Todo el mundo sabe que una revisión de ventas consiste en sentarse con uno de sus representantes de ventas y evaluar su rendimiento en función de unos criterios preestablecidos. Pero no todo el mundo sabe cómo llevar a cabo una buena revisión de ventas.
Cuando decimos bien, por supuesto, queremos decir de forma que mejore sus procesos de ventas actuales, eleve el rendimiento de su equipo de ventas y le ayude a identificar claramente las áreas que debe mejorar en el futuro.
Al final de este artículo, sabrá exactamente cómo analizar el rendimiento para mejorar sus procesos de ventas.
"Todos necesitamos gente que nos dé su opinión. Así es como mejoramos".
Metodologías de revisión de ventas
Las metodologías de revisión de ventas son la columna vertebral de su análisis. Proporcionan estructura y contexto a la hora de evaluar el rendimiento de tu equipo, permitiéndote analizar los problemas, destacar los éxitos y, mediante decisiones basadas en datos, apoyar el crecimiento de tu equipo.
He aquí algunas de las metodologías más utilizadas:
Análisis de victorias y derrotas
En pocas palabras, esta metodología consiste en descubrir por qué se ha ganado o perdido una operación. Este conocimiento le da la oportunidad de repetir (en el caso de las victorias) o evitar (en el caso de las derrotas) los mismos pasos en el futuro.
Normalmente, las ventas anteriores se analizan desde la perspectiva del vendedor y del comprador. Esto le ayuda a meterse en sus cabezas para averiguar qué fue bien y qué no fue tan bien. Lo ideal es realizar análisis de pérdidas y ganancias entre 2 y 4 semanas después de cada operación cerrada. Puedes hacerlos por lotes para que te resulte más fácil.
Al analizar los datos para su revisión de ventas, es probable que comience con un ratio de victorias/pérdidas. Se puede hacer un seguimiento de un representante a otro para ver cómo mejoran con el tiempo. Sin embargo, una forma más avanzada de hacerlo sería realizar un seguimiento de la tasa de victorias competitivas de su representante (la tasa a la que cierran el trato por delante de al menos un competidor). Esto le permite aprovechar datos más complejos sobre qué tácticas utilizar cuando su cliente potencial está indeciso entre su marca o un competidor específico.
Revisión del oleoducto
La principal razón para llevar a cabo una revisión del pipeline es evaluar y priorizar las oportunidades de venta que sus representantes tienen en cartera. Si hay algo que impide que los prospectos pasen a la siguiente fase del pipeline, se pondrá de manifiesto aquí y podrás resolverlo rápidamente.
La gestión de la cartera de proyectos es esencial para comprender el recorrido del cliente desde el primer contacto hasta la incorporación. También puedes realizar un seguimiento de las métricas clave, como la tasa de conversión de clientes potenciales y el coste de adquisición de clientes, para ayudarte con la revisión de tu pipeline. Notarás tendencias durante las diferentes etapas, lo que te permitirá ser muy específico sobre cómo deben proceder tus representantes de ventas.
Salesforce recomienda hacer al menos dos revisiones mensuales de la cartera de proyectos, y asegurarse de que sean individuales y no de todo el equipo. Así te aseguras de centrar la atención en acuerdos concretos y no en conceptos generales.
Reseñas de ofertas
Una revisión de operaciones es una reunión entre usted y uno de sus representantes en la que se analizan las operaciones individuales para determinar la probabilidad de conseguir una venta y qué tipo de estrategias puede utilizar para que la operación llegue a buen puerto. El objetivo es garantizar que las operaciones no caigan en el último obstáculo.
Análisis de métricas de rendimiento
El análisis de las métricas de rendimiento es el proceso de examinar cada uno de los indicadores clave de rendimiento para evaluar lo bien que lo están haciendo sus representantes de ventas. En concreto, se trata de evaluar la calidad y la cantidad de sus operaciones, así como su eficiencia y productividad generales.
