명확하고 잘 작성된 회의 요약은 조율된 작업과 놓친 작업의 차이를 만들 수 있습니다. 요약은 팀이 무슨 일이 있었는지 검토하고, 어떤 결정이 내려졌는지 이해하고, 다음에 어떤 일이 예상되는지 정확히 파악하는 데 도움이 됩니다.


솔직히 말해서, 슬라이드 12에서 하나의 결정을 찾기 위해 45분짜리 통화를 다시 시청하는 것을 좋아할 사람은 아무도 없습니다. 요약은 이러한 운명에서 모두를 구해줍니다.


직원들은 한 달에평균 62회의 회의에 참석하며,그 중 절반에 가까운 시간을 멀티태스킹이나 주제에서 벗어난 토론에 소비하는 경우가 많습니다. 회의에서 명확한 결론이 나오지 않으면 많은 시간을 낭비하게 됩니다.


공식 회의든 비공식 회의든, 내부 회의든 고객 대면 회의든, 이러한 종류의 요약은 회의실에 있지 않아도 모든 사람이 회의 내용을 파악할 수 있도록 도와줍니다.


프로세스를 자동화하고 싶다면 tl;dv와 같은 도구를 사용하여 대화를 쉽게 캡처하고 실시간으로 스마트하고 공유 가능한 요약을 생성할 수 있습니다. 하지만 직접 작성하는 것을 선호하거나 형식과 어조를 보다 세밀하게 제어하고 싶다면 이 가이드에서 모든 것을 단계별로 자세히 설명해 드립니다.


회의 개요를 구성하는 방법부터 실제 사례, 바로 복사할 수 있는 템플릿, 후속 이메일 형식까지 모든 것을 다룹니다. 프로젝트 체크인, 영업 통화, 팀 스탠드업, 이사회 회의 등 어떤 회의의 요약본을 작성하든 이 안내를 통해 명확하고 간결하며 실제로 도움이 되는 요약본을 작성할 수 있는 도구를 얻을 수 있습니다.

목차

회의 요약이란 무엇인가요? (+ 중요한 이유)


회의 요약은 회의 중에 논의된 주요 사항, 결정된 사항 및 합의된 다음 단계를 요약한 짧은 문서 또는 메시지입니다. 이해관계자가 전체 회의 내용을 읽거나 회의에 참석하지 않고도 회의 내용을 빠르게 검토할 수 있습니다.


회의 후 요약은 팀을 조정하고, 불참한 참가자를 다시 불러들이고, 후속 조치를 추적하는 데 특히 유용합니다. 결정된 사항과 누가 무엇을 책임지는지에 대한 명확한 기준점 역할을 합니다.


비즈니스 회의 요약에는 모든 의견을 포함할 필요는 없으며, 다음에 중요한 사항에 초점을 맞춰 작성해야 합니다. 이것이 바로 노트나 회의록과 다른 점입니다.

미팅 요약 사용 시기

회의 요약은 내부 업데이트에만 유용한 것이 아닙니다. 다양한 상황에서 작동하여 여러 팀과 이해관계자가 혼동 없이 의견을 조율할 수 있도록 도와줍니다.

내부 팀 회의

요약은 진행 상황을 문서화하고, 결정 사항을 기록하고, 작업을 할당하는 데 도움이 됩니다. 특히 반복적인 체크인, 스프린트 계획 또는 부서 따라잡기에 유용합니다.

고객 대면 회의

고객과의 통화 후에는 구조화된 요약이 논의된 내용을 보여주고 다음 단계를 확인합니다. 이렇게 하면 양측이 명확한 참조를 할 수 있고 나중에 다시 통화하는 일을 방지할 수 있습니다.

프로젝트 업데이트

내부 팀과 협력하든 외부 파트너와 협력하든 요약 기능을 사용하면 주요 마일스톤을 추적하고, 장애물을 파악하고, 전체 노트로 사람들에게 과부하를 주지 않으면서도 기대치를 명확하게 유지할 수 있습니다.

Remote 및 하이브리드 근무

사람들이 같은 공간에 있지 않거나 같은 일정에 있지 않을 때 요약은 모든 사람에게 정보를 제공합니다. 부재 중인 참석자는 동료를 쫓아다니지 않고도 빠르게 최신 정보를 확인할 수 있습니다.

부서 간 협업

여러 부서가 만나면 업무가 흐트러지기 쉽습니다. 요약은 팀이 서로 다른 도구나 프로세스를 사용하더라도 주요 결과를 강조하고 책임을 명확하게 할당합니다.

