Dès que l'on découvre les agents d'IA pour les réunions, on se rend compte de leur puissance. Ils automatisent les tâches, améliorent la collaboration et stimulent la productivité, mais comment fonctionnent-ils réellement et comment pouvez-vous en tirer le meilleur parti ?
Cet article vous aidera à maximiser le potentiel des agents d'intelligence artificielle dans vos réunions et vos appels en ligne. Nous examinerons les différents cas d'utilisation des agents d'intelligence artificielle et la manière dont ils peuvent être combinés pour rationaliser les flux de travail.
Qu'est-ce qu'un agent d'intelligence artificielle ?
Un agent d'intelligence artificielle est un type de logiciel qui exécute des tâches de manière autonome. Il utilise des technologies d'intelligence artificielle pour traiter et comprendre les informations afin de prendre des mesures contextuelles pour atteindre des objectifs spécifiques. En fait, il s'agit d'une entité numérique capable d'effectuer des tâches simples à votre place.
Les caractéristiques les plus notables d'un agent d'intelligence artificielle sont les suivantes :
- Autonomes. Les agents d'IA prennent des décisions sur la base de règles prédéfinies, de modèles d'apprentissage automatique ou de données en temps réel. Ils sont programmés par des personnes, mais ils agissent de manière autonome.
- Adaptable. Ils apprennent à partir de nouvelles informations et améliorent leurs capacités au fil du temps.
- Orientés vers un but. Ils sont conçus pour accomplir des tâches spécifiques. Si vous utilisez des agents d'IA pour des réunions, l'une de leurs tâches consistera à transcrire la conversation, par exemple.
- Interactif. L'une des principales caractéristiques des agents d'IA est qu'ils peuvent interagir avec des personnes, d'autres agents ou leur environnement numérique grâce à des API, au traitement du langage naturel et à des interfaces utilisateur intelligentes. ChatGPT est l'exemple le plus évident d'un agent d'IA.
Types d'agents d'intelligence artificielle
Les agents d'intelligence artificielle sont un sujet d'actualité. Avec une taille de marché combinée de 5,1 milliards de dollars en 2024, ce créneau devrait atteindre la somme remarquable de 47,1 milliards de dollars d'ici 2030. Cela représente un taux de croissance annuel composé de 44,8 % ! Mais quels sont les différents types d'agents d'IA ?
D'une manière générale, il existe quatre types d'agents d'intelligence artificielle.
- Réactifs. Les agents réactifs réagissent à des données spécifiques sans tenir compte des expériences passées ou du contexte.
- Proactif. Les agents proactifs prennent des initiatives et agissent en anticipant une demande.
- Apprentissage. Grâce à l'apprentissage automatique, ces agents adaptent leur comportement sur la base de données historiques.
- Collaboratif. Les agents collaboratifs améliorent l'efficacité en partageant les flux de travail. Il peut s'agir d'un humain ou d'un autre agent.
Qu'est-ce qu'un agent d'intelligence artificielle pour les réunions ?
Un agent d'IA pour les réunions est un agent d'IA hautement spécialisé, conçu pour améliorer l'efficacité des réunions, réduire les réunions inutiles et faire gagner du temps et de l'argent à votre équipe.
Nombre de ces agents s'intègrent directement aux plateformes de vidéoconférence telles que Zoom, MS Teams et Google Meet. Cependant, vous pouvez également obtenir des agents d'IA pour les réunions qui fonctionnent comme des outils autonomes, conçus pour rationaliser l'ensemble du cycle de vie de la réunion, de la programmation et de la préparation à l'exécution et au suivi.
Avantages de l'utilisation d'agents d'intelligence artificielle pour les réunions
Les agents d'IA pour les réunions transforment la façon dont les équipes collaborent. en veillant à ce que vous ne manquiez jamais un moment et en vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Ils couvrent et tout, de la planification au suivi.
