Documentar las reuniones es muy importante en el mundo profesional. Contar con un buen conjunto de notas o actas de reunión garantiza un registro claro de lo que se ha dicho. También recoge las decisiones y los puntos de acción para futuras referencias. Pero, ¿notas o actas? Existe la posibilidad de que las notas y las actas se crucen. ¿Qué las diferencia exactamente?
Asegurarse de que usted y su equipo conocen la diferencia entre las notas y las actas de las reuniones puede mejorar el proceso de documentación. Además, tener una idea clara de lo que es tomar notas y redactar actas eficazmente también ayudará.
Las notas de reunión tienen una finalidad distinta de las actas, pero ambas son importantes.
En términos sencillos, las notas son una referencia rápida de lo que se ha dicho. Resaltan lo esencial de la discusión.
Las actas, sin embargo, son un registro más formal. Las actas pueden utilizarse con fines jurídicos y a menudo también están relacionadas con la administración financiera.
Asegurarse de que se conocen las diferencias es crucial para cualquier persona que participe en reuniones. De hecho, solo una fracción de las reuniones (11%) se consideran productivas, por lo que asegurarse de que se dispone de la información necesaria que se deriva de ellas es muy importante.
Tanto si eres la persona que toma las notas como si eres un simple participante, esto puede ayudarte a comprender mejor el proceso de la reunión.
Profundicemos en las diferencias.
Índice de contenidos
Comprender la documentación de las reuniones
La documentación de las reuniones ha cambiado mucho a lo largo de los años. Antes era una simple herramienta de registro, que solía llevar alguien de la rama de secretaría mecanografiando o taquigrafiando. Ahora ha evolucionado, junto con la tecnología, para crear increíbles archivos ricos en datos con los que trabajar.
También es muy importante para la rendición de cuentas y el cumplimiento de las normas en el mundo moderno. Muchas empresas e industrias exigen notas claras y bien documentadas de cada reunión a las que se pueda acceder posteriormente.
Un tema clave que surge cada vez que consideramos la documentación de reuniones es el impacto temporal de las reuniones ineficaces. Según un estudio de Atlassian,el coste de las reuniones innecesarias para las empresas estadounidenses asciende a 37.000 millones de dólares. Esta cifra subraya el alto precio de las reuniones improductivas, no sólo en términos de pérdidas económicas, sino también en pérdida de productividad e insatisfacción de los empleados. La razón por la que la documentación está tan directamente relacionada con esto es la cantidad de tiempo que se pasa repitiendo las mismas cosas en las reuniones. A menudo, cuando las reuniones no se documentan, o ni siquiera se comparten, correctamente, las mismas cosas se discuten varias veces.
¿Qué son las notas de reunión?
Las notas de reunión son un registro de lo tratado en una reunión. Pueden ser más temáticas que cronológicas. También son mucho menos formales, ya que recogen los puntos clave y los puntos de acción.
Aunque las notas de una reunión deben ser detalladas, deben servir como ayuda para la memoria y no como documentación oficial.
Las notas pueden ser tomadas por más de una persona, y es importante colaborar en ellas. Tomar notas de forma manual o analógica puede llevar a que la experiencia personal de cada uno las empañe. Es muy importante asegurarse de que las notas sean equilibradas y objetivas, para que los demás miembros del equipo puedan entenderlas y captar los puntos clave. Esto también es especialmente importante si los miembros del equipo no asistieron a la reunión.
Otro punto clave cuando se trata de notas de reuniones es que éstas suelen ser la base para el inicio de notas de reuniones para futuras reuniones.
Para tomar notas de forma eficaz, prueba estos consejos:
- Frases cortas y centradas en los puntos clave
- Asegúrate de identificar y muy bien los puntos de acción y cualquier decisión.
- Anota los plazos o fechas que sean importantes para los puntos de acción.
- Asegúrate de revisar y aclarar cualquier ambigüedad con los demás asistentes a la reunión.
