¿Cree que podría ser más eficaz en el trabajo? Si es así, no está solo. Muchas personas luchan por ser productivas, especialmente en un entorno corporativo. Pero no te preocupes, hay soluciones disponibles para ayudarte a ser más eficiente. En esta entrada del blog repasaremos 20 de ellas. Así que sigue leyendo para ver cuáles son las más beneficiosas para ti.
Estrategias para mejorar la eficiencia en el trabajo
1. Organízate
El primer paso para ser eficiente es organizarse. Esto significa tener un lugar para cada cosa y mantener todo en su sitio. Cuando sepas dónde está cada cosa, ahorrarás tiempo buscándola. También debes crear un sistema de cómo hacer las cosas para poder repetir el proceso de forma rápida y sencilla.
Organizarse depende de una serie de protocolos con los que se decide vivir y trabajar. Tener una lista de tareas para cada día, semana y mes es una forma de mantenerse organizado. Sin un objetivo en mente, puedes llegar a golpear por debajo de tus capacidades reales y efectivas. Tener un objetivo que quieras alcanzar te ayudará a centrarte en lo que importa y a desarrollar la disciplina para hacer los esfuerzos diarios necesarios para ser más productivo en el trabajo. Puede ser conseguir ese ascenso, completar ese proyecto o, simplemente, conseguir que la empresa vuelva a estar en marcha.
2. Establecer prioridades
Una vez organizado, es importante establecer prioridades. Esto te ayudará a centrarte en las tareas más importantes y a hacerlas primero. Intenta hacer una lista de tus tareas de mayor a menor importancia. De este modo, podrás trabajar primero en las más urgentes y dejar las menos importantes para más adelante.
Las prioridades sólo pueden establecerse cuando se tiene un conjunto de objetivos que hay que cumplir. Si su empresa tiene el objetivo de lograr una satisfacción extrema del cliente, su prioridad número uno es hacer que sus clientes estén contentos. Ese es su objetivo más importante. Si te dedicas a las ventas y tienes una llamada de ventas que potencialmente vale un millón de dólares y otra que potencialmente vale doscientos mil dólares, y ambas llamadas están programadas para la misma hora, ¿a cuál darías prioridad? Sin duda, a la que tenga más potencial. Si no conoce el objetivo de alcanzar su meta de ventas, puede asignarles la misma prioridad y perder una paga extra mayor.
Uno de los principales problemas a la hora de determinar las prioridades es confundir los asuntos urgentes con los prioritarios. El hecho de que un plazo sea dentro de 2 horas no significa que merezca tu tiempo. Puedes delegar ciertas tareas que no aportan mucho valor mientras persigues los objetivos más importantes pero no urgentes.
3. Tomar descansos
Tomar descansos puede ayudarte a ser más eficiente, lo que puede parecer contrario a la intuición, sobre todo en nuestra cultura del ajetreo, en la que el que trabaja más tiempo parece que lo consigue. Tomar un descanso puede ayudarte a despejar tus pensamientos y a volver al trabajo rejuvenecido cuando estés abrumado.
Lo cierto es que cuando tu cuerpo se cansa, estás menos concentrado y, por mucho tiempo que pases sentado en tu escritorio, es posible que hagas cada vez menos cosas con el paso de las horas. Sólo tienes que asegurarte de no tomarte demasiado tiempo de descanso o perderás tiempo. Una forma de conseguirlo es programar tus descansos. La técnica Pomodoro es una de las formas más populares de asegurarte de que haces descansos entre las horas de trabajo profundo.
4. Delegar tareas
Si te encuentras con que te cuesta hacer todo, puede ser útil delegar algunas tareas en otras personas. De este modo, puedes centrarte en los elementos más importantes de tu lista mientras otra persona se encarga del resto.
Por supuesto, es importante elegir a alguien que sea capaz de realizar la tarea y en quien pueda confiar para que la lleve a cabo. Lo que tienes que hacer es determinar qué tareas hay que hacer ahora y qué tareas hay que hacer más adelante. Clasifíquelas en términos de urgencia e importancia. Las tareas que son urgentes e importantes deben hacerse inmediatamente. Las tareas que son urgentes pero no importantes deben delegarse.
Si tiene tareas que no son urgentes pero sí importantes, prográmelas para más tarde. Y si encuentras tareas que no son importantes ni urgentes, asegúrate de eliminarlas de tu lista, ya que no necesitan tu energía ni tu atención. Delegar tareas es fácil con tl;dv. Cuando estés en una reunión y necesites delegar tareas de tu lista de cosas por hacer, sólo tienes que etiquetar al empleado responsable y éste recibirá una notificación, igual que en Google Docs.
