Sobald Sie KI-Agenten für Meetings kennengelernt haben, sehen Sie, wie leistungsfähig sie sind. Sie automatisieren Aufgaben, verbessern die Zusammenarbeit und steigern die Produktivität. Aber wie funktionieren sie eigentlich und wie können Sie das Beste aus ihnen herausholen?
Dieser Artikel wird Ihnen helfen, das Potenzial von KI-Agenten in Ihren Meetings und Online-Anrufen zu maximieren. Hier werden die verschiedenen Anwendungsfälle von KI-Agenten beschrieben und wie sie kombiniert werden können, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist eine Art von Software, die selbstständig Aufgaben ausführt. Er nutzt Technologien der künstlichen Intelligenz, um Informationen zu verarbeiten und zu verstehen, so dass er kontextbezogene Maßnahmen ergreifen kann, um bestimmte Ziele zu erreichen. Im Grunde ist er eine digitale Entität, die einfache Aufgaben für Sie erledigen kann.
Die wichtigsten Merkmale eines KI-Agenten sind die folgenden:
- Autonom. KI-Agenten treffen Entscheidungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln, maschineller Lernmodelle oder Echtzeitdaten. Sie werden von Menschen programmiert, aber sie handeln unabhängig.
- Anpassungsfähig. Sie lernen aus neuen Informationen und verbessern ihre Fähigkeiten mit der Zeit.
- Zielorientiert. Sie sind darauf ausgelegt, bestimmte Aufgaben zu erfüllen. Wenn Sie KI-Agenten für Besprechungen einsetzen, besteht eine ihrer Aufgaben z. B. darin, das Gespräch zu transkribieren.
- Interaktiv. Eines der wichtigsten Merkmale von KI-Agenten ist, dass sie mit Menschen, anderen Agenten oder ihrer digitalen Umgebung über APIs, natürliche Sprachverarbeitung und intelligente Benutzeroberflächen interagieren können. ChatGPT ist das offensichtlichste Beispiel für einen KI-Agenten.
Arten von AI-Agenten
KI-Agenten sind derzeit ein heißes Thema. Mit einer kombinierten Marktgröße von 5,1 Milliarden Dollar im Jahr 2024 wird erwartet, dass die Nische bis 2030 auf beachtliche 47,1 Milliarden Dollar anwachsen wird. Das entspricht einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 44,8 %! Aber was sind die verschiedenen Arten von KI-Agenten?
Im Allgemeinen werden vier verschiedene Arten von KI-Agenten unterschieden.
- Reaktiv. Reaktive Agenten reagieren auf bestimmte Eingaben, ohne frühere Erfahrungen oder den Kontext zu berücksichtigen.
- Proaktiv. Proaktive Agenten ergreifen die Initiative und handeln im Vorgriff auf eine Anfrage.
- Lernen. Mithilfe des maschinellen Lernens passen diese Agenten ihr Verhalten auf der Grundlage historischer Daten an.
- Kollaborativ. Kollaborative Agenten steigern die Effizienz durch gemeinsame Nutzung von Arbeitsabläufen. Dies kann mit einem Menschen oder einem anderen Agenten geschehen.
Was ist ein KI-Agent für Meetings?
Ein KI-Agent für Besprechungen ist ein hochspezialisierter KI-Agent, der die Effizienz von Besprechungen verbessert, unnötige Besprechungen einspart und Ihrem Team Zeit und Geld spart.
Viele dieser Agenten lassen sich direkt in Videokonferenzplattformen wie Zoom, MS Teams und Google Meet integrieren. Es gibt jedoch auch KI-Agenten für Meetings, die als eigenständige Tools funktionieren und den gesamten Lebenszyklus von Meetings optimieren, von der Planung und Vorbereitung bis zur Durchführung und Nachbereitung.
Vorteile des Einsatzes von KI-Agenten für Meetings
KI-Agenten für Meetings verändern die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten - Sie sorgen dafür, dass Sie keinen Moment verpassen und sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist. Sie decken ealles von der Planung bis zur Nachbereitung.
Sie können automatisch die besten Besprechungszeiten über Zeitzonen hinweg finden, detaillierte Notizen machen, Follow-up-E-Mails verfassen und sogar in Echtzeit transkribieren. Indem sie Sprachbarrieren überwinden, Diskussionen zusammenfassen und verwertbare Erkenntnisse liefern, helfen KI-Meeting-Agenten den Teams, effizient zu bleiben und die Meeting-Müdigkeit zu verringern.
