Si está buscando la guía definitiva sobre las mejores prácticas de contratación enremote , siéntese, ha llegado al lugar adecuado. Desde consejos para que el proceso de incorporación sea lo más fluido posible hasta pequeños detalles que impresionarán al nuevo empleado.
tl;dv es una empresa totalmente remote . Con nuestro equipo repartido por todo el mundo y sin oficina física, hemos contratado a distancia a todos los empleados a tiempo completo y autónomos, literalmente, a todas las personas. Incluso el conserje... aunque no estamos seguros de por qué necesitábamos contratarlo. Es decir, somos completamente remote.
Así que, aunque podríamos ofrecerle una guía para la incorporación basada exclusivamente en nuestro impresionante software de gestión de reuniones (¡una pista, es genial para la incorporación!), esta guía se basa en nuestra propia experiencia.
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Tenemos la suerte de que el trabajo en remote y la cultura del trabajo asíncrono han permitido que toda la práctica y la acción del onboarding sean mucho más eficientes en los últimos años. Aun así, muchos empleados nuevos pueden sentirse intimidados ante la perspectiva de ser incorporados a distancia. Su trabajo consiste en darles la confianza que necesitan para asumir el puesto rápidamente, a la vez que les hace sentirse bienvenidos a la cultura de su empresa.
Así que vamos a sumergirnos en nuestra guía definitiva sobre las mejores prácticas de incorporación a remote .
Remote Buenas prácticas de incorporación
¿Qué es remote onboarding?
Antes de empezar, ¿qué es exactamente remote onboarding?
La incorporación es el proceso de presentar a los nuevos empleados a la empresa y ayudarles a pasar de ser candidatos externos a miembros de pleno derecho del equipo. También puede ser para un empleado que cambia de puesto, es ascendido o se traslada a remote de forma presencial. Y hacer esto a distancia significa simplemente utilizar medios digitales, lejos de un sistema de oficina tradicional.
El proceso de incorporación también permite a los directivos, al personal de RR.HH. y a otras partes interesadas asegurarse de que los nuevos empleados disponen de toda la información necesaria para desempeñar con éxito sus funciones.
La incorporación también ayuda a generar confianza entre la organización y sus nuevos empleados. Se trata de un momento clave en el que puede establecer las pautas de la cultura de la empresa y garantizar que los nuevos empleados se integren sin problemas en el ecosistema de la empresa.
Si el proceso de incorporación es excelente, la persona se sentirá estupendamente, pero si se la deja a su aire y sin apoyo, existe la posibilidad de que se asuste.
Para los equipos de remote , la incorporación solía ser especialmente difícil, ya que no había contacto físico ni interacción cara a cara. Aunque esto solía dificultar a los directivos el establecimiento de relaciones con sus empleados y la comprensión de lo que motiva a cada miembro del equipo, ya no es así. Hemos sido capaces de cambiar tan rápidamente a remote que ahora es tan sencillo y está tan arraigado como antes lo estaba para los empleados que trabajan desde la oficina.
¿Cuándo hay que embarcar a alguien en remote ?
El proceso de incorporación debe comenzar en cuanto el nuevo empleado acepta la oferta de trabajo. Esto significa que las organizaciones deben empezar a prepararse para la contratación incluso antes de que llegue. Hay que empezar a programar reuniones virtuales y a instalar el equipo necesario para que los empleados de remote trabajen con eficacia.
La incorporación no se limita a los primeros días, sino que debe continuar durante las primeras semanas. Esto puede implicar visitas periódicas con el recién contratado, formación continua y apoyo cuando sea necesario, y orientación para que sepa cómo desenvolverse en su nuevo lugar de trabajo.
¿Cómo puede llevarse a cabo la incorporación?
Tenemos que dejarlo muy claro: NADIE NECESITA IR A UNA OFICINA.
En los viejos tiempos, a veces se esperaba que los empleados -aunque fueran de remote - viajaran muy lejos para conseguir un paquete de bienvenida impreso y algunas contraseñas.
No tiene por qué ser así.
Hoy en día, la incorporación a los equipos de remote puede realizarse mediante diversos métodos. Los más habituales son las reuniones virtuales, las videollamadas, el correo electrónico y la mensajería instantánea, e incluso el software de onboardingremote . Estos medios, junto con las nuevas herramientas e integraciones, permiten a los nuevos empleados conocer mejor a los miembros de su equipo, hacer preguntas, recibir información importante sobre la empresa y las funciones de los recién contratados y establecer relaciones con otros compañeros.
