Come costruire una cultura forte all'interno dei team Remote

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente fai parte di quelle persone per le quali remote è diventato la nuova normalità. Forse lavori addirittura in una di quelle 16% delle aziende statunitensi che ora operano interamente remote. Si stima che entro il 2026 circa 36,2 milioni di americani lavoreranno da remoto. Questa rivoluzione comporta innumerevoli vantaggi, ma di conseguenza molti aspetti tradizionali della vita lavorativa hanno richiesto un ripensamento.

Il fatto è che molte aziende – in particolare quelle di grandi dimensioni – stanno ancora faticando ad adattarsi alle sfide specifiche del remote . Che si tratti di aumentare la produttività a distanza, promuovere la trasparenza, garantire la sicurezza dei dati riservati o offrire un’esperienzaremote efficace in ogni ambito, dalla strategia delle chiamate di vendita alla formazione sull’analisi dei dati, ciascuna di queste attività può rivelarsi complessa per un team che è sempre stato abituato a fare affidamento sulla comunicazione faccia a faccia. 

Alcune sfide possono essere superate grazie a soluzioni tecnologiche e piattaforme collaborative che migliorano, ampliano e semplificano il modo in cui remote lavorano insieme. Ma che dire di quelle sfide intangibili? Stiamo parlando del lato emotivo delle cose. In un ufficio tradizionale, la cultura aziendale e lo spirito di squadra spesso nascono in modo naturale. I dipendenti festeggiano i compleanni dei colleghi. Si godono le giornate di team building, chiacchierano regolarmente davanti al distributore dell’acqua o si ritrovano insieme per un aperitivo dopo il lavoro. Ma quando si lavora da remoto, ogni giorno è un “venerdì informale”: come si fa allora a rendere speciale il vero venerdì, dal punto di vista culturale?

Come si fa a creare un’atmosfera positiva all’interno del proprio team, quando i membri sono sparsi in tutto il mondo – e a volte persino in fusi orari diversi? 

GestireRemote non è sempre facile, ma creare una cultura solida all’interno dei propri team a distanza contribuisce moltissimo ad aumentare il benessere generale, la produttività e il lavoro di squadra. Ecco alcune idee su come promuovere e coltivare una cultura distintiva anche attraverso lo schermo!

Come creare una cultura aziendale solida

La comunicazione è fondamentale… ma, insomma, ora più che mai

Una buona comunicazione è alla base di una solida cultura di squadra. Remote hanno bisogno di linee guida chiare su come, quando e dove comunicare. Quali piattaforme vengono utilizzate per gli aggiornamenti urgenti e quali per le conversazioni informali? Quando ci si aspetta che i dipendenti disattivino le notifiche per concentrarsi e in quali orari devono essere reperibili? Qual è la fonte unica e autorevole per le politiche aziendali, la documentazione o le registrazioni delle riunioni? Per i team che comunicano in più lingue, gli strumenti in grado di tradurre l’audio dallo spagnolo all’inglese possono rivelarsi particolarmente utili.

Le regole di comunicazione sono spesso molto specifiche per ogni team, ed è per questo che è importante prestarvi particolare attenzione. Una comunicazione chiara contribuisce a creare una solida cultura di squadra, poiché consente ai dipendenti di interagire con i propri colleghi in modo sicuro ed efficace.

Maremote va oltre il modo in cui un team collabora da remoto o in modo asincrono. Ci riferiamo anche alla comunicazione con clienti, fornitori, partner o committenti. In questo ambito, è necessario disporre di linee guida chiare sulle piattaforme di comunicazione, sulla frequenza delle risposte, sul processo di escalation e sui protocolli di documentazione. Registrate tutte Zoom con i clienti? Condividete le trascrizioni delle chiamate commerciali importanti con i responsabili? Utilizzate un sistema telefonico in hosting?

Partire da una solida strategia di comunicazione significa che i vostri dipendenti saranno più propensi a: 

• Collaborare, innovare e cooperare. 
• Portare a termine le attività e i progetti nei tempi previsti. 
• Lavoriamo insieme per raggiungere obiettivi comuni. 
  
