remote 、ハイブリッドチームのための効果的なミーティング戦略は、準備万端であれば、時間の浪費を最小限に抑える鍵となる。
remote 革命は続いているが（そしてtl;dv WE.ARE.HERE.FOR.IT 👏）、remote ミーティングは、オンプレミスと比べて、時空の連続性が少し異なるという前提がある。確かに、通勤時間はなく、財務チームのキャッチアップのために会議室から出る必要はないが、それでも時間、エネルギー、リソースはかかる。そう、生産的な作業時間が無駄になる可能性があるのだ。
そこで、会議を効果的に進めるための戦略をお探しでしたら、このページをご覧ください。以下に、会議を短時間で終わらせるためのポイント・バイ・ポイントをまとめました。
でも、その前にひとつ、大きなポイントがあります。
tl;dv 会議の効率化
このようなケースには多くの理由があり、オンラインミーティングレコーダーについて一日中叙情的な話をすることも可能です。しかし、我々が議論したすべての時間を節約するための精神で、我々は道に沿ってすべてのことを示すでしょう。
会議の目的を明確にする
すべての効果的なチームミーティング戦略の最初のステップは、目的を定義することです。"この会議の目的は何か？"と自問自答してください。
意思決定の場なのか、情報共有の場なのか、それともブレインストーミングの場なのか。
その昔、会議は、会議について話すために開催されていました。そして公平に見て、古き良き対面式の会議は、少し時間がかかるという評判がありました。
しかし、現代のテクノロジーとremote ワーキングの台頭により、ミーティングには目的があり、集中し、生産的であることが期待されるようになった。
ミーティングはよりクールに、よりスリムに。
ですから、集合をかける前に目的をはっきりさせておくのです。そうすれば、全員が自分に何が期待されているのか、何を達成しなければならないのかを事前に知ることができます。
アジェンダを作成する
目的が決まったら、事前にアジェンダを作成し、会議の参加者と共有できるようにします。アジェンダを作成することで、会議の構成が決まり、参加者は常にテーマに沿って集中することができます。
議論が必要なトピック、回答が必要な質問、その他関連性があると思われる情報を盛り込みます。ミーティングの前に議題を決めておくと、全員が同じ見解を持つことができ、余談や脱線、「声」についての深い意味のある会話で流れを乱すことがありません。
すべてをカバーした状態で、あっという間に出入りできるのです。
技術を決める
最近では、remote ミーティングを開催する方法は実にたくさんあるが、誰もがZoom に飛びつくことができると思い込んではいけない。ミーティングが始まる前に必ずチームに確認するのがベストだ。
ハイブリッドチームの場合、リモートで参加できないメンバーがいる可能性があるため、さらに重要です。これは技術的な問題、アクセシビリティ、権限、または単にミーティングを減らす必要がある忙しいチームである可能性があります。
しかし、バーチャルミーティングツールとして Google Meet 、あるいはZoom を選択した場合、これらのツールはtl;dv と驚くほど統合されます。
tl;dv は、remote かハイブリッドかを問わず、誰もがアクセスできるプラットフォームを提供します。たとえ技術的に参加できなくても、誰もが参加できる完璧なオンライン会議ツールです。
この場合、tl;dv 、誰もがアクセスし、すべての決定事項を記録することができるので便利ですが、これについては後ほど詳しく説明します。
出席者の選択
目的を明確にし、アジェンダを決めたら、次は招待客のリストを整理します。
もし、あなたが会議に出席したとき、何もすることがなく、ただ遠くを見つめるだけだったとしたら、それは何かがきちんと計画されていないのです。
誰も不必要な会議には出たくないし、同様に誰も不必要に人を会議に連れてきたくはないのです。
生産的な時間が失われるだけでなく、声が加わることで、単純なことが複雑になることもあるのです。
