Para los directivos, la incorporación de nuevos empleados puede ser una tarea difícil. No sólo hay que preocuparse de que conozcan las normas y procedimientos de la empresa, sino también de que se sientan cómodos en su nuevo entorno de trabajo. Este artículo trata de cómo facilitar el proceso de incorporación creando un mundo virtual lo más parecido posible al mundo real.

¿Qué es el proceso de incorporación virtual?

El proceso de incorporación virtual es cuando una empresa utiliza la tecnología para ayudar a la transición de un nuevo empleado. Puede ser cualquier cosa, desde módulos de formación en línea hasta software de videoconferencia que simula una reunión en persona. El objetivo de la incorporación virtual es que el proceso sea lo más fluido y eficiente posible, tanto para los empresarios como para los empleados.

¿Cómo crear una buena experiencia de incorporación virtual?

Son muchos los factores que intervienen en la creación de una excelente experiencia de incorporación virtual. 

1. Asegúrate de proporcionar formación y recursos adecuados. Los módulos online, los vídeos y otros materiales pueden ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día rápidamente sobre las políticas y procedimientos de la empresa. Una de las formas más sencillas de facilitar que los nuevos empleados se pongan al día sobre las herramientas y sistemas de la empresa es crear un centro de conocimientos que cubra todos los temas que los nuevos empleados necesitan para completar su formación de incorporación. Algunas herramientas populares para ello son Notion, Trello y tl;dv. tl;dv proporciona una forma aún más visual de formar a los nuevos empleados mediante vídeos personalizados o estándar para los nuevos empleados. Identificando las áreas clave de tu organización que necesitan un conocimiento profundo, categorízalas y haz vídeos, escribe guías y crea documentación detallada para ellas. Las herramientas ya mencionadas son excelentes formas de distribuir contenido de texto y vídeos para un acceso fácil y a tu propio ritmo. 

2. Cree un entorno propicio mediante la comunicación regular y la retroalimentación. Ya sea mediante software de videoconferencia o reuniones de equipo, asegúrese de que los empleados se sientan cómodos haciendo preguntas y compartiendo sus pensamientos e ideas con los demás. La incorporación virtual depende en gran medida de varias herramientas para tener éxito. Pero eso no significa herramientas súper caras o fuera de alcance. Una herramienta como Slack es ideal para la comunicación. Trello es perfecto para el seguimiento de proyectos y tl;dv perfecto para enviar mensajes en profundidad que tienen un lado más visual o de demostración. En general, un canal de Slack es suficiente para una comunicación rápida y sencilla, ya que permite el acceso tanto desde el PC como desde el móvil. 

3. Adapte la experiencia de incorporación virtual a las necesidades específicas de su equipo u organización. Esto puede implicar personalizar el contenido de la formación en función de las funciones del puesto o incorporar herramientas o tecnologías exclusivas al proceso de incorporación.

4. Priorizar la facilidad de uso y la accesibilidad. Es esencial tener en cuenta las necesidades de los empleados y otras partes interesadas de la organización. Esto podría significar hacer que su experiencia de incorporación virtual sea móvil o proporcionar varias opciones de idioma para aquellos que no son hablantes nativos de inglés.

La accesibilidad también significa que los nuevos empleados pueden realizar el proceso de incorporación por su cuenta y a su propio ritmo. Las largas horas de incorporación en una sola semana no suelen funcionar para muchos y volverán a buscar información cuando se encuentren con un obstáculo. ¿Por qué no facilitarles la búsqueda de información por su cuenta? Un centro de conocimientos o una base de conocimientos es una de las mejores formas de apoyar continuamente el proceso de incorporación de forma práctica y a su propio ritmo.

Google Docs y Notion son herramientas magníficas para crear una base de conocimientos sencilla, pero en la que se puedan hacer búsquedas, con capítulos basados en problemas comunes específicos, temas y cuestiones que surgieron durante los primeros días. Incluso puedes incluir temas avanzados para asegurarte de que todos los empleados tengan un centro al que recurrir cuando se encuentren con un obstáculo o necesiten saber más sobre la organización.

En el caso de las reuniones, el uso de tl;dv en todas ellas hace que tu organización mejore y sea más productiva, ya que nadie tiene que ver horas enteras de vídeo para encontrar unos minutos del contenido que busca. Con tl;dv, el uso de marcas de tiempo y notas te permite saltar fácilmente a los aspectos de cualquier reunión que quieras volver a ver. Si prefieres una visión más detallada del vídeo, puedes pasar a las transcripciones y volver a la reunión en texto. 