También es beneficioso disponer de una plataforma de incorporación en línea que permita a los empleados acceder a todo el material relacionado con su puesto de trabajo en un solo lugar. Esto facilita el seguimiento del progreso a lo largo de todo el proceso. tl;dv Por ejemplo, con la herramienta de gestión de la formación, puedes almacenar todas las reuniones y transcripciones en un centro de búsqueda. Se pueden crear carpetas para las nuevas incorporaciones, de modo que puedan acceder inmediatamente a material educativo rico en contexto en forma de tutoriales anteriores, presentaciones, anuncios de la empresa y mucho más.
tl;dv también te permite compartir con los recién llegados breves clips de pasadas planificaciones de Sprint, llamadas de ventas, reuniones con clientes y llamadas de investigación de usuarios. Esto les da una idea de la cultura de la empresa, les familiariza con sus nuevos compañeros y/o clientes y, en última instancia, les proporciona un contexto más rico que la documentación basada en texto. Lo mejor de todo es que este tipo de onbarding basado en vídeo puede realizarse mediante comunicación asíncrona para mayor facilidad y flexibilidad.
¿Quién debe incorporar a los nuevos empleados?
El proceso de incorporación debe ser un trabajo de equipo en el que participen directivos, personal de RR.HH. y otras partes interesadas.
Los directivos deben responsabilizarse de que los nuevos empleados dispongan de toda la información necesaria para desempeñar eficazmente sus funciones.
El personal de RRHH debe proporcionar apoyo adicional, como configurar herramientas de trabajo de remote como Zoom o Slack, proporcionar acceso al software de nóminas y resolver cualquier duda relacionada con las prestaciones o las políticas.
Por último, otras partes interesadas pueden ayudar a crear un entorno acogedor presentándose y asegurándose de que el nuevo empleado se siente bienvenido al equipo.
Sin embargo, también puede hacer que los compañeros de sus nuevos colegas participen en el proceso. Desde ofrecer almuerzos en remote hasta presentarles al equipo, hacer que los compañeros también participen en la incorporación permite a los nuevos empleados conocer a sus compañeros y empezar a forjar relaciones duraderas.
¿Cuáles son las ventajas de incorporarse correctamente?
Entre los beneficios de incorporar correctamente a los nuevos empleados se incluyen:
- establecer la confianza entre la organización y sus nuevos empleados,
- aumentar el compromiso de los empleados y los índices de retención,
- reducir el tiempo de productividad,
- creando una transición mucho más suave para el nuevo empleado.
También brinda a los directivos la oportunidad de conocer mejor a los miembros de su equipo, lo que puede ayudarles a identificar las áreas en las que necesitan apoyo o formación adicional.
La incorporación es una parte importante del éxito de cualquier equipo de remote y no debe pasarse por alto.
¿Cómo puedo asegurarme de que la incorporación sea democrática?
Para garantizar un proceso de incorporación democrático, las organizaciones pueden utilizar diversos métodos, como encuestas y formularios de opinión, para recopilar datos de todos los miembros del equipo implicados. Esto permitirá a la organización identificar áreas de mejora o cualquier problema con el programa de incorporación que deba abordarse. Además, los directivos deben asegurarse de que todos tengan acceso a los mismos recursos, independientemente de su función o formación.
Garantizar que el proceso de incorporación sea justo y transparente genera confianza entre empresarios y empleados y contribuye a crear un entorno laboral integrador.
Además, la posibilidad de volver a ver las reuniones en vídeo o de compartirlas con otras personas de la empresa permite el crecimiento, el desarrollo y la formación del personal. De este modo, todo el proceso se hace más riguroso, se mejora continuamente y se documenta.
¿Dificultades que puede plantear la incorporación a remote ?
Una de las principales dificultades que pueden surgir de remote onboarding es la falta de conexión y compromiso.
Es importante recordar que las interacciones virtuales son fundamentalmente diferentes de la comunicación cara a cara, y a veces puede ser más difícil para los nuevos empleados conectar con sus compañeros cuando no están en el mismo espacio físico.
Además, la incorporación a remote puede resultar difícil para las organizaciones que no disponen de prácticas y políticas de trabajo en remote , ya que requiere un enfoque diferente de los métodos de incorporación tradicionales.
Por último, la gestión de las expectativas entre los directivos, el personal de RR.HH. y los nuevos empleados a la vez puede ser un reto si no existe un plan o una estrategia clara de antemano.
¿Cuáles son las mejores prácticas de incorporación en remote ?
Las mejores prácticas de incorporación en línea para los empleados de remote variarán de una empresa a otra, pero hay algunos conceptos bastante estándar que deberían aplicarse a todas las empresas.
Además, aunque la tecnología hace más cómoda la incorporación a remote , sigue siendo esencial mantener abiertas las líneas de comunicación entre empleadores y nuevos empleados.
Es importante tener en cuenta que la incorporación debe ser un esfuerzo de colaboración entre todas las partes interesadas, y todos deben trabajar juntos para asegurarse de que el nuevo empleado recibe apoyo durante todo el proceso. Con la comunicación, el apoyo y la orientación adecuados, la incorporación a remote puede tener éxito y contribuir a crear una plantilla inclusiva remote .