Ils peuvent automatiquement trouver les meilleures heures de réunion à travers les fuseaux horaires, prendre des notes détaillées, rédiger des courriels de suivi et même transcrire en temps réel. En franchissant les barrières linguistiques, en résumant les discussions et en fournissant des informations exploitables, les agents de réunion IA aident les équipes à rester efficaces et à réduire la fatigue des réunions.
Calendrier des réunions
Les agents d'intelligence artificielle simplifient le processus de planification en trouvant automatiquement les disponibilités communes à tous les participants à la réunion. Vous n'avez plus besoin de parcourir les calendriers des uns et des autres pour trouver une place libre : l'IA le fait pour vous.
Si un chevauchement est détecté, les agents d'intelligence artificielle peuvent le repérer rapidement et facilement et proposer des solutions de rechange. Dans les équipes internationales, l'agent tiendra également compte des différents fuseaux horaires et proposera des horaires qui conviennent à toutes les personnes concernées.
Prendre des notes pour vous
Des agents d'intelligence artificielle enregistrent chaque mot prononcé au cours de la réunion. Ils évaluent ensuite cette transcription et mettent en évidence les parties les plus importantes et les plus pertinentes en fonction du contexte de la conversation. Il s'agit notamment des points clés, des décisions et des actions à entreprendre.
Ces types d'agents d'intelligence artificielle créent ensuite des enregistrements consultables que l'utilisateur peut facilement parcourir pour trouver les moments qu'il recherche. Des outils tels que tl;dv utilisent les horodatages afin que l'utilisateur puisse se concentrer sur la conversation et ne pas s'inquiéter de manquer quoi que ce soit. C'est particulièrement utile pour ceux qui souffrent de la lassitude des réunions. Si quelque chose a échappé à votre attention, vous pouvez simplement revenir en arrière et rattraper les éléments les plus importants.
Rédiger des courriels de suivi après la réunion
Si vous souhaitez que des courriels récapitulatifs soient envoyés à tous les participants à la réunion dès la fin de l'appel, tl;dv est là pour vous aider. Il renforce la responsabilisation au sein de votre équipe et permet à chacun de revenir sur les actions clés, les livrables et les échéances.
Les agents d'IA peuvent résumer les discussions et les décisions prises lors des réunions dans des messages de suivi concis. Ces types d'e-mails peuvent inclure les prochaines étapes pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Ils peuvent également être adaptés à votre ton personnel ou à votre marque. Ainsi, votre communication reste cohérente et claire.
Cette fonction est également utile pour les équipes de vente et de service clientèle qui souhaitent contacter le prospect ou le client après l'appel.
Transcrire en temps réel
Certains assistants de réunion IA sont dotés d'agents qui convertissent les mots parlés en texte en temps réel, offrant ainsi un accès en direct. Ces mêmes agents peuvent faire la différence entre les différents locuteurs pour donner plus de clarté à la transcription.
Briser les barrières linguistiques pendant et après les réunions
Vous pouvez utiliser des agents d'intelligence artificielle pour des réunions en plusieurs langues. Ils peuvent convertir le contenu parlé ou écrit dans la langue préférée du participant. Certains agents sont capables d'afficher ce texte sous la forme d'une légende superposée à l'appel. D'autres, comme Krisp AI, peuvent littéralement convertir le discours en temps réel grâce à leur interprétation en direct.
Résumez vos appels
Les agents d'intelligence artificielle sont excellents pour résumer de grandes parties de texte, y compris des transcriptions. Pour ce faire, ils identifient les moments, les décisions et les tâches importants et veillent à ce qu'ils soient mis en évidence dans le résumé. Ces résumés peuvent également être adaptés aux besoins de l'utilisateur.
Par exemple, un directeur des ventes peut vouloir résumer une réunion à l'aide d'un modèle de vente spécifique playbook . tl;dv donne accès à un certain nombre de modèles de réunion, de MEDDIC à SPIN, et tout ce qui se trouve entre les deux.
Vous pouvez également personnaliser ces modèles pour les adapter à vos préférences, ou même créer votre propre modèle à partir de zéro. Vous souhaitez synchroniser vos notes de réunion avec le système de gestion de la relation client de votre choix ? Créez un modèle qui correspond aux champs CRM que vous devez saisir et Bob est votre oncle. Tout sera fait pour vous.
