Если вы хотите узнать, как организовать записи совещаний для повышения эффективности, вы уже знаете, как важно все сделать правильно. Многие люди делают заметки, но не многие их используют. Какой в этом смысл?
По правде говоря, истинный потенциал ведения заметок почти не реализован из-за бесконечных поисков наилучшего способа организации записей на совещаниях. Люди записывают все на бумаге, делая неразборчивые пометки на полях, а потом удивляются, почему они не получают от них никакой пользы. Ответ прост, и он находится прямо перед вами. Заметки должны быть упорядочены. Но это не так просто, как кажется. Чтобы извлечь пользу из своих заметок, вам нужно знать, как организовать их для максимальной эффективности.
Мы готовы разгадать эту вековую загадку.
Почему важно делать заметки?
Команды продаж , которые эффективно организуют записи встреч, ускоряют подготовку своих питчей и получают доступ к важной информации со встреч быстрее, чем команды с неорганизованными записями. Это дает вам преимущество перед конкурентами. Вы сможете прорезать беспорядок тесаком для мяса, в то время как ваши конкуренты будут рубить и пилить ножами для масла. В общем, вы оставите их в пыли.
Причина проста. Ваша команда сможет сохранять информацию о потенциальных клиентах лучше, чем другие. Вы создадите более прочные связи, поскольку ваши клиенты будут чувствовать, что их помнят, уважают и искренне дорожат ими. Важно не просто запомнить имя потенциального клиента, но и его увлечения, хобби, желания, потребности и болевые точки. Если вы создадите у потенциального клиента незабываемое ощущение, он с гораздо большей вероятностью обратится к вам, чем тот, кто чувствует себя очередным статистом.
Индивидуальный подход - это только начало. Если вы хотите узнать, как эффективно организовать записи о встречах, то этот навык не ограничивается звонками продавцов. Аналогичным образом можно организовать записи внутренних совещаний. Это создает упорядоченную рабочую среду, в которой все находятся на одной волне и работают над достижением одной цели.
Стили ведения заметок
Не каждый стиль ведения заметок подходит каждому человеку. В зависимости от каждого человека в вашей команде и намерений, стоящих за записями, вы можете выбрать несколько стилей.
Записки шлепанца
Эти заметки не содержат подробностей, но концентрируются на самых важных моментах во время встреч. Заметки часто имеют формат пустых точек, и их легко просмотреть.
Такой стиль ведения заметок может быть чреват неточной информацией, поскольку она часто записывается очень быстро. Кроме того, заметки пишутся от руки, что может привести к недопониманию.
Методические заметки
Методичные заметки - это более структурированный стиль ведения записей, они содержат больше деталей и разбивают различные темы на удобные для восприятия фрагменты. Методичные конспекты часто используют шаблон, чтобы каждый раз придерживаться одного и того же формата.
Используя такой стиль, вы рискуете переусложнить записи. Если ваш торговый представитель сосредоточен на деталях при составлении заметок, это хорошо, но концентрируется ли он на заметках больше, чем на встрече? В этом случае очень легко упустить что-то, особенно такие тонкости общения, как язык тела или тон.
Заметки, ориентированные на детали
Как и методические заметки, заметки, ориентированные на детали, представляют собой всесторонний и тщательный обзор встречи. Они включают множество деталей, ссылок и конкретных данных. Цель - вести записи с точностью и аккуратностью.
Как уже говорилось выше, этот стиль требует времени и сосредоточенности, поэтому может оказаться сложным сделать это во время самой встречи, не теряя внимания к разговору.
Визуальные заметки
Визуальные заметки в основном включают диаграммы и каракули, относящиеся к ключевым моментам. Они также могут включать карты ума или паучьи диаграммы, чтобы проиллюстрировать важные взаимосвязанные контексты.
Однако визуальные заметки могут быть сложны при документировании более сложных идей, которые трудно представить визуально.