5. Destaque la importancia del desarrollo profesional continuo. La formación continua y el apoyo son cruciales para ayudar a los empleados a crecer y prosperar en sus funciones, independientemente del lugar de trabajo: en persona o en remote. Implantar un sistema de compañeros es una de las mejores formas de garantizar el desarrollo continuo de todos tus nuevos empleados.

Hacer amigos es bastante difícil para algunos empleados nuevos, especialmente en funciones totalmente remote . Asignarles un compañero puede facilitarles hacer amigos, conectar con todo el equipo y tener un par de hombros en los que confiar cuando necesiten ayuda. 

6. Asegúrese de establecer expectativas realistas. Es fundamental entender y tener un plan para cumplir las expectativas desde el principio y hacer saber a los empleados que la incorporación virtual no sustituye a la interacción en persona.

Los nuevos empleados suelen tardar algún tiempo en alcanzar su mejor rendimiento. Pero eso no ocurre por casualidad. Tener expectativas realistas bien establecidas y comunicadas es la mejor manera de conseguir que los nuevos empleados se pongan al día sin sacrificar la productividad ni los ingresos. Un plan de aceleración es la mejor manera de establecer las realidades de la función y lo que los nuevos empleados tienen que hacer día a día, semana a semana, etc.

Al establecer los OKR, los KPI y los plazos necesarios, estarás preparando al nuevo empleado para escalar la curva de ascenso con mucha facilidad. Los materiales para los empleados deben estar diseñados para seguir las expectativas y ayudarles a obtener lo que necesitan exactamente cuando lo necesitan. Todo empieza por adaptar la incorporación a cada función y empatizar con los nuevos empleados para que encuentren los recursos, las herramientas y el apoyo que necesitan para lograr resultados asombrosos. 

7. Fomente la socialización y el trabajo en red. La socialización y la creación de redes son importantes para ayudar a los empleados a sentirse conectados con sus compañeros, aunque no trabajen en el mismo espacio físico. Esto puede hacerse a través de happy hours virtuales con Donut and Happy Hour, juegos online con Emoji Stories u otras actividades sociales. Otras herramientas para el compromiso de los empleados, como butter.us y icebreaker.video, también son estupendas para crear sesiones más atractivas para los empleados que contribuyan a estrechar los lazos del equipo y a construir la cultura corporativa. 

8. Priorizar el bienestar de los empleados. El proceso de incorporación puede ser estresante tanto para los empleados nuevos como para los existentes, por lo que es importante tomar medidas para apoyar su salud mental y física durante este tiempo. Esto puede incluir la posibilidad de trabajar desde casa u ofrecer un horario flexible para ayudar a reducir los niveles de estrés. Zoom La fatiga, ya que las sesiones de reuniones en línea se han convertido en algo normal, es real y los nuevos empleados pueden estresarse fácilmente con tantas cosas en marcha. Disponga de otras vías de aprendizaje, como el uso de eventos sociales a través de plataformas como Donut. Utilizando tl;dv y otras herramientas en línea, puede reducir la presión psicológica sobre los empleados en general y los nuevos empleados. 

9. Tenga en cuenta que la incorporación virtual es un proceso continuo. Al igual que con cualquier otro tipo de incorporación, la incorporación virtual es un proceso continuo que debe perfeccionarse y mejorarse con el tiempo. A medida que su equipo crece y cambia, también deben hacerlo sus procedimientos de incorporación.

10. Por encima de todo, recuerde que el proceso de incorporación es colaborativo. Es fundamental trabajar en estrecha colaboración con los miembros de su equipo, las partes interesadas y otras partes relevantes para crear una experiencia de incorporación que funcione para todos. Puede crear la mejor experiencia de incorporación virtual para sus nuevos empleados teniendo en cuenta estas consideraciones.

Si se centra en estos factores, podrá crear una experiencia de incorporación virtual eficaz, atractiva y que responda a las necesidades de sus empleados. Tanto si es usted empresario como empleado, la clave está en considerar la incorporación virtual como una oportunidad de crecimiento y desarrollo, no como una tarea más de su lista de tareas pendientes. Además, si adopta la tecnología y trabaja en colaboración con los miembros de su equipo, podrá lograr grandes resultados en el lugar de trabajo, esté donde esté.