내부 팀 회의

회의 요약, 회의록 및 안건이 함께 작동하는 방식


탄탄한 회의 프로세스는 명확한 계획에서 시작하여 접근 가능한 문서로 마무리됩니다. 회의 안건, 회의록, 요약본은 각각 다른 역할을 하지만 함께 사용하면 회의 전, 회의 중, 회의 후에 팀이 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다.


회의 안건


안건은 회의의 구조를 미리 설정합니다. 안건에는 회의의 목적, 주제, 시간 할당, 누가 무엇을 주도할 것인지에 대한 개요가 나와 있습니다. 강력한 안건은 주제에서 벗어난 토론을 방지하고 회의의 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다. 시작점이 필요한 경우, 다양한 유형의 회의에 적용할 수 있는 몇 가지 회의 안건 템플릿을 참조하세요.

회의록


회의록은 일어난 모든 일에 대한 상세하고 공식적인 기록을 제공합니다. 여기에는 참석자, 타임스탬프가 찍힌 항목, 주요 동의 및 승인이 포함됩니다. 회의록은 이사회실, 법률 환경 및 공식적인 기록이 필요한 모든 환경에서 필수적입니다. 회의록 템플릿을 살펴보고 효과적으로 서식을 지정하는 방법을 알아보세요.

회의 요약

요약은 회의가 끝난 후 전송되는 짧고 실행 가능한 요약본입니다. 요약에는 가장 중요한 요점, 결정된 사항, 실행 항목 및 책임자가 강조되어 있습니다. 회의록보다 덜 형식적이지만 작성 속도가 빠르고 이해하기 쉽습니다.


함께 일하는 방법:

  • 회의 안건을 사용하여 대화를 계획하고 진행하세요.
  • 공식적인 기록이 필요한 경우 회의록 캡처하기
  • 회의 요약을 공유하여 모두가 가장 중요한 내용을 기억할 수 있도록 도와주세요.

 

항상 이 세 가지가 모두 필요한 것은 아니지만, 각각의 사용 시기와 방법을 알면 미팅을 더 원활하게 진행하고 후속 조치를 개선하는 데 도움이 됩니다.

회의 안건 체크 목록

미팅 요약 작성 방법(단계별 가이드)


실제로 유용한 회의 요약을 작성하는 방법이 궁금하다면 이 섹션에서 팀과 회의 유형에 관계없이 적용할 수 있는 간단한 프로세스를 설명합니다. 이해관계자와 결과를 공유하든 팀 진행 상황을 추적하든, 구조화된 접근 방식은 큰 차이를 만들어냅니다.


1단계: 체계적인 회의 노트를 작성하는 방법 찾기

중요한 순간을 포착하는 것부터 시작하세요. 모든 단어를 기록할 필요는 없고 중요한 결정, 과제, 아이디어, 후속 조치만 기록하세요. 글머리 기호를 사용하여 체계적으로 정리하고 불분명하다고 생각되는 부분은 표시하여 회의가 끝나기 전에 확인할 수 있도록 하세요. 이를 위한 한 가지 방법은 tl;dv와 같은 회의 도우미를 사용하는 것입니다.


2단계: 실행 항목 및 책임 파악하기

회의가 끝나면 노트를 검토하고 가장 중요한 결과를 도출하세요. 다음에 해야 할 일은 무엇인가요? 누가 무엇을 할 것인가? 마감일, 소유자, 다음 단계는 좋은 회의 결론 요약의 기본 요소입니다.


3단계: 적합한 형식 선택

만능은 없습니다. 빠른 내부 동기화에는 Slack 메시지만 필요할 수도 있습니다. 프로젝트 업데이트나 이사회 검토에는 좀 더 공식적인 내용이 필요할 수도 있습니다. 토론 요약은 청중의 분위기와 기대에 부합해야 합니다.


4단계: 요약 작성

간단한 회의 개요로 시작하세요. 그런 다음 핵심 요점을 나열한 다음 실행 항목과 해결되지 않은 질문을 나열하세요. 제목, 글머리 기호, 명확한 서식을 사용하세요. 회의에 참석하지 못한 사람도 2분 이내에 회의 내용을 파악할 수 있도록 작성하세요.


5단계: 앉아서 기다리지 말고 공유하기

대화가 아직 생생할 때 가능한 한 빨리 회의 후 요약을 보내세요. 공유 문서, 프로젝트 도구 업데이트, 회의 요약 이메일 등 어떤 것이든 가능합니다. 목표는 모든 사람이 동일한 이해와 앞으로의 명확한 경로를 가지고 떠날 수 있도록 하는 것입니다.