Fournir des informations exploitables
Les agents d'IA peuvent être formés pour fournir des données sur les tendances des réunions, l'engagement des participants et le suivi des tâches. Si une tâche est hautement prioritaire, un agent d'intelligence artificielle l'identifiera et attirera votre attention sur elle, en particulier si elle nécessite une action immédiate.
Les assistants de réunion virtuels sont également en mesure d'analyser et de mesurer l'efficacité des différentes discussions et des résultats afin d'aider les dirigeants à rester informés et proactifs.
Débloquer la communication asynchrone
Les agents d'IA permettent aux équipes asynchrones de rattraper les réunions quand elles le souhaitent. L'enregistrement et les notes les attendent. Il permet aux utilisateurs de passer directement aux sections pertinentes, en évitant les bavardages.
En outre, la plupart des agents d'IA facilitent la collaboration grâce à l'utilisation de commentaires et de notes directement sur la transcription. Cela permet aux équipes de travailler ensemble à distance.
Réduire la fatigue liée aux réunions
De nombreux travailleurs souffrent de la fatigue des réunions, plus de 75 % d'entre eux perdant leur attention pendant les réunions. Mais les agents d'intelligence artificielle contribuent à réduire cette fatigue. En réalité, à moins qu'il ne soit absolument essentiel que vous participiez à la réunion, vous n'avez pas besoin d'y assister. Vous pouvez obtenir des résumés, des notes, des traductions et bien plus encore, ce qui vous permet de vous rattraper à votre rythme.
Si vous êtes submergé par les réunions, vous pouvez faire une pause sans vous priver. Certaines plateformes, comme tl;dv, vous permettent d'enregistrer, de transcrire et de résumer plusieurs réunions en même temps. Il s'agit donc d'une excellente option si vous êtes doublement occupé.
Défis liés à l'utilisation d'agents de réunion IA
Les agents d'intelligence artificielle sont confrontés à de nombreux défis dans un environnement de réunion. Ils ne sont pas parfaits. Examinons quelques-unes des difficultés les plus courantes.
Vie privée et sécurité
L'un des plus grands défis que les agents d'IA rencontrent lorsqu'il s'agit de réunions est la protection de la vie privée et la sécurité. Les réunions d'affaires impliquent souvent des données sensibles, ce qui soulève des questions sur la manière dont les agents d'IA traitent et stockent les informations. Celles-ci sont-elles partagées avec des tiers ? Cela peut poser des problèmes juridiques dans certains cas.
Il est important de choisir un agent d'IA qui dispose de politiques de données visibles, de préférence avec une équipe que vous pouvez contacter pour obtenir des précisions.
Précision et compréhension du contexte
Dans les conversations nuancées et spécifiques à un secteur, les agents d'IA peuvent avoir du mal à saisir pleinement le contexte. Bien qu'ils soient généralement capables de comprendre, les conversations très complexes peuvent être trop difficiles pour eux.
Cela est particulièrement vrai si l'agent d'IA n'est pas capable d'apprendre de nouveaux mots. Par exemple, certains agents d'IA pour les réunions sont dotés d'un vocabulaire personnalisé, qui permet aux utilisateurs d'ajouter de nouveaux mots à leur compréhension. Sans cela, les agents d'IA peuvent mal interpréter le jargon ou les acronymes que votre équipe utilise régulièrement.
Intégration avec les systèmes existants
Les agents d'IA doivent fonctionner de manière transparente avec les outils et les flux de travail que votre entreprise a déjà mis en place. En ce qui concerne les vidéoconférences, les agents d'IA pour les réunions doivent s'intégrer à la plateforme de votre choix, faute de quoi ils ne pourront pas enregistrer vos conversations.
tl;dv, par exemple, est capable de rejoindre et d'enregistrer des appels sur Zoom, MS Teams et Google Meet. Cependant, si vous utilisez une plateforme de vidéoconférence plus obscure comme BlueJeans ou WebEx, vous devrez trouver un autre enregistreur de réunion.
