Gestionar y dirigir un equipo de ventas es difícil. Lo era cuando estaba en una oficina y podría decirse que el paso a remote lo ha hecho potencialmente aún más difícil. Las ventas suelen caracterizarse por un entorno ajetreado y bullicioso. Los jefes de ventas más entusiastas suelen estar detrás de un representante, respirándole en la nuca y diciéndole "¡Ciérralo! CERRARLO" mientras están en una llamada.
Sin embargo, eso ya no es así a partir de 2020, y 1 de cada 4 personas dejaría su trabajo si no pudiera trabajar a distancia. Esto ha supuesto que muchos representantes puedan respirar aliviados y hablar tranquilamente con un cliente potencial sin una gran audiencia, aunque también conlleva algunos retos a la hora de gestionar a personas que no están a la vista.
Trabajar desde casa ha supuesto que los telones de fondo de las oficinas sean ahora salones, que el atuendo de negocios sea elegante por arriba y zapatillas de dinosaurio por abajo. Las llamadas a Zoom y Microsoft Teams son ahora salas de juntas, donde la frase "ESTÁ EN MUTE" se murmura probablemente en al menos un discurso de ventas al día.
Sin el entorno físico de la oficina para afianzar y crear un ambiente de camaradería (¿o debería ser de competencia?), el enfoque de la gestión de ventas a distancia ha tenido que cambiar.
Y aunque para muchos pueda parecer desalentador, también ha ofrecido una oportunidad única para redefinir la esencia de lo que constituye un liderazgo eficaz. También ha significado que los directores y equipos de ventas pueden aprovechar al máximo el auge de la tecnología para CERRAR MÁS NEGOCIOS utilizando elementos innovadores como el software de grabación de ventas, entre otros.
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Cómo ser el mejor director de ventas Remote
Retos de la gestión remota de equipos de ventas
Si usted es jefe de ventas, o incluso director de ventas, y trata de influir al máximo en un equipo repartido por todo el país, o incluso por todo el mundo, ¿cuáles son algunos de los retos a los que puede enfrentarse a diario?
En el informe The State Of Remote Work realizado por Buffer en 2023, había algunos puntos destacados en particular que realmente pueden afectar a los vendedores.
Barreras de comunicación:
Remote puede dar lugar a malentendidos y falta de comunicación debido a la ausencia de interacción cara a cara. Las diferentes zonas horarias pueden complicar aún más la comunicación oportuna. Como se puede ver en el informe de Buffer, estos son dos temas comunes: el 8% está preocupado por la comunicación y el 14% tiene problemas para trabajar en diferentes zonas horarias.Cohesión y moral del equipo:
Mantener a los miembros del equipo conectados y formando parte de un grupo cohesionado es más difícil cuando todos trabajan desde distintos lugares: el 15% de los encuestados citó la soledad. La soledad, aunque molesta a nivel individual, puede afectar a la moral y al espíritu de equipo en general.Seguimiento del rendimiento y la productividad:
Sin la posibilidad de observar directamente los hábitos de trabajo, los directivos pueden tener dificultades para evaluar con precisión los niveles de rendimiento y productividad. Y los que trabajan a distancia a menudo tienen la sensación de que trabajan más (9%), no pueden desconectar (11%) e incluso no salen de casa porque en realidad no tienen adónde ir (21%).Dependencia de la tecnología y problemas:
Remote Los equipos de ventas dependen en gran medida de la tecnología, lo que puede provocar interrupciones si hay problemas de conectividad, de software o de acceso a las herramientas necesarias.Formación y desarrollo:
Ofrecer oportunidades eficaces de formación y desarrollo a distancia puede resultar complicado, sobre todo cuando se trata de simular las experiencias prácticas que son posibles en un entorno de oficina.Mantener la responsabilidad:
Garantizar que los miembros del equipo sean responsables de sus tareas sin microgestionar puede ser un equilibrio delicado en remote .Diferencias culturales y lingüísticas:
Para los equipos globales, las diferencias culturales y lingüísticas pueden dar lugar a malentendidos y afectar a las estrategias de venta y a la dinámica del equipo.Gestión del tiempo:
Remote Los trabajadores pueden tener problemas para gestionar el tiempo debido a la confusión de los límites entre el hogar y la vida laboral, lo que puede conducir al agotamiento o a la reducción de la productividad.Estrategias de captación de clientes:
Adaptar las técnicas de venta a las interacciones de remote con los clientes puede ser todo un reto, sobre todo para las estrategias de venta que tradicionalmente se basan en reuniones en persona.Seguridad y confidencialidad:
Garantizar la seguridad de la información confidencial puede ser más complejo cuando los miembros del equipo acceden a documentos y sistemas desde varias redes fuera de un entorno de oficina seguro. Aunque cada uno de ellos por separado no constituye un gran problema, su gestión y equilibrio requieren un enfoque proactivo. La clave del éxito es realizar comprobaciones periódicas, mantener una comunicación clara y amable, utilizar la tecnología y crear una buena cultura de empresa que implique a los miembros del equipo de remote . ¿Cómo podemos conseguirlo?El papel de la tecnología en el liderazgo de ventas Remote
A pesar de todos los problemas potenciales que pueden surgir como se ha mencionado anteriormente, algunas soluciones y soluciones alternativas se apoyan en las alegrías de la tecnología. Y, aunque no es tan fácil sentarse a hablar con los miembros de tu equipo cuando tienen un botoncito verde de "En línea", se puede conseguir.
