Las notas de reunión son tan importantes para un equipo de ventas como la luz del sol para las plantas. Son esenciales para captar información clave durante las llamadas de ventas y otras reuniones comerciales. Puedes utilizarlas como punto de referencia en las llamadas internas para garantizar la claridad y la rendición de cuentas, o para recordar detalles clave sobre un cliente potencial cuando te preparas para un seguimiento.
Pero garabatear notas con papel y bolígrafo es cosa del pasado. La era digital ha traído la inteligencia artificial a la ecuación y, con ella, las notas de las reuniones se han transformado. Los tomadores de notas con IA ofrecen más precisión, eficiencia y accesibilidad a la hora de tomar y almacenar notas, al tiempo que te permiten participar más en la conversación.
Esta completa guía explora la importancia de las notas de reunión, así como consejos y trucos para aprovechar al máximo su potencial, y plantillas, herramientas y técnicas para organizar las notas de forma más eficaz.
Empecemos por lo básico...
¿Qué son las notas de reunión?
Las notas de reunión son un informe informal de los momentos clave de una reunión. Son útiles porque ofrecen un resumen escaneable de las ideas, percepciones y puntos de acción tratados durante la reunión.
Tradicionalmente, las notas de las reuniones se toman con papel y bolígrafo. Esto es especialmente cierto en las reuniones en persona. Sin embargo, las reuniones virtuales aumentaron del 48% al 77% entre 2020 y 2022. Y con la explosión de las reuniones en remote , llegó el auge de los tomadores de notas con IA.
Remote Reuniones
A menos que trabajes en un sector puramente presencial, lo más probable es que hayas tenido alguna que otra reunión en remote (o dos mil). Estas reuniones suelen tener lugar en plataformas de videoconferencia como Zoom o MS Teams y permiten a tu equipo conectarse "cara a cara" aunque estén en distintos países.
El concepto de reuniones remote tampoco es nuevo. De hecho, remote y las reuniones híbridas han sido un tropo popular en las películas de ciencia ficción durante bastante tiempo. Ahora forman parte de la vida cotidiana.
La posibilidad de celebrar reuniones virtuales fiables ha llevado a muchas empresas a adoptar una cultura de trabajo remote-first, y a muchas más a adoptar un estilo híbrido. Se cree que en 2025, el 22% de la población activa de EE.UU. trabajará a distancia al 100%. Incluso en 2024, sólo el 39% trabajará de forma totalmente presencial. Esto hace que las reuniones en remote sean esenciales.
¿Difiere la toma de notas entre reuniones presenciales y reuniones en Remote ?
Las notas de las reuniones en persona suelen escribirse a mano. Esto es cómodo, pero puede resultar engorroso, por no mencionar que puede distraerte de la conversación en sí. En las reuniones de equipo, esto suele bastar, siempre y cuando tengas una buena organización de las notas (más adelante hablaremos de ello).
En las reuniones de remote , la mayoría de la gente sigue recurriendo al papel y al bolígrafo, pero es mucho menos eficaz, claro y detallado que la otra opción: aprovechar la tecnología.
La primera opción es escribir las notas en un documento durante la llamada. Es más rápido que escribir a mano, pero puede distraerle y hacerle perder puntos clave. La segunda opción, más eficaz, es utilizar anotadores automáticos. Ahora pueden capturar todos tus puntos clave, así como quién los ha dicho, quién tiene asignada cada tarea, cuándo hay que entregarla, cuáles son tus puntos de acción y todo lo que puedas imaginar. Todo ello mientras tú te centras en la conversación.
Además, también es posible utilizar la IA para tomar notas en reuniones en persona. Al principio puede resultar un poco más incómodo, pero una vez configurado, ya puedes empezar.
¿Son lo mismo las notas de reunión y las actas?
En pocas palabras: no. Tanto las actas como las notas son herramientas eficaces para documentar la información, pero difieren ligeramente en cuanto a su formalidad.
Las notas de las reuniones suelen ser informales. Sueles leerlas tú y quizá algunos compañeros. A pesar de su carácter informal, conviene estructurarlas para ahorrar tiempo al revisarlas más tarde.
Por otro lado , lasactas de reunión son formales. Suelen seguir una estructura específica que incluye los nombres de los asistentes, los puntos de acción, el orden del día y un resumen. Estas notas se conservan en un registro general para la empresa y no como documentación personal.
Veamos las diferencias con más detalle.
Las diferencias clave: Notas de reunión y actas
Formalidad
- Notas de la reunión. Documento personal que puede compartirse. Es una forma informal de tomar notas durante una reunión.
