もっと仕事の効率を上げられないかと考えていませんか？もしそうなら、あなただけではありません。多くの人が、特に会社という環境において、生産性を上げるために苦労しています。しかし、心配はいりません。もっと効率的になるための解決策があります。このブログの記事では、そのうちの20個を紹介します。どのソリューションがあなたにとって最も有益なのか、ぜひご覧ください。
仕事の効率を上げるための戦略
1.整理整頓をする
効率化の第一歩は、整理整頓です。つまり、すべてのものに場所を決め、定位置を確保することです。どこに何があるかがわかっていれば、探し物をする時間も短縮できます。また、同じプロセスを素早く簡単に繰り返せるよう、物事の進め方のシステムを作っておくとよいでしょう。
整理整頓をするためには、自分の生活と仕事のプロトコルを決めることが大切です。日、週、月ごとに専用のToDoリストを持つことは、整理整頓を維持するための1つの方法です。目標がないと、自分の本当の実力を下回ってしまうことがあります。達成したい目標を持つことで、重要なことに集中でき、仕事でより生産的になるために必要な日々の努力をするための規律を身につけることができるのです。昇進するため、プロジェクトを完了させるため、あるいは単に会社を軌道に乗せるためかもしれません。
2.優先順位の設定
整理整頓ができたら、優先順位を決めることが大切です。そうすることで、最も重要なタスクに集中し、それを最初に終わらせることができます。重要度の高いものから低いものへと、タスクをリストアップしてみましょう。そうすれば、緊急性の高いものから取り組み、重要性の低いものは後回しにすることができます。
優先順位は、満たすべき目標があって初めて設定できるものです。もし、あなたの会社が「顧客満足度を極限まで高める」という目標を掲げているならば、あなたの最優先事項は「お客様に喜んでいただくこと」です。それが、あなたの最も重要な目標です。もしあなたが営業職で、100万ドルの可能性のあるセールスと、20万ドルの可能性のあるセールスが同じ時間に予定されているとしたら、どちらを優先しますか？間違いなく、可能性の高い方を優先します。売上目標を達成するという目標を知らずに、同じ優先順位をつけてしまい、より大きなボーナス支給を逃してしまうかもしれません。
優先順位を決める際の主な問題の1つは、緊急の事柄と優先順位の高い事柄を混同してしまうことです。締め切りが2時間後だからといって、その仕事に時間を割く価値があるとは限りません。重要だが緊急ではないゴールを追求する一方で、付加価値の高くない特定のタスクを委任することができるかもしれません。
3.休憩を取る
休憩を取ることは、実は仕事の効率を上げるのに役立つのです。休憩を取ることで、思考が整理され、圧倒されたときに元気を取り戻して仕事に臨むことができるかもしれません。
実は、体が疲れると集中力が低下し、いくらデスクに座っていても、時間が経つにつれてやることが少なくなってしまうことがあるのです。ただ、あまり長い時間休んでしまうと、時間が足りなくなってしまうので、注意が必要です。そのための一つの方法が、休憩時間を決めることです。ポモドーロ・テクニックは、深い作業時間の合間に必ず休憩を入れる方法として、人気があります。
4.タスクの委譲
すべての仕事をこなすのが難しい場合は、いくつかの仕事を他の人に任せるのが有効かもしれません。そうすれば、あなたはリストの最も重要な項目に集中し、残りは他の人がやってくれます。
もちろん、そのタスクをこなす能力があり、信頼できる人を選ぶことが重要です。必要なのは、今やらなければならない仕事と、後でやる仕事を把握することです。緊急度と重要度で評価する。緊急で重要なタスクは、すぐにやるべきです。緊急だが重要でないタスクは、委任しなければならない。
緊急ではないが重要なタスクがある場合は、後でスケジュールを組むようにしましょう。そして、重要でなく、緊急でもないタスクが見つかったら、それらのタスクをリストから追い出してください。それらのタスクは、あなたのエネルギーと集中力を必要としません。tl;dv を使えば、タスクの委任も簡単です。会議中にやるべきことリストから仕事を委任する必要がある場合、Google Docsと同じように担当者をタグ付けすれば、その社員に通知が送られます。
