의 중요성 심층 작업 및 팀 쿰바야의 힘은 이미 잘 알려져 있습니다. 다음과 같은 내용을 다루었습니다. 여기, 여기및 여기. 하지만 오늘은 선택적 회의의 다른 뉘앙스에 대해 논의해 보려고 합니다. 그럼 본론으로 들어가 보겠습니다!(물론 초대는 선택 사항입니다 😆)tldv.io 완벽하게 이해됩니다. # 회의 #코미디 #기업 #회의 #9to5 #첫날 ♬ 오리지널 사운드 - tldv.io - AI 회의 녹음기
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선택적 회의 = 더 나은 회의
회의는 더 이상 하향식 또는 일방적인 정보 교환이 아닙니다. 이는 스타트업과 비동기 우선 및 remote 팀에게 더욱 그렇습니다. 물론 예외는 항상 존재합니다. 새로 팀에 합류한 팀원을 온보딩하거나 회사 전체에 중요한 업데이트가 있을 때 일부 회의를 건너뛰어서는 안 됩니다. 하지만 99%의 경우 선택적 참석은 회의의 질을 높여줍니다.
다음은 저희가 참석한(또는 참석하지 않은) 수백 건의 자발적 모임을 통해 관찰한 주요 이점입니다. tl;dv.
#1 선택적 미팅은 주최자에게 동기를 부여합니다
강제 참석은 미팅 주최자에게 정의롭지 않습니다: 모든 미팅 '참가자'가 강제로 참석해야 한다면 미팅 주최자는 미팅 경험을 개선할 인센티브를 얻지 못합니다. 대안적인 미팅 환경에서 주최자가 더 높은 참석률을 원한다면(강제할 수는 없지만) 자발적인 참여를 유도할 가능성이 높습니다. 이 could 다음과 같이
- 모두에게 편리한 시간 선택.
- 철저한 의제 계획으로 모두가 회의의 가치를 평가할 수 있습니다. 따라서 참석자들은 준비된 상태로 회의에 참석하여 회의의 성과를 높일 수 있습니다.
- 참석자 수와 관련된 항목만 먼저 다룰 수 있습니다.
- 오픈 마이크 세션이므로 참석자들이 관련 사항에 대해 토론할 수 있습니다.
💡TIP: 100% 회의 참석을 의무화하지 않음으로써 팀의 시간을 절약하세요. 절약한 시간을 선택 사항인 유대감 형성을 위해 사용하세요!
시간이 지남에 따라 이러한 효과는 더욱 커질 것입니다. 주최자는 처음에 선택적 미팅을 매력적으로 만들도록 인센티브를 받습니다. 또한 주최자는 실패한 미팅에서 교훈을 얻게 됩니다. 예를 들어 팀 유대감 세션을 예로 들어 보겠습니다. 누가 참석하지 않았는지 확인함으로써 주최자는 팀이 무엇을 좋아하는지 파악하여 다음번에는 자발적인 팀 유대감 형성 세션을 더 잘 만들 수 있습니다.
요컨대, 좋은 와인처럼 선택적 미팅은 시간이 지날수록 더 좋아집니다. 🍷
#2 선택적 회의는 더 간결합니다
모든 사람이 주어진 회의에서 동등한 가치를 얻는 것은 아닙니다. 로빈 던바는 4인 이상의 대화는 소수의 외향적인 사람들에 의해 주도되는 강의가 된다고 말합니다. 또한, 강제적인 회의는 종종 가장 많은 것을 얻을 수 있는 사람들이 주도하는 경우가 많습니다.
예를 들어, 마케팅 스프린트에서는 마케팅 관리자가 가장 많은 가치를 얻을 가능성이 높습니다. 마케팅 그래픽 디자이너는 디자인과 관련이 없는 주제에서 제한된 가치를 얻을 수 있습니다. 그래픽 디자이너가 전체 회의에 강제로 참석해야 한다면 대부분 침묵하고 수동적인 태도를 보일 가능성이 높습니다.
미팅을 선택 사항으로 설정하면 일찍 퇴장하는 것에 대한 두려움을 없애고 관련자만 참석하도록 유도할 수 있습니다. 이는 불참자(시간 낭비 감소, 심도 있는 업무 시간 증대)와 참석자(적극적인 참여자 증가 = 회의 성과 증대)에게도 도움이 됩니다. 회의당 평균 회의 비용이 1,000달러 이상인 점을 감안하면 비용도 많이 절약할 수 있습니다!
#3 선택적 협업 회의
참석자들이 자발적으로 참여하기 때문에 미팅의 가치를 인식하고 참여했을 가능성이 높습니다. 이는 미팅에 대한 투자 증가로 이어집니다. 투자한 사람들은 더 나은 결과를 위해 노력하도록 인센티브를 받습니다.
따라서 10명의 반투자형 회의 참석자보다는 4명의 적극적이고 투자형 참석자를 확보하는 것이 좋습니다. 투자를 받으면 문제가 아닌 해결책에 집중하고 관련 정보에만 집중할 가능성이 높아집니다.
회의 파워 역학 균형 맞추기
비선택적 회의의 역학 관계는 일방향적이고 비효율적이며 수동적인 회의 문화를 조장합니다. 이제 더 나은 방법을 살펴봅시다.
