Si quieres saber cómo organizar las notas de una reunión para aumentar la eficacia, ya sabes lo importante que es hacerlo bien. Mucha gente toma notas, pero no mucha gente las utiliza. ¿Qué sentido tiene?
Para ser justos, el verdadero potencial de la toma de notas apenas se ha aprovechado debido a la aparentemente interminable búsqueda de la mejor forma de organizar las notas de las reuniones. La gente anota cosas en papel, garabateando notas ilegibles en los márgenes y luego se pregunta por qué no les saca ningún provecho. La respuesta es sencilla y la tienes delante de tus narices. Hay que organizar las notas. Pero no es tan sencillo como parece. Para que tus notas te aporten valor, tienes que saber cómo organizarlas para conseguir la máxima eficacia.
Estamos aquí para resolverle este viejo enigma.
¿Por qué es importante tomar apuntes?
Los equipos de ventas que organizan las notas de las reuniones de forma eficaz aceleran la preparación de sus argumentos de venta y acceden a la información crítica de las reuniones más rápidamente que los equipos con notas desorganizadas. Te da una ventaja sobre tus competidores. Podrás abrirte paso entre el desorden con un cuchillo de carnicero, mientras que tus competidores cortarán y serrarán con cuchillos de mantequilla. Básicamente, los dejarás en la cuneta.
La razón es sencilla. Su equipo será capaz de retener información sobre los clientes potenciales mejor que los demás. Creará vínculos más fuertes, ya que sus clientes potenciales se sentirán recordados, respetados y genuinamente apreciados. No se trata sólo de recordar el nombre de un cliente potencial, sino también sus pasiones, sus aficiones, sus deseos, sus necesidades y sus puntos débiles. Si haces que un cliente potencial se sienta inolvidable, es mucho más probable que se convierta que alguien que se siente como una estadística más.
Un enfoque personalizado es sólo el principio. Si quieres saber cómo organizar notas de reuniones de forma eficaz, la habilidad no se acaba con las llamadas de ventas. Puedes organizar las notas de tus reuniones internas de la misma manera. Esto crea un entorno de trabajo racionalizado en el que todo el mundo está en la misma página y trabajando por el mismo objetivo.
Estilos para tomar apuntes
No todos los estilos de tomar notas se adaptan a todas las personalidades. Dependiendo de cada persona de tu equipo y de la intención que haya detrás de las notas, hay varios estilos que puedes adoptar.
Notas de Slapdash
Estas notas carecen de detalles, pero se centran en los puntos más importantes de las reuniones. Suelen tener formato de viñetas y son fáciles de leer.
Este estilo de tomar notas puede dar lugar a información imprecisa, ya que a menudo se anota muy deprisa. Además, las notas están escritas a mano, lo que puede dar lugar a malentendidos.
Notas metódicas
Las notas metódicas, un estilo más estructurado de tomar apuntes, incluyen más detalles y dividen los temas en fragmentos más fáciles de leer. Los que toman apuntes metódicamente suelen utilizar una plantilla para seguir siempre el mismo formato.
Con este estilo se corre el riesgo de complicar demasiado las notas. Si tu comercial se centra en los detalles al tomar las notas, está muy bien, pero ¿se concentra más en las notas que en la reunión? Así es muy fácil pasar por alto cosas, sobre todo la comunicación más sutil, como el lenguaje corporal o el tono.
Notas detalladas
Similares a las notas metódicas, las notas orientadas a los detalles ofrecen una visión global y exhaustiva de la reunión. Incluyen muchos detalles, referencias y datos concretos. El objetivo es tomar notas con precisión y exactitud.
Como en el caso anterior, este estilo requiere tiempo y concentración, por lo que puede resultar difícil hacerlo durante la propia reunión sin perder la concentración en la conversación.
Notas visuales
Las notas visuales suelen consistir en diagramas y garabatos relacionados con puntos clave. También pueden incluir mapas mentales o diagramas de araña para ilustrar contextos interconectados importantes.
