala empresarial proporcionan políticas de retención de datos más flexibles, pero es algo que sin duda merece la pena comprobar. No querrás registrarte sin una. 

4. Registros de auditoría y seguimiento de la actividad de los usuarios

Una cosa sutil que ayuda drásticamente a los responsables de TI a elegir la herramienta adecuada es si pueden o no hacer un seguimiento de la actividad de los usuarios. Esto ayuda al departamento de TI a ver qué funciones se utilizan, qué aspectos de la herramienta aportan más valor y cuáles no se utilizan en absoluto. Es una forma estupenda de controlar lo que necesita más formación, incorporación o incentivos, en lugar de lo que se puede descartar por completo.

Piensa en estas preguntas cuando elijas una herramienta para tu equipo u organización:

  • ¿Puedes ver quién accedió a qué, cuándo y qué acciones realizó?
  • ¿Te avisan de accesos no autorizados o de exportaciones de datos?

Si la plataforma ofrece registros exportables para auditorías de seguridad, ¡aún mejor!

5. Derechos de exportación, eliminación y descarga

Nadie quiere una herramienta sin opción de exportación o descarga. Si las grabaciones están atrapadas dentro de la plataforma, en realidad no son tan útiles. Asegúrate siempre de comprobar los derechos de exportación, eliminación y descarga antes de contratar un plan restrictivo para toda tu organización.

  • ¿Puedes descargar transcripciones y grabaciones en formatos estructurados (por ejemplo, JSON, CSV, MP4)?
  • ¿Puedes borrar completamente los datos de la reunión, no sólo "ocultarlos" de la interfaz de usuario?

Esto resulta crítico en caso de derecho al olvido (GDPR), salidas de empleados o retiradas legales.

La plataforma adecuada debe facilitar el cumplimiento, no dificultarlo. Y debe funcionar con tu pila de seguridad, no alrededor de ella. Esta lista de comprobación es tu primera línea de defensa contra cualquier herramienta potencialmente dañina.

Formación de los empleados y directrices de uso

Ni siquiera la herramienta más segura del mundo puede protegerte de un usuario mal formado.

Puede que tu equipo sepa cómo grabar las reuniones, pero ¿saben cuándo deben hacerlo, cómo divulgarlo y qué ocurre con los datos después?

Como responsable de TI, tu papel no consiste sólo en aprobar herramientas, sino en establecer las normas para su uso responsable. Esencialmente, eres responsable de asegurarte de que todos los miembros de tu organización saben cómo utilizar estas herramientas sin poner en riesgo los datos y la privacidad. Esto es especialmente importante también cuando tratas con datos sensibles de clientes.

Establece las reglas básicas

Incluir orientaciones sobre:

  • Cuándo es apropiado grabar (por ejemplo, reuniones internas frente a llamadas de clientes)
  • ¿Qué plataformas plataformas están aprobadas
  • ¿A quién pertenece la grabación: al usuario? ¿La empresa? ¿La empresa?
  • Cómo pueden (o no pueden) compartirse las grabaciones y los resúmenes

Una de las formas más rápidas y sencillas de hacerlo es publicar una breve "Hoja de trucos sobre la política de registro" e incluirla en el proceso de incorporación de nuevos empleados y directivos.

Enseñar el consentimiento como buena práctica

Incluso en las regiones de consentimiento unipartidista, construye el músculo de la transparencia activa:

  • Notifica siempre a los participantes que la grabación está activada
  • Utiliza herramientas que muestren indicadores visuales claros (por ejemplo, pancartas, alertas, avisos verbales).
  • Refuerza el respeto por las conversaciones extraoficiales o los momentos delicados

Los empleados que utilizan herramientas gratuitas que no muestran avisos visuales o sonoros de consentimiento son una enorme señal de alarma que hay que atajar pronto. Esto es aún más cierto en las llamadas a clientes, donde corres el riesgo de filtrar información sensible sobre personas o empresas ajenas a la tuya.

Cuestiones de formación

A menudo se piensa que el usuario final es el eslabón más débil de la cadena de seguridad, ya que más del 90% de los incidentes de seguridad implican errores humanos. Además, en el 30% de las violaciones están implicados actores internos, ya sean malintencionados o simplemente inconscientes.

En otras palabras: tu herramienta no es el problema. Lo es tu empleado menos formado. 

Para solucionarlo, los empleados necesitan formación, incorporación y buenas prácticas que seguir. Lo bueno de las grabadoras de reuniones con IA es que resulta fácil compartir cómo utilizarlas. Puedes utilizar la propia herramienta para formar a otros.

Haz que el uso responsable sea el predeterminado

Siempre que sea posible, automatiza las mejores prácticas. Puedes utilizar herramientas que pidan el consentimiento y ofrezcan la eliminación automática por defecto para limitar el acaparamiento de datos. Del mismo modo, si proporcionas modelos de descargo de responsabilidad que los empleados puedan copiar y pegar, puedes evitar que surjan muchos de estos problemas. 