5.締め切りの設定
自分で期限を設定することは、仕事を終わらせるためのモチベーションを高めるのに有効です。あるタスクを完了するための具体的な時間枠がわかっていれば、集中して早く終わらせることができるはずです。ただ、ストレスを感じないように、現実的な期限を設定することが大切です。
締切を設定したことがある人なら、タスクはたいてい予定より長くかかることに気づいているかもしれません。これを観察したのがダグラス・ホフスタッターで、「ホフスタッターの法則を考慮しても、いつも予想以上に時間がかかる」というホフスタッターの法則を世に送り出しました。
期限を設定する場合は、現実的なものにすること。そのためには、推測や概算ではなく、何かをするために必要なことを正確に把握する必要があります。時間をスケジューリングし、それに賢く従うことを期待するなら、締切やスケジュールをできるだけ現実に近いものにする必要があります。
6.テクノロジーを活用する
仕事の効率を上げるためのテクノロジーツールはいろいろとあります。プロジェクト管理ソフトウェアからオンラインスケジューリングツールまで、あらゆるものに対応するツールがあります。いろいろと調べて、自分に合ったものを見つけてください。リマインダーアプリ、スケジュールアプリ、tl;dv のようなバーチャルミーティングレコーダー、コミュニケーションツールなど、時間をより効率的に使い、1日に多くのことを成し遂げることが簡単にできるようになりました。
業務にテクノロジーを加えることで、従業員は反復的で時間のかかる作業から解放され、より創造的な仕事に集中できるようになる。例えば、給与計算はQuickBooks Payroll、Wave、Gustoなどのソフトウェアで自動化できる。給与の支払いをすべてシステムで行うことで、経理部門は組織の成長につながるより重要な仕事に集中できるようになる。さらに、従業員は給与明細に簡単にアクセスできるようになり、給与計算プロセスがよりスムーズになります。
7.注意散漫にならないようにする
仕事を効率的に進めるには、集中力を持続させることが重要です。つまり、ソーシャルメディア、個人的なメール、電話など、気が散るものを避けることです。Offtime、Moment、Flipd、Freedom、AppBlockなどのアプリを使えば、勤務時間中にソーシャルメディアをブロックして、より短時間で集中し、より多くの仕事をこなせるようになります。必要であれば、これらの気が散るものを遮断して、仕事に集中できるようなシステムを構築しましょう。Forestというアプリは、タイマーで架空の木を植えることができるシンプルなアプリです。時間切れにならないと木が枯れてしまうので、それまで仕事に集中しなければなりません。Forestは、モバイルアプリとして、またブラウザの拡張機能として利用できます。
8.十分な睡眠をとる
日中の生産性を高めたいのであれば、十分な睡眠をとる必要があります。これは、十分な睡眠がとれていれば、エネルギーと集中力が高まるからです。最高のパフォーマンスを発揮するために、毎晩8時間以上の睡眠を確保するようにしましょう。睡眠時間を確保するための最も良い方法のひとつは、週末も含めて毎日同じ時間に眠ることです。
一般的な人の場合、8時間の睡眠が標準であり、それを目標にするのがよいでしょう。デバイスは、私たちが遅くまで眠る主な理由の一つです。睡眠の専門家の多くは、デバイスを別の部屋に置くことを勧めています。就寝の2時間前にはスマホから離れるようにしましょう。そうすることで、熟睡するための心の準備ができます。
9.健康的な食事
身体の健康は、生産性の高さにも影響します。ジャンクフードを食べると、体がだるくなり、1日を過ごすのに必要なエネルギーが得られません。その代わり、栄養価の高い食事を心がけ、一日中充電できるようにしましょう。
10.定期的な運動
運動もまた、生産性を高めるための重要な要素です。体を動かすと、精神が明晰になり、集中力が高まります。その結果、日中により多くの仕事をこなすことができるようになります。ですから、毎日の習慣に運動を取り入れるようにしましょう。仕事中に運動を取り入れるには、毎日、休憩時間に短い散歩をするのがよいでしょう。