• Evita gli errori e gli ostacoli derivanti da una comunicazione inadeguata.
• Prova la sensazione di fiducia e sicurezza.
• Accedere rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno.

Quali sono i tuoi valori? 

Non sottovalutare mai l’importanza di infondere un senso dei valori nel tuo team. Quali sono i valori fondamentali della tua organizzazione? Qual è la sua missione e quali principi è orgogliosa di promuovere?

I valori possono riguardare il modo in cui la vostra organizzazione svolge la propria attività, oppure possono riguardare la sua responsabilità sociale d’impresa. Forse ciò che rende unica la vostra organizzazione è l’attenzione che dedica ai dipendenti e alla loro salute. Le organizzazioni riconosciute come i migliori luoghi di lavoro spesso trasformano tali principi in pratiche quotidiane che plasmano l’esperienza dei dipendenti. Definire i valori è il primo passo, ma è necessario anche comunicarli. Durante il processo di reclutamento, valutate in che modo i nuovi dipendenti potranno conoscere e vivere la cultura aziendale.

Remote sono sempre più eterogenei, grazie alla facilità con cui remote possono assumere persone provenienti da ogni parte del mondo. Quando il proprio team è composto da persone con ubicazioni geografiche, credenze, norme culturali, background e stili di vita molto diversi tra loro, è proprio un insieme ben definito di valori a tenere tutti uniti.

Come promuovere i valori, quindi? Iniziate con un’esperienza di inserimento efficace, seguita da incontri periodici con il team e da una comunicazione trasparente. Anche una raccolta condivisa di risorse aiuterà i team a comprendere i valori condivisi della vostra azienda e a fare fronte comune attorno ad essi.

Incoraggiare il senso di responsabilità 

Nei remote , la gerarchia di leadership e responsabilità è talvolta meno chiara rispetto agli ambienti di lavoro in ufficio. Ciò potrebbe rappresentare un problema quando i team stanno lavorando a progetti importanti e non è chiaro chi abbia l'autorità finale per prendere una decisione.

La confusione sulle responsabilità diventa un ostacolo. È necessario stabilire una chiara linea di responsabilità e leadership che, in ultima istanza, ricada sul manager. Quando i dipendenti conoscono con precisione il livello di autonomia decisionale e di responsabilità che ci si aspetta da loro, possono svolgere il proprio lavoro con maggiore sicurezza.

È impossibile (per non dire controproducente) gestire minuziosamente ogni singola attività. È invece opportuno individuare dei team leader o dei membri senior del team a cui delegare i compiti e che ti riferiscano direttamente. È perfettamente accettabile affidare responsabilità di leadership su singole attività o progetti. Questo stile di delega non solo può portare benefici alla tua azienda nel suo complesso, ma offre anche ai dipendenti l’opportunità di affrontare nuove sfide e mettersi alla prova. 

Relazioni umane, non relazioni tra dipendenti 

I rapporti tra i dipendenti si sviluppano in modo naturale in un ufficio. I pettegolezzi durante la pausa caffè e le chiacchierate personali a pranzo contribuiscono a rafforzare lo spirito di squadra negli ambienti di lavoro, consentendo la nascita di legami autentici tra i membri del team. Remote devono impegnarsi maggiormente per creare uno spazio in cui possano svilupparsi relazioni informali. Rapporti deboli all’interno del team possono avere un effetto negativo sulla soddisfazione dei dipendenti e livelli di produttività. 

I giochi online o gli spunti di conversazione su Slack (il nostro preferito è Donut) contribuiscono a favorire i rapporti personali tra i dipendenti. È inoltre possibile organizzare regolarmente videochiamate di gruppo non legate al lavoro  o tramite un sistema telefonico da ufficio virtuale (noi consigliamo Dialpad). L’importante è che tutti abbiano la possibilità di rilassarsi, ridere e conoscere un po’ meglio le persone con cui lavorano, ma che raramente hanno l’occasione di incontrare di persona.