Sitzungen ansetzen
KI-Agenten vereinfachen den Planungsprozess, indem sie automatisch die gemeinsame Verfügbarkeit der Besprechungsteilnehmer ermitteln. Sie müssen nicht mehr die Kalender der anderen Teilnehmer durchsuchen, um einen freien Platz zu finden: Die KI kann das für Sie erledigen.
Wird eine Überschneidung festgestellt, können KI-Agenten diese schnell und einfach erkennen und Alternativen vorschlagen. In globalen Teams berücksichtigt der Agent auch die unterschiedlichen Zeitzonen und schlägt für alle Beteiligten günstige Zeiten vor.
Notizen für Sie machen
KI-Agenten erfassen jedes Wort während der Besprechung. Anschließend werten sie diese Abschrift aus und heben die wichtigsten und relevantesten Teile auf der Grundlage des Gesprächskontextes hervor. Dazu gehören wichtige Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte.
Diese Art von KI-Agenten erstellt dann durchsuchbare Datensätze, die der Nutzer leicht durchsuchen kann, um die gesuchten Momente zu finden. Tools wie tl;dv verwenden Zeitstempel, so dass sich der Nutzer auf das Gespräch konzentrieren kann und sich keine Sorgen machen muss, etwas zu verpassen. Dies ist besonders nützlich für diejenigen, die unter Meeting-Müdigkeit leiden. Wenn Ihnen etwas entgangen ist, können Sie einfach zurückblättern und das Wichtigste nachholen.
Entwerfen von Follow-up-E-Mails nach der Besprechung
Wenn Sie möchten, dass alle Besprechungsteilnehmer sofort nach Beendigung des Gesprächs eine Zusammenfassung per E-Mail erhalten, hat tl;dv auch hier seine Unterstützung. Es erhöht die Verantwortlichkeit in Ihrem Team und stellt sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, die wichtigsten Aktionspunkte, Ergebnisse und Fristen noch einmal durchzugehen.
KI-Agenten können Besprechungen und Entscheidungen in prägnanten Follow-up-Nachrichten zusammenfassen. Diese Art von E-Mails kann die nächsten Schritte enthalten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Sie können auch an Ihren persönlichen Ton oder Ihre Marke angepasst werden. So bleibt Ihre Kommunikation konsistent und klar.
Dies ist auch für Vertriebs- und Kundendienstteams nützlich, die den Interessenten oder Kunden nach dem Telefonat kontaktieren möchten, um sich auszutauschen.
Transkribieren in Echtzeit
Einige KI-Meeting-Assistenten verfügen über Agenten, die das gesprochene Wort in Echtzeit in Text umwandeln und so einen Live-Zugang ermöglichen. Dieselben Agenten können zwischen verschiedenen Sprechern unterscheiden, um die Abschrift verständlicher zu machen.
Überwinden Sie Sprachbarrieren während und nach Besprechungen
Sie können KI-Agenten für Meetings in mehreren Sprachen einsetzen. Sie können gesprochene oder geschriebene Inhalte in die bevorzugte Sprache eines Teilnehmers umwandeln. Einige Agenten sind in der Lage, diesen Text als Untertitel über dem Anruf anzuzeigen. Andere, wie Krisp AI, können die Sprache buchstäblich in Echtzeit über ihre Live-Dolmetschung umwandeln.
Fassen Sie Ihre Anrufe zusammen
KI-Agenten eignen sich hervorragend für die Zusammenfassung großer Textabschnitte, einschließlich Abschriften. Sie tun dies, indem sie wichtige Momente, Entscheidungen und Aufgaben identifizieren und sicherstellen, dass sie in der Zusammenfassung hervorgehoben werden. Diese können auch auf die Bedürfnisse des Nutzers zugeschnitten werden.
Ein Vertriebsleiter möchte zum Beispiel eine Besprechung mit einer bestimmten playbook Vorlage zusammenfassen. tl;dv bietet Zugriff auf eine Reihe von Besprechungsvorlagen, von MEDDIC bis SPIN und alles dazwischen.
Sie können diese Vorlagen auch anpassen, um sie Ihren Wünschen entsprechend zu gestalten, oder Sie können sogar Ihre eigene Vorlage von Grund auf neu erstellen. Sie möchten Ihre Besprechungsnotizen mit dem CRM Ihrer Wahl synchronisieren? Erstellen Sie eine Vorlage, die mit den einzugebenden CRM-Feldern übereinstimmt, und schon sind Sie startklar. Das wird für Sie erledigt.
