Redactar notas eficaces para las reuniones es una habilidad que no siempre recibe el crédito que merece por su alto rendimiento. Tomar buenas notas puede mejorar inmediatamente tu trabajo, ayudarte a desarrollar la escucha activa, a ser más organizado y a entablar relaciones más sólidas con tus nuevas habilidades.
Pero la mayoría de la gente no se entrega a tomar notas por razones como pensar que el arte de tomar notas es arcaico o que no es necesario. Eso no podría estar más lejos de la realidad.
Quienes toman notas a menudo se centran en las cosas equivocadas y acaban obteniendo información que no les resulta valiosa una vez finalizada la reunión. La razón principal de todo esto es que tomar buenas notas es todo un reto, y se necesita cierta dosis de conciencia, formación y práctica constante para dominar el arte de escribir buenas notas para uno mismo y para los demás.
Tomar notas es cada vez más importante en nuestro mundo digital e interconectado, en el que las reuniones en Zoom son la norma y la capacidad de atención es cada vez menor.
Tomar notas puede ahorrarte mucho tiempo y ayudarte a ser más productivo en el trabajo y en tu vida personal, sea cual sea la ocasión: sesiones de brainstorming, reuniones con clientes, llamadas de ventas, reuniones de equipo, entrevistas, investigación de usuarios, etc. En este artículo se explica qué es tomar notas, algunas técnicas para hacerlo y consejos para redactar las mejores notas de reunión.
Índice de contenidos
¿Qué son las notas de reunión?
Las notas de las reuniones son un registro de los procedimientos de las mismas y pueden contener las opiniones u observaciones personales del anotador. Las notas suelen ser para uso personal, pero a veces son para todo un equipo.
En los casos en los que las notas de la reunión son para un equipo o para toda la organización, la tarea de redactar las notas se asigna en la mayoría de los casos a un anotador profesional que ha recibido la formación y las habilidades suficientes para mantener registros precisos de la reunión sin comprometer el significado real y las decisiones que surgieron de la reunión. Las notas de las reuniones son importantes no sólo para llevar un registro, sino también para poner al día a todo el mundo sobre los acontecimientos, así como para que las utilicen los miembros del equipo que no hayan asistido a la reunión.
Si hay algo en lo que las notas de las reuniones no pueden comprometerse, es en la precisión, lo que incluye la capacidad de la persona que toma las notas de mantener una claridad absoluta en las mismas. Las reuniones no terminan hasta que las notas precisas han sido presentadas y aprobadas como el registro oficial y preciso de la reunión; así de importantes son las notas de la reunión cuando se utilizan como registros oficiales de las reuniones de la organización.
Las notas de reunión no son exactamente transcripciones de una reunión, ni tampoco son lo mismo que las actas de una reunión. Sin embargo, las notas de reunión suelen contener muchas de las mismas cosas que las actas y, por supuesto, las transcripciones, pero en una versión más breve. Pueden contener cualquier cosa, desde puntos de acción, decisiones, próximos pasos y mucho más.
¿Son las notas de la reunión lo mismo que las actas?
No. Las notas de las reuniones no son lo mismo que las actas. Y ambas no son lo mismo que las transcripciones. Mientras que las notas de reunión son registros de la reunión que pueden no ser oficiales, las actas de reunión son siempre oficiales y se registran en orden cronológico. Las actas se redactan de acuerdo con el orden del día de la reunión y reflejan lo que se dijo, las decisiones y los plazos de los distintos acontecimientos de la reunión y los miembros presentes.
Un acta de reunión es una versión breve de una reunión. Una transcripción es un relato exacto, palabra por palabra, de la reunión, por lo que no es lo mismo que las otras. Aunque los tres, notas de reunión, actas de reunión y transcripciones, no son lo mismo, pueden utilizarse para los mismos fines en la mayoría de los casos.
Las actas de las reuniones siempre se redactan formalmente y son versiones breves de la transcripción de la reunión. Suelen seguir una plantilla y deben ser aprobadas, un proceso en el que las distintas partes interesadas presentes en la reunión se ponen de acuerdo para que el acta refleje la inexactitud de lo ocurrido en la misma. Las actas se comparten siempre con las plataformas de la reunión, así como con los participantes que no pudieron asistir. Otras partes interesadas también reciben una copia del acta de la reunión cuando es necesario. Sin embargo, las notas de la reunión pueden ser informales e incluso personales para cualquier asistente a la misma.
Un ejemplo es decidir tomar notas de las reuniones para uso personal y no compartirlas con todo el equipo. Las notas pueden no ser tan detalladas como las actas e incluso excluir puntos enteros del orden del día según las preferencias de la persona que toma las notas. De nuevo, no suelen seguir una plantilla y no necesitan ser aprobadas oficialmente.