- Acta de la reunión. Documento oficial en nombre de la empresa. Es formal y puede utilizarse para referirse a asuntos importantes en el ámbito profesional.
Distribución
- Notas de la reunión. Aunque es un documento personal, puede difundirse entre los participantes en la reunión y también entre los que no asistieron.
- Acta de la reunión. Las actas de las reuniones deben ser compartidas por la jerarquía directiva, así como por los directores de las empresas y las partes interesadas.
Contenido
- Notas de la reunión. Resuma la reunión, incluidos los puntos de acción, las decisiones y la información clave.
- Acta de la reunión. Las actas de las reuniones ofrecen una visión exhaustiva de los debates, las decisiones precisas, las acciones oficiales y los resultados de las votaciones.
Los métodos tradicionales de redacción de actas están siendo sustituidos por el reconocimiento de voz mediante IA, lo que los hace cada vez más redundantes. Con el cambio a las reuniones remote , la tecnología ha tomado el relevo, ofreciendo transcripciones instantáneas y precisas. Todavía se pueden tomar notas manualmente para recordar algo concreto más tarde, pero las actas manuales se están convirtiendo rápidamente en cosa del pasado.
Conozca las diferencias cruciales entre las notas de reunión y las actas. Descubra cómo documentar eficazmente las reuniones y el papel de las herramientas digitales.
¿Por qué tomar notas en las reuniones?
Las notas de reunión son esenciales para retener la información. Aunque tenga la mejor memoria del mundo, no podrá recordar todos los detalles de cada reunión.. Si quieres recordar lo que se dijo, quién lo dijo, el tono que emplearon y más detalles de tus llamadas, es innegable que las notas de reunión son fundamentales. Las grabaciones y transcripciones son aún mejores.
En pocas palabras, sin notas de reunión, estás perdido. Esto es especialmente cierto en puestos de cara al cliente como el de ventas: si quieres establecer una buena relación con tu cliente potencial, desarrollar una base de confianza y empatizar con él a un nivel profundo, necesitas recordar detalles sobre él. Tienes que ser capaz de repasar tus notas y averiguar inmediatamente por qué ese cliente potencial está interesado en comprar tu producto. ¿Cuál es su marca? ¿Cuál es su papel en la empresa? ¿Qué les gusta de su producto y, lo que es más importante, qué no les gusta? ¿Por qué?
Cuando tenga estas respuestas a mano, podrá retomar rápidamente el contacto con el cliente potencial aunque hayan pasado semanas desde su última llamada. El cliente potencial se sentirá honrado de que te acuerdes de él; se sentirá respetado y valorado. Así es como se hacen las ventas. Más que eso, así es como se construyen las relaciones con los clientes y cómo comienza la retención de clientes. Todo empieza con buenas notas.
Recuerde: el 69% de los clientes dan prioridad a un vendedor que escucha. Considera las notas de las reuniones como una forma de mostrar activamente tu capacidad de escucha.
5 ventajas clave de tomar buenas notas en las reuniones
Aunque ya se han mencionado brevemente, las ventajas de unas notas de reunión de alta calidad son casi infinitas. Veamos algunas de las principales ventajas de tomar notas de gran calidad.
1. Mayor memoria
En el siglo XIX, un psicólogo llamado Ebbinghaus elaboró el estudio más conocido sobre la retención de la memoria, que aún hoy puede reproducirse con exactitud. Demuestra que las personas olvidan rápidamente la gran mayoría de la información que reciben.
En cuanto a las reuniones, no es lo ideal. Si no quieres acordarte de lo que hablasteis durante la reunión, todo habrá sido en vano. Si te vas de una reunión sin tomar notas, es mucho más probable que olvides los puntos clave, las ideas y, posiblemente, incluso los puntos de acción. Las notas de reunión consolidan todo esto de forma física, para que siempre puedas volver a ellas.
Las principales conclusiones del estudio de Ebbinghaus son las siguientes:
- Los recuerdos se debilitan con el tiempo
- Olvidas más de la mitad en menos de una hora
- Las cosas con significado son más fáciles de recordar
- La forma en que se presentan las cosas afecta a tu capacidad para recordarlas (importante para saber cómo debes estructurar las notas de una reunión).
- Cómo te sientes en ese momento afecta a tu memoria
2. Más claridad
Con unas notas de reunión a mano, es mucho más probable que entiendas temas complejos y te sientas seguro en tus próximas tareas. Unas buenas notas desglosarán claramente lo que se ha hablado para que puedas repasarlo tantas veces como necesites.
