Считаете ли вы, что могли бы быть более эффективными на работе? Если это так, то вы не одиноки. Многим людям трудно быть продуктивными, особенно в корпоративной среде. Но не волнуйтесь, есть решения, которые помогут вам стать более эффективным. В этой статье мы рассмотрим 20 из них. Продолжайте читать, чтобы узнать, какие из них наиболее полезны для вас!
Стратегии повышения эффективности на работе
1. Организуйтесь
Первый шаг к эффективности - это организованность. Это означает, что для всего должно быть свое место и все должно лежать на своих местах. Когда вы знаете, где что лежит, вы сэкономите время на поиски. Вам также следует создать систему выполнения действий, чтобы вы могли быстро и легко повторить процесс.
Организованность зависит от набора протоколов, по которым вы решили жить и работать. Наличие специального списка дел на каждый день, неделю и месяц - один из способов оставаться организованным. Не имея в голове цели, вы можете оказаться ниже своих реальных и фактических возможностей. Наличие цели, которую вы хотите достичь, поможет вам сосредоточиться на главном и выработать дисциплину для ежедневных усилий, необходимых для повышения продуктивности на работе. Это может быть получение повышения, завершение проекта или просто возвращение компании на прежний уровень.
2. Установите приоритеты
После того, как вы организованы, важно определить приоритеты. Это поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах и выполнить их в первую очередь. Попробуйте составить список задач от наиболее до наименее важных. Таким образом, вы сможете сначала заняться самыми важными делами, а менее важные оставить на потом.
Приоритеты могут быть установлены только тогда, когда у вас есть набор целей, которые необходимо достичь. Если ваша компания ставит перед собой цель добиться максимальной удовлетворенности клиентов, то ваш главный приоритет - сделать клиентов счастливыми. Это ваша самая важная цель. Если вы занимаетесь продажами, и у вас есть звонок, который потенциально может стоить миллион долларов, а другой - две сотых тысячи долларов, и оба звонка назначены на одно и то же время, какому из них вы отдадите предпочтение? Определенно, тому, у которого больше потенциал. Не зная цели достижения целевого показателя продаж, вы можете назначить им одинаковый приоритет и упустить большую премию.
Одна из главных проблем при определении приоритетов - путать срочные дела с первоочередными. Тот факт, что дедлайн наступает через 2 часа, не означает, что он заслуживает вашего времени. Возможно, вы сможете делегировать некоторые задачи, которые не приносят особой пользы, пока вы занимаетесь более важными, но не срочными целями.
3. Делайте перерывы
Перерывы могут помочь вам быть более эффективными, что может показаться нелогичным, особенно в нашей культуре суеты, где тот, кто работает дольше всех, кажется, добивается успеха. Перерыв может помочь вам очистить мысли и вернуться к работе обновленным, когда вы перегружены.
Правда в том, что когда ваше тело устает, вы менее сосредоточены, и независимо от того, сколько времени вы сидите за рабочим столом, вы можете делать все меньше и меньше по мере того, как проходят часы. Просто следите за тем, чтобы отдых не был слишком долгим, иначе вы потеряете время. Один из способов добиться этого - запланировать перерывы. Техника Pomodoro - один из популярных способов сделать перерывы между глубокими рабочими часами.
4. Делегировать задачи
Если вы обнаружите, что не успеваете все сделать, возможно, будет полезно делегировать некоторые задачи другим. Таким образом, вы сможете сосредоточиться на самых важных пунктах вашего списка, а об остальном позаботится кто-то другой.
Конечно, важно выбрать человека, который способен справиться с задачей и которому вы можете доверить ее выполнение. Вам нужно определить, какие задачи необходимо решить сейчас, а какие - позже. Оцените их с точки зрения срочности и важности. Срочные и важные задачи должны быть выполнены немедленно. Задачи, которые являются срочными, но не важными, должны быть делегированы.
Если у вас есть не срочные, но важные задачи, запланируйте их на потом. А если вы найдете задачи, которые не важны и не срочны, обязательно выкиньте их из списка, они не нуждаются в вашей энергии и внимании. Делегировать задачи легко с tl;dv. Когда вы находитесь на совещании и вам нужно делегировать задачи из вашего списка дел, просто отметьте ответственного сотрудника, и он получит уведомление, как в Google Docs.