Mejorar las videoconferencias con herramientas de terceros:
Hoy en día, las videoconferencias son el eje de las ventas a distancia. Por mucho que las cosas PUEDAN hacerse por correo electrónico, la gente compra a la gente, las conversaciones naturales fluyen y revelan información sobre los problemas de los clientes potenciales y, sencillamente, crean una mejor situación de ventas. Aunque la mayoría ya estará familiarizada con Zoom, Microsoft Teams y Google Meet, la integración de herramientas de terceros como tl;dv mejora significativamente esta conversación y la lleva a todo el ecosistema para mejorar las ventas, el éxito de los clientes, la formación y la planificación anticipada.
tl;dv en particular, puede mejorar las reuniones de su equipo de ventas (y proporcionarle todos esos importantes datos y perspectivas de CRM). Además de ser un potente resumidor de reuniones basado en IA, puede transformar reuniones estándar en sesiones altamente eficientes y productivas. Ofrece la posibilidad de seleccionar las reuniones que se van a resumir en función de los filtros de la biblioteca, utiliza preguntas predefinidas o crea preguntas personalizadas para resúmenes a medida. Incluso puede "entrevistar" la biblioteca de llamadas de ventas y aprovechar la información de la IA para saber en qué punto se encuentran los acuerdos, dónde necesitan apoyo determinados representantes de ventas e incluso cuántas veces ha dicho alguien palabras clave.
Software de gestión de proyectos:
Estas aplicaciones son fundamentales para organizar las tareas y hacer un seguimiento de los progresos, garantizando que todos los miembros del equipo rindan cuentas. De este modo se aborda directamente el reto del seguimiento del rendimiento y la productividad, centralizando todos los datos y la documentación relacionados con el proyecto. Facilitan la colaboración sin esfuerzo, permitiendo a los equipos trabajar juntos de forma eficiente, independientemente de las barreras geográficas. Algunas de las mejores herramientas para la gestión de proyectos son BaseCamp y Asana.
Sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM):
Los sistemas CRM, como Salesforce, HubSpot y Pipedrive, actúan como un centro para gestionar todas las interacciones con los clientes, los clientes potenciales y las oportunidades de venta. Aunque los CRM no son nuevos, la integración con herramientas como tl;dv significa que nunca más se rellenan con una simple "x". Los datos se extraen automáticamente para obtener notas detalladas y enriquecedoras que pueden ayudar a impulsar el proceso de ventas.
Herramientas de automatización:
Al automatizar tareas rutinarias como la introducción de datos, las campañas de correo electrónico, los informes de ventas y la puntuación de clientes potenciales, estas herramientas mejoran significativamente la productividad. Las herramientas de automatización también desempeñan un papel crucial a la hora de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, ya que estandarizan los procedimientos de tratamiento y almacenamiento de datos, reduciendo así el riesgo asociado al acceso a datos confidenciales a través de remote . Si está buscando una herramienta de automatización sólida que se adapte a su sistema, algunos buenos productos que puede consultar son Moxo, Marketo, SalesMate y Zapier.