Краткие заметки
Сводные заметки дают более подробный обзор, выделяя ключевые моменты без их дословной записи. Это полезная форма ведения заметок, позволяющая быстро и эффективно передать суть встречи.
Такой стиль ведения записей может быть чреват чрезмерным упрощением содержания, но он требует наименьшей концентрации внимания.
Как эффективно вести записи на совещаниях
Ведение заметок во время встреч и звонков - важный способ фиксации информации, но обеспечить их точность - значит повысить эффективность работы отдела продаж. Здесь есть тонкая грань между качественными записями и тщательным вовлечением в разговор.
Вот несколько способов ведения записей на совещаниях. Мы оценили их по эффективности.
Ручка и бумага
Нет ничего лучше старой доброй ручки и бумаги для ведения записей на совещаниях, верно?
Неправильно.
Плюсы
- Доступность. У большинства людей ручка и бумага всегда под рукой, поэтому пользоваться ими легко и быстро.
- Естественный. Это самый естественный способ делать заметки. Поэтому он и называется блокнотом.
- Выделять. Вы можете аннотировать и выделять определенные заметки, чтобы сделать их более заметными и улучшить запоминание. Однако важно помнить, что это зависит от индивидуальных навыков ведения записей.
Cons
- Нечеткие. Когда вы пишете заметки от руки, иногда они могут быть нечеткими или неразборчивыми (даже для вас самих).
- Затраты времени на расшифровку. Если вы хотите перевести заметки в цифровой формат или поделиться ими с командой, на их расшифровку может уйти много времени.
- Сложно обмениваться информацией. Совместная работа с рукописными заметками практически невозможна. Чтобы поделиться ими, необходимо вручную расшифровать их.
- Отвлекает от совещания. Когда вы пишете заметки от руки, вы не сосредотачиваетесь на разговоре. Вы также не смотрите на экран, а значит, упускаете из виду важный язык жестов, особенно полезный во время переговоров по продажам.
- Сложно редактировать. Редактирование рукописных заметок может сделать их беспорядочными и запутанными.
Рейтинг: 4/10
Это может быть полезно в крайнем случае, но если вы хотите знать, как организовать заметки для совещаний с максимальной эффективностью, вам придется отпустить прошлое и двигаться в будущее.
Набирайте текст по мере поступления
Написание заметок во время совещания тоже имеет свои преимущества и недостатки.
Плюсы
- Быстро. Большинство людей печатают быстрее, чем пишут.
- Легче организовать. Поскольку ваши заметки о встречах уже набраны, вы можете легко поделиться ими и организовать их в другом месте, например в CRM.
- Совместная работа. В зависимости от используемого инструмента вы можете легко сотрудничать с коллегами по работе над заметками.
Cons
- Пропустить ключевую информацию. Если вы печатаете, вы не обращаете внимания на совещание и можете легко пропустить ключевую информацию.
- Меньше вовлекайте потенциальных клиентов. У вас меньше шансов увлечь потенциального клиента или по-настоящему сопереживать ему, если вы не будете активно слушать.
Рейтинг: 5/10
Печатание может быть немного лучше, чем письмо от руки, поскольку вы можете делать записи более дословно, легче сотрудничать, а также легче упорядочить и прояснить их.
Однако это отвлекает вас от встречи и мешает полноценно взаимодействовать с потенциальным клиентом.
Назначение составителя протоколов
Наличие специального писателя, который будет набирать заметки, может решить проблему концентрации внимания, характерную для двух вышеупомянутых методов. Однако у этого метода есть свои недостатки.
Плюсы
- Улучшение концентрации. Торговые представители могут сосредоточиться на разговоре, а не на ведении записей, что повышает эффективность работы отдела продаж.
- Более высокая точность. Если нанять человека, который будет заниматься составлением протоколов, точность записей будет намного выше.
