Документирование совещаний очень важно в профессиональном мире. Хороший набор заметок или протоколов совещаний позволяет четко зафиксировать все, что было сказано. В них также фиксируются решения и действия для дальнейшего использования. Однако чем отличаются записи совещаний от протоколов? Между записями и протоколами совещаний существует потенциальная возможность пересечения. Что именно отличает их друг от друга?
Убедившись, что вы и ваша команда знаете, в чем разница между записями и протоколами совещаний, вы сможете улучшить процесс документирования. Кроме того, четкое понимание того, что такое эффективное ведение заметок и протоколов, также поможет.
Заметки о совещаниях служат другой цели, чем протоколы совещаний, но они оба важны.
Проще говоря, заметки - это краткая справка о том, что было сказано. Они выделяют суть обсуждения.
Однако протоколы - это более официальная запись. Протоколы могут использоваться в юридическом качестве, а также часто связаны с финансовым управлением.
Убедиться в том, что вы знаете, в чем заключаются различия, крайне важно для любого человека, который участвует в совещаниях. На самом деле только часть совещаний (11 %) считается продуктивной, поэтому убедиться в том, что вы владеете необходимой информацией, которая поступает от них, очень важно.
Независимо от того, ведете ли вы записи или просто являетесь участником, это поможет вам лучше понять процесс совещания.
Давайте поподробнее разберемся в различиях.
Оглавление
Понимание документации совещаний
За прошедшие годы документирование совещаний претерпело значительные изменения. Раньше это был простой инструмент ведения записей, который обычно вел кто-то из секретарей, набирая текст или используя стенографию. Теперь же он развивается вместе с технологиями, создавая невероятно насыщенные данными файлы, с которыми можно работать.
В современном мире это также очень важно для обеспечения подотчетности и соответствия нормативным требованиям. Многие предприятия и отрасли требуют четких, хорошо документированных заметок с каждой встречи, к которым можно обратиться позже.
Одна из ключевых тем, которая всплывает при рассмотрении документации по проведению совещаний, - это временные затраты на неэффективные совещания. Исследование, проведенное компанией Atlassian, показало, чтостоимость ненужных совещаний для американских компаний составляет 37 миллиардов долларов. Эта цифра подчеркивает высокую цену непродуктивных совещаний, причем не только с точки зрения финансовых потерь, но и с точки зрения снижения производительности труда и недовольства сотрудников. Причина, по которой документирование так непосредственно связано с этим, заключается в том, сколько времени тратится на повторение одних и тех же вопросов на совещаниях. Часто, когда совещания не документируются или даже не разделяются, одни и те же вопросы обсуждаются по несколько раз.
Что такое записи совещаний?
Заметки о совещаниях - это запись того, что обсуждалось на совещании. Они могут быть скорее тематическими, чем хронологическими. Они также менее формальны, в них фиксируются ключевые моменты и пункты действий.
Хотя записи совещания должны быть подробными, они должны служить скорее для запоминания, чем для официального документирования.
Заметки могут делать несколько человек, и важно работать над ними вместе. Записи, сделанные вручную или аналоговым способом, могут привести к тому, что личный опыт людей будет влиять на них. Очень важно следить за тем, чтобы заметки были сбалансированными и фактическими, чтобы другие члены команды могли понять их и уловить ключевые моменты. Это особенно важно, если члены команды не присутствовали на встрече.
Еще один ключевой момент, когда речь идет о записях совещаний, заключается в том, что они часто служат основой для создания заметок будущих совещаний.
Чтобы делать эффективные заметки, воспользуйтесь следующими советами:
- Сокращайте предложения и концентрируйтесь на ключевых моментах
- Убедитесь в том, что вы определили и высоко оценили пункты действий и любые решения.
- Запишите все сроки или даты, которые важны для пунктов действий.
- Обязательно проанализируйте и проясните все неясности с другими участниками встречи.
- Убедитесь, что записи совещаний рассылаются тем, кому они нужны, сразу после совещания.
- Постарайтесь использовать цифровой инструмент для удобства ведения записей и организации, особенно если встреча проходит удаленно.
Что такое протокол собрания?
В отличие от протоколов собраний, протоколы собраний - это официальная запись решений, принятых на собрании. Это юридический документ, в котором подробно отражаются обсуждения, действия, голосования и решения, принятые на собрании.
Обычно они определяются повесткой дня, которая распространяется перед встречей. Кроме того, в качестве тезисов используются записи предыдущих заседаний. Протоколы заседаний также включают список участников, краткое изложение каждого пункта повестки дня и результат принятого решения.
Протоколы собраний действительно важны. Это юридические документы, необходимые для корпоративного управления. Они должны обеспечивать прозрачный отчет о действиях совета директоров и принятии решений. Как правило, в любых судебных делах на них также будут ссылаться. Они дают четкое, непредвзятое представление о ситуации, что важно для аудиторских проверок и демонстрации должной осмотрительности и честности.
За ведение протокола совещания обычно отвечает один человек, обычно это секретарь или ответственный за ведение протокола. Он должен активно слушать и отмечать ключевые моменты и тех, кто их произнес, во время совещания. После завершения встречи эти записи должны быть оформлены в виде протокола, проверены на точность и полноту перед распространением.
Они должны быть распространены среди всех участников совещания и заинтересованных сторон для ознакомления и утверждения. Это позволит убедиться, что все согласны с принятыми решениями и необходимыми действиями. Также есть возможность внести исправления или уточнения.
Поскольку они являются официальной документацией, стоит ознакомиться с рекомендациями по ведению протоколов собраний в вашем регионе.
Ключевые различия: Заметки и протоколы совещаний
Для краткого ознакомления с тем, чем отличаются протоколы совещаний от записей совещаний, приводим краткий список.