Verwertbare Einblicke liefern
KI-Agenten können so geschult werden, dass sie Daten zu Meeting-Trends, Teilnehmer-Engagement und Aufgabenverfolgung liefern. Wenn es eine Aufgabe gibt, die höchste Priorität hat, wird ein KI-Agent sie identifizieren und Sie darauf aufmerksam machen, insbesondere wenn sie sofortiges Handeln erfordert.
Virtuelle Meeting-Assistenten sind auch in der Lage, die Effektivität verschiedener Diskussionen und Ergebnisse zu analysieren und zu messen, um den Führungskräften zu helfen, informiert und proaktiv zu bleiben.
Asynchrone Kommunikation freischalten
Asynchrone Teams werden durch KI-Agenten gestärkt, denn sie ermöglichen es ihnen, Besprechungen nachzuholen, wann immer sie wollen. Die Aufzeichnung und die Notizen warten bereits auf sie. Die Nutzer können direkt zu den relevanten Abschnitten springen und so den Smalltalk überspringen.
Außerdem erleichtern die meisten KI-Agenten die Zusammenarbeit durch Kommentare und Notizen direkt in der Niederschrift. So können Teams aus der Ferne zusammenarbeiten.
Verringerung der Sitzungsmüdigkeit
Viele Arbeitnehmer leiden unter Sitzungsmüdigkeit, mehr als 75 % der Arbeitnehmer verlieren während der Sitzungen die Aufmerksamkeit. Aber KI-Agenten helfen, die Müdigkeit zu verringern. Wenn Sie nicht unbedingt einen Beitrag leisten müssen, brauchen Sie eigentlich gar nicht an der Besprechung teilzunehmen. Sie können Zusammenfassungen, Notizen, Übersetzungen und vieles mehr erhalten, so dass Sie sich in Ihrer eigenen Zeit auf den neuesten Stand bringen können.
Wenn Sie mit Besprechungen überfordert sind, können Sie eine Pause einlegen, ohne etwas zu verpassen. Einige Plattformen wie tl;dv ermöglichen es Ihnen, mehrere Meetings gleichzeitig aufzuzeichnen, zu transkribieren und zusammenzufassen. Das ist auch eine gute Option, wenn Sie doppelt gebucht sind.
Herausforderungen beim Einsatz von KI-Meeting-Agenten
KI-Agenten stehen in einer Besprechungsumgebung vor vielen Herausforderungen. Sie sind nicht perfekt. Werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten.
Datenschutz und Sicherheit
Eine der größten Herausforderungen für KI-Agenten im Zusammenhang mit Meetings sind Datenschutz und Sicherheit. Bei geschäftlichen Besprechungen geht es oft um sensible Daten, was Fragen darüber aufwirft, wie KI-Agenten Informationen behandeln und speichern. Werden sie mit Dritten geteilt? Dies kann in einigen Fällen zu rechtlichen Problemen führen.
Es ist wichtig, einen KI-Agenten zu wählen, der über sichtbare Datenrichtlinien verfügt, vorzugsweise mit einem Team, an das Sie sich zur weiteren Klärung wenden können.
Genauigkeit und kontextuelles Verstehen
Bei nuancierten und branchenspezifischen Gesprächen können KI-Agenten Schwierigkeiten haben, den Kontext vollständig zu erfassen. Sie sind zwar in der Regel in der Lage, hochkomplexe Gespräche zu verstehen, aber das kann sie überfordern.
Dies gilt insbesondere, wenn der KI-Agent nicht in der Lage ist, neue Wörter zu lernen. Einige KI-Agenten für Besprechungen verfügen zum Beispiel über ein benutzerdefiniertes Vokabular, mit dem die Benutzer neue Wörter zu ihrem Verständnis hinzufügen können. Andernfalls können KI-Agenten Jargon oder Akronyme, die Ihr Team regelmäßig verwendet, falsch interpretieren.
Integration in bestehende Systeme
KI-Agenten müssen nahtlos mit den Tools und Arbeitsabläufen zusammenarbeiten, die in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden sind. Wenn es um Videokonferenzen geht, müssen KI-Agenten für Meetings mit der Plattform Ihrer Wahl integriert werden, sonst können sie Ihre Gespräche nicht aufzeichnen.
tl;dv ist beispielsweise in der Lage, an Anrufen auf Zoom, MS Teams und Google Meet teilzunehmen und diese aufzuzeichnen. Wenn Sie jedoch eine eher unbekannte Videokonferenzplattform wie BlueJeans oder WebEx verwenden, müssen Sie einen anderen Meeting-Recorder finden.
