Transcribir a mano alzada una reunión de 30 minutos es una tarea ardua, por no hablar de las reuniones de 3 horas o más. Siempre hay alguien que habla por encima de alguien, o demasiado deprisa, o suelta un montón de jerga que no puedes seguir... Antes de que te des cuenta, has perdido el hilo de las actas de la reunión y ya no participas en la conversación.
¿Sabías que el tiempo medio para transcribir una hora de audio es de aproximadamente cuatro horas? Pero algunos transcriptores citan cuatro horas como el mínimo, ya que puede llegar fácilmente a 10 horas.
¿Preocupado por tu próxima reunión? Vamos a ver cómo transcribir una reunión de la forma más sencilla posible. Pero antes, ¿qué es la transcripción de una reunión?
¿Qué es la transcripción de una reunión?
Transcribir una reunión es el proceso de convertir las conversaciones habladas(convertir vídeo o audio a texto) de una reunión en texto escrito. Puede hacerse manualmente (la forma tediosa) o automáticamente mediante un software basado en IA (la forma rápida y fácil).
Los programas de transcripción modernos pueden transcribir y grabar la conversación durante las reuniones con un alto grado de precisión. La transcripción es una práctica habitual en reuniones de oficina, juntas directivas, entrevistas de trabajo e incluso procesos judiciales.
Las herramientas basadas en IA facilitan el resumen de las conversaciones, la revisión de los puntos clave y la rendición de cuentas. Y lo que es mejor, muchas de estas herramientas de transcripción pueden automatizar tus flujos de trabajo posteriores a la llamada, sincronizando automáticamente las notas de la reunión con tu sistema CRM, o enviando recordatorios de seguimiento basados en el contexto de la conversación.
¿Por qué transcribir reuniones?
Antes de sumergirnos en una guía paso a paso, es importante conocer las ventajas de transcribir una reunión. Algunas personas pueden pensar que no es tan necesario, pero hoy en día también es vital ver las transcripciones desde el punto de vista de la IA.
Con los análisis de IA, puedes extraer información de las conversaciones de tu equipo con los clientes y utilizarla para elaborar estrategias, tácticas y ajustar prioridades de forma rápida y eficaz. Las reuniones eficaces mejoran el rendimiento del equipo en un 25%, ya que los objetivos claros y los resultados procesables aumentan la eficiencia, así que es importante hacerlo bien.
He aquí cuatro razones fundamentales por las que debes transcribir tus reuniones:
- Crea un repositorio de reuniones.
- Hace que la información sea accesible.
- Hace que los datos de la reunión se puedan buscar.
- Ayuda a garantizar el cumplimiento.
1. Crea un repositorio de reuniones
Transcribir una reunión proporciona un registro permanente de tu discusión. De este modo, te aseguras de que todas las partes importantes, puntos de acción y responsabilidades designadas puedan ser objeto de seguimiento y de fácil acceso para futuras consultas.
Te permite consultar rápidamente discusiones anteriores, lo que mejora la responsabilidad y mantiene la organización. También es una forma estupenda de aclarar cualquier malentendido entre los miembros del equipo.
2. Hace accesible la información
La transcripción de las reuniones desempeña un papel crucial para garantizar la igualdad de acceso a la información a las personas sordas o con dificultades auditivas. Sin una transcripción o subtítulos, muchas personas pueden tener dificultades para participar plenamente en los debates, lo que dificulta el seguimiento de las decisiones clave, los puntos de acción y el contexto general de la reunión.
Al tener un registro escrito, proporcionas un medio diferente para que tu equipo aborde la misma información. Además, las transcripciones ayudan a los usuarios a revisar las reuniones a su propio ritmo. Es una práctica especialmente útil para informar a los compañeros de equipo que no pudieron asistir a la reunión en tiempo real por un motivo u otro. Es una práctica estupenda para los equipos de trabajo asíncronos.
3. Hace que los datos de la reunión se puedan buscar
Las transcripciones hacen que sea superfácil para los usuarios encontrar los puntos clave, las acciones y las decisiones de una reunión. Con los resúmenes y notas de IA, esto se lleva un paso más allá, ya que esas partes importantes se resaltarán y se te presentarán con énfasis.