Métricas como la tasa de conversión de clientes potenciales, el tamaño medio de los acuerdos y la duración del ciclo de ventas pueden darle indicaciones sobre el rendimiento de sus representantes de ventas. El seguimiento de estas métricas le ayuda a realizar los ajustes de ventas necesarios para ayudar a su equipo a alcanzar sus objetivos de trabajo.
Análisis DAFO
El análisis DAFO(Debilidades, Amenazas, Fortalezas yOportunidades ) es una técnica para evaluar su equipo de ventas en esos cuatro componentes. El análisis te ayuda a evaluar los puntos fuertes y débiles de tu equipo, mientras que las oportunidades y amenazas son factores externos que debes tener en cuenta y actualizar periódicamente.
El análisis DAFO es excelente para identificar áreas clave de mejora mediante un mejor conocimiento de uno mismo. Si desea mejorar la planificación estratégica, la toma de decisiones y el uso eficaz de los recursos de su equipo, la aplicación periódica del análisis DAFO mantendrá a su equipo bajo control.
Para más información, consulte este ejemplo de análisis DAFO.
Revisiones trimestrales de las empresas
Las revisiones comerciales trimestrales implican una revisión exhaustiva de los resultados de ventas de su equipo, la progresión de los objetivos y las estrategias aplicadas. Puede ser directamente para ventas, pero también suele implicar la colaboración interfuncional con marketing, desarrollo de productos y otros departamentos.
Es una forma estupenda de destacar las mejores partes del trimestre, así como las partes en las que podría haberlo hecho mejor. Te brinda la oportunidad de ofrecer soluciones prácticas para redondear todo el proceso. Céntrate en los KPI, las cuestiones de reflexión y las estrategias futuras para seguir mejorando tu éxito general.
El papel de los datos en los procesos de revisión de ventas
Los datos son el alma de su revisión de ventas. Utilícelos sabiamente para descubrir información en bruto sobre las distintas etapas de su proceso de ventas. ¿Qué hay que mejorar? ¿Qué está funcionando tan bien que debería evitar tocarlo a toda costa? Los datos le dirán...
En concreto, los datos te permiten:
- Seguimiento de los KPI. El seguimiento de los KPI le ofrece la mejor información sobre la eficacia de sus estrategias de ventas. También te ayuda a identificar áreas de mejora, lo que te permite tomar mejores decisiones.
- Analizar el proceso. Cuando analizas el proceso de venta, te centras en cada una de las fases de la venta. Te ayuda a identificar los cuellos de botella y los puntos fuertes, pero también los problemas que hay que resolver.
- Utilice metodologías. Los datos dan vida a las metodologías de ventas. Le muestran qué métodos le aportan éxito de forma sistemática, orientan a su equipo sobre dónde mejorar y le ofrecen una imagen clara de lo que realmente quieren los clientes.
- Previsión de ventas. Sin datos, predecir con exactitud sería casi imposible. Sólo tendría una corazonada. Hay montones de métodos diferentes de previsión de ventas que puede utilizar con los datos adecuados, y que le permiten planificar eficazmente el futuro.
- Ofrezca feedback. Los datos determinan el feedback que proporciona a su equipo. Puedes utilizar las métricas de rendimiento para dar consejos respaldados por pruebas que alguien pueda entender inmediatamente y poner en práctica.
Métricas clave para evaluar el éxito de la implantación
Si alguna vez se ha preguntado si sus revisiones de ventas están marcando realmente la diferencia, la respuesta está en las métricas. Realice un seguimiento del rendimiento después de una revisión de ventas para comprobar de primera mano si los conocimientos se traducen en resultados tangibles.
En la infografía que figura a continuación, se muestran las métricas que los propios vendedores consideran más importantes para mejorar.
Echemos un vistazo en profundidad a las métricas clave de las que debe hacer un seguimiento una vez que haya implementado sus revisiones de ventas.