Por qué son importantes las notas de las reuniones
1. Decisiones de los documentos
Aunque algunas personas poseen una memoria aguda, otras son propensas a olvidar las decisiones tomadas durante una conversación o reunión. Tomar notas puede ayudar a los miembros del equipo a recordar las decisiones tomadas en una discusión. Las notas de las reuniones también pueden utilizarse para mantener la responsabilidad de los miembros del equipo y son beneficiosas para consultarlas más adelante en el curso de un proyecto.
Un método para garantizar que todos los miembros del equipo puedan consultar las notas en un momento posterior es almacenarlas en un lugar específico que sirva de fuente central de información. tl;dv puede servir como el depósito perfecto para el conocimiento de la organización y la videoteca. Hacer una lista de todas las notas de las reuniones y las agendas en un solo espacio puede dar un importante antecedente a la conversación en caso de que alguien salga y quiera repasar lo realizado por el equipo.
2. Mejore sus reuniones
Echemos la vista atrás y analicemos cómo has llevado las reuniones que has tenido, ya sea con tus clientes (externos) o con los miembros de tu equipo (internos); podrás observar lo mucho que has avanzado desde el principio si tienes una agenda dedicada a tomar notas. Disponer de una máquina del tiempo como tl;dv te ayudará a mejorar la forma en que coordinas las reuniones, hablas de tu agenda y tienes en cuenta los comentarios para luego responder y mejorar cada sesión.
Esto no es algo que ocurra por sí solo. Has dedicado tiempo a descubrir lo que no funciona y a mejorar las reuniones con el tiempo. Con la ayuda de las notas de las reuniones, estás aumentando la eficacia de tu proceso. Es mucho mejor si esas notas van acompañadas de vídeos de las reuniones con marca de tiempo.
Toma nota de los puntos que podrían mejorarse y escribe un esquema de cómo podrías mejorarlo. Puedes hacer esto un par de veces, y obtendrás unas cuantas mejoras que podrás aplicar para mejorar la eficacia de tus reuniones y que sean beneficiosas para todos los participantes.
3. Mejore su rendimiento
Nadie quiere quedarse en el mismo sitio. Todo el mundo quiere rendir mejor en el trabajo para poder relajarse por las tardes y los fines de semana. Si trabajas en un lugar en el que el tiempo es más valioso que ningún otro (también conocido como startups), tus reuniones son el momento para rendir al máximo, registrar el momento, crear entregables, proponer ideas y recibir feedback.
Tomar notas será el mejor método para lograrlo. Sin embargo, es posible descubrir lagunas y conceptos para mejorar su trabajo.
4. Ofrecer una participación asíncrona
Si alguno de los miembros del equipo no puede participar en las reuniones, compartir las notas anteriores de las reuniones puede ayudar a ponerlos al día y darles la posibilidad de participar en el proceso de toma de decisiones a su propio ritmo. Es posible que algunos miembros del equipo no puedan estar presentes debido a conflictos de agenda; sin embargo, compartir las notas de las reuniones les permite participar en el proceso de toma de decisiones mientras se produce. Para hacer esto de forma virtual, empieza con tl;dv y comparte la grabación y las notas de la reunión cuando hayas terminado, al igual que Google Docs.
5. Haga que sus reuniones tengan sentido.
Todo el mundo sufre amnesia en Zoom . Es posible que hayas tenido un momento en una reunión en el que decidiste anotar algo para recordarlo para otra reunión o conversación. Sin embargo, al día siguiente, no lo recuerdas. Es probable que hayas olvidado por completo lo que deseabas recordar.
No es raro. Los humanos no pueden recordar mucho de las reuniones. Por desgracia, la memoria no es la mejor opción, y está lejos de serlo.
Hermann Ebbinghaus, un psicólogo alemán muy conocido por sus investigaciones sobre la memoria y los recuerdos humanos, llegó a la conclusión de que todos empezamos a perder información al poco tiempo de tenerla.
Técnicas de toma de notas
Método Cornell
El método Cornell para tomar notas consiste en crear dos columnas en tus páginas de notas. En el lado izquierdo de la página, dejas un pequeño espacio para escribir, y en el lado derecho, dejas un espacio suficientemente grande para escribir las notas principales. Así es como se utilizan esas dos columnas. El lado izquierdo contiene sólo los puntos destacados y las ideas clave que obtienes de la reunión. En el lado derecho, se entra en los detalles de cada punto destacado o idea. A medida que la conversación pasa de una cosa a otra, van surgiendo ideas que puedes escribir en la columna de la izquierda y tener explicaciones detalladas, puntos de vista y opiniones en la parte derecha de la página. Este tipo de organización de las notas te ayuda a encontrar rápidamente las ideas y sus correspondientes detalles sin perder mucho tiempo.