5. Установите крайние сроки
Установление для себя сроков может стать отличным способом мотивировать себя на выполнение работы. Когда вы знаете, что у вас есть конкретный срок, в течение которого вы должны выполнить задание, вы с большей вероятностью сосредоточитесь и быстро справитесь с ним. Только убедитесь в том, что сроки реалистичны, чтобы в итоге вы не испытывали стресса.
Если вы уже давно устанавливаете сроки, то, возможно, заметили, что на выполнение задач обычно уходит больше времени, чем вы планировали. Это заметил Дуглас Хофштадтер, который вывел закон Хофштадтера, гласящий: "Всегда требуется больше времени, чем вы ожидаете, даже если вы принимаете во внимание закон Хофштадтера".
Устанавливая сроки, убедитесь, что они реалистичны. Для этого вам нужно точно знать, сколько потребуется для того, чтобы что-то сделать, а не предполагать или приблизительно оценивать. Если вы планируете свое время и рассчитываете разумно им распоряжаться, то вам необходимо убедиться, что ваши сроки и временные рамки максимально приближены к реальности.
6. Используйте преимущества технологий
Существуют всевозможные технологические инструменты, которые могут помочь вам быть более эффективными на работе. Начиная от программного обеспечения для управления проектами и заканчивая инструментами для составления расписания в режиме онлайн - здесь есть инструмент практически для всего. Проведите небольшое исследование и найдите те, которые лучше всего подойдут для вас и ваших потребностей. Приложения для напоминаний, приложения для составления расписания, виртуальные регистраторы встреч, такие как tl;dv, инструменты для общения и многое другое позволяют более эффективно использовать свое время и успевать сделать больше за день.
Добавление технологий в вашу деятельность может избавить сотрудников от повторяющихся и отнимающих много времени задач и позволить им сосредоточиться на более творческих аспектах работы. Например, расчет заработной платы можно автоматизировать с помощью таких программ, как QuickBooks Payroll, Wave и Gusto. Создание системы, которая будет осуществлять все выплаты заработной платы, позволит бухгалтерии сосредоточиться на более важных задачах, способствующих развитию организации. Кроме того, сотрудники смогут легко получить доступ к своей зарплатной квитанции, что сделает процесс начисления зарплаты более гладким для всех.
7. Избегайте отвлекающих факторов
Если вы хотите быть эффективным, важно не отвлекаться во время работы. Это означает, что нужно избегать отвлекающих факторов, таких как социальные сети, личная электронная почта и телефонные звонки. Такие приложения, как Offtime, Moment, Flipd, Freedom и AppBlock, блокируют социальные сети в рабочее время, чтобы вы могли сосредоточиться и успеть сделать больше за меньшее время. Если вам необходимо, создайте систему блокировки отвлекающих факторов, чтобы вы могли сосредоточиться на работе. Приложение Forest - это простое приложение, которое позволяет посадить фиктивное дерево с таймером. Вы должны сосредоточиться на работе, пока не истечет время, иначе ваше дерево погибнет. Forest доступен как мобильное приложение, а также как расширение для браузера.
8. Получайте достаточное количество сна
Если вы хотите быть продуктивным в течение дня, вам необходимо высыпаться. Это связано с тем, что когда вы хорошо отдохнете, у вас будет больше энергии и концентрации. Для того чтобы работать с максимальной отдачей, необходимо спать не менее восьми часов каждую ночь. Один из лучших способов обеспечить себе максимальную продолжительность сна - спать в одно и то же время каждый день, даже в выходные.
Для среднестатистического человека 8 часов сна - это норма, и вы должны стремиться к этому. Устройства - одна из основных причин позднего засыпания. Большинство экспертов по сну советуют держать свои устройства в другой комнате. Старайтесь не подходить к телефону перед сном за два часа до отхода ко сну. Это подготовит ваш разум к крепкому и спокойному сну.
9. Питайтесь здоровой пищей
Ваше физическое здоровье также влияет на то, насколько продуктивно вы работаете. Нездоровая пища заставит вас чувствовать себя вялым и не обеспечит вас энергией, необходимой для работы в течение дня. Вместо этого сосредоточьтесь на питательных блюдах, которые будут заряжать вас энергией в течение всего дня.
10. Регулярно выполняйте физические упражнения
Физические упражнения - еще один важный фактор, влияющий на вашу продуктивность. Когда вы физически активны, это помогает улучшить ясность ума и сосредоточенность. В результате вы сможете больше успеть сделать в течение дня. Поэтому обязательно включите физические упражнения в свой распорядок дня. Хороший способ добавить физические упражнения в свой рабочий день - это ежедневные короткие прогулки во время перерыва.