3. Rendición de cuentas
Con unas buenas notas de reunión, sabrás qué miembro del equipo es responsable de cada tarea. Esto ayuda a rendir cuentas, ya que siempre puedes consultar las notas de la reunión para saber quién está haciendo qué.
Con los anotadores de IA, esto se lleva un paso más allá con la capacidad de grabar y/o transcribir reuniones para que todo tu equipo tenga una fuente de verdad verificable en lo que respecta a la rendición de cuentas.
4. Mejorar el seguimiento
Tanto si estás haciendo un seguimiento de tus compañeros de equipo como de un cliente potencial, las notas de reunión te proporcionarán una base a la que remitirte antes de tu próxima reunión. Puede ser algo tan sencillo como comprobar si se han cumplido los plazos desde la última reunión o algo tan importante como recordar las necesidades, los deseos y los puntos débiles del cliente potencial.
5. Eficacia
Cuando se toman buenas notas de las reuniones, ya no es necesario repetir lo que ya se ha tratado en reuniones anteriores. Ahorras tiempo y energía, lo que te permite agilizar las reuniones futuras e ir directamente al grano.
Cómo tomar notas en una reunión
Hay muchas formas distintas de tomar notas de una reunión. Lo más importante es utilizar un formato coherente y estructurado que te permita consultarlas fácilmente. Así ahorrarás tiempo y podrás elegir qué información quieres incluir.
Estos son algunos de los métodos más populares para tomar notas.
Métodos populares para tomar apuntes
Te ayudan a decidir qué debes tener en cuenta y qué no. Y no solo eso, sino que están formateadas de tal manera que es muy fácil escanearlas y consultarlas.
- Mapa mental. Este método consiste en un mapa mental visual con un tema central que se ramifica en subtemas relevantes. El mapa mental te ayuda a ver las conexiones entre los puntos clave de una forma estética.
- Cornell. Los apuntes Cornell se organizan en tres secciones: pistas, notas y resumen. El método Cornell se utiliza para resumir los temas principales y anotar las palabras clave relacionadas con ellos. Cornell es estupendo para condensar ideas de forma lógica y organizada.
- Método del esquema. El método más habitual para tomar apuntes, el esquema, suele constar de tres frases: el tema principal, un subtema y, a continuación, una frase de notas relacionadas con cualquiera de los dos. Este método se utiliza cuando se desea una estructura clara que facilite la lectura.
- Cuadrante. Las notas de cuadrante se organizan en cuatro secciones, normalmente ordenadas por importancia y prioridad. Tomar notas en cuadrantes es un método visual estupendo para tomar mejores decisiones y gestionar mejor el tiempo. Las notas de cuadrante te ofrecen una estructura clara y organizada para repasar.
Cómo tomar notas en reuniones digitales
Si quieres mecanografiar las notas de tu reunión, puedes utilizar uno de los métodos anteriores y aplicarlo a la herramienta que prefieras. Crea una plantilla para que sólo tengas que abrir el archivo y escribir. Puedes utilizar herramientas como Microsoft Word, Google Docs, Evernote o incluso Notion para apuntar las notas de la reunión.
Si se trata de notas tomadas en persona, basta con abrir el portátil y teclear durante la conversación. Sin embargo, si se trata de una reunión en remote , querrás tener tus notas en un lado de la pantalla y la llamada en el otro para no perderte nada mientras escribes. Los navegadores modernos, como Google Chrome y Microsoft Edge, permiten dividir la pantalla para que esto sea posible.
Cómo preparar una reunión
Para sacar el máximo partido de la reunión, hay que tener una dirección clara y un objetivo concreto en mente. Si cubres todas las bases de antemano, te asegurarás de que la reunión se desarrolle sin problemas y podrás anotar con mayor precisión los puntos clave.
En general, tener un plan hace que las notas de sus reuniones sean mucho más jugosas. No sólo eso, sino que una estructura clara le ahorrará capital; se cree que la asistencia innecesaria a reuniones le cuesta a su empresa 25.000 dólares por asistente cada año... El mismo estudio descubrió que las empresas con más de 100 empleados podrían ahorrar más de 2 millones de dólares al año reduciendo las reuniones innecesarias, o más de 100 millones si su empresa tiene más de 5.000 empleados.
Con esto en mente, querrá prepararse adecuadamente para todas sus reuniones. Veamos cómo.