Sin embargo, las notas visuales pueden resultar difíciles cuando se trata de documentar ideas más complejas que son difíciles de representar visualmente.
Notas resumidas
Las notas de síntesis ofrecen una visión más detallada, destacando los puntos clave sin anotarlos textualmente. Son una forma útil de tomar notas para comunicar los puntos de vista de una reunión de forma rápida y eficaz.
Este estilo de tomar notas puede conllevar el riesgo de simplificar demasiado el contenido, pero es el que requiere menos atención.
Cómo tomar notas de reuniones de forma eficaz
Tomar notas durante las reuniones y las llamadas es una forma importante de captar información, pero garantizar que sean precisas es lo que mejora la eficacia de su equipo de ventas. Hay que andar con pies de plomo entre tomar notas de alta calidad e implicarse a fondo en la conversación.
Éstas son algunas de las formas de tomar notas en las reuniones. Las hemos clasificado en función de su eficacia.
Pluma y papel
No hay nada mejor que el papel y el bolígrafo de toda la vida para tomar notas en una reunión, ¿verdad?
Equivocada.
Pros
- Accesibilidad. La mayoría de la gente tiene un bolígrafo y un papel a mano en todo momento, así que es rápido y fácil de usar.
- Natural. Es la forma más natural de tomar notas. Por eso se llama bloc de notas.
- Resaltar. Puedes anotar y resaltar determinadas notas para destacarlas y aumentar su retención. Sin embargo, es importante recordar que esto varía de una persona a otra en función de sus habilidades individuales para tomar notas.
Cons
- Poco claras. Cuando se escriben notas a mano, a veces pueden resultar poco claras o ilegibles (incluso para uno mismo).
- Lleva mucho tiempo transcribirlas. Si quieres digitalizar las notas o compartirlas con tu equipo, mecanografiarlas puede llevar mucho tiempo.
- Difícil de compartir. Colaborar con notas escritas a mano es prácticamente imposible. Para compartirlas, hay que transcribirlas manualmente.
- Distrae de la reunión. Cuando escribes a mano las notas de la reunión, no te centras en la conversación. Tampoco estás mirando la pantalla, lo que significa que te perderás lenguaje corporal importante, especialmente útil en las llamadas de ventas.
- Difícil de editar. Editar notas escritas a mano puede hacer que sean confusas y difíciles de seguir.
Valoración: 4/10
Puede ser útil en caso de apuro, pero si quieres saber cómo organizar las notas de una reunión para conseguir la máxima eficacia, vas a tener que dejar atrás el pasado y avanzar hacia el futuro.
Escriba mientras asiste
Escribir tus notas mientras estás en una reunión también tiene ventajas e inconvenientes.
Pros
- Rápido. La mayoría de la gente teclea más rápido que escribe.
- Más fácil de organizar. Como las notas de tus reuniones ya están mecanografiadas, puedes compartirlas fácilmente y organizarlas en otro lugar, como un CRM.
- Colaboración. Dependiendo de la herramienta que utilices, puedes colaborar fácilmente en las notas con tus compañeros de equipo.
Cons
- Pasar por alto información clave. Si estás tecleando, no estás prestando atención a la reunión y puedes perderte fácilmente información clave.
- Involucrar menos al cliente potencial. Si no escuchas activamente, es menos probable que interactúes con el cliente potencial o que sientas verdadera empatía por él.
Valoración: 5/10
Mecanografiar puede ser ligeramente mejor que escribir a mano, ya que puedes obtener las notas más textuales, colaborar más fácilmente y tenerlas organizadas y claras con más facilidad.
Sin embargo, le distrae de la reunión y le impide comprometerse plenamente con el cliente potencial.
Designación de un redactor de actas
Contar con un redactor de actas designado para mecanografiar las notas podría resolver el problema de concentración que prevalece en los dos métodos anteriores. Sin embargo, este método tiene sus propios defectos.
Pros
- Mayor concentración. Los comerciales pueden centrarse en la llamada de ventas y no en tomar notas, lo que aumenta el rendimiento del equipo de ventas.