Ideas para una gran experiencia de incorporación virtual

Paquete de bienvenida

Envía a tu nuevo empleado un paquete con artículos de la empresa, como gorras personalizadas, cuadernos con la marca y botellas de agua con el tema de la empresa, junto con información sobre la cultura, los valores y los objetivos de la empresa. Esto les ayudará a sentirse más conectados con el equipo y establecerá un tono positivo para su experiencia de incorporación. Un paquete de bienvenida para empleados también puede incluir elementos que ayuden al nuevo empleado a aclimatarse a sus oficinas virtuales, como una lista de los miembros del equipo y su información de contacto, una visita virtual de la oficina y calendarios virtuales.

Portal de incorporación

Cree un portal en el que los nuevos empleados puedan acceder a información sobre la empresa, su equipo y su función. Puede incluir descripciones de los puestos, listas de contactos, organigramas y mucho más. Esta herramienta virtual puede ayudar a que los nuevos empleados se sientan más cómodos y seguros al iniciar el proceso de incorporación.

Considere la posibilidad de ofrecer cursos de formación virtual que enseñen a los nuevos empleados sobre la empresa, sus productos y servicios, y las mejores prácticas para trabajar con éxito dentro de la organización. Estos cursos les ayudarán a prepararse para el éxito en sus funciones, reduciendo la ansiedad sobre qué esperar en su primer día. Todos estos recursos deben ser fácilmente accesibles en un único portal o quizá en dos.

Tener muchas plataformas en las que se puede acceder a los recursos hace que resulte pesado y estresante. Registrando todas las sesiones de formación con marcas de tiempo precisas en tl;dv, puedes reducir el estrés y ayudar a tus nuevos empleados a mantener el equilibrio mental a medida que crecen en tu organización. 

Módulos de formación en línea

Desarrolla módulos de formación en línea que los nuevos empleados puedan completar a su propio ritmo utilizando tl;dv para las videotecas, y Notion y Google Docs para la documentación. Esta puede ser una buena manera de introducirles en las políticas y procedimientos de la empresa. En entornos virtuales, las sesiones de formación virtual pueden ser una forma especialmente eficaz de ayudar a los nuevos empleados a aclimatarse a sus funciones y responsabilidades.

Algunas ideas para sesiones de formación virtual incluyen reuniones virtuales con directivos o compañeros, cursos o seminarios en línea y presentaciones virtuales de altos cargos sobre los valores y la visión de la empresa. Al ofrecer a los nuevos empleados experiencias de formación atractivas en un entorno virtual, puede asegurarse de que disponen de todos los recursos que necesitan para tener éxito en su puesto.

Videoconferencias

Utilice programas de videoconferencia para celebrar reuniones periódicas con los nuevos empleados. Esto puede ayudarles a sentirse conectados con sus compañeros y a obtener respuestas a cualquier pregunta que puedan tener. También le permite ver cómo se están adaptando y si hay algún problema que deba abordarse. Con el software de conferencias virtuales, los nuevos empleados pueden sentirse parte del equipo desde el principio, lo que les ayuda a aclimatarse más rápidamente a su nuevo entorno de trabajo.

Actividades sociales

Fomente la socialización y la creación de redes organizando happy hours virtuales, juegos en línea u otras actividades sociales. Las actividades sociales divertidas y animadas pueden ayudar a los nuevos empleados a sentirse más cómodos y fomentar un sentimiento de camaradería entre compañeros. También pueden contribuir a reducir la sensación de aislamiento y ayudarles a captar mejor todo el ambiente cultural de la empresa. 

Sistema de compañeros de trabajo

Empareje a los nuevos empleados con miembros del equipo que puedan actuar como mentores y apoyarles durante el proceso de incorporación. Esta puede ser una buena forma de establecer relaciones y ayudar a los nuevos empleados a sentirse cómodos en sus puestos. Además de un sistema de compañeros, también puede considerar la posibilidad de asignar mentores o entrenadores virtuales que puedan ofrecer orientación personalizada durante el proceso de incorporación. Esto puede ser especialmente útil si el nuevo empleado tiene preguntas o preocupaciones específicas sobre su función o equipo. 

Comentarios

Solicite periódicamente a los nuevos empleados que le informen sobre su experiencia y trate de resolver cualquier problema o preocupación que puedan tener. Puede crear un programa de incorporación virtual más eficaz que prepare a todos para el éxito escuchando a los miembros de su equipo y atendiendo a sus necesidades. Los comentarios pueden ayudarle a determinar qué aspectos de la incorporación virtual están funcionando bien y qué áreas podrían necesitar alguna mejora. Mediante el seguimiento de los comentarios, puede asegurarse de que su

Gamificación de su proceso de incorporación virtual

Considere la posibilidad de utilizar técnicas de gamificación para atraer a los nuevos empleados y hacer que el proceso de incorporación sea más agradable. Por ejemplo, puede crear tablas de clasificación o premios por completar determinadas tareas o hitos. Esto puede ayudar a crear un sentimiento de camaradería y animar a los nuevos empleados a esforzarse más y rendir mejor. 