Kosten und Zugänglichkeit
Fortschrittliche KI-Agenten für Meetings sind nicht billig. Der Betrieb von LLMs, Servern und anderen Dingen, die für einen KI-Meeting-Assistenten unerlässlich sind, kostet Geld, sodass viele von ihnen einen Aufpreis verlangen. Es ist jedoch möglich, erschwingliche Einblicke in Meetings zu erhalten, wenn Sie nur die grundlegenden Elemente benötigen.
tl;dv hat einen ausgezeichneten kostenlosen Plan, der unbegrenzte Aufnahmen, Transkriptionen und Zusammenfassungen beinhaltet. Wenn Sie jedoch die erweiterte Multi-Meeting-Intelligenz, benutzerdefinierte Notizvorlagen oder das Analyse-Dashboard für Sprecher freischalten möchten, müssen Sie auf einen der kostenpflichtigen Pläne upgraden.
Widerstände gegen die Übernahme
Viele Menschen haben ein gemeinsames Unbehagen, wenn es um KI-Agenten geht. Sie wollen nicht, dass eine KI in ihren Gesprächen lauert, alles hört, was sie sagen, und sich alles merkt. Damit ein KI-Besprechungsassistent mitschreiben und Notizen machen kann, müssen Sie natürlich das Einverständnis aller Teilnehmer einholen.
Einige KI-Agenten für Besprechungen, wie MeetJamie, hoffen, diese Hürde zu umgehen, indem sie eine Plattform anbieten, die Besprechungen aufzeichnen und transkribieren kann, ohne dass Sie Ihr Gespräch eingeben müssen. Das bedeutet, dass Sie auch nicht um Erlaubnis bitten müssen. Es wird einfach Ihre Seite des Bildschirms und der Ton aufgezeichnet. Ob dies ethisch vertretbar ist oder nicht, ist umstritten.
Wie kann ich KI-Agenten in Meetings einsetzen?
Es ist klar, dass Online-Meetings heute beliebter sind als je zuvor. Zoom nimmt jedes Quartal über 1 Milliarde Dollar ein, und vier von fünf Heimarbeitern nehmen heute an mehr Meetings teil als zu ihrer Zeit im Büro. Aber was tun die KI-Agenten, um dies zu beeinflussen? Welche Anwendungsfälle haben sie, um die Probleme moderner virtueller Meetings zu lösen?
Werfen wir einen Blick darauf, wie KI-Agenten für einige der gängigsten Marken oder Spezialisierungen im Bereich der Online-Meetings arbeiten.
Einsatz von AI-Agenten für Google Meet
Die Google-eigene KI verfügt über eine Reihe von Funktionen, die KI-Agenten nutzen. Auf Google Meet können Sie eine Transkription Ihres Anrufs sowie Live-Untertitel, Geräuschunterdrückung und Echtzeit-Übersetzung erhalten.
Google Meet lässt sich auch mit dem Google-Kalender synchronisieren, damit Sie Ihre Termine ganz einfach planen können. Ein KI-Agent, der sich um Ihre Terminplanung kümmert, ist ein sicherer Weg, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Darüber hinaus nutzt Google Meet einen KI-Agenten, um am Ende jedes Anrufs schnelle und einfach zu überprüfende Zusammenfassungen zu erstellen.
Verwendung von AI-Agenten für MS Teams
MS Teams ist in vielerlei Hinsicht ähnlich, aber es ist auch mit Copilot, dem KI-Chatbot von Microsoft, integriert. Damit können Sie während eines Live-Anrufs Fragen stellen und erhalten eine kontextbezogene Antwort. Er kann in Echtzeit Zusammenfassungen für diejenigen liefern, die zu spät zum Anruf kommen, und er kann sogar Aktionspunkte identifizieren und sie automatisch Teammitgliedern zuweisen.
Wie Google Meet ermöglichen die Agenten von MS Teams eine intelligente Terminplanung, Rauschunterdrückung und automatische Transkription. Sie können auch Vorschläge auf der Grundlage von Besprechungen machen, einschließlich Nachfassaktionen und Erinnerungen.
Schließlich können Sie mit Hilfe von KI-Agenten in MS Teams die Stimmung der Besprechungsteilnehmer analysieren und so deren psychologische Hintergründe verstehen. Dies ist hilfreich für die Zusammenarbeit und das Engagement des Teams, aber auch für Vertriebs- und Kundenanrufe. Wenn Sie den Tonfall des Kunden verstehen und entsprechend reagieren, können Sie einen wichtigen Beitrag zum Abschluss eines Geschäfts leisten.