Cons
- Дорого. Минутные писатели стоят недешево. Это будет дополнительным расходом на каждый звонок по продажам, для которого вам нужны записи.
- Отсутствие контекста. Минутный писатель, скорее всего, не будет иметь того же контекста, что и остальные члены вашего отдела продаж, а значит, он не сможет сделать те же выводы, которые могут сделать ваши торговые представители.
Рейтинг: 5/10
Если у вас есть свободные деньги, вы можете повысить рейтинг, но большинство компаний ищут способы сократить расходы, а не увеличить их. В действительности нанимать специального конспектирующего сотрудника нецелесообразно для ведения переговоров по продажам.
Используйте записную книжку искусственного интеллекта
ИИ-блокнот поможет вам поднять показатели эффективности продаж на новый уровень. Он делает заметки за вас, как минутный писатель, но за меньшую цену. Более того, некоторые ИИ-блокноты и инструменты транскрипции настолько мощны, что делают ручное ведение заметок практически неактуальным.
Если вы хотите сделать конкретную заметку, вы все равно сможете это сделать, но это освободит вас от большей части разговора, поскольку вы будете знать, что у вас будет полная стенограмма, а также краткое изложение ключевых моментов в формате AI.
Если вы решите использовать tl;dv в качестве инструмента искусственного интеллекта, вы также получите возможность повторно просмотреть звонок или перейти к временным отметкам из сводки искусственного интеллекта, чтобы проследить, что именно сказал собеседник, как он это сказал и какие тонкие сигналы передавал язык его тела. Вы даже можете использовать его для планирования повторяющихся отчетов на любую тему по всем звонкам вашей команды или создавать ролики из нескольких разных встреч, рассказывая о возражении по вашему выбору. Это отлично подходит, например, для обучения холодным звонкам.
Плюсы
- Полная транскрипция. Полная расшифровка - это способ запомнить весь разговор.
- Запись совещания. Если вы используете инструмент искусственного интеллекта, который также записывает совещание, например tl;dv, то вы можете пересмотреть его, чтобы получить представление о тоне и языке жестов.
- Автоматически генерируемые резюме. После каждого звонка получайте резюме AI со всеми ключевыми моментами обсуждения, а также все CTA.
- Легко делиться. Делитесь не только заметками, но и видеозаписями самого звонка.
- Временные метки. Пересмотрите заметку в режиме реального времени.
- Полная сосредоточенность. Пока искусственный интеллект делает заметки, резюме и расшифровки от вашего имени, вы можете полностью сосредоточиться на разговоре.
- Переводы. tl;dvТранскрипты могут быть мгновенно переведены на более чем 30 языков.
- Организация. Для организации на уровне эксперта вы можете настроить интеграцию для пересылки заметок или резюме встреч в выбранную вами CRM сразу после окончания разговора. tl;dv имеет более 5 000 интеграций!
Cons
- Требуется подписка. Большинство инструментов искусственного интеллекта требуют подписки, чтобы делать заметки и записывать совещания. tl;dv записывает и транскрибирует все ваши совещания бесплатно, но за его расширенные функции организации вам придется заплатить 20 долларов за каждого записывающего пользователя в месяц.
- Совместимость. Различные программы совместимы с разными платформами для видеоконференций. tl;dv доступен для MS Teams, Zoom и Google Meet.
- Может потребоваться время на освоение. Как и все новые программы, вы должны приложить немного усилий, чтобы получить максимальную отдачу от них.
Рейтинг: 9.5/10
Если сравнить инструменты для ведения заметок с искусственным интеллектом с рукописным текстом, набором текста или наймом минутных писателей, то становится понятно, почему они занимают лидирующие позиции.
Если вы хотите узнать, как организовать заметки о встречах, инструменты искусственного интеллекта - лучший способ. Представьте себе: вы проводите звонок по продажам, полностью сосредоточившись на потенциальном клиенте, и к тому времени, когда вы закончили звонок и закрыли вкладку, полная стенограмма, записанная копия звонка, а также заметки и резюме встречи уже находятся в вашей CRM под именем потенциального клиента. Такой организации вы не найдете нигде. Полная остановка.