Estrategias de comunicación eficaces
La comunicación suele estar en el centro de la mayoría de los problemas de los equipos, e incluso las mejores intenciones a la hora de transmitir información pueden quedar desordenadas cuando no se hace "en persona". Los directivos deben dar prioridad al establecimiento de videollamadas periódicas, no sólo para las reuniones formales sino también para las reuniones informales, con el fin de mantener la conexión entre los miembros del equipo. Estas interacciones son vitales para establecer una buena relación, fomentar un entorno de colaboración y garantizar que todos estén de acuerdo con los objetivos y expectativas del equipo. Deben ser naturales, incluso consideradas como un café informal, y debe fomentarse que sean positivas y no de microgestión.
Una encuesta mundial realizada por Boston Consulting Group reveló que, de 12.000 empleados de todo el mundo, los que se sentían "socialmente satisfechos" eran entre 2 y 3 veces más productivos.
Una de las claves de la comunicación eficaz es establecer directrices claras sobre cómo y cuándo comunicarse. Ya sea a través de un mensaje rápido para preocupaciones inmediatas o de una llamada programada para discusiones más profundas, conocer el canal adecuado puede agilizar la comunicación y minimizar los malentendidos. Además, es importante crear un ambiente en el que los miembros del equipo se sientan cómodos expresando sus opiniones y preocupaciones. Fomentar el diálogo abierto garantiza que las ideas se compartan libremente y que los problemas se aborden con prontitud, lo que contribuye a una dinámica de equipo más cohesionada y solidaria.
Mantener motivado a su equipo de ventas
Una de las partes más difíciles de ser director o jefe de ventas es la moral y la motivación. Cuando las cosas se ponen feas y los clientes potenciales no responden, puede ser muy difícil mantener la fortaleza mental, no sólo de uno mismo, sino de cada persona. Aunque no se producen las conversaciones de "Ughhh, los datos" que antes teníamos en la oficina, las personas que trabajan desde casa pueden acabar sintiéndose desmotivadas y aisladas.
Una forma de animar a su equipo es a través de un concurso de ventas virtual. Estos concursos pueden adaptarse a varios objetivos, como el mayor número de ventas en un mes o el mayor número de nuevos clientes captados, con recompensas que resuenen a nivel personal o contribuyan al crecimiento profesional. Ni siquiera es necesario que se basen en las cifras finales: las sonrisas conseguidas, la tasa de saturación, la eficacia del correo electrónico... todas son métricas que se pueden gamificar.
El reconocimiento también desempeña un papel crucial a la hora de mantener alta la moral. Reconocer con frecuencia los logros individuales y de equipo no sólo aumenta la confianza, sino que también refuerza el valor de la contribución de cada miembro al éxito del equipo. Esto puede ser tan sencillo como un reconocimiento durante una llamada de equipo o tan elaborado como una ceremonia virtual de entrega de premios.
Y, por último, ¡todo el mundo es humano! Inyectar humor en las actividades virtuales de creación de equipos puede convertir un evento ordinario en una experiencia memorable. Imagínese un desafío virtual de escape room que se salga de madre y dé lugar a inesperadas lecciones de trabajo en equipo y a la creación de vínculos a través de la risa compartida. O un club gastronómico mensual en el que todos recomiendan un producto o una cocina para que todos la prueben juntos un día para comer,
La clave para mantener a su equipo motivado a distancia reside en comprender sus necesidades y preferencias individuales, ofrecer recompensas significativas y encontrar la alegría en el viaje juntos. Al aceptar tanto los retos como las peculiaridades del trabajo en remote , los líderes pueden fomentar un equipo motivado, comprometido y cohesionado.
Supervisión y mejora del rendimiento a distancia
Por mucho que queramos decir que el trabajo debería ser todo diversión y juegos, al fin y al cabo estás ahí para trabajar, generar ventas e impulsar el crecimiento. Por eso es crucial vigilar de cerca las métricas de rendimiento y ofrecer un feedback constructivo.