- Mayor precisión. Al contratar a alguien dedicado a redactar actas, la precisión de las notas será mucho mayor.
Cons
- Caros. Los redactores de minutas no son baratos. Será un gasto extra por cada llamada de ventas para la que quieras notas.
- Falta de contexto. El redactor de minutas probablemente no tendrá el mismo contexto que el resto de su equipo de ventas, lo que significa que no va a hacer las mismas reflexiones que sus representantes de ventas podrían hacer.
Valoración: 5/10
Si tienes dinero para gastar, puedes subir la tarifa, pero la mayoría de las empresas buscan formas de reducir costes, no de aumentarlos. En realidad, contratar a una persona que tome notas no es factible para las llamadas de ventas.
Utilizar un anotador AI
Un tomador de notas con inteligencia artificial puede ayudarte a mejorar tus métricas de rendimiento de ventas. Toma las notas por ti, como un redactor de actas, pero por una fracción del coste. De hecho, algunos tomadores de notas y herramientas de transcripción de IA son tan potentes que hacen que la toma de notas manual sea casi obsoleta.
Si quieres tomar una nota específica, puedes hacerlo, pero te libera durante la mayor parte de la llamada, ya que sabes que tendrás una transcripción completa y un resumen de los puntos clave.
Si opta por utilizar tl;dv como herramienta de IA, también tendrá la posibilidad de volver a ver la llamada o saltar a las marcas de tiempo del resumen de IA para volver a ver exactamente lo que dijo el cliente potencial, cómo lo dijo y qué mensaje sutil transmitía su lenguaje corporal al mismo tiempo. Incluso puedes utilizarlo para programar informes recurrentes sobre cualquier tema que desees en todas las llamadas de tu equipo, o crear carretes de clips de varias reuniones diferentes, hablando sobre una objeción de tu elección. Esto es excelente para la formación en llamadas en frío, por ejemplo.
Pros
- Transcripción completa . Una transcripción completa es una forma de recordar toda la conversación.
- Grabación de la reunión. Si utilizas una herramienta de IA que también graba la reunión, como tl;dv, puedes volver a verla para obtener información sobre el tono y el lenguaje corporal.
- Resúmenes generados automáticamente. Después de cada llamada, reciba un resumen AI de todos los puntos clave discutidos, así como cualquier CTA.
- Fácil de compartir. No te limites a compartir notas, comparte clips de la propia llamada.
- Marcas de tiempo. Vuelve a ver la nota en tiempo real.
- Concentración total. Mientras la IA toma notas, resúmenes y transcripciones en tu nombre, tú puedes centrar toda tu atención en la conversación.
- Traducciones. tl;dvpueden traducirse instantáneamente a más de 30 idiomas.
- Organización. Para una organización de nivel experto, puede configurar integraciones para reenviar las notas o resúmenes de sus reuniones al CRM de su elección en cuanto finalice la llamada. tl;dv cuenta con más de 5.000 integraciones.
Cons
- Requiere una suscripción. La mayoría de las herramientas de IA requieren una suscripción para poder tomar notas y grabar reuniones. tl;dv graba y transcribe todas tus reuniones de forma gratuita, pero para sus funciones avanzadas de organización, tendrás que pagar 20 dólares por usuario de grabación al mes.
- Compatibilidad. Diferentes softwares son compatibles con diferentes plataformas de videoconferencia. tl;dv está disponible para MS Teams, Zoom, y Google Meet.
- Puede llevar tiempo aprenderlo. Como todos los programas nuevos, hay que esforzarse un poco para sacarles el máximo partido.
Valoración: 9.5/10
Cuando se comparan las herramientas de toma de notas con IA con la escritura a mano, a máquina o la contratación de redactores minuciosos, es fácil ver por qué son las ganadoras destacadas.