#1 선택적 미팅 = 공평한 경쟁의 장
일반적으로 미팅 주최자는 리드, 관리자, 임원입니다. 따라서 주최자>초대자 관계가 불평등한 경우가 많습니다. 이로 인해 솔직한 피드백과 커뮤니케이션이 이루어지지 않아 회의의 결과물과 가치에 영향을 미칩니다.
선택적 회의 참석은 동등한 권력 역학 관계를 향한 작은 발걸음입니다. 미팅 주최자 (일반적으로 권한을 가진 사람)는 "이봐요, 당신의 시간은 제 시간만큼이나 중요합니다.". 균형 잡힌 권한 역학 관계에서는 열린 피드백의 기회가 더 많아져 회의의 생산성이 높아집니다.
#2 선택적 미팅으로 신뢰 구축
선택적 회의가 팀의 결속력을 보장하지는 않습니다. 하지만 분명한 것은 신뢰의 표시입니다. 직원들의 업무 수행 능력을 신뢰한다면, 직원 스스로 시간을 배분하고 어떤 회의에 참석해야 하는지 결정할 수 있어야 합니다. 회의 핑계를 대던 시대는 지났습니다. 블랙북.
직원을 신뢰하고 자율적으로 행동할 수 있는 환경을 제공했다면 선택적 회의는 논리적이고 자연스러운 다음 단계입니다.
선택적 회의를 잘 진행하는 방법
그렇다면 완벽한 세상에서 선택적 회의의 성배는 어떤 모습일까요?
명확한 의제
명확한 안건과 배경 정보가 있으면 참석자들은 미리 준비된 의견과 아이디어를 테이블로 가져와 논의할 준비가 되어 있을 가능성이 높습니다. 더 많은 의견은 일반적으로 더 나은 회의 결과로 이어집니다. 어떤 회의도 예상치 못한 돌발 상황이 발생해서는 안 됩니다.
선택적 참석을 명시적으로 만들기
저희는 회의 문화와 정신을 강화하기 위해 항상 의식적인 선택을 합니다. 결국 습관이 형성되는 데는 시간이 걸립니다. 신입사원에게 회사의 회의 정책을 한 번 언급하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 대신 다음과 같이 명확하게 전달할 수 있는(또는 전달해야 하는) 방법이 있습니다:
- 미팅에 표시하세요.
- 설명에 입력합니다.
- 회의 중에 이를 반복하세요.
- 팀원들에게 회의 문화와 정책을 자주 반복해서 설명하세요.
신뢰할 수 있는 회의 문서화
이것이 선택적 회의의 가장 중요한 측면입니다. 적절한 문서화가 없다면 안타깝게도(선택적) 회의의 가치는 참석하지 않은 사람들에게 사라지게 됩니다. 이로 인해 회사 내 지식 싱크홀이 발생하여 정보의 비동기성이 발생하고 생산성이 저하될 수 있습니다.
저희 팀에서는 모든 관련 회의(스프린트, 사용자 조사 세션, 채용 인터뷰, 고객 데모, 온보딩 등)를 기록하여 강력한 회의 문서화를 보장합니다. 회의 중에는 회의 안건을 타임스탬프가 찍힌 하이라이트로 전환합니다(위 ☝️참조). 각 타임스탬프는 미팅 녹화에서 정확한 순간으로 이동합니다. 중요한 3분을 위해 60분 동안 회의에 시간을 낭비하지 마세요!
선택적 미팅은 어떤 모습인가요?
다음은 선택 사항인 Google Meet 미팅의 예(위)입니다. 참고:
- 비필수 참가자는 표시되어 있습니다.
- 회의 안건이 명확하게 연결되어 있습니다.
- 일부 포인트가 먼저 올라가므로 필수적이지 않은 초대를 받은 사람은 일찍 퇴장할 수 있습니다.
- 회의가 종료되었습니다.
필수 회의 =/= 최신 정보 유지
적절한 회의 문서가 준비되어 있다면, 더 이상 의무적인 회의만으로는 팀 전체가 최신 정보를 공유할 수 없습니다! 이제 모든 팀원이 모든 비동기식 참석자가 될 수 있습니다.
'비참석자'를 위해 모든 미팅에서 가치를 끌어내는 가장 좋은 방법은 가치 있고 관련성 있는 미팅 순간을 적절한 사람에게 태그하는 것입니다. 이렇게 하면 (예를 들어) Jenny는 미팅 모멘트에 태그가 지정되면 Slack에서 바로 알림을 받을 수 있습니다. Slack에서 타임스탬프가 찍힌 해당 메시지를 클릭하면 미팅 녹화에서 정확한 순간으로 바로 이동합니다!
포모를 조모로 바꾸기
이 글에서는 강제적이고 구식 회의의 전형적인 지루함을 참여적이고 효율적인 선택적 회의로 전환하는 방법을 보여드렸습니다. 훌륭합니다!
이제 모든 스탠드업, 타운홀, 스프린트에 참석하지 못하는 것을 두려워할 필요가 없습니다! 대신 포모를 조모로 바꾸세요. 여러분과 여러분의 팀이 현명하게 시간을 보내고 있다는 사실을 축하하고 협업, 팀 화합, 정보 동기화에 타협하지 마세요.
우리는 21세기에 살고 있으며 비동기식으로 효과적으로 작업할 수 있는 도구를 갖추고 있습니다. 여러분도 적극 활용하시기 바랍니다. 분명 마음에 드실 겁니다!