Как организовать записи совещаний для достижения наилучших результатов
Очень важно, чтобы записи совещаний были организованы четко, чтобы в будущем вы могли с уверенностью к ним вернуться. Если они не последовательны, это только омрачит ваш процесс принятия решений. Мы хотим улучшить его!
Мы уже говорили о необходимости использования искусственного интеллекта для ведения заметок, но это еще не все. Платформы управления взаимоотношениями с клиентами могут пригодиться, и существует множество советов и трюков, которые вы можете применить, чтобы лучше организовать свои заметки о встречах.
Начнем с CRM.
Платформы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)
CRM могут сыграть ключевую роль в оказании помощи вам и вашей команде в том, как эффективно организовать записи встреч. Они представляют собой централизованное место хранения информации о ваших потенциальных клиентах и заказчиках. И что самое приятное? Вы можете синхронизировать свои записи о встречах всего одним щелчком мыши!
Храня заметки о встречах в CRM, вы можете получить всю информацию о своих потенциальных клиентах под одной крышей. Хотите узнать их имя, электронную почту, демографические данные? Все это есть. Нужны заметки, резюме и временные метки предыдущих разговоров с ними? Все это тоже там. 😉
Большинство CRM также предлагают шаблоны для ведения заметок. Их использование повышает надежность и согласованность рабочих процессов в вашей команде, поскольку у разных торговых представителей не будет контрастных стилей. Это отлично подходит для организации заметок о встречах, поскольку позволяет всем торговым представителям найти нужную информацию, даже если они никогда не сталкивались с потенциальным клиентом лично.
Вот несколько ведущих в отрасли CRM, на которые стоит обратить внимание.
- Salesforce
- Hubspot
- Pipedrive
- Проницательно
- Apptivo
Совет № 1: Делайте краткие заметки
Если вы ведете записи вручную, что все еще возможно при использовании большинства ИИ-блокнотов, важно быть кратким. Слишком большой объем информации может привести к непониманию ключевых моментов и важного контекста. В кратких заметках больше внимания уделяется основным моментам, что уменьшает перегрузку информацией и обеспечивает понимание основных выводов из встречи. Это повышает четкость, концентрацию и скорость работы.
Краткие заметки также легко переносятся. Другие члены команды могут перечитывать их и при этом хорошо понимать контекст. Это значительно упрощает просмотр заметок и для вас. Последнее, что вам захочется делать после напряженного дня, - пролистывать страницы беспорядочных заметок. Пусть они будут короткими и понятными.
Это в еще большей степени относится к 12 % сотрудников на неруководящих должностях, которые посещают более 15 часов совещаний в неделю. Если вы будете писать что-то большее, чем краткие заметки, ваша рука буквально сгорит.
@tldv.io В этом есть смысл. #встреча #комедия #корпоратив #встречи #9to5 #первый день
♬ оригинальный звук - tldv.io - AI Meeting Recorder
Совет № 2: Делайте заметки совместно
Чтобы все пели с одного листа, сотрудничайте в процессе ведения записей. Люди могут по-разному интерпретировать те или иные моменты, поэтому важно, чтобы все члены вашей команды были на одной волне в отношении перспектив и внутренних целей.
Если вы решили вести записи вручную, сотрудничество - ключевой момент. Это может быть справедливо даже для заметок искусственного интеллекта. Возможно, вам захочется добавить что-то конкретное, что ИИ упустил из виду, например, как выглядел потенциальный клиент, когда ему задали определенный вопрос, или какой саркастический тон он использовал в одном из своих ответов. ИИ - это здорово, но он не всегда улавливает тонкие нюансы человеческой речи. Совместная работа над записями позволит вам не ошибиться в понимании того, что имел в виду потенциальный клиент.