職場に運動設備があれば、なおさらです。ほとんどの人は、健康が生産性や効率に大きく関わるとは考えていません。しかし、人間は、身体、心、魂、そして精神で構成されています。人間存在のこれらの側面のどれかがバランスを欠くと、生産性に影響を及ぼす可能性があります。体のケアを怠ると、せっかくできる仕事も減ってしまいます。1日数分の運動が、それを大きく変えるのです。
11. 自分のために時間を使う
自分自身を大切にしなければ、生産性を上げることはできません。つまり、毎日、リラックスして充電するために自分のための時間を確保することです。お気に入りの本を読んだり、散歩に出かけたりと、リラックスするための時間を確保するのです。よく、最高のアイデアは仕事中や何時間もデスクワークをしているときではなく、シャワーを浴びているときに生まれると言われます。リラックスして、失われたエネルギーを回復させる時間を持ちましょう。
12.ワークライフバランスを考える
仕事とそれ以外の生活のバランスをとることが大切です。仕事ばかりしていると、すぐに燃え尽きてしまい、まったく生産性が上がらないでしょう。かといって、仕事量が少ないと、やるべきことをすべてこなすことができません。私生活を犠牲にすることなく、生産性を高めることができるよう、自分に合ったバランスを見つけましょう。
13.目標の設定
目標を設定することは、やる気を維持するための素晴らしい方法です。具体的な目標があれば、集中力が持続し、物事を成し遂げられる可能性が高くなります。短期的な目標と長期的な目標の両方を設定し、時間の経過とともに進歩を確認できるようにしましょう。SMART（Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound）メソッドは、高尚な目標ではなく、目標にぴったりと合った目標を設定するための最も一般的で強力な方法の1つです。
14.ルーチンを作る
毎日、規律正しい生活を送ることは、生産性を高めるために役立ちます。毎日何をしなければならないかがわかっていれば、物事を始めるのも、終わらせるのも簡単です。もちろん、予期せぬ出来事に対応できるよう、ルーティンワークには柔軟性を持たせてください。日課を作るのは簡単ではありません。規律が必要ですし、完璧になるまでには長い時間がかかります。
だからこそ、最高のルーティンを作り上げるために時間を惜しまず、目標達成に取り組む必要があります。ルーティンを作るのに最適な方法は、自分の性格に基づいた習慣体系を作ることです。決まった時間に眠り、起きる。決まった時間に出勤する。様々な習慣を見直す時間を持ち、一貫した評価を通じて、完璧な効率と膨大な生産性を維持するための礎となる良い習慣を手に入れることができます。
15. 先延ばしにしない
先延ばしは生産性の敵です。いつも物事を先延ばしにしていたら、何もできないでしょう。ですから、思いついたらすぐに手をつけるようにしましょう。すぐにやらなければならないということではありませんが、少なくとも、そのことが頭から離れないように、取り掛かるべきでしょう。
16.ノーと言うことを学ぶ
人が物事を先延ばしにする理由の1つは、一度に多くのことを成し遂げようとしすぎることです。自分の能力以上のことを引き受けると、集中して何かをやり遂げることは難しくなります。そこで、自分の能力範囲外の活動を他人から依頼されたときの断り方を学びましょう。
17.ポジティブであること
あなたの態度は、生産性の高さに大きな違いをもたらすかもしれません。良い姿勢で自分を信じていれば、物事を成し遂げられる可能性が高くなります。しかし、もしあなたがネガティブで悲観的であれば、仕事への意欲を見出すのはかなり難しくなるでしょう。ですから、つらいことがあっても、前向きで楽観的な態度をとり続けることで、気持ちを高く保つことができます。
結論
仕事の効率を上げるには、さまざまな方法があります。いくつか試してみて、自分にとって最も効果的なものを見つけてください。また、トレーニングを続けることで、継続的な改善が可能になりますよ。