Coût et accessibilité
Les agents d'IA avancés pour les réunions ne sont pas bon marché. Le fonctionnement des LLM, des serveurs et d'autres éléments essentiels à un assistant de réunion IA coûte de l'argent, ce qui signifie que beaucoup d'entre eux factureront un supplément. Toutefois, il est possible d'obtenir des informations sur les réunions à un prix abordable si vous n'avez besoin que des éléments de base.
tl;dv propose un excellent plan gratuit qui inclut un nombre illimité d'enregistrements, de transcriptions et de résumés. Cependant, si vous souhaitez bénéficier de l'intelligence avancée pour les réunions multiples, des modèles de notes personnalisées ou du tableau de bord d'analyse des conférenciers, vous devrez passer à l'une des formules payantes.
Résistance à l'adoption
De nombreuses personnes éprouvent un certain malaise à l'égard des agents d'intelligence artificielle. Ils ne veulent pas qu'une IA se cache dans leurs appels, qu'elle écoute tout ce qu'ils disent, qu'elle se souvienne de tout. Bien entendu, pour qu'un assistant de réunion puisse transcrire et prendre des notes, vous devez obtenir le consentement de tous les participants.
Certains agents d'IA pour les réunions, comme MeetJamie, espèrent éviter cet obstacle en proposant une plateforme capable d'enregistrer et de transcrire les réunions sans avoir à entrer dans votre appel. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de demander la permission. Il suffit d'enregistrer votre côté de l'écran et le son. La question de savoir si c'est éthique ou non est à débattre.
Comment utiliser les agents d'intelligence artificielle dans les réunions ?
Il est clair que les réunions en ligne sont plus populaires que jamais. Zoom rapporte plus d'un milliard de dollars chaque trimestre, tandis que quatre travailleurs à domicile sur cinq assistent aujourd'hui à plus de réunions qu'ils ne le faisaient lorsqu'ils travaillaient au bureau. Mais que font les agents d'intelligence artificielle pour influer sur ce phénomène ? Quels sont les cas d'utilisation dont ils disposent pour résoudre les problèmes des réunions virtuelles modernes ?
Voyons comment les agents d'intelligence artificielle fonctionnent pour certaines des marques ou spécialisations les plus courantes dans le domaine des réunions en ligne.
Utilisation d'agents d'intelligence artificielle pour Google Meet
L'IA native de Google comporte un certain nombre de fonctions qui font appel à des agents d'IA. Sur Google Meet, vous pouvez obtenir une transcription de votre appel, ainsi que des sous-titres en direct, une annulation du bruit et une traduction en temps réel.
Google Meet se synchronise également avec Google Calendar pour vous permettre de planifier vos réunions en toute simplicité. Le fait qu'un agent d'intelligence artificielle s'occupe de votre emploi du temps est un moyen sûr de vous faire gagner du temps et d'améliorer votre efficacité. En outre, Google Meet utilise un agent d'intelligence artificielle pour générer des résumés rapides et faciles à consulter à la fin de chaque appel.
Utilisation d'agents d'intelligence artificielle pour MS Teams
MS Teams est similaire à bien des égards, mais il s'intègre également à Copilot, le chatbot Microsoft AI. Celui-ci vous permet de poser des questions lors d'un appel en direct et d'obtenir une réponse contextuelle. Il peut fournir des résumés en temps réel pour les personnes qui sont en retard à l'appel, et il peut même identifier les actions à entreprendre et les attribuer automatiquement aux membres de l'équipe.
Comme Google Meet, les agents de MS Teams permettent une planification intelligente, la suppression du bruit et des transcriptions automatisées. Ils peuvent également fournir des suggestions basées sur les discussions de la réunion, y compris des suivis et des rappels.
Enfin, grâce à des agents d'intelligence artificielle, MS Teams vous permet d'analyser le sentiment des participants à une réunion et de comprendre leur psychologie profonde. Cela facilite la collaboration et l'engagement des équipes, mais c'est également très utile pour les ventes et les appels en contact avec les clients. Comprendre le ton du client et réagir en conséquence peut vous aider à conclure une affaire.