Sin embargo, si buscas algo concreto en una reunión, es mucho más fácil tener una transcripción con una grabación, ya que puedes buscar por palabra clave o tema para encontrar áreas concretas de la discusión.
4. Ayuda a garantizar el cumplimiento
La gran palabra con C puede resultar un poco desalentadora, pero en los entornos profesionales deben seguirse políticas estrictas, sobre todo cuando se manejan datos sensibles. Esto incluye el trabajo jurídico, los servicios sanitarios, pero también las operaciones de cara al cliente.
Necesitan registros actualizados y precisos de las reuniones para garantizar que cumplen la normativa sobre datos, como la GDPR. Las transcripciones son la respuesta a tus problemas de cumplimiento, ya que te ayudan a cumplir las obligaciones legales y normativas.
¿Cómo transcribir una reunión?
Transcribir una reunión puede ser largo, tedioso y agotador, o puede ser rápido, fácil y eficaz. Todo depende de si transcribes la reunión manualmente o utilizas un software de IA para ayudarte.
Veamos cómo transcribir una reunión utilizando ambos métodos y podrás decidir cuál es mejor para ti y tu empresa (¡aunque creemos que ya lo sabemos!).
Transcribir manualmente
La transcripción manual consiste en que una persona escuche la reunión y escriba lo que se ha dicho. Esto puede hacerse en tiempo real durante la reunión o después, utilizando una grabación.
Para transcribir una reunión de este modo, sólo tienes que coger un bolígrafo y un papel (o utilizar tu PC) y copiar la discusión palabra por palabra. Puede ser difícil seguir el ritmo si transcribes en directo, así que no tengas miedo de utilizar palabras cortas. Pero ten cuidado: los humanos sufrimos fatiga. No puedes mantener siempre la misma velocidad y eficacia. No cabe duda de que se cometerán errores, sobre todo en las reuniones más largas.
Veamos los pros y los contras de la transcripción manual.
Ventajas de las transcripciones manuales
- Mayor precisión. Una persona puede reconocer matices como el tono, los acentos y el habla superpuesta mejor que la IA.
- Mejor conocimiento del contexto. Los humanos pueden resumir, corregir errores y dar formato al texto de forma más natural.
- Formato personalizable. La transcripción manual permite una estructuración personalizada, como resumir los puntos clave o distinguir mejor entre los oradores.
Contras de las transcripciones manuales
- Lleva mucho tiempo. Dependiendo de la velocidad de mecanografía, transcribir una reunión de una hora puede llevar entre 3 y 4 horas. Si escribes a mano, mejor olvídalo.
- Requiere mucho trabajo. Requiere un alto nivel de concentración y puede resultar agotador en reuniones largas.
- Caro. Contratar transcriptores o servicios profesionales puede ser costoso.
Las transcripciones manuales son mejores para reuniones pequeñas con poco diálogo. Si la precisión es más importante que la rapidez, puede merecer la pena que un transcriptor profesional revise tu texto. Del mismo modo, para ámbitos jurídicos, médicos o de investigación específicos en los que los detalles son cruciales, una transcripción manual puede ser una mejor opción.
Confiar en la automatización
La transcripción automatizada utiliza herramientas basadas en IA para convertir el habla en texto en tiempo real o a partir de una grabación. Muchos servicios basados en IA ofrecen reconocimiento del habla, identificación del hablante y registro de la hora. Las herramientas más avanzadas pueden incluso realizar análisis de sentimiento y analizar el tono de voz del usuario.
Sin embargo, lo mejor de las transcripciones automatizadas es que son rápidas, rentables y fáciles de buscar. Puedes editarlas si detectas problemas, añadir comentarios a la transcripción e incluso generar resúmenes y notas de reunión (en plantillas específicas). Por último, puedes utilizarlas para rellenar automáticamente tu CRM o tus herramientas de documentación, de modo que no tengas que mover un dedo.