- Asegúrese de que las notas de la reunión se envían a quienes las necesitan inmediatamente después de la reunión.
- Intenta utilizar una herramienta digital para facilitar la toma de notas y la organización, sobre todo si la reunión se celebra a distancia.
¿Qué son las actas de reunión?
A diferencia de las notas de reunión, las actas de reunión son un registro formal de las decisiones tomadas en una reunión. Se trata de un documento legal que recoge con detalle los debates, acciones, votaciones y decisiones de una reunión.
Normalmente se basan en el orden del día que se ha distribuido antes de la reunión. Además, las notas de reuniones anteriores se utilizarán también como temas de debate. Las actas de reunión también incluyen una lista de asistentes, un resumen de cada punto del orden del día y el resultado de la decisión.
Es realmente importante disponer de actas de las reuniones. Se trata de documentos legales necesarios para el gobierno corporativo. Deben proporcionar una descripción transparente de las acciones y la toma de decisiones del consejo de administración. Normalmente, en cualquier caso legal, también se hará referencia a ellas. Ofrecen una visión clara e imparcial de la situación, esencial para las pistas de auditoría y para demostrar la diligencia debida y la integridad.
Normalmente hay una sola persona encargada de las actas de la reunión, normalmente un secretario o redactor de actas designado. Esta persona debe escuchar activamente y tomar nota de los puntos clave, y de quién los ha dicho, durante la reunión. Una vez finalizada la reunión, estas notas deben formalizarse en una estructura de actas y revisarse para comprobar su exactitud e integridad antes de distribuirlas.
Deben distribuirse a todos los asistentes a la reunión y a las partes interesadas para su revisión y aprobación. Así se garantiza que todos estén de acuerdo con las decisiones tomadas y las medidas necesarias. También existe la posibilidad de hacer correcciones o aclaraciones.
Dado que se trata de documentación formal, merece la pena consultar algunas directrices sobre actas de reuniones en función de su localidad.
Las diferencias clave: Notas de reunión y actas
Para una referencia rápida sobre las diferencias entre las notas y las actas de reunión, he aquí una lista de comprobación rápida.
Formalidad
- Las notas de las reuniones son informales y sirven como ayuda personal o de equipo.
- Las actas de las reuniones son formales y sirven como documento oficial al que se puede hacer referencia cuando se trata de legislación, política corporativa o acciones financieras.
Contenido
- Las notas de las reuniones resumen los puntos clave, las acciones, los debates importantes y las fechas.
- Las actas de las reuniones son exhaustivas y detallan los debates, las decisiones concretas, los resultados de las votaciones y las acciones oficiales,
Casos prácticos
- Las notas de reunión son para entornos menos formales, como reuniones de equipo o de proyecto. El objetivo es captar ideas y tareas.
- Las actas de reuniones son más formales y deben utilizarse en consejos de administración, juntas generales de accionistas y reuniones más formales. Cualquier reunión importante relacionada con finanzas o RRHH debe contar con ellas por motivos legales y de cumplimiento corporativo.
Distribución
- Las notas de las reuniones deben compartirse entre los asistentes y ponerse a disposición de cualquiera que participe en el proyecto.
- Las actas de las reuniones deben distribuirse a todas las partes interesadas y gestionarse con cuidado si contienen información sensible.
Elegir entre notas de reunión, actas de reunión o ambas cosas
Es muy importante disponer de la documentación adecuada, sobre todo si la reunión va a ser examinada posteriormente por motivos legales.
El uso eficaz de ambos medios puede garantizar que sus reuniones sean eficaces, estén bien documentadas y sean productivas.
Si no está seguro de qué documentos necesitará para una reunión, hágase estas tres preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
- ¿Quiénes son los destinatarios de la documentación?
- ¿Cuáles son las necesidades de cumplimiento y archivo?
