En las reuniones pueden ocurrir cosas increíbles. Ya sean remote, híbridas o en persona, las reuniones suelen ser el lugar donde se forman, incuban y convierten ideas increíbles en la base de la - próxima - gran - cosa. Saber cómo levantar acta de una reunión es esencial si quieres asegurarte de que nada de esa magia se pierda.
Qué encontrará en esta guía de actas de reuniones
Sin embargo, al igual que una conversación muy profunda con amigos hasta altas horas de la noche, esas pequeñas gemas de perspicacia, esas chispas de creatividad y genialidad, bueno... son propensas a perderse en el laberinto de nuestra mente. Nuestra memoria es poco fiable, especialmente cuando se trata de información compleja, técnica o detallada. Si no se anotan los puntos clave de una reunión o los puntos de acción, se corre el riesgo de perder todas esas ideas fructíferas en el vacío.
Nadie quiere eso. No documentar una reunión es una oportunidad perdida de recopilar, almacenar y compartir ideas. Necesitas actas de las reuniones, y buenas. Y lo que es más importante, necesitas métodos geniales para levantar acta ¡de una reunión!
Diga adiós a tomar notas en su bloc de papel, para luego perderlas para siempre. Despídete de capturar fragmentos de información al azar, pero olvidando el contexto, o sin saber cómo compartir la información en toda la organización.
Vamos a explicarte cómo puedes tomar notas que son:
- Rico en contexto
- Más claro que el agua
- Captura eficiente
- Se puede buscar en
- Conectado con la reunión
- Transparente
- Democratizado
- Accesible al instante para todo el mundo
Pero, antes de empezar...
¿Qué son las actas de las reuniones?
Las actas de reunión son el registro oficial y escrito de lo que se ha debatido y decidido en una reunión. Ayudan a garantizar que tanto los participantes en la reunión como las partes interesadas ausentes estén de acuerdo. Deben resumir las decisiones tomadas, las conclusiones alcanzadas y los conocimientos adquiridos. Y, lo que es más importante, deben documentarse las acciones que surjan de la reunión.
Suena bastante sencillo, ¿verdad? Puede serlo... pero sólo si sabes tomarlas de la forma correcta.
Tradicionalmente, una persona de la empresa solía encargarse de levantar acta de las reuniones. Esta persona sería un oyente pasivo y un mecanógrafo eficiente. Recogía las notas, las pasaba a máquina en el formato correcto y se encargaba de compartirlas con las partes interesadas.
La tecnología ha simplificado y mejorado la práctica de tomar notas en las reuniones. Aunque algunos siguen optando por tomar notas a mano, ahora es más fácil que nunca tomarlas en línea, por ejemplo con una aplicación para tomar notas deZoom o un complemento para tomar notas deGoogle Meet .
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Lo fundamental es recordar que todo gira en torno al contexto, la claridad, la precisión y la transparencia. De este modo, no se pierde nada importante y no se cruzan los cables sobre lo que se dijo y lo que se quiso decir.
Al tomar notas, es importante ser lo más conciso posible. Esto significa que sólo debes incluir los puntos clave que se trataron en la reunión y omitir todo lo que no sea relevante.
Las actas de las reuniones deben facilitar la revisión de lo tratado en cuestión de segundos, recordando así los puntos de acción y lo aprendido.
Cómo levantar actas de reuniones en persona
En las reuniones presenciales, tomar notas puede ser un poco más desalentador. Rara vez hay una grabación a la que volver, y no podrás utilizar el software de reuniones virtuales. Pero no se preocupe. Hay muchos consejos que puedes seguir para llevar tus habilidades de toma de notas en persona al siguiente nivel.
Para que sea un poco más fácil, lo hemos desglosado en una guía paso a paso:
1. Comience por anotar lo básico: quién, qué, dónde y cuándo
Puede parecer una obviedad, pero es importante anotar primero la información básica. Así estructurarás tus notas y te asegurarás de no olvidar ningún detalle clave. Anota quién asiste, la fecha y hora de la reunión y dónde se celebra.
2. Escriba un breve resumen de lo que se discutió en la reunión
De nuevo, esto puede parecer innecesario, pero es importante anotar un breve resumen de los principales temas que se debaten en la reunión. Copia el orden del día formal y asegúrate de añadir también información sobre los puntos no incluidos en el orden del día. Para empezar, puedes explicar el propósito de la reunión: ¿por qué se debaten estos temas y qué objetivos deben alcanzarse al final de la reunión?