Existen varias herramientas para medir el rendimiento, pero, en última instancia, contar con indicadores clave de rendimiento (KPI) muy claros (¡y posiblemente sencillos!) facilita las cosas. Si tu equipo de ventas sabe qué se espera de él, cuándo y por qué medios, la comunicación es mucho más sencilla y todo el mundo sabe a qué atenerse y en qué aspectos debe centrarse.
A la hora de proporcionar feedback, éste debe ser tan empático como sistemático. En este caso, deben utilizarse las videollamadas individuales, ya que añaden matices, expresiones faciales y la posibilidad de responder. El envío de correos electrónicos en los que se critica a los empleados por sus deficiencias puede interpretarse, aunque no sea la intención, como agresivo o brusco, o incluso puede hacer que algunos representantes entren en una espiral de ansiedad que afecte aún más a su trabajo. Del mismo modo, al realizar una llamada de vídeo es fundamental centrarse en comentarios prácticos que permitan a los miembros del equipo desarrollar sus habilidades y alcanzar sus objetivos. Los procesos son a menudo la clave del éxito en las ventas. El carisma y las habilidades son una cosa, pero conseguir que la gente acuda y repita el proceso una y otra vez suele ser el trabajo que logra las grandes victorias.
Grabaciones = Fácil control del rendimiento
Un método eficaz para mejorar el rendimiento es revisar las llamadas y reuniones de ventas grabadas. No se trata de vigilar a los miembros del equipo, sino más bien de una herramienta para la mejora personal y la formación. Un software de grabación de reuniones puede ser muy valioso en este caso, ya que ofrece la oportunidad de revisar las interacciones con los clientes, comprender los diferentes estilos de venta e identificar las mejores prácticas. Es como tener una cinta de juego que los profesionales de ventas pueden estudiar para perfeccionar su enfoque, mejorar su discurso y manejar mejor las objeciones.
Esta estrategia no consiste en microgestionar, sino en fomentar una cultura de aprendizaje y mejora continuos. Utilizando las herramientas adecuadas y adoptando un enfoque de apoyo a la retroalimentación, los líderes pueden guiar a sus equipos de ventas remote hacia un mayor rendimiento y mayores logros.
Crear una cultura de confianza y responsabilidad
Para cualquier empresa, la confianza y la responsabilidad son algunos de los aspectos más importantes de la cultura empresarial en general. Durante demasiado tiempo, remote y el trabajo desde casa han sido vistos por muchos como algo "fácil" y "menos" en lo que se refiere al trabajo. Pero esto no puede estar más lejos de la realidad.
Un equipo de remote que funcione eficazmente debe tener una cultura sólida. Y esa cultura sólida debe basarse en un buen nivel de confianza y responsabilidad personal (y profesional).
Sin embargo, para crear una cultura de responsabilidad, el director de ventas debe establecer expectativas claras, proporcionar las herramientas y el apoyo necesarios y confiar en que los miembros del equipo las cumplan.
Como líder de ventas, debes recordar que eres un líder y no el padre de un representante de ventas.
Hacer todo esto y luego microgestionar desde la distancia socava toda la estructura y el proceso.
Por eso, aunque los controles periódicos y los canales de comunicación transparentes son cruciales, también es importante celebrar los éxitos y aprender juntos de los errores.
He aquí tres situaciones en las que puede, como jefe de ventas/director/líder, demostrar una sana cultura de la confianza (y un ejemplo de lo que debe evitar).
Escenario número 1
La "jornada laboral" ha comenzado. Su representante no se ha conectado al sistema en línea.
Lo primero que hay que hacer es comprobar que no tienen ningún permiso o una cita médica.
En segundo lugar, ¿qué hora es? Si han pasado unos minutos de las 9 de la mañana, es posible que tengan problemas con Internet. Es mejor no sacar conclusiones precipitadas.
En tercer lugar, ¿cuál es su rendimiento? Aunque no estén en línea, si están por encima del objetivo y han estado trabajando este mes, puede que merezca la pena darles un poco de margen.
Trate de no reaccionar ante el caso concreto, pero si forma parte de una tendencia más amplia, esto es algo que puede comunicar durante un 1:1.
Lo que NO hay que hacer es empezar a llamarles a su móvil personal y enviarles numerosos mensajes de Slack exigiendo saber dónde están.