회의 요약 템플릿(복사 및 사용자 지정)

재사용 가능한 회의 요약 템플릿을 사용하면 일관성 있고 유용한 요약을 쉽게 작성할 수 있습니다. 간단한 팀 회의 요약을 작성하든, 좀 더 공식적인 안건 요약을 작성하든, 이 서식은 요점을 명확하고 간결하게 정리하는 데 도움이 됩니다.

회의 요약 템플릿

회의 제목:
날짜
시간
참석자

회의 개요:
[회의의 목적과 다루는 주요 주제를 요약하는 짧은 단락을 작성하세요.]

주요 논의 사항:

  • [불릿포인트 1]
  • [불릿포인트 2]
  • [불릿포인트 3]

의사 결정:

  • [결정 1]
  • [결정 2]

작업 항목:

  • [작업 1 - 할당 대상 + 마감일]
  • [작업 2 - 할당 대상 + 마감일]

다음 미팅:
[날짜/시간 또는 예정되지 않은 경우 메모]

템플릿 적용하기

  • 공식적인 회의 요약의 경우, 완전한 문장을 사용하고 참석자 이름과 역할을 모두 포함하세요.
  • 팀 회의 요약의 경우, 글머리 기호에 충실하고 불필요한 세부 사항은 생략하세요.
  • 내부 업데이트의 경우, 안건 요약을 쉽게 훑어볼 수 있도록 높은 수준으로 작성하세요.

 

원하는 도구에 복제할 수 있습니다: Google 문서도구, Notion 또는 노트 앱 중 원하는 도구에 복제할 수 있습니다.

 

tl;dv를 사용 중이라면 수동 설정을 건너뛸 수 있습니다. 사용자 지정 가능한 회의 템플릿이 기본 제공되므로 회의 노트, 요약, 실행 항목을 자동으로 캡처하고 공유하는 방식을 표준화할 수 있습니다. 이러한 템플릿은 Notion이나 HubSpot과 같은 CRM으로 푸시할 수도 있습니다.

회의 요약 이메일을 보내는 방법

잘 작성된 회의 요약 이메일은 모든 사람이 서로 협력하고 책임감을 가질 수 있게 해줍니다. 클라이언트를 업데이트하든, 팀원들을 다시 불러들이든, 빠른 동기화 후 후속 조치를 취하든, 핵심은 명확성입니다. 회의가 끝난 후 몇 시간 이내에 대화가 아직 생생할 때 보내는 것이 가장 좋습니다.

그리고 네, 극적인 Slack 후속 조치를 건너뛸 수 있습니다. "내 마지막 메시지에 따라"라고 해서 프로젝트가 진전된 적은 없습니다.

후속 회의 요약을 보내는 이유는 무엇인가요?

  • 회의 중 내린 결정을 강화합니다.
  • 결석한 참석자가 따라잡을 수 있도록 지원
  • 주요 요점 및 조치 항목 문서화
  • 추가 회의 없이 업무 진행 유지

짧고 구조화된 후속 회의 요약본이 전체 녹취록보다 더 유용한 경우가 많습니다. 노이즈를 잘라내고 중요한 내용을 정확하게 강조할 수 있습니다.

회의 요약 이메일 예시(공식)

제목: 요약: 2분기 기획 회의 - 4월 2일

안녕하세요, 팀원 여러분
오늘 회의 내용을 간략히 요약해 보겠습니다.

요점

  • 1분기 캠페인 검토
  • 2분기에는 LinkedIn으로 초점 이동
  • 예산이 $15,000로 확정되었습니다.

작업 항목:

  • 4월 10일까지 광고 카피 초안 작성하기
  • 프리야, 디자인 브리핑 조정
  • 콘텐츠 캘린더 업데이트하기

다음 체크인: 4월 8일 월요일

고마워요,
[사용자 이름]

회의 요약 이메일 예시(비공식)

주제: 빠른 요약 - 2분기 계획

안녕하세요, 이번 분기에는 LinkedIn에 올인할 계획입니다. 예산은 정해졌습니다. Alex는 카피를, 디자인팀은 디자인을, Jade는 캘린더를 업데이트하고 있습니다. 월요일에 더 자세히 알려드리겠습니다.

건배,
[사용자 이름]

명확한 회의 요약 이메일 작성을 위한 팁

  • 제목은 간결하게 작성하세요: "요약"이라는 단어와 회의 주제를 포함하세요.
  • 글머리 기호에 충실하세요: 특히 모바일에서 더 읽기 쉬움
  • 이름과 마감일을 사용하세요: 모호한 후속 조치 피하기
  • 톤을 맞추세요: 고객/이해관계자를 위한 정장, 내부 팀을 위한 캐주얼

 

비즈니스 회의 요약본을 보내든 내부 요약본을 보내든 목표는 동일합니다. 다음 단계를 명확히 하라는 것입니다.