Método de los esquemas
El método del esquema es bueno cuando la reunión tiene un orden del día escrito. Cuando se comparte el orden del día, puedes empezar a tomar notas. Todo lo que tienes que hacer es utilizar el orden del día para crear un esquema para tus notas. Utiliza los puntos clave del orden del día como puntos destacados a la espera de los detalles cuando la reunión se celebre finalmente. Puedes mezclar este método con el método Cornell para tomar notas.
Método del cuadrante
El método de los cuadrantes consiste en dividir tus notas en cuadrantes y luego etiquetar cada sección con este formato: notas generales, elementos de acción personales, elementos de acción de los compañeros y, por último, preguntas. Anota los puntos más destacados, las ideas y las conclusiones principales en la parte de las notas generales. Después, utiliza las otras partes de tus notas para el contenido designado.
Método de los mapas mentales
Es posible que conozcas los mapas mentales por el brainstorming y otros procesos de ideación. Resulta que el mapeo mental es una gran manera de tomar notas. Se ejecuta de la misma manera que lo harías en cualquier lugar. Todo lo que tienes que hacer es utilizar el orden del día y los procedimientos de la reunión para crear una idea central y crear ramas, junto con varias conexiones de las ideas compartidas en la reunión. Utilizar un mapa mental para tomar notas es agradable si eres una persona visual.
Tomar notas en las reuniones virtuales
Nuestro mundo es cada vez más digital y se celebran más reuniones en Zoom y Google Meet que físicas. Las organizaciones son cada vez más globales y remote, lo que hace que las reuniones virtuales ganen tanta popularidad. Si te preguntas si existe una forma sencilla de tomar notas directamente en tu Zoom o Google Meet, la respuesta sería un SÍ. tl;dv es una sencilla extensión que se instala en cuestión de segundos. Funciona a la perfección con la aplicación nativa, lo que resulta natural. tl;dv es también una grabadora y te cubre todas tus reuniones. Todo lo que tienes que hacer es pulsar grabar y el bot se unirá automáticamente a tu reunión con un panel lateral para que escribas todas tus notas sin apartar los ojos de la pantalla.
¿Cuál es el mejor formato para las notas de reunión?
No existe un formato óptimo para las notas de las reuniones. Algunas personas prefieren tomar notas de forma lineal, registrando todo lo que ocurre en el orden en que lo hace. Otros prefieren tomar notas más estructuradas, utilizando títulos y viñetas para organizar sus pensamientos. No hay una forma correcta o incorrecta de tomar notas de las reuniones, así que elige el mejor formato para ti.
Ten en cuenta que las notas de las reuniones no son sólo para ti. También pueden compartirse con otras personas que no hayan podido asistir a la reunión. Si compartes tus notas con otras personas, asegúrate de que sean claras y fáciles de entender. Esto significa utilizar frases completas y evitar abreviaturas o acrónimos que no todos conocerán.
¿Cómo tomar notas en las reuniones como un profesional? (Consejos para tomar notas)
1. Utilice una técnica probada para tomar apuntes.
Ya conoces los métodos habituales para tomar notas. ¿Cuál es el que más le atrae? ¿Cuál crees que se adapta a tu reunión? Decidirte por un método puede ayudarte a no tener que decidir cada vez que quieras tomar notas y pasar a la acción más rápidamente.
2. No tomes notas textuales.
Escribir las notas de la reunión palabra por palabra supone una pérdida de tiempo y de energía. Una reunión se compone de muchas conversaciones, pero no todos los aspectos de la discusión son esenciales para que los que lean las notas de la reunión lo hagan después. En su lugar, anota los principales temas que se han tratado y el resultado de la discusión, así como los próximos pasos para asegurarte de que te concentras en el trabajo más importante.
Si estás escribiendo notas a mano, utiliza símbolos taquigráficos, abreviaturas o siglas para llevar a la página conceptos o frases conocidos en poco tiempo. Asegúrate de dibujar una explicación o una clave antes de escribir para saber a qué se refiere la taquigrafía más adelante.
3. Las plantillas para tomar notas son útiles.
Utilizar una plantilla de notas o una plantilla de actas de reunión que haya sido diseñada facilitará la toma de notas y le ahorrará la molestia de tener que crear o formatear las notas en el transcurso de su trabajo. Independientemente de quién tome las notas, tus apuntes para las reuniones se ajustarán al mismo formato y cada persona del equipo sabrá la información que debe esperar.