- Margen de beneficio medio. El margen de beneficio medio compara el porcentaje de ventas con los beneficios reales que has obtenido.
- Crecimiento interanual. El crecimiento interanual se centra en los resultados financieros de su empresa en comparación con los de hace exactamente un año en el mismo mes.
- Crecimiento de los ingresos. Puede medir el aumento del crecimiento global de los ingresos generados después de haber realizado sus revisiones.
- Tasa de conversión de clientes potenciales. Puede hacer un seguimiento del porcentaje de clientes potenciales que se convierten en clientes después de implementar mejoras.
- Tasa de retención de clientes. Cuando haya ajustado sus estrategias, medir el porcentaje de clientes que ha retenido es un indicador real de la fidelidad de los clientes.
- Valor vitalicio del cliente. Al evaluar el valor total que aporta un cliente después de la implantación, puede hacerse una buena idea de los niveles de satisfacción de sus clientes.
- Duración del ciclo de ventas. La duración de los ciclos de venta es un indicador importante de la fluidez de la cartera de pedidos.
- Coste de adquisición de clientes. Asegúrese de que controla el coste de adquisición de nuevos clientes. Si sigue siendo alto después de la implantación, quizá debería empezar a analizar la calidad.
- Puntuación del promotor neto. Si sus clientes recomiendan su servicio o producto, se verá recompensado con una puntuación NPS alta.
Cómo hacer una revisión de ventas
Está muy bien saber de qué datos hay que hacer un seguimiento y qué metodologías utilizar, pero ¿cómo se hace realmente una revisión de ventas?
He aquí algunas directrices básicas:
- Reúna información. Recopile todos los datos de ventas correspondientes al periodo de revisión elegido (por ejemplo, semanal, mensual o trimestral).
- Analice los resultados de ventas. Compare las cifras de ventas de sus representantes con los objetivos fijados. En el proceso, seleccione a los que mejor rinden y a los que necesitan un sutil empujón en la dirección correcta.
- Crea una estructura y un esquema. Resume todos tus hallazgos y elabora una revisión en la que se analicen: los resultados, los objetivos frente a la realidad, los retos y los próximos pasos para mejorar el rendimiento de tu representante de ventas.
- Revisión del borrador. Piensa cómo vas a presentar tu borrador. ¿Cómo se lo entregarás a tus representantes de ventas para que tenga el mayor impacto?
- Presente la revisión. Presente y comparta la revisión con cada miembro de su equipo. Repase cada sección y recalque las mejores formas de mejorar continuamente.
Cómo hacer una revisión de ventas con mejores procesos
Reconozcámoslo: cualquiera puede seguir estos cinco sencillos pasos y crear una reseña de ventas estándar. Pero tú quieres más.
¿Cómo crear una revisión de ventas con mejores procesos de venta?
- Enfóquelo de forma positiva. La crítica puede ser dura en el mejor de los casos, así que cuando critique durante una revisión del rendimiento de ventas, asegúrese de que es una crítica constructiva que se centra en aprender de los errores en lugar de culpar a los demás. De este modo, podrá sugerir mejoras y mantener alta la moral.
- Sea flexible. En las revisiones de ventas hay que ser adaptable. Las métricas en las que te centras pueden cambiar con el tiempo. Por ejemplo, puede que alguien esté teniendo problemas para convertir clientes potenciales, así que adapta un plan basado en los datos para realizar un seguimiento de su tasa de conversión de clientes potenciales para la próxima vez.
- Defina objetivos procesables. Siempre que realice una revisión de ventas, asegúrese de que las acciones que define para su equipo son viables y fáciles de seguir. Al establecer objetivos claros, todos se ponen de acuerdo al instante. Vuelve a comprobarlo preguntando si todo está claro antes de despedirles. Mejor aún, pídeles que te reciten los pasos con sus propias palabras.