명확한 회의 요약 작성을 위한 모범 사례


좋은 회의 요약은 스캔하기 쉽고, 실행 가능하며, 며칠 또는 몇 주 후에도 유용해야 합니다. 이 팁은 사람들이 실제로 다시 참조할 수 있는 요약을 작성하는 데 도움이 됩니다.


대화가 아닌 성과에 집중

플레이 바이 플레이는 피하세요. 회의록 요약에는 무엇이 결정되었는지, 누가 언제까지 무엇을 했는지를 중점적으로 기록해야 합니다. 논의되었지만 해결되지 않은 사항이 있다면 간단히 메모하고 후속 조치를 위해 표시하세요.


명확성을 위해 글머리 기호 사용

사람들은 특히 바쁠 때는 긴 단락을 잘 읽지 않습니다. 글머리 기호를 사용하면 회의 노트 요약을 더 쉽게 훑어보고 작업 항목을 명확하게 강조할 수 있습니다.


실행 항목을 구체적으로 작성하세요.

담당자의 이름과 업무 내용, 기한을 명시하세요. "나중에 검토해 보겠습니다"와 같은 모호한 후속 조치는 제대로 지켜지지 않는 경향이 있습니다.

짧지만 모호하지 않게 작성하세요.

모든 내용을 포함할 필요는 없지만 중요한 부분을 빼놓아서는 안 됩니다. 회의 결론 요약은 전체 회의를 다 듣지 않고도 이해할 수 있는 충분한 맥락을 제공해야 합니다.


청중과 톤 맞추기

내부 팀? 가볍게 하세요. 외부 이해관계자나 경영진을 대상으로 하나요? 좀 더 세련된 어조를 사용하세요. 어느 쪽이든 전문적이고 체계적인 어조를 유지하세요.

오늘 더 나은 회의 요약 작성을 시작하세요

"잠깐만요, 방금 무슨 일이 있었던 거죠?"라고 생각하며 회의실을 나간 적이 있다면 여러분은 혼자가 아닙니다.

유용한 회의 요약을 작성하는 데 시간이 오래 걸리지는 않지만, 시간을 절약할 수 있습니다. 요약은 팀을 조율하고, 후속 조치를 놓치는 것을 방지하며, 논의되고 합의된 내용을 명확하게 기록할 수 있습니다.

작업 속도를 높이고 싶다면 이 가이드의 회의 요약 템플릿을 사용하거나 전체 프로세스를 자동화하는 tl;dv와 같은 도구를 사용해 보세요. 기본 제공 템플릿, 실시간 트랜스크립션, 스마트 AI 요약 기능을 사용하면 회의 문서 작성에서 수작업이 필요 없습니다.

프로젝트 업데이트, 클라이언트 통화, 내부 동기화 등 어떤 작업을 처리하든 좋은 요약본은 사람들이 녹음이나 메모를 뒤적이지 않고도 진행 상황을 파악하는 데 도움이 됩니다.

tl;dv를 사용하여 미팅 문서 표준화를 시작하세요. 추가 관리자가 전혀 필요하지 않습니다!

미팅 요약에 관한 자주 묻는 질문

회의 요약에는 회의의 목적, 주요 논의 사항, 결정 사항, 실행 항목, 다음 단계가 포함되어야 하며 책임과 기한이 명확하게 할당되어 있어야 합니다.

아니요, 세부 사항과 형식이 다릅니다. 회의록은 토론과 결정에 대한 공식적이고 포괄적인 기록으로, 타임스탬프가 찍힌 항목과 참석자 목록이 포함되는 경우가 많습니다. 반면, 회의 요약은 결과와 실행 항목에 초점을 맞춘 간결한 요약본입니다.

일반적으로 회의 주최자 또는 지정된 참가자가 요약본을 작성합니다. 하지만 tl;dv와 같은 도구를 사용하면 이 프로세스를 자동화하여 일관성과 정확성을 보장할 수 있습니다.

회의 요약본을 신속하게, 가급적이면 24시간 이내에 공유하여 모든 참가자가 결정된 사항을 숙지하고 그에 따라 행동할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

회의 요약은 토론 및 결정에 대한 기록을 제공하지만 일반적으로 회의록보다 덜 공식적이며 법적 문서화 요건을 충족하지 못할 수 있습니다. 법적 목적의 경우 정식 회의록을 작성하는 것이 좋습니다.

예, 여러 도구를 사용하면 회의 요약 작성을 자동화하고 간소화할 수 있습니다. 예를 들어, tl;dv는 회의를 녹화하고 요약을 생성하는 기능을 제공하여 효율성과 정확성을 높여줍니다.