5. Establezca los plazos
Establecer plazos puede ser una buena manera de motivarse para hacer el trabajo. Cuando sabes que tienes un plazo específico para completar una tarea, es más probable que te concentres y la hagas rápidamente. Eso sí, asegúrate de que el plazo sea realista para que no acabes estresado.
Si lleva un tiempo fijando plazos, se habrá dado cuenta de que las tareas suelen tardar más de lo previsto. Esto fue observado por Douglas Hofstadter, que dio con la ley de Hofstadter, que afirma que "siempre se tarda más de lo que se espera, incluso cuando se tiene en cuenta la ley de Hofstadter".
Al fijar los plazos, asegúrate de que sean realistas. Para ello, hay que saber exactamente lo que se necesita para hacer algo, no una suposición o una estimación aproximada. Si estás programando tu tiempo y esperas seguirlo juiciosamente, entonces tienes que asegurarte de que tus plazos y tiempos se acercan lo más posible a la realidad.
6. Aprovechar la tecnología
Hay todo tipo de herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a ser más eficiente en el trabajo. Desde el software de gestión de proyectos hasta las herramientas de programación en línea, hay una herramienta para casi todo. Investiga un poco y encuentra las que mejor se adapten a ti y a tus necesidades. Las aplicaciones de recordatorio, las aplicaciones de programación, las grabadoras de reuniones virtuales como tl;dv, las herramientas de comunicación y otras hacen que sea más fácil ser más eficiente con tu tiempo y hacer más cosas en un día.
Añadir tecnología a tus operaciones puede liberar a los empleados de tareas repetitivas y lentas y permitirles centrarse en aspectos más creativos de su trabajo. Por ejemplo, el pago de nóminas es algo que puede automatizarse con programas como QuickBooks Payroll, Wave y Gusto. Conseguir que un sistema realice todos los pagos de salarios aliviará al departamento de contabilidad para que se centre en tareas más importantes que pueden ayudar a hacer crecer la organización. Además, los empleados podrán acceder fácilmente a su recibo de sueldo, lo que hará que el proceso de pago de nóminas sea más fluido para todos.
7. Evite las distracciones
Si quieres ser eficiente, es importante que te concentres en tu trabajo. Esto significa evitar distracciones como las redes sociales, los correos electrónicos personales y las llamadas telefónicas. Aplicaciones como Offtime, Moment, Flipd, Freedom y AppBlock bloquearán tus redes sociales durante las horas de trabajo para que puedas concentrarte y hacer más cosas en menos tiempo. Si lo necesitas, establece un sistema en el que puedas bloquear estas distracciones para poder centrarte en tu trabajo. La app Forest es una sencilla aplicación que te permite plantar un árbol ficticio con un temporizador. Debes concentrarte en tu trabajo hasta que se acabe el tiempo o tu árbol morirá. Forest está disponible como aplicación móvil y también como extensión para el navegador.
8. Dormir lo suficiente
Si quieres ser productivo durante el día, debes dormir lo suficiente. Esto se debe a que cuando estás bien descansado, tendrás más energía y concentración. Asegúrate de dormir al menos ocho horas cada noche para rendir al máximo. Una de las mejores maneras de asegurarse de que aprovecha al máximo su tiempo de sueño es dormir a la misma hora todos los días, incluso los fines de semana.
Para una persona media, lo normal son 8 horas de sueño y hay que aspirar a ello. Los dispositivos son una de las principales razones por las que dormimos hasta tarde. La mayoría de los expertos en sueño aconsejan mantener los dispositivos en otra habitación. Intenta alejarte del teléfono antes de irte a la cama dos horas antes de acostarte. Esto preparará tu mente para un sueño profundo y reparador.
9. Comer sano
Tu salud física también influye en tu productividad. Comer comida basura te hará sentirte perezoso y no te proporcionará la energía que necesitas para pasar el día. En su lugar, concéntrese en comer alimentos nutritivos que le mantengan las pilas cargadas durante todo el día.
10. Hacer ejercicio con regularidad
El ejercicio es otro factor importante para ser productivo. La actividad física puede ayudar a mejorar la claridad mental y la concentración. Como resultado, podrá hacer más cosas durante el día. Así que asegúrate de añadir algo de ejercicio a tu rutina diaria. Una buena forma de añadir ejercicio a tu jornada laboral es dar pequeños paseos todos los días durante el descanso.