Para transcribir una reunión con herramientas automatizadas, sólo tienes que unirte a la reunión como de costumbre y asegurarte de que tu grabadora de reuniones también se ha unido a la reunión. Transcribirá la discusión automáticamente en segundo plano para que puedas centrarte plenamente en la conversación.
Ventajas de la transcripción automática
- Rápido y eficaz. Las transcripciones se generan en minutos, no en horas. Tampoco hay descuidos de la IA, ya que no se cansa, lo que significa que puedes producir transcripciones a escala.
- Rentable. Muchas herramientas de IA ofrecen planes gratuitos o de bajo coste en comparación con la contratación de un transcriptor humano.
- Se puede buscar y editar. El texto generado por la IA puede buscarse fácilmente, lo que lo hace útil para la documentación y la revisión.
Contras de la transcripción automatizada
- La precisión varía. La IA puede tener problemas con los acentos, el ruido de fondo y varios interlocutores que hablan por encima de otros. También puede pasar por alto terminología clave, acrónimos o jerga específica del sector sin estar preprogramada para reconocerlos.
- Problemas de identificación del locutor. Algunas herramientas atribuyen mal el habla, lo que requiere correcciones manuales.
- Preocupación por la privacidad. Almacenar el audio y las transcripciones en servicios basados en la nube puede plantear riesgos de seguridad, especialmente en el caso de reuniones delicadas.
Las transcripciones automatizadas son mejores para reuniones grandes con varios oradores en las que la velocidad es una prioridad. Las empresas que necesitan documentación rápida pero no requieren una precisión del 100% encontrarán muy útiles las herramientas de IA. También son buenas para reuniones rutinarias de equipo, seminarios web y sesiones de intercambio de ideas.
Utilizar tl;dv Transcribir tus reuniones
tl;dv es un popular asistente de reuniones con IA que puede grabar, transcribir y resumir tus reuniones de forma gratuita. Funciona uniéndose a tus reuniones a través de plataformas de videoconferencia populares como ZoomGoogle Meet y MS Teams.
Una de las grandes ventajas de tl;dv es la posibilidad de crear plantillas de notas de reunión personalizadas. Básicamente, puedes dar instrucciones a la IA de tl;dv sobre cómo te gustaría ver tus notas formateadas y estructuradas. Esto te permite crear notas de reunión eficaces, independientemente de la situación.
Hay una serie de plantillas que puedes utilizar, incluidos playbooks de ventas más populares, como BANT, SPIN y MEDDIC. También hay plantillas para RRHH, producto, investigación de usuarios, éxito del cliente y otros departamentos. Todas estas plantillas se pueden personalizar, e incluso puedes crear las tuyas propias desde cero.
Mejor aún, sincroniza automáticamente estas notas de reunión con tu CRM para evitar rellenarlas manualmente después de cada llamada de cara al cliente. Ahorra a los representantes y agentes humanos cantidades ridículas de tiempo que podrían emplear mejor en conseguir el siguiente trato.
Si quieres transcribir una reunión para hacer un seguimiento de tus llamadas de ventas, tl;dv es una herramienta fantástica para ayudarte. Dispone de un panel de análisis del orador para que puedas controlar el rendimiento de tu equipo de ventas y comprobar que siguen con precisión tus guiones de ventas.
Como gestor de ventas, también puedes generar informes recurrentes para recibir actualizaciones periódicas que cubran los temas deseados en varias llamadas a la vez. Por ejemplo, puedes recibir un informe semanal que cubra todas las llamadas de tus representantes de ventas que contengan objeciones relacionadas con el precio. Tú estableces la frecuencia. Tú estableces el tema. tl;dv sintetiza las llamadas de tu equipo y proporciona un informe detallado con marcas de tiempo para que puedas saltar a las partes importantes.
También merece la pena mencionar que tl;dv puede transcribir en más de 40 idiomas, incluso en uno distinto al que se habló durante la llamada. Esto es genial si quieres traducir tus grabaciones de Google Meet .
Buenas prácticas para la transcripción de reuniones
Una transcripción de reuniones bien estructurada es clara, precisa y fácil de navegar. Tanto si transcribes manualmente como si utilizas una herramienta asistida por IA, seguir estas buenas prácticas garantiza que tus transcripciones sean útiles y profesionales.