Если на вашем рабочем месте есть тренажеры, это еще лучше. Большинство людей не считают здоровье важной составляющей продуктивности и эффективности. Но человек состоит из тела, разума, души и духа. Если какой-либо из этих аспектов человеческого существования не сбалансирован, это может повлиять на продуктивность. Если вы не заботитесь о своем теле, это может снизить количество работы, которую вы можете выполнить. Несколько минут физических упражнений в день помогут изменить ситуацию.
11. Уделите время себе
Вы не можете быть продуктивным, если не заботитесь о себе. Это значит, что каждый день нужно выделять время для отдыха и восстановления сил. Будь то перерыв на чтение любимой книги или прогулка - убедитесь, что вы даете себе время на отдых. Часто говорят, что лучшие идеи приходят, когда вы принимаете душ, а не на работе или когда вы часами корпите над своим рабочим столом. Расслабьтесь и дайте своему разуму время восстановить утраченную энергию.
12. Найдите баланс между работой и личной жизнью
Важно найти баланс между работой и остальной жизнью. Если вы постоянно работаете, вы быстро перегорите и не будете продуктивны. Но если вы работаете мало, вы не сможете успеть сделать все, что нужно. Найдите баланс, который подходит именно вам, чтобы вы могли работать продуктивно, не жертвуя своей личной жизнью.
13. Поставить цели
Постановка целей для себя может стать отличным способом не сбиться с пути и сохранить мотивацию. Когда у вас есть конкретные цели, над которыми вы работаете, вы с большей вероятностью сможете оставаться сосредоточенным и довести дело до конца. Обязательно ставьте как краткосрочные, так и долгосрочные цели, чтобы вы могли видеть прогресс с течением времени. Метод конкретных, измеримых, достижимых, реалистичных и ограниченных по времени целей (SMART) - это один из самых распространенных и в то же время эффективных способов постановки не заоблачных целей, а целей, которые вы сможете достичь точно в срок.
14. Создайте распорядок дня
Наличие ежедневного дисциплинированного распорядка поможет вам быть более продуктивным, потому что он придаст вам структуру. Когда вы знаете, что вам нужно делать каждый день, вам легче начать и довести дело до конца. Конечно, не стоит забывать о гибкости распорядка, чтобы можно было приспособиться к неожиданным событиям. Создать распорядок дня нелегко. Это требует дисциплины и занимает много времени.
Именно поэтому вы должны быть настроены на достижение целей, чтобы не жалеть времени на разработку оптимального распорядка дня, который поможет вам оставаться на высоте. Лучший способ создать распорядок дня - это создать систему привычек, основанную на вашей индивидуальности. Ложитесь спать и просыпайтесь в определенное время. Приходите на работу в определенное время. Уделяйте время анализу своих различных привычек, и в результате последовательной оценки у вас будет хороший набор краеугольных привычек, которые помогут вам поддерживать идеальную эффективность и огромную продуктивность.
15. Не затягивайте
Прокрастинация - враг продуктивности. Если вы постоянно откладываете дела на потом, вы никогда ничего не успеете сделать. Поэтому убедитесь, что вы беретесь за дела, как только они появляются. Это не значит, что вы должны делать все сразу, но вы должны хотя бы начать работать над этим, чтобы оно не висело у вас над головой.
16. Научитесь говорить "нет
Одна из причин, по которой люди откладывают выполнение дел, заключается в том, что они пытаются выполнить слишком много дел одновременно. Трудно сосредоточиться и добиться чего-то, если вы берете на себя больше, чем можете осилить. Поэтому научитесь отказываться от просьб других людей выполнять работу, которая не входит в вашу компетенцию.
17. Будьте позитивны
Ваше отношение к делу может иметь огромное значение для вашей продуктивности. У вас будет больше шансов довести дело до конца, если у вас хороший настрой и вы верите в себя. Однако если вы настроены негативно и пессимистично, вам будет гораздо сложнее найти мотивацию для работы. Поэтому, даже когда дела идут тяжело, сохраняйте бодрость духа, продолжая быть позитивным и оптимистичным.
Заключение
Существует множество способов повысить эффективность своей работы. Поэкспериментируйте с несколькими из них и посмотрите, какие из них наиболее эффективны для вас. Кроме того, не забывайте тренироваться, чтобы со временем продолжать совершенствоваться!