Si su lugar de trabajo dispone de instalaciones para hacer ejercicio, mucho mejor. La mayoría de la gente no considera la salud como una parte importante de la productividad y la eficiencia. Pero un ser humano se compone de cuerpo, mente, alma y espíritu. Si alguno de estos aspectos de la existencia humana no está equilibrado, puede afectar a la productividad. No cuidar el cuerpo puede reducir la cantidad de trabajo que se puede hacer. Unos minutos de ejercicio al día contribuirán en gran medida a cambiar esta situación.
11. Tómate tiempo para ti mismo
No puedes ser productivo si no te cuidas. Esto significa asegurarse de dedicar un tiempo a ti mismo cada día para relajarte y recargarte. Ya sea tomando un descanso para leer tu libro favorito o dando un paseo, asegúrate de que te das un tiempo para relajarte. Suele decirse que las mejores ideas surgen en la ducha, no en el trabajo o cuando se está trabajando durante horas. Relájate y dale tiempo a tu mente para que recupere la energía perdida.
12. Encuentre un equilibrio entre el trabajo y la vida privada
Es importante encontrar un equilibrio entre el trabajo y el resto de tu vida. Si trabajas todo el tiempo, te quemarás rápidamente y no serás productivo en absoluto. Pero si no trabajas lo suficiente, no podrás hacer todo lo que hay que hacer. Encuentra un equilibrio que te sirva para ser productivo sin sacrificar tu vida personal.
13. Establecer objetivos
Marcarse objetivos puede ser una buena manera de mantenerse en el camino y motivado. Cuando tienes objetivos específicos para los que trabajas, es más probable que te mantengas concentrado y hagas las cosas. Asegúrate de establecer objetivos a corto y a largo plazo para que puedas ver los progresos a lo largo del tiempo. El método SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound) es una de las formas más comunes y a la vez más poderosas de establecer objetivos que no son elevados, sino que son objetivos que se pueden alcanzar.
14. Crear una rutina
Tener una rutina diaria disciplinada puede ayudarte a ser más productivo porque te dará una estructura. Cuando sabes lo que tienes que hacer cada día, es más fácil ponerse en marcha y hacer las cosas. Por supuesto, también hay que ser flexible con la rutina para poder adaptarse a los imprevistos. Crear una rutina no es fácil. Requiere disciplina y lleva mucho tiempo perfeccionarla.
Por ello, debes estar comprometido con la consecución de los objetivos para que no te importe dedicar tiempo a la elaboración de la mejor rutina que te ayude a mantenerte en lo más alto. La mejor manera de construir una rutina es crear un sistema de hábitos basado en tu personalidad. Dormir y levantarse a una hora determinada. Ir al trabajo a una hora determinada. Ten tiempo para revisar tus distintos hábitos y, mediante una evaluación constante, tendrás un buen conjunto de hábitos fundamentales que te mantendrán en perfecta eficiencia y productividad masiva.
15. No procrastinar
La procrastinación es el enemigo de la productividad. Si siempre estás aplazando las cosas, nunca conseguirás hacer nada. Así que asegúrate de ocuparte de las cosas tan pronto como surjan. Esto no significa que tengas que hacerlo todo de inmediato, pero al menos deberías empezar a trabajar en ello para que no te ronde la cabeza.
16. Aprender a decir no
Una de las razones por las que las personas procrastinan la realización de cosas es que intentan llevar a cabo demasiadas cosas a la vez. Será difícil concentrarse y conseguir hacer algo si te ocupas de más cosas de las que puedes manejar. Así que aprende a rechazar las peticiones de los demás para realizar actividades que están fuera de tu área de competencia.
17. Sé positivo
Tu actitud puede marcar una gran diferencia en tu productividad. Es más probable que consigas hacer las cosas si tienes una buena actitud y crees en ti mismo. Sin embargo, si eres negativo y pesimista, será mucho más difícil encontrar la motivación para trabajar. Así que, incluso cuando las cosas se pongan difíciles, mantén el ánimo alto continuando con una actitud positiva y optimista.
Conclusión
Hay una gran variedad de formas de aumentar la eficiencia de tu trabajo. Experimente con algunas y vea cuáles son las más eficaces para usted. Además, no olvides seguir entrenando para seguir mejorando con el tiempo.