Automatizar el proceso

Considere la posibilidad de automatizar tantas tareas como sea posible para agilizar el proceso de incorporación y minimizar el trabajo administrativo. Esto podría incluir la configuración de recordatorios automáticos, el envío de listas de control de incorporación u otras herramientas de productividad que puedan ayudar a los nuevos empleados a mantenerse organizados y en el buen camino. tl;dv sirve como repositorio de antiguas sesiones de reuniones y materiales de formación pregrabados con marcas de tiempo y transcripciones, en caso de que los nuevos empleados prefieran leer la documentación.

Un sistema de incorporación de este tipo lleva a cualquier empleado de 0 a héroe en la información relevante de la empresa de forma automatizada, ya que los vídeos se pueden organizar en orden de cronología y necesidades para ayudarles a operar un sistema de aprendizaje a su propio ritmo que no se vea obstaculizado por otro personal debido a ocurrencias como calendarios que no coinciden, diferentes zonas horarias y más. 

Crear un entorno propicio

Por último, recuerde que la incorporación virtual consiste principalmente en crear un entorno de apoyo en el que los nuevos empleados puedan crecer y prosperar. Si das prioridad al bienestar de los empleados, les proporcionas información periódica y te centras en la colaboración y la comunicación, puedes ofrecer a los miembros de tu equipo el apoyo que necesitan para tener éxito en sus funciones.

Utilice vídeos cortos de formación e instrucción

Incluya vídeos en su proceso de incorporación virtual para ayudar a los nuevos empleados a entender las políticas y procedimientos de la empresa. Estos vídeos pueden ser breves y directos, y abarcar el código de vestimenta, la política de asistencia, el horario de trabajo, etc. Una forma mejor de utilizar vídeos cortos es crear un centro de conocimientos con tl;dv.

Su centro de conocimientos podría incluir tutoriales sobre cómo iniciar sesión en los sistemas de la organización, configurar herramientas, cómo realizar determinadas tareas y otros aspectos críticos como la historia, los valores y la visión de la empresa. No son cosas que cambien a menudo. Y si les dedicas vídeos, ahorrarás tiempo al no tener que convocar al personal a reuniones que duran horas cuando todo podría comunicarse en un breve vídeo en tl;dv.

El uso de vídeos como parte del proceso de incorporación puede proporcionar a los nuevos empleados la información que necesitan y, al mismo tiempo, hacer que la experiencia de incorporación sea más atractiva y agradable.

Hazlo interactivo

Haga que su experiencia de incorporación virtual sea interactiva y atractiva incorporando cuestionarios, sondeos, encuestas y otros elementos que animen a los nuevos empleados a participar. Esto puede ayudarles a retener la información y a mantenerse interesados en el material.

tl;dv le permite realizar la típica incorporación por videoconferencia y convertirla en una experiencia mejorada, automatizada y a su propio ritmo para los nuevos empleados. Con los concentradores de vídeo, las marcas de tiempo y la naturaleza autodidacta, puede estar seguro de que los nuevos empleados se asimilarán bien en la cultura mientras adquieren los conocimientos necesarios sobre la empresa, cómo hacer mejor su trabajo y lograr altos niveles de productividad.

También puede considerar el uso de la realidad virtual (RV) o la realidad aumentada (RA) para crear una experiencia de incorporación envolvente. La RV y la RA pueden simular situaciones del mundo real, lo que ayuda a los nuevos empleados a familiarizarse con sus responsabilidades laborales y a sentirse más seguros en sus puestos.

En general, al crear un proceso de incorporación virtual eficaz que atraiga a los nuevos empleados y los prepare para el éxito, puede ayudar a su empresa a atraer y retener a los mejores talentos al tiempo que impulsa la productividad y el crecimiento en el lugar de trabajo.

Conclusión

La incorporación de nuevos empleados puede ser una tarea desalentadora, pero puede crear una experiencia de incorporación virtual que sea eficaz y agradable para su equipo siguiendo estos consejos. Hay muchas formas de hacer que tu proceso de incorporación virtual sea más atractivo y exitoso, desde el uso de vídeos y elementos interactivos hasta la automatización de tareas con tl;dv y la incorporación de VR/AR.