Utilisation d'agents d'intelligence artificielle pour Zoom
Zoom utilise des agents d'intelligence artificielle pour les réunions de la même manière. Ils génèrent des résumés mettant en évidence les moments clés, les décisions et les actions à entreprendre. Il fournit également une transcription en direct, une réduction du bruit et des mesures d'engagement.
L'un des avantages des agents Zoom est qu'ils peuvent modifier l'arrière-plan pour améliorer la qualité de votre vidéo. Qu'il s'agisse d'ajuster l'éclairage ou de rendre l'arrière-plan flou, Zoom veille à ce que la qualité visuelle soit optimale.
Utilisation d'agents d'intelligence artificielle pour la transcription
Il existe toute une série d'outils de transcription qui utilisent des agents d'intelligence artificielle pour les réunions afin de traiter les conversations plus rapidement, ce qui vous permet d'en tirer un meilleur parti.
Comme les trois plateformes de vidéoconférence mentionnées ci-dessus, elles peuvent fournir des transcriptions, des résumés et des traductions. Toutefois, en fonction de l'outil en question, ils peuvent faire bien plus. De l'horodatage à l'identification du locuteur, les outils de transcription vous permettent de tirer facilement des enseignements de vos appels par la suite. Après tout, à quoi bon enregistrer vos réunions si vous n'utilisez jamais les enregistrements ?
Ces types d'agents d'intelligence artificielle peuvent être utilisés pour améliorer les transcriptions à l'aide d'invites personnalisables (pour les notes de réunion spécialisées), d'intégrations transparentes (pour les flux de travail après appel) et même de filtrage (pour rechercher plusieurs transcriptions par sujet ou par mot-clé).
Utilisation d'agents d'intelligence artificielle pour gérer l'ordre du jour des réunions
Les agents d'IA transforment la façon dont nous créons, organisons et exécutons les ordres du jour des réunions. Ils éliminent le stress lié à la planification manuelle d'une réunion, ce qui vous permet de rester productif tout en assurant le bon déroulement de vos réunions.
Ces types d'agents d'IA peuvent analyser les réunions passées, les documents pertinents et les dernières tendances pour suggérer des points à l'ordre du jour. De même, ils peuvent créer des modèles personnalisables adaptés à vos objectifs. Lorsque l'IA a fini d'élaborer l'ordre du jour de votre réunion, elle peut le partager avec tous les participants par courrier électronique ou en l'intégrant à une autre plateforme. Les utilisateurs peuvent collaborer avec l'agent d'IA, suggérer des modifications et ajouter des sujets pour garantir un processus rationalisé.
Enfin, des agents d'intelligence artificielle suivent l'évolution de l'ordre du jour en temps réel et avertissent les participants lorsque les discussions dévient de leur trajectoire. C'est une excellente chose pour les équipes qui souhaitent plus de structure et de discipline dans leurs réunions. Des études montrent que les entreprises perdent environ 37 milliards de dollars chaque année à cause de réunions qui pourraient être plus productives. Les agents d'IA visent à résoudre ce problème.
Utilisation d'agents d'intelligence artificielle pour les résumés de réunions
Les agents d'IA simplifient les flux de travail post-réunion en résumant vos conversations en informations claires et exploitables. Ces résumés sont très utiles pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, mais ils sont également parfaits pour aider les non-participants à rattraper leur retard le plus rapidement et le plus efficacement possible.
Les agents d'intelligence artificielle qui fournissent des résumés incluent souvent des horodatages, ce qui vous permet de passer rapidement d'un fait marquant à l'autre. Cela permet à votre équipe de gagner du temps en passant directement aux parties les plus importantes. D'autres agents d'IA peuvent travailler avec les résumés, en se synchronisant avec des applications de gestion de projet pour déléguer des tâches sur la base d'une compréhension contextuelle.