Esta es nuestra lista de comprobación para incorporarse correctamente:
Establecer expectativas claras desde el principio
Establecer unas expectativas claras desde el principio, tanto con la persona contratada como con el resto de personas implicadas, ayuda a garantizar que todo el mundo esté de acuerdo y comprenda mejor lo que se espera.
Proporcionar una plataforma integral de incorporación
Proporcionar una plataforma de incorporación completa garantiza que las personas contratadas tengan acceso a toda la información que necesitan para ponerse al día rápidamente. Esto puede incluir recursos de la empresa, formularios, políticas, procedimientos y mucho más.
tl;dv en particular, permite crear una biblioteca de vídeos, clips y mucho más, lo que constituye un centro de recursos preparado para los recién llegados, con el fin de mejorar las sincronizaciones y las reuniones en tiempo real.
Presentar a los recién contratados a su equipo y a sus colegas
En remote , los recién contratados deben ser presentados a los miembros de su equipo y a otros compañeros, ya que esto les ayuda a sentirse conectados con la organización aunque no estén físicamente presentes. Esto puede hacerse virtualmente mediante reuniones virtuales o videollamadas.
Mantener reuniones frecuentes con los directivos y el personal de RR.HH.
Las reuniones frecuentes con los directores y el personal de RR.HH. ayudan a garantizar que los candidatos se adaptan bien, comprenden las expectativas de su función y tienen respuesta a sus preguntas.
Esto se puede llevar a cabo mediante reuniones de vídeo en Google Meet (habilitadas con la extensión de Chrometl;dv ), o incluso utilizando algo como Slack o el correo electrónico.
Ofrecer sesiones de formación virtuales o recursos a los que se pueda acceder a distancia.
En remote , ofrecer sesiones de formación virtual puede ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día rápidamente. Esto puede hacerse mediante seminarios web, tutoriales en vídeo u otros recursos digitales que orienten sobre cómo utilizar los sistemas, herramientas y procesos de la empresa.
También en este caso, tl;dv permite acumular una enorme cantidad de vídeos de formación y ejemplos de eventos en directo para su posterior consulta.
Asegúrese de que todas las herramientas necesarias están preparadas antes de que el empleado empiece a trabajar.
Para asegurarse de que todo va sobre ruedas para el nuevo empleado, lo mejor es asegurarse de que todas las herramientas y sistemas necesarios están configurados antes de que empiece a trabajar. Esto incluye asegurarse de que su ordenador, software y otro hardware relacionado esté con ellos desde el principio, junto con planes para cualquier formación.
Tener a los recién contratados equipados y listos para salir sienta un sólido precedente de que la empresa es eficiente y cumple cuando lo necesita.
Además, el tiempo que transcurre entre el inicio de un nuevo trabajo y el comienzo real puede aumentar el estrés del nuevo empleado.
Garantizar que toda la comunicación sea coherente y transparente a lo largo del proceso.
Para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo, es importante mantener abiertas las líneas de comunicación entre los empresarios y los recién contratados. Esta transparencia en el lugar de trabajo incluye ponerles al día periódicamente sobre cualquier cambio en el proceso de incorporación o proporcionarles información actualizada sobre sus progresos.
No hay que limitarse a "dejarles solos", pero tampoco hay que respirarles en la nuca a cada momento. Permítase ser accesible y visible, asegurándose al mismo tiempo de que se sienten atendidos.
Colaborar con todas las partes interesadas para garantizar el apoyo a la nueva contratación.
Suele decirse que se necesita un pueblo para criar a un niño, pero lo mismo puede decirse de hacer que un nuevo empleado se sienta bienvenido. Es fundamental que la gente sienta que conoce a los demás y que puede tenderles la mano, aunque no trabaje con ellos habitualmente.
Dicho esto, la responsabilidad de la incorporación no debe recaer enteramente en una sola persona. Una vez más, si se dispone de recursos y se adopta un sistema asíncrono en la medida de lo posible, la carga de trabajo se reparte entre todos. Nadie siente que es una carga para él, o que él mismo es una carga.
¡Feliz contratación!
La comunicación, el apoyo y la orientación adecuados son esenciales para el éxito de la incorporación en un entorno remote . Siguiendo las directrices anteriores, puede asegurarse de que los nuevos empleados dispongan de toda la información necesaria para ponerse al día rápida y fácilmente. Esto ayudará a crear una plantilla inclusiva en remote en la que todos se sientan bienvenidos e incluidos.
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Los procesos de incorporación pueden variar de una organización a otra, pero en última instancia todos deben girar en torno a garantizar que el nuevo empleado se sienta bienvenido y cómodo en su nuevo puesto.
Ahora que los equipos de remote se están convirtiendo en la norma, las organizaciones deben dar prioridad a las necesidades de sus trabajadores de remote durante la incorporación, especialmente si se unen a un equipo que ya lleva algún tiempo trabajando a distancia.
Integrar adecuadamente a los nuevos empleados en una plantilla distribuida puede contribuir en gran medida a fomentar un entorno de trabajo positivo y ayudar a todos a alcanzar el éxito.