Escenario número 2
Un informe clave debe estar listo para el final del día, y su representante de ventas envía un mensaje a última hora de la tarde explicando que va a incumplir el plazo debido a problemas imprevistos del cliente que exigían su atención inmediata.
El primer paso es evaluar la situación con calma. Comprenda el contexto y el impacto del incumplimiento del plazo en el equipo y en los resultados del cliente. Recuerda que las emergencias ocurren y que la flexibilidad forma parte de la gestión de un equipo remote .
En segundo lugar, comuníquese. Pida una breve actualización o un informe sobre el problema que haya surgido con el cliente, para calibrar la gravedad y comprender mejor cómo podrían gestionarse de otro modo las situaciones futuras. Esto ayuda a comprender si se trataba realmente de una circunstancia imprevista o del resultado de una mala gestión del tiempo.
En tercer lugar, ofrezca apoyo y soluciones. Dependiendo de la gravedad del retraso, discuta posibles formas de mitigar el impacto. Por ejemplo, reasignando recursos temporalmente, ajustando los plazos si es posible, o incluso interviniendo si la situación lo requiere.
La clave está en aprovechar la ocasión para aprender. Debatir qué se podría haber hecho de otra manera, tanto en la gestión del problema del cliente como en la comunicación previa del retraso. Fomente la comunicación proactiva para futuros incidentes.
Lo que hay que evitar es expresar inmediatamente la frustración o la decepción sin entender el contexto completo. Reprender públicamente al representante o tomar decisiones precipitadas sobre su compromiso o capacidad puede dañar la confianza y la moral. En lugar de eso, mantén un enfoque constructivo que se centre en resolver el problema y mejorar de cara al futuro.
Escenario número 3
Su equipo acaba de cerrar un importante acuerdo, resultado de meses de duro trabajo, colaboración y persistencia. Uno de sus representantes de ventas ha sido fundamental para sortear las complejidades del acuerdo.
Lo primero que hay que hacer es reconocer y celebrar públicamente el éxito. Puede ser durante una llamada de equipo, en un chat de grupo o mediante un anuncio en toda la empresa, destacando el papel del representante y el esfuerzo del equipo. El reconocimiento es un poderoso motivador y refuerza el valor del trabajo duro y la dedicación.
En segundo lugar, considere la posibilidad de recompensar el logro. Puede ser una gratificación, un día libre adicional u otra forma de reconocimiento que se ajuste a la cultura y las políticas de la empresa. Es esencial que la recompensa sea significativa para el representante y que el resto del equipo la considere valiosa.
En tercer lugar, utilice este éxito como herramienta de aprendizaje. Organice una sesión informativa en la que el representante pueda compartir su experiencia, sus estrategias y lo que ha aprendido durante el proceso. De este modo, no sólo se celebra el éxito, sino que el resto del equipo aprende y aplica estos conocimientos a futuras oportunidades.
Lo que hay que evitar aquí es pasar por alto el éxito o no reconocer el esfuerzo públicamente. Esto puede dar lugar a una sensación de infravaloración y disminuir la motivación y la moral del equipo. Además, evite atribuir el éxito únicamente a factores externos o a la suerte; reconozca la habilidad, el esfuerzo y las estrategias que condujeron a la victoria.
En este entorno, la confianza surge de la comprensión de que todo el mundo trabaja por el mismo objetivo, aunque su oficina esté en la cocina.
El futuro del liderazgo en ventas
Está claro que las estrategias y tecnologías adaptadas para el trabajo de remote no son meros parches temporales, sino el principio de cómo se llevarán a cabo las ventas de aquí en adelante.
Los centros de llamadas en frío y los representantes de ventas cara a cara, aunque no desaparecerán totalmente, van a ser cada vez menos habituales.
El liderazgo en un mundo de equipos de ventas remote debe ser dinámico, al igual que la tecnología que lo sustenta. Y aunque "Estás mudo" es la frase de moda, en los próximos años probablemente acabe siendo sustituida y enviada al fondo de la nostalgia. Incluso es posible que en el futuro podamos programar nuestros propios avatares de ventas para que vendan por nosotros.
Como director de ventas, la capacidad de adaptarse, innovar y, quizás lo más importante, reírse y crear una gran dinámica de equipo va a ser la clave para dirigir equipos de ventas a distancia.