Il existe également des agents d'intelligence artificielle qui traduisent le texte. Ils permettent à votre équipe de recevoir des résumés en plusieurs langues, ce qui garantit que les équipes multilingues sont sur la même longueur d'onde. Cela améliore la collaboration et aide les équipes à rester conformes, car les résumés peuvent servir de source de vérité.
Exemples d'agents d'intelligence artificielle pour les réunions
Les agents d'IA couvrent tout, des transcriptions et résumés aux notes et flux de travail post-réunion. Ils peuvent également être utilisés dans un large éventail de secteurs, de la technologie à la santé et de l'éducation au droit. Mais quel genre de choses les agents d'IA peuvent-ils faire pour vous lors des réunions ? Voici quelques exemples.
Programmation automatique
Vous pouvez utiliser des agents d'intelligence artificielle pour planifier automatiquement vos réunions. Ces agents vérifient votre disponibilité par rapport aux autres participants et organisent les réunions en votre nom. C'est très utile pour les managers très occupés qui n'ont pas le temps d'organiser leur emploi du temps.
Les agents suivent des ordres pour établir des priorités et tout organiser en douceur. Parmi les meilleurs exemples, citons Clockwise et Undock, qui peuvent tous deux suggérer des heures de réunion en fonction de vos disponibilités et de vos préférences.
Gestion de l'agenda
La gestion de l'agenda est un autre domaine d'intérêt pour les agents d'intelligence artificielle. Ils peuvent créer des ordres du jour de réunions en fonction du contexte des réunions précédentes, des participants et des objectifs généraux de la réunion.
Ces types d'agents renforcent l'efficacité de vos réunions, ce qui vous permet de mieux organiser votre temps et d'être plus productif pendant les appels. Certains de ces agents IA peuvent également vous inciter à passer à de nouveaux sujets en temps réel pendant l'appel.
Notion et ClickUp proposent une multitude de modèles de réunions pour les ordres du jour, tandis qu'Atlassian permet aux utilisateurs de créer des pages d'ordre du jour liées aux notes de réunion et aux actions à entreprendre.
Analyse des réunions multiples
Nous avons mentionné la façon dont les agents d'intelligence artificielle peuvent agir en fonction du contexte. L'analyse de plusieurs réunions a lieu lorsqu'un agent d'IA a assimilé les transcriptions de tous vos appels précédents et peut identifier des tendances et des modèles entre eux. C'est très utile pour la formation à la vente, car les représentants peuvent obtenir des rapports sur la manière dont ils atteignent leurs objectifs, traitent les objections ou négocient.
tl;dv est un excellent exemple d'assistant de réunion IA avec un agent qui peut faire cela pour vous. Vous pouvez même générer des rapports récurrents qui couvrent des sujets présélectionnés de tous les appels de vente de votre équipe en une seule fois.
Vous souhaitez mieux surmonter les objections liées au prix ? Programmez un rapport récurrent pour tous les appels de vente au cours desquels le prospect mentionne le prix comme une objection. Vous disposerez ainsi d'une liste rapide de moments à revoir pour apprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Analyse des conférenciers
Les agents d'IA peuvent être utilisés pour suivre les analyses des orateurs. L'un des agents de tl;dv, par exemple, vous permet de suivre le ratio parole-écoute de votre équipe de vente, la quantité de mots de remplissage utilisés et la durée moyenne du monologue, entre autres choses.
Ces agents sont très utiles pour le coaching commercial, car ils permettent d'obtenir en un seul endroit de nombreuses données sur les performances de l'équipe de vente. Vos représentants respectent-ils les scripts de vente que vous leur avez fournis ? Si ce n'est pas le cas, où manquent-ils le coche ?
Vocabulaire personnalisé
Les agents d'IA capables d'apprendre un nouveau vocabulaire sont en mesure d'améliorer la précision de leur transcription en repérant le jargon ou les acronymes couramment utilisés dans vos appels professionnels. Sans cette capacité, ils interprètent mal certains mots, ce qui réduit leur efficacité.