Una nota sobre la influencia organizativa
La propia naturaleza de su empresa o sector puede influir en el tipo de notas que necesita tomar. En el caso de una pequeña empresa de nueva creación, es probable que haya muchas conversaciones y puestas al día "casuales". Para una empresa de Fortune 500, con consejos de administración y muchas partes interesadas, es probable que sea más formal.
El uso de herramientas digitales
Actualmente existen muchas aplicaciones que permiten documentar las reuniones de forma mucho más eficaz. Estas aplicaciones pueden servir tanto para las notas como para las actas de las reuniones. Además de poder documentar, en tiempo real, lo que se ha dicho y quién lo ha dicho, también se pueden almacenar de forma segura y distribuir de manera más eficiente.
El uso de esta tecnología significa que, si bien una reunión puede empezar necesitando notas, si evoluciona hacia la necesidad de actas más formales, la oportunidad de hacerlo está ahí. De este modo, podrá elegir la mejor opción de las dos y formalizar cualquier documentación que deba realizarse después de la reunión.
Buenas prácticas para tomar notas y actas de reuniones
Tanto si tomas notas como si redactas el acta de la reunión, hay una serie de cosas que deberían hacerse como parte de las buenas prácticas generales.
- Claridad y concisión: Tanto si se toman notas como si se redactan actas, la clave está en una documentación clara y concisa. Céntrate en las decisiones, las acciones y los puntos clave del debate.
- Utilice plantillas de reuniones: Estandarice el proceso con plantillas. Así se garantiza que toda la información necesaria se capture de forma coherente y se comprenda fácilmente.
- Escucha activa: Participe plenamente en la reunión para garantizar una documentación precisa y completa. Resuma los debates con sus propias palabras para captar lo esencial.
- Herramientas digitales y software: Aproveche la tecnología para mejorar la eficacia. El uso de un software de grabación de llamadas como tl;dv también puede aportar un elemento de inteligencia artificial, lo que le permite celebrar la reunión y actuar retrospectivamente de manera eficiente.
- Tratamiento de información sensible: Tenga siempre presente la confidencialidad. Guarde de forma segura los documentos que contengan datos sensibles. Limite el acceso a quienes necesiten saberlo.
Si sigues estas directrices y utilizas las herramientas adecuadas, te asegurarás de que las notas y actas de tus reuniones sean útiles y seguras.
A continuación encontrará una guía rápida con algunos de los puntos clave de las mejores prácticas a seguir en las reuniones virtuales
Mejorar la productividad de las reuniones mediante una documentación eficaz
Las reuniones son una parte fundamental de cualquier empresa, pero asegurarse de que funcionan es igual de importante.
Contar con todo un equipo que conozca las mejores prácticas y la diferencia entre notas y actas de reunión puede transformar su eficacia y productividad.
Las tres cosas más importantes que hay que tener en cuenta, tanto si se trata de notas como de actas, son:
- Preparación: Asegúrate de que todas las reuniones, aunque sean pequeñas, tengan un resultado y un orden del día claros. Aunque las menos formales no necesitan distribuirse de antemano, ten una directriz clara de lo que debe salir de la reunión,
- Acciones concretas: Deje claro cuáles son las acciones que hay que emprender tras la reunión, quién es responsable de ellas y un plazo para llevarlas a cabo (o al menos algunos hitos). De este modo se garantiza una clara rendición de cuentas y la posibilidad de realizar un seguimiento correcto.
- Revisar y resumir: Asegúrate de que quede algún tipo de registro de la reunión. Las reuniones sin documentación pueden dar lugar a resultados abstractos, ideas olvidadas y ninguna acción.
Una mejor documentación de las reuniones conduce a mejores resultados
Tanto si eres el organizador de la reunión como un simple asistente, es fundamental tener una idea clara de cuáles son los resultados de la reunión. Esto también determinará el estilo y la función de la documentación necesaria para la reunión, ya sean notas o actas.
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