たとえ会議が異なるチームや個人に関連するものであっても、tl;dv を使ってイベント後にキャッチアップすることが最良の選択となる場合があります。
タイムスタンプ、タグ付け、そして素晴らしいトランスクリプションにより、個人やチームは重要なものに目を通し、残りをスキップして置き去りにすることができます。
役割分担を決める
すべての会議に共通することですが、リーダーを立てる必要があります。この人物は、会議の目的と議題に忠実でありながら、会議をスムーズに進行させることができます。
また、会議中に各トピックにどのくらい時間がかかっているかを監視するタイムキーパー、何が行われるか決定票を投じるデシダー、メモを取るノートテイカー、あるいはtl;dv が設定されているか確認する責任者（最も簡単な仕事。自動化も可能！）などの役割を決めることも良い方法です。
カレンダーの招待状を送る（とアジェンダを送る）
計画も、人も、パワーもある...あとは時間を決めて、招待状を送るだけです。
その際、会議の招待状に議題を添付し、バーチャル会議に参加するためのリンク、パスコード、マジカルキーを必ず添付してください。
事前に必要なものを揃えておくと、いざという時にとても便利です。
また、フィギュアやスライド、マクラメのフクロウなど、持参や準備が必要なものがあれば、そのメンバーに個別にメールでリマインドしておくとよいでしょう。
また、tl;dv 、その時間に間に合わない人がいることがわかった場合。大丈夫です。一人や二人のために時間を変更する必要はありません。ただ、その後に会議の録音を共有し、出席できなかった人のために関連するタグとタイムスタンプを付ければよいのです。
ミーティング開始
下準備を万全にして、いざ本番!
時間通りに出勤する。
水を飲む。
事前に技術的な問題がないことを確認して、いざ出陣です。
グランドルールの確立
まず、全員が会議に参加したら、テレビ会議のエチケットを確認しましょう。
マイクはオフ、スクリーンはできればオン、そしてただただ親切に。
議事録は自動的に作成される
これは、議事録作成者が議事録を作成していることを確認するような場面ですが...。
しかし、あなたは信じられないほど賢いので、tl;dv 、この部分をスキップすることができます。
会議の内容はすべて自動的に書き起こされており、共有、クリップ、参照、さらにはCRMへの取り込みなど、すぐに利用することができます。
ふぁいとーーー金星をゲット⭐
Stay On Track (Have A Karen!)
カレンは評判が悪いけど、なんというか、正しい "カレン "は、あなたを真っ当にしてくれる。
カレンはとても役に立ちます。会議が軌道に乗るようにすることは、時間をかけず、資源の無駄を省くという話をした効果を得るための鍵になります。
誰かに鞭を打ってもらい、話の脱線を食い止める。
でも、素敵にしておいてね
モニター時間
また、すでに役割を決めているはずですし、タイムキーパーもいるはずですが、全員が時計に目を光らせていることを確認することです。
もちろん、すべての会議項目にはそれにふさわしい敬意を払うべきですが、ポイントは簡潔に、実用的に、そして最も重要なことは、移動させることです。
アジェンダを開始し、それを守る
議題が守られることが重要ですが、誰かがその場で議論する必要があると感じた場合は、全員が合意したことを確認してから、その議題に飛び込むようにしてください。
何かを議論するかしないか、数分の話し合いで、長い目で見れば多くの時間を節約することができます。
ベストプラクティスは、（よほど超緊急な場合を除き）会議の最後にこれを付け加えることでしょう。
しかし、どのようにアジェンダを構成すればよいのか、まだよくわからないという方は、何をいつまでに終わらせるかを決める方法をご紹介します。
1.最も重要なことをまず優先する
シンプルだけど、重要。これらは、会議が終わる前に必ずやっておかなければならないことです。
2.緊急性の高いもの
大きなこと、怖いことではなく、時間を節約するために、すぐに決めたり、委ねたり、行動したりできるポイントです。
3.論理的であること