3. Anotar cualquier acción que deba tomarse de la reunión
Esta es la parte más importante de la redacción de las actas, ya que garantiza que todo el mundo sabe lo que hay que hacer y para cuándo. Sé lo más específico posible al anotar los puntos de acción y los plazos, y asegúrate de poder asignar cada punto a una persona o equipo concretos.
4. Transcriba las citas clave
Si hay algún comentario especialmente memorable o importante de la reunión, asegúrate de transcribirlo literalmente en tu acta. Esto ayudará a captar la esencia del debate al expresar las ideas en las palabras de los asistentes.
5. Edite y formatee sus actas según sea necesario
Una vez anotada toda la información anterior, es hora de editar y dar formato a las actas según sea necesario. Si lo deseas, puedes utilizar una plantilla (hemos añadido algunas al final de este artículo).
Asegúrate de corregir las actas en busca de erratas o errores, y dales un formato que sea fácil de leer y entender. Si necesitas volver a comprobar algún detalle, pregunta a alguien que haya participado, pero hazlo rápido, antes de que se les olvide a ellos también.
Y eso es todo.
A continuación, puedes guardar, imprimir o compartir las actas de la reunión según necesites. Independientemente de dónde las guardes, deberías hacerlo de forma relativamente organizada y, tal vez, establecer una convención de nomenclatura para garantizar que el documento correcto pueda ser encontrado en el momento adecuado (por cualquiera que necesite verlo).
Para cualquier reunión que se celebre DESPUÉS de esta reunión original, asegúrate de haber compartido las actas de la reunión anterior con los asistentes para que tengan un recordatorio de lo sucedido.
Levantar acta de una reunión virtual
Para una reunión virtual también se pueden seguir estos pasos, pero afortunadamente hay una manera mucho más fácil.
No tiene sentido que una persona se encargue de redactar un informe detallado de una reunión virtual cuando toda la llamada está grabada. No es un uso eficiente del tiempo. Al dejar que todos los participantes apunten los puntos de acción y los puntos a tomar en cuenta dentro de la propia reunión virtual, no hay riesgo de que nada se pase por alto.
Aquí es donde entra en juego una herramienta como tl;dv . Esta herramienta de toma de notas con IA se integra en Zoom, Google Meet o MS Teams y genera automáticamente actas de la reunión. Así es. Sin intervención humana alguna.
Si realmente quieres resaltar manualmente un momento específico, puedes hacer uso de tl;dv's meeting moments que te da ese control manual, de lo contrario puedes simplemente centrarte en tu reunión.
Una vez finalizada la reunión, se abrirá una nueva pestaña en tu navegador con las notas de AI de esa reunión.
Si lo has configurado de antemano, todos los participantes en la reunión recibirán también esas notas.
Con la función "ask tl;dv", puedes aprovechar la IA para extraer cualquier dato de tu reunión, pedir un resumen o que la IA te consiga ese momento en el que alguien mencionó un gato.
Ventajas de utilizar tl;dv para levantar actas de reuniones
Aprovechar la IA
Aprovechando el poder de la IA, tl;dv transforma la mundana tarea de levantar acta de una reunión en un proceso altamente eficiente y perspicaz.
Este asistente de reuniones con inteligencia artificial no sólo graba, transcribe y resume los debates de su equipo, sino que también capta de forma inteligente la esencia de cada conversación.
Al reconocer a cada orador y etiquetar con precisión los nombres de los participantes, tl;dv garantiza que no se pierda ningún detalle. Además, su capacidad para crear rastreadores de temas personalizados y generar notas agrupadas por temas agiliza el proceso de revisión, lo que permite a los equipos sumergirse directamente en las ideas más relevantes.
tl;dv eleva la experiencia de la reunión al permitir a los usuarios preguntar cualquier cosa sobre sus reuniones y obtener información de múltiples reuniones, lo que la convierte en una herramienta indispensable para las empresas que desean aprovechar todo el potencial de sus debates.
Sellos de tiempo
Además de proporcionar una transcripción precisa, tl;dv le permite adjuntar actas de la reunión a la llamada grabada en forma de marcas de tiempo.