Совет № 3: Всегда подводите итоги в конце встречи
Пока содержание еще свежо, запишите самые важные моменты, которые вы можете запомнить. Один из способов сделать это, если вы предпочитаете вести записи вручную, - записать слово или очень короткое предложение, которое напомнит вам о том, что после окончания встречи вы должны рассказать о ней подробнее.
Если вы используете диктофон с искусственным интеллектом и хотите сделать конкретную заметку, вы можете добавить временную метку, а затем вернуться после окончания встречи и записать свою заметку. Таким образом, вы не потеряете фокус во время разговора.
Совет № 4: Будьте последовательны в форматировании
Нет ничего хуже, чем неформатированные заметки. Их трудно пролистать, а конспект получается беспорядочным и запутанным.
Выберите формат и придерживайтесь его. Поощрение вашей команды к одинаковому ведению записей ускорит последующий процесс анализа. Чтобы эффективно организовать записи совещаний, ваша команда может следовать определенному шаблону с такими разделами, как:
- Время и дата
- Присутствующие
- Повестка дня
- Решения
- Пункты действий
- Дополнительно
Если вы внедрите определенный тип методологии, например метод Корнелла, у всей команды будет последовательный план для каждой встречи в дальнейшем.
Различные методы ведения записей
Если вы предпочитаете вести записи вручную, вам следует знать о нескольких методах. Придерживаясь последовательного метода в своей команде, вы упростите ведение записей. Именно тогда произойдет волшебство, и ваш отдел продаж расцветет.
Вот 4 метода ведения заметок, которые помогут эффективно организовать записи на совещаниях.
- Метод конспектов. Структурированный метод, при котором ваша команда может разделить свои заметки по темам и подтемам. Это организованный способ форматирования, позволяющий отметить все ключевые моменты, не печатая и не записывая дословно.
- Метод Корнелла. Метод Корнелла состоит из двух колонок, одной маленькой колонки слева и большой колонки справа. В левом столбце будут записаны темы и ключевые идеи встречи, а в правом - более подробное изложение тем. В самом низу вы найдете сводку по обеим колонкам. Это отличный способ просмотреть записи после встречи.
Чтобы получить полное представление о том, как эффективно организовать записи совещаний с помощью этого метода, прочтите это руководство по ведению записей в Cornell.
- Метод картирования. Метод картирования представляет собой паутинную диаграмму или mind map с ответвлениями, которые разбивают центральную тему на более подробные детали. Это визуальная форма ведения заметок, которая используется для удобного просмотра взаимосвязей. Паучьи диаграммы часто выделяют цветом для более четкого обзора. Однако имейте в виду, что во время совещания это будет практически невозможно сделать. Это лучше сделать в конце разговора.
- Метод квадрантов. Метод квадрантов состоит из четырех различных квадратных секций. Вопросы в левом верхнем углу, общие заметки в правом верхнем углу, личные пункты действий в левом нижнем углу и пункты действий для других в правом нижнем углу. Эти разделы могут меняться в зависимости от контекста встречи. Билл Гейтс, как известно, использовал метод квадрантов для записи своих заметок еще в те времена, когда личные деловые встречи были обычным делом.
Организуйте свои заметки
Если вы хотите научиться эффективно организовывать заметки о встречах, пора инвестировать в ИИ-блокнот и связать его с вашей CRM. Это жизненно важный фактор для понимания ключевого контекста и сохранения информации, полученной на совещаниях. Это даст вам возможность быстро получать доступ к важной информации и действовать в соответствии с ней, что крайне важно для принятия стратегических решений в будущем.
Независимо от того, будете ли вы делать записи самостоятельно, используя один из четырех описанных выше методов, или попросите ИИ сделать их за вас, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на разговоре, мы надеемся, что эта статья направила вас в правильное русло в отношении организации записей на совещаниях.