Fijar los objetivos de la reunión
Pregúntate a ti mismo, ¿por qué celebras esta reunión? ¿Cuál es el objetivo? ¿Cómo quieres que sea el resultado de la reunión?
Es vital establecer objetivos. El 72% de los profesionales cree que establecer objetivos claros hace que una reunión tenga éxito. Al fin y al cabo, nadie quiere reunirse para hablar de su fin de semana o del tiempo que hace.
Comprender los objetivos de la reunión hará que sea mucho más fácil crear un orden del día de antemano. En la infografía siguiente verás que tener un orden del día claro es otro elemento clave para el éxito de una reunión, junto con la asistencia de menos personas y el estímulo visual.
Crear la agenda
Esboza lo que hay que discutir y los puntos que hay que tratar para alcanzar los objetivos de la reunión. En general, hay dos tipos de reuniones:
- Reuniones periódicas. Sonreuniones que se celebran con regularidad y siguen un modelo específico, pero que suelen tener distintos puntos de debate. Un ejemplo sería una puesta al día semanal en la que se resuman los esfuerzos a corto plazo de un equipo.
- Reuniones puntuales. Este tipo de reunión es más específico. En este tipo de reuniones, el objetivo, el orden del día y la duración se establecen desde cero. Pueden celebrarse para tratar un problema que haya surgido o una nueva función que esté a punto de ponerse en marcha.
Enviar invitaciones
Envíe con antelación invitaciones selectivas a las reuniones para avisar a su equipo con suficiente antelación. El botón de invitar a todos no es necesario para todas las reuniones. Evítalo como la peste.
Cuando envíe la invitación, asegúrese de incluir los objetivos y el orden del día de la reunión para que su equipo conozca el contexto. Esto le ayudará a meterse de lleno en la reunión.
También debe fomentar una cultura de trabajo puntual para minimizar los retrasos. De media, los altos ejecutivos pierden 5 días y 19 horas al año esperando a que empiecen las reuniones. Una locura.
Preparar los materiales
Pon tus datos y cifras en orden y prepara tus diapositivas, así como cualquier otro material que se vaya a discutir o presentar. Esto debería ser obvio, pero a nadie le gusta esperar durante la llamada.
Si necesita preparar a su equipo de antemano, envíe los materiales para que dispongan de tiempo suficiente para revisarlos antes de acudir a la reunión. Recuerda que los profesionales dedican una media de 4 horas semanales a preparar las reuniones. Sólo dales material para revisar si es esencial, y no lo dejes para el último momento si quieres que alguien lo mire.
Cómo redactar mejores actas de reunión
Tomar mejores actas de reuniónhay que organizarse, prepararse de antemano y estar atento durante toda la reunión. Sin embargo, con el cambio a las videoconferencias, ahora las actas se generan mediante herramientas de transcripción de IA.
Antes de sumergirnos de lleno en la IA, veamos algunos puntos clave para mejorar tus habilidades tradicionales de redacción de actas:
- Consigue lo básico. Empieza por apuntar lo básico: quién, qué, dónde y cuándo.
- Resumir. Resuma los principales temas tratados, tanto los que figuran en el orden del día como los que no, y exponga la finalidad y los objetivos de la reunión.
- Identifique los puntos de acción. Registre las medidas que deben tomarse, especificando las tareas, los plazos y las personas o equipos responsables.
- Citas. Capture citas destacadas palabra por palabra para resaltar las ideas clave.
- Edita y aclara. Edita y da formato a tus notas para que sean más claras y legibles. Puede ser útil utilizar plantillas.
No olvide corregir los errores y asegurarse de que las actas estén organizadas y sean fácilmente accesibles. Compártalas rápidamente con los asistentes y cree un archivo con su nombre para facilitar su consulta. Para futuras reuniones, distribuye actas anteriores que sirvan de recordatorio de los debates.
A continuación encontrará un modelo de ejemplo de cómo crear actas de reunión eficaces.
Actas de reuniones y AI
Las actas de reuniones han evolucionado gracias a las eficaces soluciones que ofrecen los avances en IA. Desde la transcripción de palabras habladas a texto hasta el resumen automático de puntos clave, la IA agiliza el proceso de redacción de actas, ahorrando tiempo y mejorando la precisión.
Su capacidad para organizar y clasificar la información aumenta la productividad del equipo y permite reasignar el presupuesto destinado a la redacción de actas. Dependiendo de la herramienta que utilices, puedes proporcionar a la IA una plantilla de actas de reunión y hacer que la rellene en tu nombre al instante después de cada reunión. Si utilizas tl;dv, por ejemplo, la IA también proporciona marcas de tiempo para que puedas saltar a la grabación y volver a ver los puntos clave.