Esto es increíblemente útil si necesitas volver a un punto específico de la discusión o quieres compartir un momento concreto con los demás. Y lo que es mejor, no hace falta ser administrador o jefe para añadirlas, todo el mundo tiene acceso a esta función y puede crear sus propias marcas de tiempo para que sean relevantes y contextuales. Esto funciona tanto para Zoom grabar marcas de tiempo y Google Meet marcas de tiempo.
Las marcas de tiempo serán visibles para todos los participantes en la convocatoria en tiempo real. Para verlas después, basta con visitar el enlace a la reunión grabada. Las marcas de tiempo aparecerán junto a la transcripción, lo que facilitará el desplazamiento y la búsqueda de la sección correspondiente.
Puedes añadir marcas de tiempo manualmente, y puedes hacerlo en cualquier momento que quieras marcar un tema en particular o destacar algo que sea relevante para revisarlo en otra reunión. Para ello, basta con escribir el acta de la reunión o las notas en la interfaz tl;dv Highlights. La marca de tiempo se añadirá al acta de la reunión y funcionará como un marcador de vídeo.
Etiquetado
El etiquetado es otra gran característica de tl;dv que te permite destacar partes importantes de la reunión para otros. Esto es especialmente útil si necesitas compartir las actas con alguien que no pudo asistir a la reunión.
Para etiquetar a alguien en la reunión, sólo tienes que escribir @ en la interfaz tl;dv , seguido del nombre del compañero que quieres incluir en el bucle. También puedes añadir estas etiquetas en retrospectiva, yendo a un momento concreto de la grabación y haciendo clic en "Añadir marca de tiempo" y realizando entonces la misma acción.
Puede ser una buena idea escribir un breve comentario que resuma por qué es necesaria su aportación o conocimiento. Tu compañero recibirá un correo electrónico que le avisa de que ha sido etiquetado en un momento concreto de la llamada. La sección etiquetada aparecerá resaltada en el acta de la reunión, lo que facilitará su localización por parte de los demás.
Multilingüe
tl;dv puede traducir notas a más de 30 idiomas. De este modo, las reuniones de negocios internacionales se convierten en un juego de niños, ya que todo el mundo puede acceder después a las notas de la reunión en su propio idioma.
Async friendly
Una de las principales diferencias de tomar las actas de las reuniones digitalmente, por ejemplo con tl;dv, es la menor necesidad de asistencia en vivo. No es necesario estar en la reunión para levantar el acta. Puedes añadir fácilmente las actas de la reunión en retrospectiva.
Si dos interesados necesitan una reunión rápida y otros no pueden asistir, ¡no hay problema! La grabación y la transcripción garantizan que no se pierda nada.
Integraciones
tl;dv se integra con varias herramientas y CRM populares, como Slack, Google Docs, HubSpot y Salesforce. Esto te permite compartir rápida y fácilmente las actas de tus reuniones con otras personas, sin tener que añadirlas manualmente.
Para configurar una integración, sólo tienes que hacer clic en el botón "Integraciones" de la interfaz de tl;dv y seleccionar la herramienta que quieras utilizar. Sigue las instrucciones para conectar tl;dv a tu cuenta y ¡ya está todo listo!
Son múltiples las ventajas de integrar una herramienta de videoconferencias y toma de actas con sistemas CRM como HubSpot y Salesforce, por ejemplo:
Ahorrar tiempo
Ya no tiene que programar y asistir a varias reuniones para obtener información actualizada de los diferentes miembros del equipo que trabajan en el mismo proyecto. Con las reuniones de vídeo de tl;dv y la integración de las minutas, puede ver una grabación de toda la reunión junto con los puntos clave y los elementos de acción en un solo lugar. Esto significa que puedes ahorrar tiempo al no asistir a reuniones innecesarias y obtener rápidamente actualizaciones cuando sea necesario.
También significa que no tienes que perder mucho tiempo escribiendo notas o transfiriendo detalles a tu CRM. Con un simple clic, los clips de vídeo y las marcas de tiempo se introducen en tu plataforma collanborative, donde tú y tu equipo podéis acceder a la llamada, la transcripción y las marcas de tiempo en cualquier momento.