Si estás aquí para saber cómo organizar las notas de las reuniones, las herramientas de IA son la mejor manera. Imagínate: tienes una llamada de ventas, te centras por completo en el cliente potencial y, cuando terminas la llamada y cierras la pestaña, la transcripción completa, la copia grabada de la llamada y las notas y resúmenes de la reunión ya están en tu CRM a nombre del cliente potencial. No se puede conseguir una organización así en ningún otro sitio. Y punto.
Cómo organizar las notas de una reunión para obtener los mejores resultados
Es fundamental que las notas de las reuniones estén organizadas con claridad para poder consultarlas con fiabilidad en el futuro. Si no son coherentes, sólo enturbiarán tu proceso de toma de decisiones. Queremos mejorarlo.
Ya hemos señalado la necesidad de un tomador de notas con IA, pero hay más. Las plataformas de gestión de las relaciones con los clientes pueden resultar útiles, y hay un montón de consejos y trucos que puedes poner en práctica para organizar mejor las notas de tus reuniones.
Empecemos por los CRM.
Plataformas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
Los CRM pueden desempeñar un papel fundamental a la hora de ayudarle a usted y a su equipo a organizar eficazmente las notas de las reuniones. Consisten en una ubicación centralizada para almacenar información sobre sus clientes potenciales y clientes. ¿Y lo mejor? Puedes sincronizar las notas de tus reuniones con un solo clic.
Si almacena las notas de sus reuniones en su CRM, podrá tener toda la información sobre sus clientes potenciales bajo un mismo techo. ¿Nombre, correo electrónico, datos demográficos? Ahí lo tienes todo. ¿Quieres las notas, resúmenes y marcas de tiempo de anteriores llamadas de ventas con ellos? También está todo ahí 😉 .
La mayoría de los CRM también ofrecen plantillas para tomar notas. Cuando se utilizan, pueden aumentar la fiabilidad y coherencia de los flujos de trabajo del equipo, ya que no habrá estilos opuestos entre los distintos representantes de ventas. Esto es ideal para organizar las notas de las reuniones, ya que permite a todos los representantes de ventas encontrar la información que buscan, incluso si nunca se han encontrado personalmente con el cliente potencial.
He aquí algunos CRM líderes del sector que merece la pena conocer.
- Salesforce
- Hubspot
- Pipedrive
- Insightly
- Apptivo
Consejo nº 1: Notas breves
Si estás tomando notas manualmente, lo que todavía es posible con la mayoría de los tomadores de notas con IA, es importante ser breve. Demasiada información puede hacer que no se entiendan los puntos clave y el contexto importante. Las notas breves se centran más en los puntos esenciales, reducen la sobrecarga de información y garantizan que se entiendan las principales conclusiones de la reunión. Esto mejora la claridad, la concentración y la rapidez.
Las notas breves también son fácilmente transferibles. Otros miembros del equipo pueden leerlas sin perder de vista el contexto. Para ti también es mucho más fácil revisar las notas. Lo último que quieres hacer después de un día ajetreado es revisar páginas de notas desordenadas. Hazlas breves y concisas.
Esto es aún más cierto para el 12% de los empleados en puestos no directivos que asisten a más de 15 horas de reuniones a la semana. Si escribes algo más que notas breves, tu mano se quemará literalmente.
@tldv.io Tiene mucho sentido. #meeting #comedy #corporate #meetings #9to5 #firstday
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Consejo nº 2: Tome notas en colaboración
Consiga que todos canten el mismo himno colaborando durante el proceso de toma de notas. Cada persona puede interpretar los puntos de forma diferente, por lo que es importante que todo el equipo esté de acuerdo en lo que respecta a las perspectivas y los objetivos internos.
Si optas por tomar notas manualmente, la colaboración es clave. Esto puede aplicarse incluso a las notas de la IA. Puede que quieras añadir algo específico que la IA haya pasado por alto, como el aspecto que tenía el cliente potencial cuando se le hizo una determinada pregunta o el tono sarcástico que empleó en una de sus respuestas. La IA es fantástica, pero no siempre capta los matices sutiles de los seres humanos. Si colaboras en tus notas, puedes asegurarte de que esto se menciona para no malinterpretar lo que quiso decir el cliente potencial.