Garantizar la claridad y la exhaustividad
Una transcripción tiene que captar toda la discusión de la reunión sin dejar de ser fácil de entender. Si transcribes manualmente las llamadas, asegúrate de grabarlas para poder repasar las secciones difíciles y garantizar la precisión.
Asegúrate de que cada orador está correctamente identificado. Las herramientas de transcripción automática deberían hacerlo por ti, pero compruébalo siempre dos veces, porque a veces cometen errores.
Si es posible, elimina las palabras de relleno para aumentar la claridad. No es necesario que añadas todos los "um" y "uh" a la transcripción. Algunas herramientas automatizadas de transcripción eliminan automáticamente las palabras de relleno.
Corrección y edición para mayor precisión
Incluso con transcripciones generadas por IA, pueden producirse errores debidos a acentos, ruido de fondo o solapamiento del habla. Para asegurarte de que tus transcripciones son precisas, revisa y corrige cualquier error.
Comprueba si faltan palabras, hay huecos o frases mal pronunciadas. Si hay errores de puntuación o gramaticales, ahora es el momento de subsanarlos. Por último, asegúrate de que los acrónimos técnicos se transcriben correctamente. Las herramientas de IA, en particular, pueden tener problemas para transcribir siglas.
Formatear las transcripciones para facilitar su lectura
Al fin y al cabo, las transcripciones están ahí para ser leídas. Debes hacerlas ordenadas y fáciles de escanear para que tus compañeros puedan aprovecharlas al máximo.
Utiliza claramente las etiquetas de los oradores y ponlas en negrita para que la transcripción sea fácil de seguir. Si alguien ha hablado durante mucho tiempo, divide el texto. Los párrafos largos son difíciles de escanear.
Si es necesario, añade marcas de tiempo para la información clave. Para que las cosas queden aún más claras, puedes incluso dividir la transcripción con encabezados que dividan la discusión en sus partes relevantes. Una herramienta de transcripción AI debería formatear las transcripciones para que sean legibles por sí mismas, pero nunca está de más comprobarlo.
Tres cosas a tener en cuenta
Para obtener las transcripciones más precisas y de mayor calidad, hay que tener en cuenta algunas cosas básicas. Asegúrate de seguir los siguientes puntos y no tendrás ningún problema:
- Precisión. Asegúrate de que la herramienta que utilizas para transcribir puede captar cualquier jerga que tu equipo utilice con frecuencia. Si tiene una función de vocabulario personalizado, ¡aún mejor! Esto te permitirá programar la IA con nuevas palabras, incluidas las que no reconociera previamente.
- Identificación de los oradores. Al transcribir una reunión grabada, es importante etiquetar a todos los oradores individualmente. Esto indica de dónde procede la información y mejora la legibilidad general de la transcripción. Las herramientas de transcripción automatizada como tl;dv te ayudarán, pero es importante hacer correcciones manuales si sabes que la identificación de los oradores es incorrecta.
- Cuestiones de privacidad. Por último, pero no por ello menos importante, está nuestro viejo amigo el GDPR. Al grabar o transcribir cualquier reunión, tienes que obtener el consentimiento de todos y cada uno de los participantes. Al fin y al cabo, estás almacenando información importante y sensible. Sin consentimiento, tú y tu empresa podríais tener problemas por hacer grabaciones.
Preguntas frecuentes
Hemos reunido aquí algunas de las preguntas más frecuentes sobre cómo transcribir una reunión, para que puedas obtener respuestas en un solo lugar. Los empleados pasan 392 horas al año en reuniones, así que es natural que surjan preguntas sobre transcripciones. Marca esta página y vuelve cuando necesites respuestas rápidas.
1. ¿Cuánto dura una transcripción?
Dependiendo de la herramienta, una transcripción asistida por IA puede completarse mientras se desarrolla la reunión o pocos minutos después de finalizar la llamada. Sin embargo, si fue una discusión compleja, puede que tengas que editar la transcripción.
Una transcripción manual suele ser un proceso largo. Transcribir una reunión de 1 hora puede llevar entre 4 y 6 horas.