- Reflexione sobre el éxito. Es una buena práctica comenzar las revisiones de ventas con todo lo que ha ido bien durante el periodo revisado. Reflexionar, debatir y analizar los éxitos sienta un precedente para los éxitos futuros. Sea específico con los objetivos alcanzados para que los representantes sientan que han logrado algo de lo que deben sentirse orgullosos. Esto también puede conducir a sus primeros objetivos para el nuevo período: ¡más de lo mismo! Si no está roto, no lo arregles.
- Fomente la autorreflexión. Provoque la reflexión y formule preguntas directas para animar a los representantes de ventas a reflexionar sobre su propio rendimiento. Esto les servirá de plataforma para hablar abiertamente de sus puntos fuertes y de lo que necesitan mejorar.
- Prever el futuro. Durante estas revisiones, es crucial sentar las bases de un futuro exitoso. Cuando te dirijas a cada representante de ventas, proporciónale métricas de objetivos individuales que podáis seguir juntos.
Estos consejos pueden parecer bastante básicos a primera vista, pero son fundamentales para llevar su juego de revisión de ventas al siguiente nivel. No hay que pasar por alto la capacidad de enmarcar estas revisiones como algo que el representante esperará con impaciencia, en lugar de temer.
Tecnología para mejorar la revisión estratégica de ventas
Hay una gran cantidad de herramientas de ventas en el mercado que puede utilizar para mejorar las revisiones de ventas.
Aquí tiene varias categorías de herramientas para hincarles el diente...
- Sistemas CRM. Los sistemas CRM ayudan a gestionar y organizar los datos de los clientes, al tiempo que agilizan y automatizan tareas cotidianas como el envío de seguimientos. Los CRM proporcionan información valiosa para las revisiones de ventas, ya que analizan el rendimiento de las ventas a través de la participación de los clientes y la salud de la cartera de pedidos.
- Plataformas de capacitación de ventas. Las plataformas de capacitación de ventas están ahí para proporcionarle el mejor contenido de ventas, formación y herramientas para interactuar con éxito con los clientes. Cuando se dispone de los medios para realizar un seguimiento de la interacción, ya se está por delante de la curva.
- Herramientas de análisis de datos. Estas herramientas le ofrecen información increíble sobre el comportamiento de los clientes. Si se utilizan con inteligencia, pueden ayudarte a identificar oportunidades de venta y a maximizar la eficiencia de tu equipo.
- Herramientas de opinión y encuestas. Recopilelas opiniones de los clientes para allanar el camino a un análisis más profundo. Puede medir la satisfacción de los clientes de la empresa e identificar áreas de mejora para comentarlas en sus reseñas.
- Herramientas de videoconferencia. Al permitir las interacciones cara a cara, las herramientas de videoconferencia pueden facilitar una revisión virtual de las ventas. Esto te da la opción de compartir pantalla e incluso grabar, y luego utilizarlo como guía/nota de aprendizaje.
Aún mejor, graba tu revisión de ventas con tl;dv para que puedas obtener informes generados por IA sobre todos tus representantes de ventas en un solo lugar. O mejor aún, haz que tus representantes graben sus llamadas de ventas con él y tendrás una repentina reserva de datos convincentes para utilizar en tus revisiones.
Mejore sus evaluaciones de ventas
Para mejorar sus procesos de ventas mediante revisiones de ventas, debe utilizar información basada en datos para crear comentarios prácticos y constructivos para sus representantes de ventas. Elija una metodología, elija las métricas de seguimiento de cada representante de ventas y empiece a trabajar.
Si identifica áreas clave de mejora, establece objetivos claros y revisa periódicamente a su equipo de ventas, sus métricas producirán sistemáticamente mejores cifras, lo que permitirá mejoras continuas y éxito a largo plazo. Las revisiones del rendimiento de ventas con una mentalidad proactiva pueden administrarse fácilmente; sin embargo, para mejorar los procesos de ventas, deben manejarse con cuidado. Enfóquelas de forma positiva para crear una sensación de entusiasmo en lugar de ansiedad.