Intégration et programmation
Les agents d'IA peuvent être utilisés pour rationaliser les flux de travail et connecter plusieurs applications différentes. Les commerciaux, par exemple, doivent souvent mettre à jour leur CRM après chaque visite de vente. Les agents d'IA peuvent le faire automatiquement, ce qui permet à vos commerciaux d'économiser du temps et de l'énergie qui pourraient être mieux utilisés ailleurs.
tl;dv, par exemple, s'intègre à plus de 6 000 outils. Cela signifie que vous pouvez exploiter l'intelligence conversationnelle de vos réunions en ligne et la synchroniser automatiquement avec des CRM, des applications de gestion de projet et tout ce qui se trouve entre les deux.
Modèles de notes personnalisables
Les intégrations peuvent être poussées plus loin si vous demandez à vos agents d'IA d'agir d'une manière spécifique. Par exemple, si vous demandez à un agent d'IA spécialisé d'organiser vos notes de réunion selon votre méthode préférée, il le fera. C'est un avantage considérable lorsque vous utilisez le site de vente playbooks et d'autres modèles. Passez au niveau supérieur en synchronisant les informations directement avec les champs de votre système de gestion de la relation client.
Traitement des objections
C'est vrai, il existe même des agents d'IA qui peuvent vous aider à mieux gérer vos objections en temps réel. Ces agents peuvent comprendre le contexte de la conversation et parfois même le ton du client. Grâce à ces informations, ils peuvent suggérer la voie à suivre pour conclure.
Sécurité et vie privée
Lors de la mise en œuvre d'agents d'IA pour les réunions, il est essentiel de mettre en place des mesures de sécurité et de confidentialité solides afin de garantir la protection des informations sensibles au niveau de l'entreprise. Assurez-vous qu'ils utilisent le chiffrement de bout en bout pour sécuriser les données partagées pendant les réunions. Il convient également de vérifier que les données sont séparées entre les clients afin d'empêcher tout accès involontaire par des utilisateurs non autorisés.
Une autre vérification simple que vous pouvez faire est de vous assurer que les agents d'IA pour lesquels vous travaillez sont conformes au GDPR, à la CCPA et à l'HIPAA. En fonction de l'endroit où vous êtes basé, vous pouvez également vérifier leur conformité à la loi européenne sur l'IA. Vérifiez deux fois que vos agents d'IA ne conservent pas les données plus longtemps que nécessaire.
Enfin, prenez l'habitude d'effectuer régulièrement des audits de sécurité. Il vaut toujours mieux prévenir que guérir. Vous pouvez renforcer la sécurité de votre équipe en la formant continuellement aux pratiques de protection des données, notamment en reconnaissant les tentatives d'hameçonnage et en maintenant une bonne hygiène des mots de passe.
FAQ
1. Comment les agents d'intelligence artificielle améliorent-ils la productivité pendant les réunions ?
Les agents d'IA automatisent les tâches répétitives telles que la création d'agendas de réunion, la prise de notes, le résumé des points clés et des décisions, la traduction et la transcription des appels en direct. Ils peuvent également vous aider à rationaliser les flux de travail post-réunion, comme les e-mails de suivi et la synchronisation avec des plateformes tierces telles que les CRM.
2. Quelles sont les plateformes qui prennent en charge les agents d'IA pour les réunions ?
À mesure qu'ils deviennent populaires, de plus en plus de plateformes commencent à les prendre en charge. Zoom Par exemple, les applications de visioconférence, MS Teams et Google Meet sont toutes dotées d'agents d'intelligence artificielle conçus pour améliorer la productivité. Cependant, ces plateformes ont tendance à utiliser l'IA comme une fonctionnalité, la vidéoconférence étant leur principal attrait.
Il existe d'autres outils comme tl;dv, Gong, Fireflies, et Otter, qui se spécialisent dans l'aspect agent d'intelligence artificielle. Ces plateformes s'efforcent de vous fournir le plus d'informations possible sur les réunions, sous la forme la plus facile à assimiler.