Einsatz von AI-Agenten für Zoom
Zoom verwendet KI-Agenten für Besprechungen in ähnlicher Weise. Sie erstellen Zusammenfassungen, in denen Schlüsselmomente, Entscheidungen und Aktionspunkte hervorgehoben werden. Außerdem bietet es Live-Transkription, Geräuschunterdrückung und Engagement-Metriken.
Ein Vorteil der Agenten von Zoom ist, dass sie den Hintergrund verändern können, um die Qualität Ihres Videos zu verbessern. Von Beleuchtungsanpassungen bis hin zu unscharfen Hintergründen - Zoom sorgt für eine erstklassige visuelle Qualität.
Einsatz von AI-Agenten für die Transkription
Es gibt eine ganze Reihe von Transkriptionstools, die KI-Agenten für Meetings einsetzen, um Gespräche schneller zu verarbeiten und so mehr aus ihnen herauszuholen.
Wie die drei oben genannten Videokonferenzplattformen können auch diese Transkriptionen, Zusammenfassungen und Übersetzungen liefern. Je nach Tool können sie jedoch noch viel mehr leisten. Vom Zeitstempel bis zur Identifizierung des Sprechers machen es Ihnen Transkriptionstools sehr leicht, im Nachhinein Erkenntnisse aus Ihren Gesprächen zu gewinnen. Denn was nützt Ihnen die Aufzeichnung Ihrer Besprechungen, wenn Sie die Aufnahmen nie verwenden?
Diese Arten von KI-Agenten können verwendet werden, um Transkriptionen mit anpassbaren Aufforderungen (für spezielle Besprechungsnotizen), nahtlosen Integrationen (für Post-Call-Workflows) und sogar Filtern (zum Durchsuchen mehrerer Transkripte nach Thema oder Schlüsselwort) zu verbessern.
Einsatz von KI-Agenten für die Verwaltung von Sitzungsplänen
KI-Agenten verändern die Art und Weise, wie wir Besprechungsagenden erstellen, organisieren und ausführen. Sie nehmen uns den Stress, den die manuelle Planung eines Meetings mit sich bringt, und sorgen dafür, dass Sie produktiv bleiben und Ihre Meetings reibungslos ablaufen.
Diese Art von KI-Agenten können vergangene Meetings, relevante Dokumente und die neuesten Trends analysieren, um Tagesordnungspunkte vorzuschlagen. Ebenso können sie anpassbare Vorlagen erstellen, die auf die Erfüllung Ihrer Ziele zugeschnitten sind. Wenn die KI mit der Erstellung der Tagesordnung fertig ist, kann sie diese per E-Mail oder durch Integration in eine andere Plattform mit allen Teilnehmern teilen. Die Benutzer können mit dem KI-Agenten zusammenarbeiten, indem sie Änderungen vorschlagen und Themen hinzufügen, um einen optimierten Prozess zu gewährleisten.
Und schließlich verfolgen KI-Agenten den Fortschritt der Tagesordnung in Echtzeit und benachrichtigen die Teilnehmer, wenn die Diskussion vom Kurs abweicht. Dies ist ideal für Teams, die sich mehr Struktur und Disziplin in ihren Meetings wünschen. Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen jedes Jahr rund 37 Milliarden Dollar durch Meetings verlieren, die produktiver sein könnten. KI-Agenten sollen dieses Problem lösen.
Einsatz von AI-Agenten für Sitzungszusammenfassungen
KI-Agenten vereinfachen die Arbeitsabläufe nach dem Meeting, indem sie Ihre Gespräche in klaren und umsetzbaren Erkenntnissen zusammenfassen. Diese Zusammenfassungen sind sehr nützlich, um alle auf dem gleichen Stand zu halten, aber sie helfen auch Nicht-Teilnehmern, so schnell und effizient wie möglich den Anschluss zu finden.
KI-Agenten, die Zusammenfassungen liefern, enthalten oft Zeitstempel, so dass Sie schnell von einem Höhepunkt zum nächsten springen können. Das spart Ihrem Team Zeit, da Sie zu den wichtigsten Teilen springen können. Andere KI-Agenten können mit den Zusammenfassungen arbeiten und sich mit Projektmanagement-Apps synchronisieren, um Aufgaben auf der Grundlage des Kontextwissens zu delegieren.
