L'intégration des nouveaux employés est essentielle pour toute entreprise. Il peut faire la différence entre un employé productif et heureux et un employé qui se sent perdu et frustré. L'objectif principal du processus d'intégration d'un employé est de le rendre opérationnel aussi rapidement que possible, tout en l'assimilant à la culture de l'entreprise.
Les employés qui se sentent bien intégrés sont 18 fois plus engagés, ce qui génère une plus grande productivité. En ce qui concerne l'intégration des employés, le chiffre d'or du coût se situe autour de 4 125 $. Mais cela en vaut-il la peine ? Et comment ! Les organisations qui disposent d'un système d'intégration des employés rationalisé enregistrent une croissance de 250 % de leur chiffre d'affaires et 190 % de bénéfices supplémentaires par rapport aux organisations qui ne disposent pas d'un système d'intégration des employés mal conçu.
Créer une expérience d'accueil de qualité demande du temps et des efforts, mais le jeu en vaut la chandelle. Il existe de nombreuses façons de créer une expérience d'accueil efficace, mais ces conseils vous aideront à démarrer.
Comment rendre l'accueil des employés plus efficace ?
La première chose à faire pour créer une excellente expérience d'accueil des employés est de rendre le processus aussi efficace que possible. Cela peut impliquer la mise en place de systèmes et de processus pour aider les nouveaux employés à trouver facilement les informations dont ils ont besoin et à s'acclimater à leur rôle.
1. Planifiez à l'avance.
Il est important de consacrer du temps et des efforts à l'élaboration d'un processus d'intégration bien conçu qui réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise et de vos employés. Il peut s'agir de décider de la manière dont les employés seront formés, de la manière dont le retour d'information sera assuré ou de la manière dont les différentes équipes collaboreront au cours de ce processus. L'utilisation d'un système ATS peut grandement contribuer à rationaliser les procédures de recrutement et d'intégration, rendant l'ensemble du processus plus efficace et mieux organisé.
Si votre organisation dispose actuellement d'un processus d'accueil, mettez-le en correspondance avec le nouveau plan. Vous n'êtes pas obligé de tout abandonner. Recherchez activement les commentaires des employés actuels sur le processus d'intégration et utilisez ces informations pour affiner votre processus. Les véritables processus d'intégration sont sans fin, ils sont simplement améliorés au fil du temps et évoluent avec l'organisation et ses besoins. Mais ne visez pas la perfection. Planifiez, élaborez un processus, expédiez-le, puis utilisez le retour d'information pour améliorer votre processus au fil du temps.
Pour mettre en place un processus de qualité, il est préférable de faire tester la première version de votre processus par quelques nouvelles recrues. Développez-la grâce au retour d'information, qui est un élément clé de tout processus d'intégration solide. Vous pourrez ainsi réduire le temps consacré aux réunions et aux autres aspects de l'onboarding qui sont excessivement chronophages et disposer de plus de temps pour établir une bonne relation avec le nouvel employé par le biais d'activités sociales comme les jeux.
2. Utiliser la technologie à bon escient.
Il existe une grande variété d'outils et de technologies qui peuvent être utilisés pour soutenir l'intégration des employés, tels que les systèmes de gestion de l'apprentissage comme tl;dv pour créer des bases de connaissances vidéo, des outils de communication comme Slack, et des outils de gestion de projet comme Trello ou des plateformes de vidéoconférence comme Zoom et Google Meet.
Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des ressources humaines complet comme Zoho, Zavvy ou Monday pour rationaliser le développement de tous les employés, suivre les progrès et déterminer ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs de l'organisation. De même, les systèmes de gestion du rendement comme Primalogik contribuent à l'engagement et à la motivation des employés. Ils vous permettent d'obtenir un retour d'information à 360 degrés pour connaître les forces et les faiblesses de l'employé et l'aider à se fixer des objectifs conformes à ceux de l'organisation. Il est important de choisir la technologie adaptée à vos besoins et de veiller à ce que les employés aient les compétences nécessaires pour l'utiliser efficacement.
L'une des frustrations de l'intégration est que les membres de l'équipe doivent enregistrer des sessions ou participer à des sessions en direct pour informer les nouveaux employés des valeurs, stratégies et outils essentiels de l'entreprise. Les responsables impliqués dans l'intégration des nouveaux employés peuvent enregistrer des vidéos standard ou personnalisées, en fonction des vidéos à réaliser et des employés pour lesquels le matériel est créé. L'ajout de matériel préétabli à votre processus est l'un des meilleurs moyens d'automatiser votre intégration, d'en faire plus et de bénéficier de tous les avantages d'un processus d'intégration simplifié.