Consejo nº 3: Resuma siempre al final de la reunión
Mientras el contenido esté fresco, anota los puntos más importantes que puedas recordar. Una forma de hacerlo, si optas por las notas manuales, es apuntar una palabra o una frase muy breve que te recuerde que debes entrar en más detalles cuando acabe la reunión.
Si utilizas una grabadora de llamadas AI y quieres tomar una nota específica, puedes añadir una marca de tiempo y volver después de que termine la reunión para escribir tu nota. De esta forma, no pierdes la concentración durante la llamada.
Consejo nº 4: Sea coherente con el formato
No hay nada peor que unas notas sin formato. Son difíciles de leer y dan lugar a resúmenes desordenados y confusos.
Elige un formato y cíñete a él. Si animas a tu equipo a estructurar la toma de notas de la misma manera, agilizarás el proceso de revisión posterior. Para organizar eficazmente las notas de las reuniones, tu equipo puede seguir una plantilla específica con secciones como:
- Fecha y hora
- Asistentes
- Agenda
- Decisiones
- Acciones
- Más información en
Si aplica un tipo específico de metodología, como el método Cornell, todo el equipo tendrá un esquema coherente para cada reunión en adelante.
Diferentes métodos para tomar apuntes
Si estás decidido a tomar notas manualmente, hay algunos métodos que debes conocer. Mantener un método coherente en todo el equipo facilita la organización de las notas. Es entonces cuando se produce la magia y tu equipo de ventas florece.
Aquí tienes 4 métodos para tomar notas y organizarlas de forma eficaz.
- Método de esquema. Es un método estructurado en el que tu equipo puede dividir sus notas por temas y subtemas. Es una forma organizada de formatear para anotar todos los puntos clave sin teclear ni escribir textualmente.
- Método Cornell. El método Cornell consta de dos columnas, una pequeña a la izquierda y otra más grande a la derecha. En la columna de la izquierda se anotarán los temas y las ideas clave de la reunión, mientras que en la columna de la derecha se profundizará en los temas. En la parte inferior, tendrás un resumen de ambas columnas. Es una forma estupenda de repasar las notas después de la reunión.
Si quieres saber cómo organizar eficazmente las notas de una reunión con este método, lee esta guía para tomar notas en Cornell.
- Método del mapa. El Método del Mapa es un diagrama de araña o mapa mental con ramas que desglosan el tema central en más detalles. Es una forma visual de tomar notas y se utiliza para ver fácilmente las relaciones. Los diagramas de araña suelen estar codificados por colores para ofrecer una visión más clara. Sin embargo, ten en cuenta que será casi imposible hacerlo durante la reunión. Es algo que se hace mejor al final de una llamada.
- Método de los cuadrantes. El Método de los Cuadrantes consta de cuatro secciones cuadradas diferentes. Preguntas en la parte superior izquierda, notas generales en la parte superior derecha, acciones personales en la parte inferior izquierda y acciones para los demás en la parte inferior derecha. Estas secciones pueden modificarse en función del contexto de la reunión. Bill Gates utilizaba notoriamente el método de los cuadrantes para anotar las notas de sus reuniones en la época en que las reuniones de negocios en persona eran habituales.
Organice sus notas
Si quieres aprender a organizar las notas de las reuniones de forma eficiente, es hora de invertir en un tomador de notas con IA y vincularlo con tu CRM. Es un factor vital para comprender el contexto clave y retener la información de tus reuniones. Te dará la capacidad de acceder y actuar rápidamente sobre información crítica, imprescindible para tomar decisiones estratégicas en el futuro.
Tanto si optas por tomar las notas tú mismo utilizando uno de los cuatro métodos descritos anteriormente, como si pides a AI que tome las notas por ti para poder centrar toda tu atención en la conversación, esperamos que este artículo te haya orientado en la dirección correcta para organizar las notas de tus reuniones.