3. Quels sont les principaux avantages de l'utilisation d'agents d'intelligence artificielle dans les réunions ?
La mise en œuvre d'agents d'intelligence artificielle dans les réunions présente de nombreux avantages, dont les principaux sont les suivants :
- Gagner du temps. Les agents d'IA vous aident à gagner du temps en automatisant les tâches fastidieuses.
- Améliorer la collaboration. En transcrivant, en traduisant et en prenant des notes pour vos appels, vous assurez l'inclusivité et fournissez une source centrale de vérité à votre équipe pour qu'elle puisse faire des commentaires.
- Prenez des mesures fondées sur des données. Les agents d'IA fournissent des informations exploitables à partir de vos conversations, vous aidant à prendre des décisions fermes plus rapidement.
- Améliorer la concentration. Vous pouvez rester concentré sur la conversation en cours pendant que l'IA prend des notes et analyse les choses en coulisses.
4. Quel est le degré de sécurité des agents d'IA pour les réunions ?
La plupart des agents d'IA utilisent un stockage crypté des données et se conforment à la réglementation en matière de protection de la vie privée. Cependant, chaque entreprise fonctionne différemment et il est donc utile de faire vos propres recherches sur les politiques de confidentialité et de sécurité de l'entreprise en question, ainsi que sur ses politiques de traitement des données. Recherchez des normes de référence telles que la conformité au GDPR.
5. Comment les agents d'IA génèrent-ils des résumés de réunion ?
Les agents d'IA utilisent le NLP (Natural Language Processing) pour analyser le texte, l'audio et la vidéo. Cela leur permet d'identifier les thèmes clés afin de créer un résumé concis. Des horodatages sont souvent ajoutés pour permettre à l'utilisateur de passer plus facilement d'un document à l'autre.
6. Les agents d'intelligence artificielle peuvent-ils traduire des réunions en plusieurs langues ?
Oui. En fonction de l'agent d'IA utilisé, la plupart d'entre eux peuvent traduire les transcriptions dans de nombreuses langues. Ils sont donc extrêmement utiles pour les entreprises internationales, car les coéquipiers peuvent contribuer dans leur langue préférée.
7. Les agents d'IA peuvent-ils être intégrés à d'autres outils ?
Oui ! tl;dv, par exemple, compte plus de 5 000 intégrations avec d'autres outils de travail et de productivité, ce qui vous permet de synchroniser les notes de réunion, les résumés ou les agendas avec d'innombrables autres applications.
8. L'utilisation des agents d'IA nécessite-t-elle des compétences techniques ?
Non. Ils sont conçus pour être conviviaux et nombre d'entre eux proposent des configurations guidées, des tableaux de bord intuitifs et une intégration transparente avec les plateformes de vidéoconférence existantes. Ils sont donc facilement accessibles aux utilisateurs sans expérience préalable.
9. Les agents d'intelligence artificielle peuvent-ils fonctionner dans les réunions en personne ?
Certains le peuvent. Si l'appareil d'enregistrement est équipé d'un microphone d'IA, comme PLAUD par exemple, il aura toutes les mêmes caractéristiques qu'un agent d'IA numérique.
10. Quels sont les secteurs qui bénéficient le plus des agents d'IA pour les réunions ?
Les agents d'IA ont tendance à être flexibles et peuvent bénéficier à de nombreux secteurs, tels que la technologie, l'éducation, la santé, le droit et la finance.
Automatisez votre flux de travail avec des agents d'intelligence artificielle
Commencez votre voyage avec les agents d'intelligence artificielle en essayant l'un de ceux mentionnés ci-dessus. Google Meet MS Teams et Zoom intègrent tous des agents d'intelligence artificielle de base dans leurs plateformes de vidéoconférence, mais il faut des outils spécialisés comme tl;dv pour tirer le meilleur parti des agents d'intelligence artificielle lors des réunions.
Les agents d'IA transforment les réunions, que cela vous plaise ou non. Ne passez pas à côté. Commencez à automatiser vos flux de travail dès aujourd'hui et boostez la productivité de votre équipe.