Une fois le contenu vidéo réalisé, il peut servir à tous les nouveaux employés pendant des années, ce qui permet de gagner du temps et donne aux différents responsables le temps de se concentrer sur des questions plus urgentes pour l'entreprise. Gagner du temps, c'est bien, mais il n'y a pas assez de matériel que vous pouvez capturer dans une seule session d'onboarding. Grâce aux vidéos, aux centres de connaissances et à d'autres outils, vous donnez à vos nouveaux employés la possibilité de se perfectionner constamment au fur et à mesure qu'ils évoluent dans l'entreprise.
L'étape finale de tout système d'intégration est sa mise à l'échelle. L'un des principaux objectifs de tout processus d'intégration est de pouvoir servir les employés de différents partenaires ayant des besoins différents. Tant que cet objectif n'est pas atteint, la mise à l'échelle posera problème. Et par essence, votre organisation ne se développera pas autant qu'elle le pourrait sans un processus d'accueil rationalisé.
3. Évaluer et ajuster selon les besoins.
Une fois que vous avez mis en place votre processus d'accueil des employés, il est important d'en évaluer le déroulement et d'y apporter les modifications nécessaires.
Il peut s'agir de recueillir les commentaires des employés ou des managers ou de modifier la structure ou le contenu du processus d'intégration. Le retour d'information est un élément crucial de tout processus d'intégration. Si vous voulez réussir votre processus d'intégration, prenez le retour d'information au sérieux. Réalisez des enquêtes de feedback auprès des anciens et des nouveaux employés.
Apprenez quels sont les aspects de l'onboarding qu'ils aiment et ceux qu'ils n'aiment pas. Avec le temps et de nombreux retours d'expérience, vous pouvez vous approcher d'un système qui fonctionne tout seul. Un moyen facile d'y parvenir est d'utiliser le retour d'information pour comprendre les éléments qui doivent être répétés dans tout processus d'onboarding.
Réalisez des vidéos à l'aide de tl;dv, créez de la documentation à leur sujet et automatisez le processus pour que les nouveaux employés puissent apprendre par eux-mêmes. Le manuel de GitLab, par exemple, décrit dans les moindres détails le fonctionnement de l'entreprise et la manière dont les employés doivent accomplir leurs tâches quotidiennes.
4. Rappelez-vous que l'intégration est un voyage, pas une destination.
L'intégration est un processus continu qui doit se poursuivre tout au long de la première année d'emploi et au-delà. L'intégration des employés est l'occasion idéale de s'engager auprès des nouveaux employés et de les aider à se sentir membres de l'équipe.
Essayez de créer des occasions de socialisation et de réseautage, et offrez-leur un soutien s'ils se sentent dépassés. En vous concentrant sur les besoins de vos employés et en vous adaptant à l'évolution de leurs besoins et priorités, vous pouvez créer une expérience d'intégration efficace qui favorise le succès à long terme.
5. Soyez créatif.
L'intégration ne doit pas être ennuyeuse ! Soyez créatif et sortez des sentiers battus pour trouver des moyens nouveaux et innovants d'impliquer vos employés. Essayez d'utiliser la gamification, les médias sociaux ou même la réalité virtuelle pour pimenter les choses et rendre le processus d'intégration plus amusant.
6. Restez organisé.
L'organisation de votre processus d'intégration est essentielle pour créer une expérience réussie pour les nouveaux employés et les managers. Il peut s'agir d'utiliser des outils de flux de travail ou de planifier des contrôles réguliers avec toutes les parties prenantes impliquées dans le processus. Avec les bons outils et la bonne organisation, vous pouvez créer une expérience d'intégration des employés qui les préparera à réussir dès le premier jour.
7. Restez simple.
Lorsqu'il s'agit de l'accueil des employés, il faut en faire le moins possible. Essayez de vous concentrer sur les informations et procédures essentielles que les nouveaux employés doivent connaître, et évitez de les submerger avec trop d'informations à la fois. Avec tl;dv, vous pouvez former complètement tous les nouveaux employés sans avoir à mettre en place un processus d'intégration qui prend tout le temps des employés clés à chaque fois que vous avez un nouvel employé. Vous pouvez toujours ajouter du nouveau contenu à votre tableau de bord tl;dv pour refléter les nouvelles politiques, stratégies et valeurs de l'entreprise. En gardant les choses simples, vous pouvez aider les employés à s'assimiler à leurs nouveaux rôles plus rapidement et plus efficacement.
8. Amusez-vous !
Enfin, n'oubliez pas de vous amuser avec votre processus d'accueil des employés ! C'est une excellente occasion d'apprendre à connaître vos nouveaux employés et de les aider à se sentir membres de l'équipe. Profitez de ce moment pour nouer des relations et créer des souvenirs qui perdureront longtemps après la fin du processus d'intégration.
Voici quelques autres stratégies pour améliorer votre processus d'accueil des employés :
- Effectuer des contrôles réguliers avec les responsables et les collègues pour fournir un retour d'information et répondre aux questions.