Sin embargo, una buena herramienta ya pedirá permiso a los demás participantes de la reunión por sí sola. No tendrás que mover un dedo. 

Un ejemplo sencillo podría ser: "Esta reunión se está grabando para facilitar la toma de notas y la documentación interna. Por favor, haznos saber si prefieres no ser grabado".

Cuanto menos friccionen los buenos comportamientos, más probable será que la gente los siga.

Por eso tl;dv envía correos electrónicos antes de las reuniones para obtener permiso. Algunas herramientas que se incorporan a mitad de camino ofrecen una ventana emergente para anunciar que están grabando, pero no ofrecen mucho en cuanto al rechazo. Si no te gusta, sólo tienes que abandonar la llamada o pedir al administrador que la detenga.

El panorama jurídico

Grabar una reunión no es sólo una acción técnica, sino también legal. Y, dependiendo de dónde se encuentren los participantes, podría meter a tu empresa en un buen lío si se hace de forma incorrecta.

Aquí es donde muchos equipos -especialmente los distribuidos globalmente- se ven sorprendidos.

Leyes de consentimiento: Unipersonal vs Bipersonal

  • En EE. UU., 38 estados siguen leyes de consentimiento de una sola parte, lo que significa que sólo una persona de la llamada tiene que saber que se está grabando.
  • Pero 11 estados (entre ellos California, Florida y Pensilvania) exigen el consentimiento de las dos partes (o de todas las partes).
  • En la UE, según el GDPR, normalmente se requiere el consentimiento explícito para las grabaciones, especialmente si se captura información personal o identificativa.
  • La APPI (Japón) y la PIPEDA (Canadá) imponen normas igualmente estrictas en materia de privacidad y divulgación.

Si tu herramienta empieza a grabar automáticamente, sin pedir ni captar el consentimiento, puedes estar infringiendo la ley sin saberlo.

¿Las transcripciones son legalmente descubribles?

Sí. En muchas jurisdicciones, las grabaciones, transcripciones y resúmenes generados por IA pueden considerarse descubribles en procedimientos judiciales o investigaciones internas.

Es decir:

  • Cualquier imprecisión en los resúmenes de IA podría ser problemática
  • Los datos deben almacenarse de forma segura y recuperarse cuando sea necesario
  • Se te puede exigir que borres o presentes determinadas transcripciones por obligación legal

Aunque no es exactamente lo mismo, Sam Altman, fundador de OpenAI acaba de admitir algo parecido: todo lo que digas a ChatGPT puede y será utilizado en tu contra ante un tribunal.

Resúmenes AI ≠ Registros legales

Aunque ahora muchas herramientas hacen resúmenes automáticos de las reuniones, los resúmenes son interpretaciones, no hechos. Si tus equipos confían en ellos como únicos "registros" de la conversación, podría dar lugar a disputas, especialmente en asuntos legales o sensibles para RRHH.

Asegúrate de que tus empleados lo sepan:

  • Los resúmenes de IA son útiles, pero no definitivos
  • En las reuniones críticas para el cumplimiento, lo importante es la grabación original y la transcripción

Qué debe hacer TI

  • Garantizar que todas las herramientas admitan mecanismos de consentimiento que tengan en cuenta la región
  • Almacena un registro de auditoría de consentimiento con marcas de tiempo para cada reunión
  • Educar a los equipos sobre la descubribilidad legal de las transcripciones y grabaciones
  • Por defecto, más transparencia, no menos

Recuerda: el cumplimiento no consiste sólo en marcar casillas, sino en proteger la reputación de tu empresa, la confianza de los empleados y la base legal.

Consideraciones sobre rendimiento, almacenamiento y coste

Los asistentes de reuniones de IA pueden parecer herramientas de "instalar y olvidar", pero bajo el capó, pueden acumular silenciosamente cargas masivas de datos, costes de almacenamiento y problemas de rendimiento.

Como Jefe de TI, no sólo eres responsable de aprobar la herramienta, sino también de lo que ocurre cuando se amplía.

¿Quién es el propietario de los datos: ¿Tú o el proveedor?

Esto no siempre está claro. Algunos proveedores conservan los derechos para almacenar o procesar indefinidamente los datos de tus reuniones, especialmente en virtud de acuerdos de nivel libre. Pregunta siempre:

  • ¿Son portables los datos de tu reunión?
  • ¿Se puede exportar en formatos utilizables (por ejemplo, MP4, TXT, JSON)?
  • ¿Puedes revocar el acceso o solicitar la eliminación en todos los sistemas?

Asegúrate de buscar proveedores que ofrezcan Acuerdos de Procesamiento de Datos (APD) y definan claramente los límites de propiedad de los datos.