Plantillas de actas de reuniones
Las actas de las reuniones proporcionan registros históricos de las reuniones y sirven como un nivel de responsabilidad para la toma de decisiones futuras. Son transparentes, ayudan a evitar malentendidos y ayudan a resolver disputas.
Es una buena idea tener a mano una plantilla para las actas de las reuniones para que puedas completarlas rápida y fácilmente durante la conversación. Alternativamente, como se mencionó anteriormente, puede alimentar esta plantilla a una herramienta de IA de su elección para producir actas de reuniones para usted.
Hay varias plantillas de actas de reuniones entre las que elegir:
Modelo tradicional de acta de reunión
- Detalles. ¿Cuál es el lugar, la hora y la fecha?
- Asistentes. ¿Quién asistió a la reunión?
- Orden del día. ¿Qué había en el orden del día de la reunión?
- Puntos clave. ¿Qué puntos clave se plantearon y debatieron? ¿Qué se dijo sobre ellos?
- Decisiones. ¿Qué decisiones se tomaron durante la reunión?
- Acciones. ¿Cuál ha sido la llamada a la acción? ¿Qué sucede a continuación?
- Tareas de seguimiento. ¿Hay tareas inmediatas que deban realizarse como resultado de la reunión?
Plantilla de acta de reunión
- Detalles. ¿Cuál es el lugar, la hora y la fecha?
- Asistentes. ¿Quién asistió a la reunión?
- Tareas identificadas. ¿Qué tareas se han identificado a raíz del debate?
- Responsables asignados. ¿A quién se han asignado estas tareas?
- Plazos. ¿Cuándo hay que terminar la tarea?
- Puesta al día. ¿Qué progresos se han realizado desde la reunión anterior?
- Obstáculos. ¿Hubo algo que impidió el progreso? ¿Qué era y cómo puede abordarse eficazmente?
Acta de la reunión. La perdición de la existencia de todo oficinista. La tan temida, pero de alguna manera esencial, tarea que convierte a los empleados despreocupados en garabatos de notas con el ceño fruncido, tratando frenéticamente de mantenerse al día con cualquier monólogo cargado de jerga de su jefe
Plantillas de órdenes del día de reuniones iniciales
Una reunión inicial es la reunión oficial para poner en marcha un proyecto. Puede ser cualquier cosa, desde un nuevo negocio hasta el lanzamiento de una nueva función. En la reunión se habla de objetivos específicos, plazos, expectativas y posibles obstáculos.
Plantillas de órdenes del día pueden ayudarle en las cruciales fases iniciales de un proyecto y marcar el camino para que la reunión inaugural sea un éxito. He aquí algunos ejemplos:
Plantillas básicas
En Internet encontrarás muchas más plantillas de reuniones de lanzamiento. Aquí hemos reunido algunas buenas para que les eches un vistazo. Son un poco más detalladas y pueden seguirse de forma tan rígida o flexible como se desee.
Esta plantilla de orden del día para la próxima reunión inicial también es una buena forma de planificar la primera reunión. Ambas son estupendas, así que elige la que mejor se adapte a ti y a tu empresa.
Más plantillas de notas y actas de reuniones
Puedes encontrar plantillas de notas para reuniones por toda la web. Aquí tienes un puñado de sitios para empezar:
- Microsoft. Ofrecen montones de plantillas de actas de reuniones que puedes utilizar gratuitamente.
- ClickUp te ofrece toda una gama de plantillas de notas de reunión para que las utilices, ordenadas por diferentes tipos de reunión, incluidas las reuniones 1 a 1, las reuniones periódicas y las actas de reunión.
- Canva. Canva ofrece una amplia selección de plantillas de notas de reunión bien diseñadas. Puedes elegir entre docenas de estilos diferentes.
- Zapier. Zapier tiene 7 plantillas de notas de reunión para elegir, incluyendo un desglose de cómo usar cada una.
- 101planners. Hay muchas más plantillas para notas y actas de reuniones, y para todo lo demás.
Cómo organizar sus notas de reunión para lograr la máxima eficacia
Eficazmente organizar sus notas es fundamental para establecer una comunicación clara tanto interna como externamente. Piénsalo así: ¿de qué sirven las notas de las reuniones si no puedes utilizarlas? Tienes que organizarlas de forma que sean fácilmente accesibles y la información que contienen sea rápida y fácil de digerir.