- Créer des attentes claires quant au temps qu'il faudra à l'employé pour acquérir toutes les compétences nécessaires, afin qu'il se sente soutenu tout au long du processus.
- Proposer des programmes de mentorat ou de coaching qui associent les nouveaux employés à des membres expérimentés de l'équipe qui peuvent les guider et répondre à leurs questions.
Dans l'ensemble, la clé pour créer une expérience d'accueil efficace est d'être proactif dans la résolution des problèmes potentiels et de donner aux nouveaux employés le soutien dont ils ont besoin pour réussir. En vous concentrant sur l'efficacité et en maintenant un environnement positif et favorable, vous pouvez aider vos nouveaux employés à se sentir à l'aise et confiants dans leur rôle dès le premier jour.
Comment assimiler les nouveaux employés à la culture de l'entreprise ?
Outre le fait de permettre aux nouveaux employés de se familiariser avec leur rôle, il est également important de les assimiler à la culture de l'entreprise. Cela peut être un défi, surtout si la culture de l'entreprise est très différente de celle à laquelle ils sont habitués.
Cependant, il existe certaines stratégies que vous pouvez utiliser pour faciliter la transition :
- Communiquez clairement les valeurs de l'entreprise et la manière dont elles doivent être reflétées dans le travail quotidien.
- Encouragez les nouveaux employés à s'impliquer dans des activités et des événements sociaux, tels que des cocktails après le travail ou des sorties pour renforcer l'esprit d'équipe.
- Aidez-les à nouer des liens avec d'autres employés en leur présentant des personnes ayant des intérêts similaires.
- Encouragez la communication ouverte et le feedback, afin que les nouveaux employés se sentent à l'aise pour poser des questions et partager leurs idées.
Prendre le temps d'assimiler les nouveaux employés à la culture de l'entreprise est essentiel pour créer une expérience d'intégration formidable. En les aidant à comprendre les valeurs de l'entreprise et la manière dont ils s'intègrent au lieu de travail, vous pouvez leur donner un sentiment d'appartenance dès le premier jour.
Créer une excellente expérience d'intégration demande du temps et des efforts - mais cela en vaut la peine !
S'assurer que vos employés bénéficient d'une excellente expérience d'intégration ne se fait pas du jour au lendemain. Il faut du temps et des efforts pour créer un processus efficace et veiller à ce que les nouveaux employés soient correctement assimilés à la culture de l'entreprise. Cependant, l'investissement en vaut la peine. Les employés qui se sentent soutenus et valorisés pendant le processus d'intégration sont plus susceptibles de rester dans l'entreprise et d'être des employés productifs et heureux. Si vous cherchez à créer une expérience d'intégration des employés exceptionnelle, ces conseils vous aideront à démarrer.
Comment améliorer l'intégration virtuelle
Si vous cherchez à améliorer la façon dont votre entreprise accueille les nouveaux employés, vous pouvez envisager d'utiliser des outils virtuels. L'intégration virtuelle des employés peut offrir un certain nombre d'avantages, tels que :
- Réduire le temps et le coût de la formation en permettant un apprentissage en ligne rendu possible et ridiculement facile avec tl;dv.
- Aider les employés à apprendre à leur propre rythme et à accéder aux informations sous différents formats, tels que la vidéo ou le contenu écrit. Encore une fois, tl;dv est l'outil le plus facile à utiliser pour créer un contenu d'accueil automatisé et adapté au rythme des employés.
- Permettre aux responsables et aux collègues de remote de fournir des conseils et un retour d'information sur une base continue.
- Créer une expérience cohérente pour tous les nouveaux employés, quel que soit le lieu ou le rôle.
Pour mettre en œuvre efficacement l'intégration virtuelle des employés, il est important de planifier et de créer des directives claires sur le fonctionnement du processus. Il peut s'agir de décider des technologies qui seront utilisées, de la manière dont les employés devront apprendre et de la manière de fournir un retour et un soutien. En prenant le temps de planifier, vous pouvez vous assurer que l'expérience d'intégration de vos employés virtuels est efficace et efficiente.
L'importance d'une bonne expérience d'intégration des employés
L'intégration des employés est le processus d'acclimatation des nouveaux employés à leurs rôles et responsabilités au sein d'une entreprise. Il est important d'avoir une bonne expérience d'intégration des employés pour plusieurs raisons :
1. Réduire le taux de rotation
Les nouveaux employés qui vivent une expérience d'accueil positive sont moins susceptibles de quitter l'entreprise au cours de la première année.
2. Augmenter la productivité
Les employés qui reçoivent une formation complète pendant l'intégration sont plus susceptibles d'être productifs dans leur rôle.