Con un poco de investigación, generalmente puedes encontrar lo que buscas en Internet. Si no, la mayoría de las empresas te lo dirán durante una llamada de ventas. Si no lo saben, o deciden no contestar, es señal de que deberías buscar en otra parte.

¿Cuánto tiempo se almacenan las grabaciones?

  • ¿Existen periodos de conservación por defecto?
  • ¿Puedes establecer políticas de caducidad personalizadas por equipo, región o caso de uso?
  • ¿Permite la plataforma limpiar o marcar automáticamente los datos obsoletos?

El almacenamiento a largo plazo de archivos de vídeo y transcripciones puede hinchar silenciosamente tu uso de la nube. Y lo que es peor, podría dejar tus datos sensibles por ahí durante años.

Trampas de costes ocultos

Los planes gratuitos suelen conllevar costes invisibles, sobre todo si piensas en términos de seguridad y privacidad.

  • Minutos de transcripción limitados
  • Integraciones limitadas (por ejemplo, sincronización CRM sólo para niveles de pago)
  • Sobrecostes por usuario o por grabación

Si estás escalando el uso entre departamentos, asegúrate de que la herramienta elegida:

  • Ofrece niveles de precios empresariales con flexibilidad de volumen
  • No introduce tarifas repentinas por asiento para funciones posteriores como acceso de administrador, SSO o retención

Ten siempre presente que el coste medio de una violación de datos alcanzó los 4,45 millones de dólares en 2023, un 15% más en sólo tres años. Escatimar en el almacenamiento seguro o el borrado adecuado no es un ahorro de costes, es una responsabilidad. Teniendo en cuenta esta estadística, puede que te lo pienses dos veces antes de considerar una herramienta más barata sólo por su precio.

Rendimiento bajo presión

El número de empleados no es lo único que importa cuando se trata de escalabilidad. Tu asistente de IA tiene que rendir de forma constante, incluso cuando más de 20 representantes estén grabando llamadas a la vez. Tenlo en cuenta:

  • ¿Gestiona la herramienta grabaciones simultáneas en equipos grandes?
  • ¿La transcripción es en tiempo real o se retrasa bajo carga?
  • ¿Las integraciones se ralentizan cuando se vinculan con plataformas pesadas como Salesforce o HubSpot?

¿Cuál es la conclusión? No te fijes sólo en cómo funciona una herramienta de reuniones, sino en lo que cuesta, lo que almacena y cómo se escala. Porque a nivel empresarial, las pequeñas ineficiencias se multiplican rápidamente.

Referencia rápida:🚩Red Flags🚩to Look Out For

Antes de que apruebes (o heredes) cualquier asistente de reuniones con IA, aquí tienes una rápida lista de banderas rojas que deberían preocupar inmediatamente a cualquier Jefe de TI:

🚩 Sin políticas de encriptación

Si la plataforma no indica claramente cómo cifra los datos en tránsito y en reposo, asume que no lo hace.

🚩 Falta de flujos de trabajo de consentimiento

¿No hay indicaciones automáticas de consentimiento? ¿No hay indicadores visibles de grabación? ¿Ningún registro de auditoría? Eso es una responsabilidad legal inminente.

🚩 Datos almacenados fuera de tu región

Utilizar por defecto servidores estadounidenses o internacionales sin dejarte elegir vulnera la soberanía de los datos y puede infringir la GDPR o la APPI.

🚩 No hay panel de administración ni visibilidad para los usuarios

Si no puedes ver cómo se utiliza la herramienta en toda tu organización, o controlar el acceso por equipo, función o región, estás volando a ciegas.

🚩 No hay ajustes de eliminación o retención de datos

Si las transcripciones y grabaciones se almacenan "para siempre" por defecto, estás acumulando una deuda de cumplimiento a largo plazo.

🚩 Resúmenes de IA utilizados como registros finales

Los resúmenes son útiles, pero no dejan de ser interpretaciones. Confiar en ellos sin respaldarlos con transcripciones en bruto puede dar lugar a tergiversaciones, sobre todo en litigios o investigaciones.

🚩 No se puede exportar ni portar

¿Puedes extraer los datos en formatos utilizables si decides cambiar de plataforma? Si no, estarás bloqueado o, peor aún, a merced del proveedor.

🚩 Planes gratuitos sin una política de datos clara

Si es gratis y rápido darse de alta, es probable que tus empleados ya lo hayan hecho. Eso significa que tus datos podrían estar ya en algún lugar fuera de tu perímetro de seguridad. Esto sólo puede resolverse realmente con educación y quizás con una auditoría técnica anónima.

Utiliza esta lista como tu prueba interna de olfateo. Si alguna herramienta activa una o dos (o más) de estas banderas rojas, considérala insegura.