2 月にクリスマスパーティーの話をするのは、第 1 四半期の最終的な販売促進策を議論するよりも論理的ではありま せん。小さな議題については、推論と論理を使うようにしましょう。
4."ハングオーバーアイテム"
計画通りに進んでも、すべてをやり遂げられるわけではありません。
二日酔いアイテム」と呼べるようなものは、必ずメモしておきましょう。
これらは、緊急でもなく、超重要でもない、議論にならなかった小さなことです。
tl;dv で追跡し、後日改めて提起することも可能です。
もし、これらの項目が何度か押し付けられるようであれば、本当に重要なのかどうか考えてみてください。
タスクの割り当て
さて、会議の肉付けが終わり、何が必要かを話し合ったところで、いよいよ実行に移すことになります。
会議中にタスクを割り当てることが重要であり、そうでなければ、会議は単なる時間の無駄になってしまう。
何をすべきか、誰がすべきか、どのように進捗状況を把握するかを明確にする。
今やるということは、牽引力を失わないということであり、また、誰かに与えられた、あるいは責任を取るという瞬間を記録しておくということでもあるのです。
締め切りの設定
そしてもちろん、これらすべてに締め切りを設けてください。
そう、全部だ！そして、それを明確にするのです。忘れ去られてしまうので、気まぐれなものはダメです!
締め切りは後からいつでも修正できますが、最初に設定しなければ無理です。
主な決定事項およびアクションのまとめ
会議が終了する前に、会議リーダーは、決定され、実行されたすべてのアクションを振り返る必要があります。ウェイターが自分の注文を読み返すようなものだ。こうすることで、全員が同じページにいることを確認することができます。
次回の会議の合意
全員がクリックを押して仕事に戻る前に、次の会議の段取りを確認してください。このミーティングは、チームに持ち帰ることができるような十分な期間が必要ですが、すべてが忘れ去られてしまうような距離ではありません。
ラップ・イット・アップ
長引かせてはいけない。全員が仕事に戻れるよう、制限時間を設けて会議を終わらせる。
で、終わり！？
またまた打ち合わせをノックアウトしましたね。⭐⭐⭐
自分をほめて、ゆっくりお茶やコーヒーを飲んで、仕事に取りかかりましょう。
会議を評価する
あ、ちょっと待って...もうひとつ!
会議が終わったら、それがどのように行われたかを評価することが重要です。生産性はどうだったのか？何が改善されたでしょうか？全員が議論に参加し、貢献したのか、それとも一部の人が会話を独占したのか？
各ミーティングを振り返ることで、対処すべき問題点を洗い出し、再発防止につなげることができます。また、参加者から、うまくいった点、今後の会議でより良くできる点などのフィードバックを得ることができます。
ここでも、tl;dv 、これに関する驚くべき洞察を得ることができる。非出席者全員をループインさせることができるだけでなく、トランスクリプトを検索したり、clip 、重要な洞察を他の人に送信したり、一般的には、すべてを再確認するために素早く見ることができます。素晴らしいフォローアップツールだ。
無料会議テンプレート
上記のテンプレートは、自分で言うのもなんですが、万能ではありません。週次ミーティング、特定の部署のミーティング、あるいは顧客とのミーティングなど、微妙に異なる構成が必要な場合もあるでしょう。
ご心配なく！ここでは、remote とハイブリッドの両方で、さまざまなタイプの会議のテンプレートをご紹介します：
ConfluenceRemote ミーティングテンプレート
6 MiroRemote ミーティングテンプレート
コンセプトボードRemote ミーティングテンプレート
HugoRemote ミーティングテンプレート
フェローハイブリッドミーティングテンプレート
壁画ハイブリッドミーティングテンプレート
これらはすべて、会議を始め、その効果を最大限に発揮するためのガイドラインに過ぎません。チームごとに異なるので、適宜調整することが重要です。
また、tl;dv 、より簡単になり、会議に出る回数が減るのであれば、チェックする価値はありますね。