Mejor servicio al cliente
Con reuniones y actas en vídeo almacenadas junto con los datos de los clientes en su CRM, su equipo de atención al cliente podrá ofrecer una mejor experiencia a sus clientes. Tendrán a mano toda la información que necesitan para responder a cualquier consulta, hacer un seguimiento eficaz, resolver problemas y, en general, ofrecer un servicio de cinco estrellas.
Mayor transparencia y responsabilidad
Al integrar las reuniones por vídeo y la toma de notas en su sistema CRM, puede mejorar la transparencia y la responsabilidad dentro de su organización. Esto se debe a que todos los miembros del equipo podrán ver una grabación de la reunión, lo que facilita el seguimiento. Además, esta integración también le permitirá hacer un seguimiento del progreso de los proyectos y las tareas, así como identificar las áreas en las que es necesario realizar mejoras.
Mejora de la colaboración en equipo
La integración de las reuniones y actas de vídeo en su sistema de CRM también mejorará la colaboración del equipo. Esto se debe a que los miembros del equipo podrán compartir las grabaciones y las actas de las reuniones entre sí, lo que facilitará el trabajo conjunto en los proyectos. Además, esta integración también facilitará que los miembros del equipo se mantengan al día sobre el trabajo de los demás, por ejemplo, si un colega se encuentra fuera de servicio y otra persona tiene que intervenir.
Plantillas de actas de reuniones
Nivel 1: modelo de acta de reunión simple
Para reuniones sencillas, o si desea un complemento escrito adicional a la grabación de su reunión, le recomendamos esta sencilla plantilla.
¿Quiere descargar esta plantilla? Aquí están todos los formatos disponibles:
- Plantilla de acta de reunión de Google Sheet. Cópiala para transferirla a tus herramientas favoritas para tomar notas, como Notion, Evernote, Google Docs, etc.
- Plantilla PDF (.pdf).
- Plantilla de Microsoft Excel (.xlsx).
- Plantilla de hoja de cálculo de valores separados por comas (.csv).
- Plantilla de hoja de cálculo OpenDocument (.ods).
Nivel 2: plantilla de acta de reunión intermedia
Esta plantilla de reunión se centra en los siguientes pasos y en quién es responsable de ellos. También se pueden anotar las expectativas y las fechas de entrega.
¿Quiere descargar esta plantilla? Aquí están todos los formatos disponibles:
- Plantilla de acta de reunión de Google Sheet. Cópiala para transferirla a tus herramientas favoritas para tomar notas, como Notion, Evernote, Google Docs, etc.
- Plantilla PDF (.pdf).
- Plantilla de Microsoft Excel (.xlsx).
- Plantilla de hoja de cálculo de valores separados por comas (.csv).
- Plantilla de hoja de cálculo OpenDocument (.ods).
Nivel 3: el modelo de acta de reunión robusta
Si quiere tener todas las bases cubiertas, puede optar por nuestra sólida plantilla de actas de reunión.
¿Quiere descargar esta plantilla? Aquí están todos los formatos disponibles:
- Plantilla de acta de reunión de Google Sheet. Cópiala para transferirla a tus herramientas favoritas para tomar notas, como Notion, Evernote, Google Docs, etc.
- Plantilla PDF (.pdf).
- Plantilla de Microsoft Excel (.xlsx).
- Plantilla de hoja de cálculo de valores separados por comas (.csv).
- Plantilla de hoja de cálculo OpenDocument (.ods).
Unas actas excelentes significan un mejor seguimiento
Hay una razón por la que las grandes empresas y corporaciones siempre han tenido a alguien asignado para levantar acta durante las reuniones importantes: funciona.
Ser capaz de hacer un seguimiento de lo que se discutió ayuda a mantener a todo el mundo alineado y centrado, al tiempo que elimina el riesgo de ambigüedad y olvido. La belleza de unas actas de reunión eficaces reside en el seguimiento, y por eso tl;dv funciona como una herramienta de seguimiento sencilla y asíncrona para empresas de todos los tamaños.
Si quieres aumentar la productividad y obtener mejores resultados, empieza a levantar acta de forma más eficaz en tu próxima reunión. Y asegúrate de utilizar una herramienta como tl;dv, porque obtendrás muchas ventajas añadidas, ¡con el mínimo esfuerzo!
Así que... ¿listo para redactar unas actas de reunión increíbles?