Es gibt auch KI-Agenten, die Text übersetzen. Diese ermöglichen es Ihrem Team, Zusammenfassungen in mehreren Sprachen zu erhalten, um sicherzustellen, dass mehrsprachige Teams auf derselben Seite stehen. Dies verbessert die Zusammenarbeit und trägt dazu bei, dass die Teams die Vorschriften einhalten, da die Zusammenfassungen als Quelle der Wahrheit dienen können.
Beispiele für AI-Agenten für Meetings
KI-Agenten decken alles ab, von Transkriptionen und Zusammenfassungen bis hin zu Notizen und Arbeitsabläufen nach Meetings. Sie können in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt werden, von der Technologiebranche über das Gesundheitswesen und das Bildungswesen bis hin zum Recht. Aber was können KI-Agenten in Meetings für Sie tun? Hier sind einige Beispiele.
Automatische Terminierung
Sie können KI-Agenten einsetzen, um Ihre Besprechungen automatisch zu planen. Diese Agenten gleichen Ihre Verfügbarkeit mit der anderer Teilnehmer ab und vereinbaren Meetings in Ihrem Namen. Dies ist sehr nützlich für vielbeschäftigte Manager, die keine Zeit haben, ihre Termine zu organisieren.
Die Agenten folgen den Anweisungen, um Prioritäten zu setzen und alles reibungslos zu organisieren. Einige großartige Beispiele sind Clockwise und Undock, die beide auf der Grundlage Ihrer Verfügbarkeit und Präferenzen Besprechungszeiten vorschlagen können.
Agenda-Management
Die Verwaltung der Tagesordnung ist ein weiterer Schwerpunkt der KI-Agenten. Sie können Besprechungsagenden auf der Grundlage des Kontexts vergangener Besprechungen, der Teilnehmer und der allgemeinen Ziele der Besprechung erstellen.
Diese Art von Agenten steigert die Effizienz Ihrer Besprechungen, d. h. Sie können Ihre Zeit besser einteilen und bei Anrufen produktiver sein. Einige dieser KI-Agenten können Sie auch auffordern, während des Gesprächs in Echtzeit zu neuen Themen überzugehen.
Notion und ClickUp bieten eine Fülle von Meeting-Vorlagen für Tagesordnungen, während Atlassian es den Nutzern ermöglicht, Agenda-Seiten zu erstellen, die mit Meeting-Notizen und Aktionspunkten verknüpft sind.
Multi-Meeting-Analyse
Wir haben bereits erwähnt, wie KI-Agenten kontextabhängig handeln können. Nun, die Analyse mehrerer Gespräche findet statt, wenn ein KI-Agent die Transkripte all Ihrer früheren Gespräche ausgewertet hat und Trends und Muster zwischen ihnen erkennen kann. Dies eignet sich hervorragend für Vertriebstrainings, da die Mitarbeiter Berichte darüber erhalten, wie gut sie ihre Ziele erreichen, mit Einwänden umgehen oder verhandeln.
tl;dv ist ein großartiges Beispiel für einen KI-Meeting-Assistenten mit einem Agenten, der dies für Sie tun kann. Sie können sogar wiederkehrende Berichte erstellen, die vorgewählte Themen aus allen Verkaufsgesprächen Ihres Teams auf einmal abdecken.
Möchten Sie Einwände, die sich um den Preis drehen, besser ausräumen? Planen Sie einen wiederkehrenden Bericht für alle Verkaufsgespräche, in denen der Interessent den Preis als Einwand erwähnt. So haben Sie eine schnelle Liste von Momenten, die Sie wiederholen können, um zu erfahren, was funktioniert und was nicht.
Sprecher Analytik
KI-Agenten können verwendet werden, um die Analyse der Sprecher zu verfolgen. Einer der tl;dv-Agenten ermöglicht es Ihnen zum Beispiel, das Verhältnis zwischen Gesprächen und Zuhörern Ihres Vertriebsteams, die Anzahl der verwendeten Füllwörter und die durchschnittliche Länge des Monologs zu verfolgen, um nur einige Beispiele zu nennen.
Diese Agenten eignen sich hervorragend für das Vertriebscoaching, da Sie eine Vielzahl von Daten über die Leistung des Vertriebsteams an einem Ort abrufen können. Halten sich Ihre Vertriebsmitarbeiter an die von Ihnen vorgegebenen Verkaufsskripte? Wenn nicht, wo verfehlen sie das Ziel?