Los equipos de ventas que organizan las notas de sus reuniones pueden retener mejor la información vital relativa a los clientes potenciales. Los vínculos creados serán más fuertes, ya que los clientes potenciales se sentirán recordados y reconocidos, en lugar de ser un nombre más en la agenda. Utilizar las notas de las reuniones es la razón principal por la que se toman.
Sigue estos 4 pasos para organizar las notas de tus reuniones y no te equivocarás:
- Sé breve. Sus notas deben ser breves, concisas y directas.
- Colabora. Comparte tus ideas con otros compañeros de equipo y tomad notas juntos.
- Resume inmediatamente. Nunca olvides resumir tus notas cuando la reunión llegue a su fin. Si esperas más, olvidarás información clave.
- Sé coherente. Elige un formato para tomar notas y cíñete a él; no querrás notas desorganizadas.
Con las herramientas de IA enumeradas anteriormente, el trabajo preliminar está hecho por ti. Las notas no solo son fácilmente accesibles (basta con buscar una palabra clave), sino que se envían directamente a donde las necesitas... ¡tu CRM!
CRMs: Almacenamiento ideal de notas
Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son fáciles de conectar con otras aplicaciones, como el correo electrónico o el software de contabilidad, gracias a sus herramientas e integraciones incorporadas. Esto significa que las empresas pueden sin esfuerzo compartir datos, automatizar tareas y ofrecer una experiencia fluida a sus equipos internos.
También significa que funcionan como repositorio de todos los datos de clientes que recopila, incluidos los de las reuniones grabadas. Ahora, el equipo de atención al cliente, el equipo de ventas y el equipo de investigación de usuarios pueden acceder a la información sobre el mismo cliente desde el mismo lugar. Esto incluye llamadas de ventas, llamadas de atención al cliente, entrevistas con usuarios y prácticamente cualquier otra interacción que el cliente haya tenido con su empresa. En resumen, te conviertes en un experto en tus clientes organizando eficazmente las notas de tus reuniones.
Si opta por hacerlo con un CRM, beneficiará a toda su empresa y pondrá de relieve los principios centrados en el cliente. Además, con un solo clic podrás sincronizar tus notas de Google Meet directamente con el CRM que elijas.
No te pierdas este consejo clave a la hora de almacenar notas de reuniones para conseguir la máxima eficacia.
Cómo guardar las notas de las reuniones
Si sigues escribiendo a mano las notas de las reuniones, las cosas se pueden desordenar rápidamente. Pasarlas a máquina es un paso más, pero puede merecer la pena para archivarlas en el ordenador y tenerlas siempre a mano.
Si tecleas tus notas, esto es más fácil, ya que tendrás que elegir una ubicación de archivo cuando guardes el documento. Puedes guardar tus notas mecanografiadas en carpetas a través de la herramienta que prefieras: MS Word, Google Docs o Evernote.
Accesibilidad
Lo principal del almacenamiento de notas de reuniones es que tú y tu equipo podáis acceder a ellas cuando las necesitéis.
El mejor lugar donde pueden estar sus notas o actas es en una plataforma en línea centralizada a la que cualquier persona de su organización pueda acceder en cualquier momento.
Si utilizas un anotador automático para tomar las notas de la reunión, puedes sincronizarlas con tu CRM y transportarlas allí inmediatamente después de cada reunión. Así ahorrarás tiempo y energía, y te asegurarás de que tus notas están a buen recaudo.
Esto es perfecto para equipos de ventas, equipos de atención al cliente o investigadores de usuarios que quieran almacenar sus notas para cada cliente junto con el resto de sus datos. Esto es especialmente cierto si sus notas de la reunión también incluyen secuencias de vídeo con marcas de tiempo para volver a ver rápidamente los aspectos más destacados de la llamada. Tendrás todo, de todos los equipos, en un solo lugar.
Consistencia
El otro aspecto clave del almacenamiento de notas de reuniones es que debe ser coherente. Ya hemos hablado de la necesidad de mantener el mismo formato para que, cuando tengas que utilizar las notas, te resulte muy fácil encontrar lo que buscas. Y esto también se aplica a toda la empresa.
Otra cosa importante es que estén todas almacenadas juntas en la misma plataforma. Lo último que necesitas es tener algunas notas en papel, otras en Google Docs y otras en Salesforce. Tiene que haber coherencia en el formato y la ubicación de almacenamiento.
Haga de esto una prioridad para todas las notas de reunión.