Формальность
- Записи встреч носят неформальный характер и служат в качестве личного или командного пособия.
- Протоколы заседаний носят официальный характер и служат официальным документом, на который можно ссылаться, когда речь идет о законе, корпоративной политике или финансовых действиях.
Содержание
- В записях совещаний кратко излагаются ключевые моменты, действия, важные обсуждения и даты.
- Протоколы заседаний содержат подробное описание обсуждений, конкретных решений, итогов голосования и официальных действий,
Примеры использования
- Заметки о совещаниях предназначены для менее формальных мероприятий, таких как командные встречи или совещания по проектам. Основное внимание здесь уделяется фиксации идей и задач.
- Протоколы собраний носят более формальный характер и необходимы для заседаний совета директоров, общих собраний акционеров и более официальных встреч. Любые крупные встречи, связанные с финансами или персоналом, должны иметь такие протоколы для соблюдения юридических и корпоративных норм.
Распространение
- Записи совещаний должны быть распространены среди участников и доступны всем, кто участвует в проекте.
- Протоколы заседаний должны быть распространены среди всех заинтересованных сторон, и если в них содержится конфиденциальная информация, то ее следует тщательно проработать.
Выбор между записями совещаний, протоколами совещаний или тем и другим
Убедиться в том, что у вас есть правильная форма документации, очень важно, особенно если впоследствии встречу придется тщательно проверять по юридическим причинам.
Эффективное использование этих двух средств позволит обеспечить эффективность, документированность и продуктивность ваших встреч.
Если вы не уверены, какие документы вам понадобятся для встречи, задайте себе эти три вопроса:
- Какова цель встречи?
- Кто является адресатами документации?
- Каковы требования к соблюдению норм и архивированию?
Заметка об организационном влиянии
Сам характер вашего бизнеса или отрасли может повлиять на то, какие записи вам нужно делать. Если речь идет о небольшом стартапе, то, скорее всего, будет много "случайных" встреч и разговоров. Для компании из списка Fortune 500, с советами директоров и множеством заинтересованных сторон, это, скорее всего, будет более формализованный процесс.
Использование цифровых инструментов
Сейчас существует множество приложений, позволяющих гораздо эффективнее вести документацию на совещаниях. Эти приложения могут поддерживать как заметки, так и протоколы совещаний. Помимо возможности документировать в режиме реального времени то, что было сказано и кто это сказал, они также могут безопасно храниться и распространяться более эффективно.
Использование этой технологии означает, что, хотя в начале совещания могут потребоваться записи, если оно перерастет в необходимость составления более формального протокола, у вас будет возможность сделать это. Вы сможете выбрать лучший вариант из двух и оформить любую документацию, которую необходимо сделать после собрания.
Лучшие методы ведения записей и протоколов совещаний
Независимо от того, ведете ли вы записи или протокол собрания, есть ряд моментов, которые должны быть выполнены в соответствии с общими правилами.
- Ясность и краткость: Как при ведении записей, так и при составлении протоколов ключевым моментом является четкое и краткое документирование. Сосредоточьтесь на решениях, пунктах действий и ключевых моментах обсуждения.
- Используйте шаблоны совещаний: Стандартизируйте процесс с помощью шаблонов. Это гарантирует, что вся необходимая информация будет последовательно фиксироваться и легко восприниматься.
- Активное слушание: Полностью участвуйте в совещании, чтобы обеспечить точное и полное документирование. Резюмируйте обсуждения своими словами, чтобы уловить суть.
- Цифровые инструменты и программное обеспечение: Используйте технологии для повышения эффективности. Использование программного обеспечения для записи разговоров, например tl;dv , также может привнести элемент искусственного интеллекта, позволяя вам проводить совещания и ретроспективно принимать эффективные меры.
- Работа с конфиденциальной информацией: Всегда помните о конфиденциальности. Надежно храните документы, содержащие конфиденциальные данные. Ограничьте доступ тем, кто должен знать
Следуя этим рекомендациям и используя правильные инструменты, вы сможете обеспечить полезность и безопасность ваших записей и протоколов совещаний.
Ниже вы найдете краткое руководство по некоторым ключевым моментам передовой практики проведения виртуальных встреч
Повышение продуктивности совещаний за счет эффективной документации
Встречи - ключевая часть любого бизнеса, но убедиться в том, что они проходят успешно, не менее важно.
Наличие целой команды, которая знает лучшие практики и разницу между записями и протоколами совещаний, может повысить эффективность и продуктивность вашей работы.
Три самых важных момента, на которые следует обратить внимание, независимо от того, ведете ли вы записи или протоколы, - это:
- Подготовка: Убедитесь, что каждая встреча, даже если это небольшое совещание, имеет четкий результат и повестку дня. Хотя менее формальные повестки не нужно распространять заранее, необходимо иметь четкое указание, что должно произойти в результате встречи,
- Действенные пункты: Четко определите, какие действия необходимо предпринять после встречи, кто за них отвечает и к какому сроку они должны быть выполнены (или, по крайней мере, к каким вехам). Это обеспечит четкую подотчетность и возможность правильного выполнения.
- Обзор и подведение итогов: Убедитесь, что на встрече есть какой-то протокол. Встречи без документации могут привести к абстрактным результатам, забытым идеям и отсутствию действий.
Лучшая документация совещаний приводит к лучшим результатам
Независимо от того, организуете ли вы собрание или просто присутствуете на нем, важно иметь четкое представление о его результатах. От этого также зависит стиль и назначение необходимой документации, будь то записи или протоколы совещаний.
Если вы хотите узнать, как tl;dv может помочь сделать это еще проще с помощью безопасной системы организации встреч, управляемой искусственным интеллектом, загрузите и опробуйте ее бесплатно уже сегодня.