3. Améliorer l'engagement
Les employés qui se sentent valorisés et soutenus pendant le processus d'intégration sont plus susceptibles de s'investir dans leur travail.
4. Renforcer le moral
Une expérience d'intégration positive peut contribuer à renforcer le moral des nouveaux employés et à améliorer leur perception de l'entreprise.
L'intégration est un élément essentiel de toute entreprise, mais elle est souvent négligée. Il est important de se rappeler que l'intégration ne consiste pas seulement à former les nouveaux employés, mais aussi à leur donner le sentiment d'être les bienvenus et de faire partie de l'équipe. En prenant le temps de créer une excellente expérience d'intégration, vous pouvez préparer vos employés à réussir dès le premier jour.
Il existe de nombreuses façons de créer une expérience d'intégration efficace, comme l'utilisation d'outils virtuels, la fourniture d'une formation complète et l'accent mis sur l'engagement et le moral. Que vous cherchiez à améliorer un processus d'accueil existant ou à en créer un de toutes pièces, ces conseils vous aideront à démarrer.
Quels sont les 4 C de l'intégration ?
L'un des éléments clés d'une intégration efficace des employés est la règle des 4 C : collaboration, communication, culture et cohérence. Ces éléments sont essentiels pour aider les nouveaux employés à s'acclimater à l'entreprise et à leur rôle au sein de celle-ci, et doivent être intégrés à toutes les étapes du processus d'intégration.
Collaboration
La collaboration fait référence à la manière dont les informations et les ressources sont partagées entre les membres de l'équipe pendant l'intégration. Il peut s'agir de fournir des directives claires sur la manière dont les nouveaux employés doivent interagir avec leurs collègues et d'utiliser des outils ou des plateformes de collaboration pour faciliter le partage d'informations.
Communication
La communication implique l'efficacité avec laquelle les nouveaux employés peuvent recevoir et envoyer des messages au sein de l'entreprise. Il peut s'agir de communiquer les attentes relatives aux horaires de travail ou aux objectifs de développement professionnel, ou encore de s'assurer que les nouveaux employés bénéficient d'un soutien et d'un retour d'information adéquats lorsqu'ils s'adaptent à leur rôle.
Culture
La culture fait référence à la manière dont la culture de l'entreprise est reflétée dans l'intégration. Il peut s'agir de familiariser les nouveaux employés avec les valeurs et les traditions de l'entreprise, de leur donner l'occasion de rencontrer des collègues de différents services ou de les aider à comprendre comment leur rôle contribue à la mission globale de l'entreprise.
Cohérence
La cohérence fait référence à la façon dont l'intégration est cohérente et structurée entre les différentes équipes et les différents sites de l'organisation. Il peut s'agir de maintenir un programme de formation centralisé en utilisant tl;dv, de définir des directives claires sur la manière dont l'intégration doit être effectuée ou d'utiliser des modèles standardisés pour la documentation et les documents. La cohérence est essentielle à la création d'une expérience parfaite d'intégration des employés, car il est difficile de déterminer ce qui ne va pas et ce qui va bien si vous modifiez constamment le processus sans mener d'études approfondies. En utilisant un outil comme tl;dv, vous disposez d'un système cohérent et automatisé qui aide les nouveaux employés à s'intégrer à leur propre rythme. Cela signifie que vous pouvez toujours évaluer l'efficience et l'efficacité de votre matériel actuel en examinant le matériel sur tl;dv et les effets sur les nouveaux employés qui ont utilisé ce matériel.
En intégrant ces 4 C dans votre processus d'intégration des employés, vous pouvez vous assurer que vos nouveaux employés sont bien soutenus et préparés à réussir dans leurs fonctions dès le premier jour. Mais cela peut prendre beaucoup de temps s'il y a régulièrement de nouvelles recrues. Une meilleure façon d'intégrer les 4C dans votre onboarding est d'automatiser l'onboarding des employés avec tl;dv. Il vous suffit de préenregistrer des vidéos à l' adresse tl;dv et de les intégrer dans un système d'intégration où les nouveaux employés peuvent parcourir le contenu pendant leur temps libre. tl;dv vous permet de laisser des notes sur des timestamps clés afin de mettre en évidence les parties les plus importantes de chaque vidéo. Cela a permis aux entreprises de réduire le nombre d'heures consacrées à l'intégration des nouveaux employés.
Conclusion
L'intégration est une composante essentielle de toute entreprise prospère, et il est crucial que ce processus soit réalisé de manière efficace et effective. Parmi les éléments clés d'une expérience d'intégration efficace, citons la fourniture d'une formation complète par le biais d'un outil d'automatisation de l'intégration des employés comme tl;dv, qui vous fera gagner des heures, l'accent mis sur la collaboration et la communication, et la garantie d'une cohérence entre les différentes équipes et les différents sites.