Cómo compartir sus notas de reunión
Como ya se ha comentado, lo fundamental de las notas de reunión es que tu equipo pueda acceder a ellas cuando las necesite. Si bien una forma de hacerlo es almacenándolas de forma eficiente, también puedes compartirlas una vez finalizada la reunión.
Antes de compartirlas, asegúrate de que están listas para que las vean otras personas. Las notas tomadas durante una conversación pueden estar desordenadas o contener erratas. Repásalas un poco y luego envíaselas a tus compañeros.
Dependiendo de dónde hayas guardado tus notas, existen numerosas formas de compartirlas. Tanto Google Docs como Evernote incluyen un botón "Compartir" que te permite enviar tus notas por correo electrónico (o copiar el enlace). En el caso de MS Word, tendrás que guardarlas como archivo y enviarlas por correo electrónico o por un canal de comunicación.
Como ya se ha dicho, también es buena idea tener un repositorio central donde guardar las notas y notificar su ubicación a los compañeros. De este modo, no tendrán que depender de ti para acordarse de enviar las notas. Podrán encontrarlas rápidamente por sí mismos.
Si has utilizado un anotador AI como tl;dv, sabrás que puedes etiquetar a tus compañeros de equipo en las propias notas. Recibirán un correo electrónico (o un mensaje de Slack) con un hipervínculo que les llevará inmediatamente al momento exacto de la grabación de la reunión que sea relevante para ellos. Esto hace que compartir notas sea ridículamente sencillo.
Seguimiento de una reunión
Una vez finalizada la reunión, conviene enviar un seguimiento a los participantes para garantizar la claridad de los puntos de acción clave y los plazos. Así se garantiza que todo el mundo está de acuerdo y se tiene la oportunidad de verlo todo por escrito, lo que aumenta la responsabilidad.
Aunque puedes hacerlo manualmente, es aconsejable que compartas las notas de la reunión con los participantes para que tengan una visión de alto nivel de toda la reunión, con un breve resumen y todas las ideas principales.
Las personas que toman notas con IA suelen enviar automáticamente las notas generadas a todos los participantes una vez finalizada la reunión. De este modo, se realiza el seguimiento por ti. Los participantes pueden volver a ver la reunión, leer la transcripción o echar un vistazo al resumen y las notas de la IA, saltando a partes específicas de la reunión mediante marcas de tiempo. Es la forma más eficaz de hacer el seguimiento de una reunión, ya que incluye desde un breve resumen hasta la reunión completa.
Las mejores herramientas para tomar notas en las reuniones
Las herramientas para tomar notas abundan y por una buena razón. Funcionan. Retener información durante las reuniones de negocios es crucial, y nunca ha sido tan fácil como ahora.
En comparación con las notas escritas a mano, las herramientas para tomar notas ofrecen una organización, accesibilidad e integración excelentes. Puedes enviar sin problemas tus ideas a tus herramientas de trabajo, agilizando tu flujo de trabajo y automatizando un montón de tareas que te quitan tiempo. También puedes colaborar con tus compañeros de equipo con sólo pulsar un botón.
Echa un vistazo a continuación para encontrar algunos de los mejores tomadores de notas con IA del mercado.
AI Notetakers
ChatGPT está ampliamente considerada como la OG de las herramientas tecnológicas de IA, pero ahora hay montones de herramientas que integran la tecnología GPT para mejorar específicamente la toma de notas. Esto significa que puedes agregar y analizar grandes cantidades de datos en cuestión de instantes, incluidos los datos extraídos de reuniones virtuales.
También es importante señalar que las herramientas de IA son muy precisas. Aunque probablemente nunca lo sean al 100%, tampoco lo serán los humanos. La creciente gama de potentes programas de transcripción es algo que está haciendo girar cabezas en todo el sector SaaS.
Algunos de los mejores tomadores de notas AI incluyen:
- tl;dv
- Fireflies
- Fathom
- Otter.ai
- Gong
- Tactiq
- Avoma
Fathom obtuvo su bombo y fue acuñado como el "tomador de notas gratuito". Teníamos curiosidad por saber cómo se comparaba con tl;dv cuando fueron utilizados por los equipos, y se quedaron con un poco de decepción...
En este enfrentamiento entre tl;dv y Fireflies.ai, ambos destacan como notables tomadores de notas por IA, sobresaliendo en la provisión de transcripciones detalladas, resúmenes concisos y una amplia gama de integraciones.
Sin embargo, a pesar de sus similitudes, existen claras diferencias que
Utilizar Evernote o Google Docs
Los tomadores de notas automáticos no son para todo el mundo. Algunas personas prefieren herramientas gratuitas en las que pueden escribir notas manualmente. El por qué es irrelevante: lo importante es el cómo.