 
Sfrutta i vantaggi del lavoro da casa

Ciò che attrae molti lavoratori verso remote è la prospettiva di poter stabilire autonomamente i propri orari, dedicare più tempo alla famiglia o agli hobby e godere di una maggiore flessibilità nell’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. Se offrite tutto questo (e anche di più), mettetelo in evidenza! Quando i dipendenti sentono di avere libertà, sono più propensi a essere felici, produttivi e fedeli all’azienda.

Quando si gestisce un remote , è necessario avere risposte chiare alle seguenti domande relative alla “cultura”:

• Avete orari fissi per i vostri team, oppure possono lavorare con orari flessibili?
  
• Se gli orari di lavoro sono flessibili, in che modo i dipendenti devono comunicare i propri orari di lavoro specifici?
• Si richiede a tutti i dipendenti di partecipare alle chiamate in diretta? Oppure si consente ai colleghi di recuperare le riunioni registrate quando preferiscono?
• Permetterete ai colleghi di lavorare da luoghi diversi dalla propria abitazione? Ad esempio, se un dipendente desidera combinare una vacanza con alcuni giorni di lavoro all’estero, è possibile?

Grazie a linee guida e politiche chiare sul remote e a un buon grado di flessibilità, è possibile creare una solida cultura di squadra.

Rinnova quella cassetta degli attrezzi

Strumenti efficaci, software all’avanguardia e sistemi intelligenti aumentano la produttività e le prestazioni, il che a sua volta rafforza la cultura aziendale. Non è certo auspicabile che i dipendenti perdano tempo in un’attività che potrebbe essere semplificata con lo strumento giusto, o che passino il pomeriggio a imprecare contro un software pieno di bug.

Se un membro del team è costantemente alle prese con un eccesso di pratiche burocratiche relative agli acquisti, aiutalo a procurarsi modelli di contratti B2B che gli consentano di risparmiare tempo. Se un membro del team deve spesso svegliarsi alle 6 del mattino per partecipare a una chiamata in un fuso orario diverso, aiutalo a riprendere il controllo della sua agenda con tl;dv. Gli esempi di come strumenti efficaci possano evitare grattacapi sono infiniti – e tieni presente che molti di questi strumenti sono gratuiti!

Se non sei sicuro di quali strumenti aggiungere alla cassetta degli attrezzi del tuo team affinché i membri si sentano efficaci e motivati, chiedilo a loro!

Coinvolgi il tuo team nel processo di selezione (senza alcuno sforzo)

Trovare il candidato giusto richiede molto tempo e molti ritengono che remote rendano più difficile che mai individuare una persona in sintonia con la cultura aziendale. Ma non deve per forza essere così. Utilizzando un software di registrazione dei colloqui come tl;dv, è possibile catturare i momenti chiave degli incontri con i candidati su Zoom Google Meet, per poi condividere i migliori estratti con il proprio team e ottenere rapidamente un parere sui candidati più promettenti. 

Questo metodo di remote consente ai membri del team di vagliare rapidamente diversi candidati, il che a sua volta permette ai responsabili delle assunzioni di raccogliere i pareri di più dipendenti e prendere decisioni informate e imparziali riguardo all’assunzione di un nuovo membro del team. tl;dv consente tl;dv di taggare determinati dipendenti in momenti specifici di un colloquio registrato, in modo che possano mettersi rapidamente al passo con i punti salienti quando lo desiderano.

Con il progressivo passaggio al lavoro remote ibrido, è fondamentale che i manager siano in grado sia di creare una nuova (e solida!) cultura per remote , sia di mantenere quella esistente (nel caso in cui si passi da un remote d’ufficio a remote ). Ci auguriamo che il nostro elenco abbia contribuito a far luce su alcuni aspetti da considerare e sulle azioni da intraprendere per promuovere una cultura remote sana ed efficace.