2. ¿Cómo funcionan las herramientas de transcripción automática?
Las herramientas de transcripción automatizada utilizan IA y PLN (Procesamiento del Lenguaje Natural) para convertir el lenguaje hablado en texto. Estas herramientas suelen descomponer el audio en componentes fonéticos para identificar las palabras. Analizando la gramática y la sintaxis, la IA puede entender el contexto e incluso identificar a distintos hablantes.
La herramienta de IA formateará y puntuará la transcripción para facilitar su lectura y la perfeccionará después de la llamada para extraer notas, resúmenes y puntos destacados.
3. ¿Hasta qué punto son precisas las transcripciones generadas por IA?
La precisión de las transcripciones basadas en IA depende de varios factores:
- Calidad de audio. Las grabaciones claras con el mínimo ruido de fondo producen resultados más precisos.
- Claridad del hablante. Hablar claro y a buen ritmo mejora la calidad de la transcripción. Si murmuras o hablas demasiado rápido, es posible que la IA no transcriba con la misma precisión.
- Jerga técnica. A menos que haya una función de vocabulario personalizado, la IA puede tener problemas con la jerga técnica.
- Acentos. Dependiendo del software de IA, los acentos regionales pueden influir en la precisión de la transcripción.
- Sofisticación del modelo de IA. Muchas herramientas de IA del mercado pueden alcanzar una precisión del 85-90%, pero casi siempre tendrás que corregir pequeños errores.
Para uso legal, médico o corporativo, lo mejor es revisar y editar las transcripciones generadas por IA para obtener un 100% de precisión.
4. ¿Se pueden editar las transcripciones de las reuniones para detectar errores?
¡Sí! La mayoría de las herramientas de transcripción permiten la edición manual para corregir cualquier imprecisión. Normalmente puedes comparar secciones del audio con la parte correspondiente de la transcripción para editar cualquier cosa que la IA haya hecho mal. También es buena idea verificar las etiquetas de los hablantes y corregir cualquier error gramatical o de puntuación.
5. ¿Qué sectores se benefician más de la transcripción de reuniones?
La transcripción de reuniones es valiosa en múltiples sectores, ya que mejora la documentación, la accesibilidad y la productividad. He aquí algunos de los que la encuentran más beneficiosa:
- Empresas y corporaciones. Las transcripciones ayudan a las empresas a hacer un seguimiento de las decisiones, crear resúmenes y garantizar el cumplimiento de las normativas del sector. También son estupendas para las llamadas de ventas y CS de cara al cliente.
- Jurídicas. Los abogados utilizan transcripciones para deposiciones, vistas judiciales y reuniones con clientes para mantener registros legales precisos.
- Sanidad. Los médicos y los profesionales de la medicina confían en las transcripciones para los historiales de los pacientes, las consultas y el cumplimiento de la HIPAA.
- Educación e Investigación. Profesores, investigadores y estudiantes utilizan la transcripción para conferencias, entrevistas e investigación cualitativa.
Empieza a transcribir tus reuniones hoy mismo
La transcripción de reuniones es algo más que una comodidad: es una poderosa herramienta que mejora la productividad, la accesibilidad y la documentación. Aunque las transcripciones manuales tienden a ser más precisas, llevan mucho más tiempo y malgastan mano de obra que podría utilizarse mejor en otras cosas. Utiliza las transcripciones manuales sólo si la precisión es absolutamente esencial.
Las transcripciones generadas por IA, por otra parte, proporcionan transcripciones rapidísimas con altos niveles de precisión, identificación del hablante, así como resúmenes, notas y resaltados.
Sea cual sea el método que elijas para transcribir una reunión, siempre es importante tener un registro escrito para garantizar que las ideas, decisiones y acciones clave nunca se pierdan. Siguiendo las mejores prácticas aquí descritas, puedes hacer que tus transcripciones sean claras, precisas y muy fáciles de leer para tus compañeros de equipo.
Entonces, ¿a qué esperas? tl;dv ofrece grabaciones de llamadas, transcripciones y resúmenes ilimitados ¡gratis!