4. Designe a un anotador específico para la reunión.
Si eres tú el que dirige la reunión, puede resultar difícil mantener simultáneamente el control de las notas y dirigir las conversaciones con otros miembros del equipo. Si estás a cargo de una reunión importante, deberías invitar a alguien de tu equipo a tomar notas en tu nombre. Si se trata de una reunión que se celebra con frecuencia, cambia quién será el encargado de tomar notas para que todos tengan la oportunidad de participar en la conversación.
5. Grabación de conversaciones y transcripciones tl;dv
Dado que muchos equipos trabajan a distancia, es más sencillo grabar y luego compartir un vídeo en lugar de escribir notas para las reuniones. Utiliza integraciones como Zoom y tl;dv para grabar y transcribir la reunión, de modo que los miembros del equipo puedan leer la transcripción en el futuro. Al leer la transcripción de la conferencia, se puede discernir fácilmente la discusión típica de los elementos y acciones más importantes de un vistazo.
Antes de grabar, es importante notificar a todos durante la conferencia telefónica que serán grabados y el propósito para el que se utilizará esta grabación. Es importante compartir la transcripción y la grabación en un lugar central para garantizar que todos los miembros del equipo puedan acceder a la grabación, como el canal de Slack del equipo o el tablero de Trello para el calendario de reuniones.
6. Asegúrese de destacar los puntos de contacto más importantes
Si alguien menciona algo sobre lo que hay que hacer un seguimiento más adelante, asegúrate de escribir su nombre en esa fecha. De este modo, cuando busques respuestas o quieras comunicarte con ellos en el futuro, sabrás con quién hablar sobre el tema.
Este enfoque también es útil cuando dos personas no están de acuerdo en un tema concreto. Al captar los puntos de vista de ambos, puedes utilizar los argumentos como base para la decisión final.
7. Asegúrese de compartir las notas de la reunión con todos los participantes.
Después de una reunión, el seguimiento es un buen método para asegurarse de que las partes son conscientes de las decisiones tomadas. Si alguien está ausente en un evento o reunión, podrá ponerse al día con las notas de la reunión. Además, si no se trató algún punto importante, su equipo tendrá la posibilidad de añadirlo a las notas para su seguimiento.
Si haces un seguimiento de las partes interesadas después de la reunión, asegúrate de que el documento pueda compartirse y estar disponible fácilmente. Como equipo, elabore un plan de comunicación para asegurarse de que todos conocen la ubicación de estos datos y que es posible recuperarlos más adelante.
En las reuniones pueden ocurrir cosas increíbles. Ya sean en remote, híbridas o en persona, las reuniones suelen ser el lugar en el que se forman, incuban y convierten ideas increíbles en la base de la próxima gran idea. Saber cómo
¿Cuáles son las 4 A de tomar notas en las reuniones?
No existe una respuesta única para tomar notas en las reuniones, pero el enfoque de las 4 A ofrece un marco que puede ser útil para muchas personas. Las 4 A's son las siglas de Accuracy (precisión), Action (acción), Attention (atención) y Association (asociación).
Precisión
Las notas de las reuniones deben ser precisas. Esto significa registrar no sólo lo que se dijo, sino también quién lo dijo. Si hay desacuerdos sobre lo ocurrido durante la reunión, las notas pueden servir para resolverlos.
Acción
Las notas de las reuniones no deben ser sólo un registro de lo ocurrido, sino que también deben incluir las medidas que deben tomarse como resultado de la reunión. Esto puede incluir la asignación de tareas a personas concretas, la fijación de plazos o la toma de decisiones sobre los siguientes pasos.
Atención
Para tomar notas precisas y útiles, hay que prestar atención a la reunión. Esto significa dejar de lado las distracciones y centrarse en el debate. Si te encuentras con que tu mente divaga, anota lo que estabas pensando para poder volver a ello más tarde.
Asociación
Una de las partes más importantes de la toma de notas de una reunión es asociar las notas a la propia reunión. Esto significa tener un sistema para organizar y almacenar las notas de manera que puedas encontrarlas fácilmente cuando las necesites. Esto puede incluir mantener todas las notas de la reunión en un cuaderno o crear una carpeta para cada proyecto en tu ordenador. Sea cual sea el sistema que elijas, asegúrate de que te funciona y de que podrás encontrar tus notas cuando las necesites.
Conclusión
Tomar notas de las reuniones es una forma crucial de asegurarse de que puede recordar lo que sucedió durante una reunión y capturar cualquier elemento de acción. Las 4 A's de la toma de notas de la reunión pueden ayudarle a asegurarse de que sus notas son precisas, procesables y fáciles de encontrar. Elige el formato de tus notas que mejor te funcione y que te facilite su comprensión. Utiliza tl;dv para grabar y tomar notas que coincidan automáticamente con las marcas de tiempo del vídeo de la reunión.