Benutzerdefiniertes Vokabular
KI-Agenten, die neues Vokabular lernen können, sind in der Lage, ihre Transkriptionsgenauigkeit zu verbessern, indem sie Jargon oder Akronyme aufgreifen, die bei Ihren Arbeitsgesprächen häufig verwendet werden. Ohne diese Fähigkeit würden sie bestimmte Wörter falsch interpretieren, was ihre Effektivität verringert.
Integration und Terminplanung
KI-Agenten können zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen und zur Verbindung mehrerer verschiedener Apps eingesetzt werden. Vertriebsmitarbeiter müssen zum Beispiel oft ihr CRM nach jedem Verkaufsgespräch aktualisieren. KI-Agenten können dies automatisch tun und sparen Ihren Mitarbeitern Zeit und Energie, die sie anderweitig besser nutzen könnten.
tl;dv lässt sich zum Beispiel mit mehr als 6.000 Tools integrieren. Das bedeutet, dass Sie die Konversationsintelligenz aus Ihren Online-Meetings nehmen und automatisch mit CRMs, Projektmanagement-Apps und allem anderen dazwischen synchronisieren können.
Anpassbare Notizvorlagen
Die Integration kann noch einen Schritt weiter gehen, wenn Sie Ihre KI-Agenten auf eine bestimmte Weise anweisen. Wenn Sie z. B. einen spezialisierten KI-Agenten bitten, Ihre Besprechungsnotizen nach der von Ihnen bevorzugten Methode zu organisieren, wird er das tun. Dies ist ein großer Vorteil, wenn Sie mit playbooks und anderen Vorlagen arbeiten. Bringen Sie es auf die nächste Stufe, indem Sie Erkenntnisse direkt mit den Feldern in Ihrem CRM-System synchronisieren.
Behandlung von Einwänden
Richtig, es gibt sogar KI-Agenten, die Ihnen helfen können, Ihre Einwände in Echtzeit besser zu bearbeiten. Diese Agenten können den Kontext des Gesprächs und manchmal sogar den Tonfall des Kunden verstehen. Mit diesen Informationen können sie vorschlagen, welchen Weg Sie beim Abschluss einschlagen sollten.
Sicherheit und Datenschutz
Bei der Implementierung von KI-Agenten für Meetings sind robuste Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen von entscheidender Bedeutung, um den Schutz sensibler Daten auf Unternehmensebene zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass sie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwenden, um die während der Meetings ausgetauschten Daten zu schützen. Es lohnt sich auch zu prüfen, ob die Daten zwischen den Mandanten getrennt sind, um einen unbeabsichtigten Zugriff durch unbefugte Nutzer zu verhindern.
Eine weitere einfache Überprüfung, die Sie durchführen können, ist, sicherzustellen, dass die KI-Agenten, für die Sie arbeiten, mit GDPR, CCPA und HIPAA konform sind. Je nachdem, wo Sie ansässig sind, sollten Sie auch die Einhaltung des EU AI Act überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre KI-Agenten die Daten nicht länger als nötig speichern.
Schließlich sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, regelmäßige Sicherheitsaudits durchzuführen. Vorsicht ist immer besser als Nachsicht. Sie können die Sicherheit Ihres Teams verbessern, indem Sie es kontinuierlich über Datenschutzpraktiken schulen, einschließlich der Erkennung von Phishing-Versuchen und der Einhaltung einer strengen Passworthygiene.
FAQ
1. Wie verbessern KI-Agenten die Produktivität bei Besprechungen?
KI-Agenten automatisieren sich wiederholende Aufgaben wie das Erstellen von Besprechungsagenden, das Anfertigen von Notizen, das Zusammenfassen von wichtigen Punkten und Entscheidungen sowie das Übersetzen und Transkribieren von Live-Anrufen. Sie können Ihnen auch dabei helfen, die Arbeitsabläufe nach der Besprechung zu optimieren, z. B. durch Follow-up-E-Mails und die Synchronisierung mit Drittanbieter-Plattformen wie CRMs.
2. Welche Plattformen unterstützen KI-Agenten für Meetings?
Da sie immer beliebter werden, beginnen immer mehr Plattformen, sie zu unterstützen. Zoom MS Teams und Google Meet verfügen alle über KI-Agenten, die die Produktivität verbessern sollen. Allerdings handelt es sich dabei in der Regel um KI als Funktion, wobei Videokonferenzen die Hauptattraktion sind.