En primer lugar, elige cómo vas a dar formato a las notas de la reunión. Puedes desplazarte hacia arriba para ver nuestras recomendaciones al respecto, pero la clave es elegir una estructura y ceñirse a ella. Utiliza una plantilla preexistente o crea la tuya propia, pero guarda este archivo para poder reutilizarlo en cada reunión en la que tengas que tomar notas.
Una vez que lo tengas todo listo, inicia la reunión y abre la aplicación que prefieras: Evernote o Google Docs. Puedes dividir la pantalla para escribir tus notas y asistir a la reunión simultáneamente. Ambas aplicaciones permiten una colaboración fluida, lo que significa que técnicamente puedes estar tomando notas en el mismo documento que un compañero exactamente al mismo tiempo. Se trata de una idea interesante si te repartes la responsabilidad de tomar notas, de modo que participes por igual en la conversación.
Si quieres ver los cambios, puedes ir al Historial de revisiones de Google Docs para ver las versiones anteriores del documento. El Historial de Notas de Evernote hace lo mismo.
Si no quieres modificar directamente la contribución de tu compañero, puedes dejar un comentario sobre ella, e incluso etiquetarlo en el proceso. Así se crea un diálogo junto a las notas en el que podéis hablar entre vosotros y aclarar ciertos puntos.
Por último, si quieres exportar tus notas, ambas aplicaciones permiten hacerlo en una amplia gama de tipos de archivo, incluido PDF.
Utilizar herramientas de documentación para tomar notas
Aunque Evernote, Google Docs o la amplia gama de tomadores de notas con inteligencia artificial son excelentes lugares para empezar, las herramientas de documentación se están convirtiendo en un destino cada vez más popular para las notas de las reuniones.
La principal razón por la que herramientas de documentación como Notion y Asana son favoritas para tomar notas es que son repositorios centralizados de información. Puedes tener todas las notas de tus reuniones almacenadas en un lugar de fácil acceso. Esto hace que sea conveniente para todo tu equipo encontrar lo que están buscando en un solo lugar.
Tomar notas en Notion o Asana
Aunque existen muchas más herramientas de documentación, Notion y Asana son dos de las más conocidas. Al almacenar aquí las notas de tus reuniones, todo tu equipo tendrá acceso a ellas siempre que las necesite. Es una forma estupenda de mejorar la responsabilidad y la claridad en general.
Otra gran razón para tomar notas en Notion o Asana es que vienen con plantillas pre-construidas para notas de reuniones. Puedes ahorrar tiempo y energía utilizando sus plantillas de forma gratuita. Al igual que con Evernote y Google Docs, también puedes colaborar en tiempo real. Ambas herramientas tienen un montón de integraciones en su bolsa también, lo que le permite sincronizarlas con calendarios para reuniones programadas, y plataformas de comunicación para que sea fácil compartir las notas.
En cuanto a Asana en particular, puedes convertir fácilmente elementos de acción o tareas de seguimiento de notas de reuniones en tareas procesables dentro de Asana. Asígnalas a los miembros del equipo, establece plazos y haz un seguimiento del progreso en cuestión de instantes.
Si estás tomando notas de una reunión a través de Google Meet, puedes sincronizarlas con Notion con un solo clic. Del mismo modo, puedes sincronizar tus notas de reunión con Asana con la misma facilidad.
Revolucione sus notas de reunión
Tomar notas es fundamental para comprender y recordar información crítica. Es una habilidad fundamental que ofrece muchas ventajas, desde el aumento de la eficacia hasta la mejora de la productividad y la colaboración dentro del equipo. No se puede exagerar su importancia.
Sin embargo, con la evolución de la tecnología, las herramientas de IA han surgido como aliados indispensables que ayudan a automatizar todo el proceso, ahorrándole el trabajo manual, tiempo y dinero. Te dan la libertad de centrarte en construir relaciones auténticas con los clientes potenciales, en lugar de distraerte intentando recordar los puntos clave.
No lo olvides nunca: está muy bien saber tomar notas, pero de nada sirve si no eres capaz de organizarlas con eficacia. Sin un enfoque sistemático para categorizar las notas de tus reuniones y garantizar la accesibilidad, no podrás liberar el verdadero potencial de tus notas.
En esencia, la toma de notas, cuando se combina con la tecnología de IA y una organización eficaz, se convierte en un activo formidable que te ayuda a trabajar de forma más inteligente, no más dura.