Lo que todo responsable de TI debe hacer a continuación

Los asistentes de reuniones con IA no van a ninguna parte. Y eso no debería ser una pesadilla, ni siquiera para los responsables de TI. De hecho, es algo bueno.

Pueden agilizar los flujos de trabajo, mejorar el compromiso con el cliente y eliminar la pesadez de tomar notas manualmente. Pero también introducen una nueva clase de riesgo: herramientas invisibles que captan conversaciones delicadas, las almacenan quién sabe dónde y operan al margen de tus marcos de gobernanza.

La solución no es bloquearlos. Es adueñarse del despliegue.

Aquí tienes cinco sencillos pasos que puedes seguir a partir de este artículo:

  1. Crea una lista aprobada de herramientas de grabación
    Plataformas Vet en cuanto a seguridad, gestión del consentimiento, ubicación del almacenamiento y certificaciones de cumplimiento (GDPR, SOC 2, HIPAA, etc.).

  2. Establece directrices de uso para toda la empresa
    Define cuándo es apropiado grabar, qué debe revelarse y cómo deben compartirse o almacenarse las grabaciones/transcripciones.

  3. Estandariza los flujos de trabajo de consentimiento
    Haz que los avisos de consentimiento y los registros de auditoría no sean negociables, incluso en las jurisdicciones de consentimiento de una sola parte.

  4. Establece políticas de datos claras
    Automatiza los plazos de eliminación. Segmenta el acceso por roles. Haz un seguimiento de todo con registros de auditoría.

  5. Forma a tus equipos y facilita que hagan lo correcto
    Equipa a los empleados con plantillas, descargos de responsabilidad y señales visuales. Elige herramientas que faciliten el cumplimiento.

El auge de las herramientas de reunión de IA es una oportunidad para que TI lidere. La adopción de la tecnología es una cosa, pero la administración de los datos es aún más crítica, y se está volviendo cada vez más vital a medida que pasan los años. 

Una política de grabación adecuada protege a tu personal, tus datos y tu reputación.
Así que, antes de que tu equipo le dé a grabar, asegúrate de que TI le da a pausar y establece las normas.

Preguntas frecuentes para responsables de TI: Preguntas clave antes de aprobar grabaciones de reuniones

Depende de dónde se encuentren tus participantes.

  • En EE.UU., 11 estados exigen el consentimiento de dos partes (todas las partes).

  • En la UE, el GDPR exige generalmente un consentimiento explícito e informado.

  • En Japón, la APPI aplica leyes estrictas sobre el tratamiento de datos.
    Práctica recomendada: Utiliza siempre herramientas con avisos de consentimiento y registros de auditoría incorporados.

Aunque no sea un requisito legal estricto en tu jurisdicción, sigue siendo una buena idea pedir permiso antes de grabar a alguien (en cualquier circunstancia).

Los principales riesgos son:

  • Shadow IT (herramientas no autorizadas que eluden la gobernanza informática)

  • Grabaciones almacenadas en regiones no conformes

  • Encriptación deficiente o inexistente

  • Sin visibilidad del administrador ni controles de datos
    Esto puede dar lugar a filtraciones de datos, multas por incumplimiento y exposición legal.

No de forma fiable. Los resúmenes de IA son interpretaciones, no transcripciones. Pueden tergiversar u omitir detalles críticos y no deben utilizarse como única fuente de verdad en asuntos jurídicos o de RRHH.

Empieza con lo esencial:

  • Cifrado de datos (en tránsito + en reposo)

  • Flujos de trabajo de consentimiento por regiones

  • Panel de administración con visibilidad del uso

  • Controles de acceso basados en funciones

  • Capacidad de retención, eliminación y exportación de datos

  • Cumplimiento SOC 2 / GDPR / HIPAA / APPI

Educa, no castigues.

  • Crea una lista aprobada de herramientas examinadas

  • Utiliza SSO/CASB para controlar el uso de la app

  • Comparte políticas claras y guías de incorporación

  • Explica los riesgos en términos sencillos y reales

Por supuesto, a menudo contienen:

  • Información personal identificable (IPI)

  • Propiedad intelectual (PI)

  • Debates estratégicos internos

Están sujetos a la mayoría de las normativas sobre privacidad y deben tratarse como cualquier otra fuente de datos sensibles.

Lo ideal es que tu empresa lo haga, pero sólo si:

  • Has firmado un APD (Acuerdo de Procesamiento de Datos) adecuado

  • La herramienta permite exportar y borrar datos

  • Has señalado explícitamente la propiedad en tu política interna

Sólo el tiempo necesario.

La mejor práctica es definir políticas de retención por defecto (por ejemplo, autoeliminación después de 30/60/90 días) y personalizarlas en función del equipo (por ejemplo, Ventas frente a Legal). Almacenamiento a largo plazo = riesgo a largo plazo.