Es gibt andere Tools wie tl;dv, Gong, Fireflies und Otter, die sich auf die KI-Agentenseite der Dinge spezialisiert haben. Diese Plattformen konzentrieren sich darauf, Ihnen so viel wie möglich an Informationen zu liefern, und zwar in einer leicht verdaulichen Form.
3. Was sind die wichtigsten Vorteile des Einsatzes von KI-Agenten in Meetings?
Der Einsatz von KI-Agenten in Meetings bietet eine Vielzahl von Vorteilen, von denen die wichtigsten sind:
- Sparen Sie Zeit. KI-Agenten helfen Ihnen, Zeit zu sparen, indem sie lästige Aufgaben automatisieren.
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit. Durch das Transkribieren, Übersetzen und Aufzeichnen von Notizen für Ihre Anrufe wird sichergestellt, dass alle Beteiligten einbezogen werden und Ihr Team eine zentrale Quelle der Wahrheit hat, um Kommentare abzugeben und auszutauschen.
- Ergreifen Sie datengestützte Maßnahmen. KI-Agenten liefern verwertbare Erkenntnisse aus Ihren Gesprächen und helfen Ihnen, schneller fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Verbessern Sie die Konzentration. Sie können sich auf das aktuelle Gespräch konzentrieren, während die KI Notizen macht und Dinge im Hintergrund analysiert.
4. Wie sicher sind KI-Agenten für Meetings?
Die meisten KI-Agenten verwenden eine verschlüsselte Datenspeicherung und halten die Datenschutzbestimmungen ein. Jedes Unternehmen arbeitet jedoch anders. Daher lohnt es sich, die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien des jeweiligen Unternehmens sowie die Richtlinien für den Umgang mit Daten zu prüfen. Achten Sie auf Benchmark-Standards wie die Einhaltung der GDPR.
5. Wie generieren KI-Agenten Besprechungszusammenfassungen?
KI-Agenten verwenden NLP (Natural Language Processing) zur Analyse von Text, Audio und Video. Dies hilft ihnen, die wichtigsten Themen zu identifizieren und eine prägnante Zusammenfassung zu erstellen. Oft werden Zeitstempel hinzugefügt, um dem Nutzer das Hin- und Herspringen zu erleichtern.
6. Können KI-Agenten Meetings in mehrere Sprachen übersetzen?
Ja. Je nach KI-Agent können die meisten von ihnen Abschriften in viele Sprachen übersetzen. Das macht sie für internationale Unternehmen äußerst nützlich, da die Teammitglieder in ihrer bevorzugten Sprache mitarbeiten können.
7. Unterstützen KI-Agenten die Integration mit anderen Tools?
Ja! tl;dv verfügt beispielsweise über mehr als 5.000 Integrationen mit anderen Arbeits- und Produktivitätstools, mit denen Sie Besprechungsnotizen, Zusammenfassungen oder Tagesordnungen mit unzähligen anderen Anwendungen synchronisieren können.
8. Sind für die Nutzung von KI-Agenten technische Fähigkeiten erforderlich?
Nein. Sie sind benutzerfreundlich gestaltet und viele bieten eine geführte Einrichtung, intuitive Dashboards und eine nahtlose Integration mit bestehenden Videokonferenzplattformen. Damit sind sie auch für Nutzer ohne Vorkenntnisse leicht zugänglich.
9. Können KI-Agenten in persönlichen Besprechungen arbeiten?
Manche schon. Wenn das Aufnahmegerät mit einem KI-Mikrofon ausgestattet ist, wie z. B. PLAUD, verfügt es über die gleichen Funktionen wie ein digitaler KI-Agent.
10. Welche Branchen profitieren am meisten von KI-Agenten für Meetings?
KI-Agenten sind in der Regel flexibel und können in zahlreichen Branchen von Nutzen sein, z. B. in den Bereichen Technologie, Bildung, Gesundheitswesen, Recht und Finanzen.
Automatisieren Sie Ihren Workflow mit KI-Agenten
Beginnen Sie Ihre Reise mit KI-Agenten, indem Sie einen der oben genannten Agenten ausprobieren. Google Meet MS Teams und Zoom haben alle grundlegende KI-Agenten in ihre Videokonferenzplattformen integriert, aber es bedarf spezieller Tools wie tl;dv, um das Beste aus KI-Agenten für Meetings herauszuholen.
KI-Agenten verändern Meetings, ob Sie es wollen oder nicht. Verpassen Sie es nicht. Beginnen Sie noch heute damit, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Produktivität Ihres Teams zu steigern.
