Vous cherchez un planificateur de réunions pour Gmail ! Il est compréhensible que la planification d'une réunion soit déjà difficile. Coordonner et faire correspondre les emplois du temps d'autres personnes peut rendre ce processus encore plus difficile. En effet, études montrent que 15 à 45 minutes sont perdues chaque fois que nous programmons une seule réunion. Et si vous êtes un manager, la recherche indique que vous avez probablement une moyenne de 12 réunions par semaine. Cela signifie que vous pourriez perdre 156 à 468 heures par an rien que pour l'organisation de réunions !
Et s'il existait un moyen de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet ? Grâce aux outils de planification des réunions, vous pouvez rassembler tous les détails, les ordres du jour et les suivis en un seul endroit, ce qui permet de mettre tout le monde d'accord.
Table des matières
Planificateur de réunions pour Gmail : outils et plugins
Un simple calendrier peut devenir très compliqué lorsque vous commencez à y ajouter tous les types de réunions et de points à l'ordre du jour. Des mises à jour de statut aux assemblées générales, il est facile de faire ressembler votre semaine de travail à une boîte de sardines ! Outre Meeting Scheduler for Gmail, il existe de nombreux outils de planification de réunions gratuits sur le marché. Voici quelques outils de planification de réunions que vous pouvez facilement télécharger et installer, de préférence avec un logiciel de cryptage d'e-mails pour Gmail.
#1 Boomerang
Prix de Boomerang : Gratuit pour tous les comptes Gmail et G Suite
Cette extension est un outil polyvalent qui vous aidera à programmer des courriels, à définir des rappels pour les clients, à planifier des réunions et à mettre votre boîte de réception en pause. Une fois que vous avez configuré Boomerang, ce planificateur de réunions dynamique vous fera gagner beaucoup de temps et créera un flux de travail transparent, car il vous permet de gérer facilement l'ensemble de votre emploi du temps, de partager les heures de rendez-vous disponibles et même de créer des événements.
Qu'il s'agisse de réunions d'affaires ou de projets personnels ou familiaux, Boomerang pour iOS vous permet d'établir facilement tout type de planning en déplacement.
Boomerang dispose également d'une version gratuite qui couvre tous ses services de base pour une durée illimitée alors qu'elle est encore en mode bêta. Ce produit vaut également la peine d'être utilisé, d'autant qu'il prend au sérieux la confidentialité des utilisateurs.
💡 CONSEIL: Saviez-vous que vous pouvez enregistrer vos réunions ? Ne vous inquiétez plus jamais de manquer des points critiques ou de rédiger de longs comptes rendus de réunion ! Téléchargez l'extension Google Chrome ici !
#2 Calendly
Prix de Calendly : Gratuit pour un compte de base ; Pro 8 $/utilisateur/mois - Premium 12 $/utilisateur/mois
Calendly est conçu pour aligner, intégrer et synchroniser tout ce qui concerne vos réunions afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail et gagner un temps précieux. Avec cet outil, vous pouvez définir vos dates disponibles et choisir le type de rendez-vous dont vous avez besoin, et tout le reste sera synchronisé avec vos invités.
Vous pouvez intégrer Calendly à n'importe lequel de vos agendas, de sorte qu'il n'y a aucun risque de double réservation. Vous pouvez également organiser différents types de réunions, qu'il s'agisse d'une réunion de groupe, d'un tête-à-tête ou d'un tour de table. En partageant simplement un lien, vous pouvez partager vos dates de disponibilité et ajouter facilement Calendly à vos sites Web, vos messages texte, votre chat Web et même à vos profils sociaux.
Vous pouvez gérer cet outil de planification partout et à tout moment via des applications de bureau, mobiles et des extensions de navigateur. Avec Calendly, vous pouvez rencontrer vos invités où qu'ils se trouvent, que ce soit virtuellement ou en personne.
#3 Gmelius
Prix Gmelius : Débutant à 9 $/utilisateur/mois ; Croissance 19 $/utilisateur/mois - Entreprise 49 $/utilisateur/mois
Gmelius est un outil de planification entièrement automatisé que vous pouvez intégrer à Gmail. Gmelius vous permet de partager les disponibilités de votre calendrier, d'envoyer des rappels ou des questionnaires avant les réunions et même d'intégrer le logiciel de vidéoconférence de votre choix, tel que Google Meet ou Zoom. Il vous suffit d'inclure le lien d'invitation dans l'e-mail.
En substance, Gmelius élimine les échanges redondants d'e-mails. En le reliant à votre agenda Google, il synchronisera automatiquement vos réunions et alignera vos disponibilités avec celles de votre équipe ou de vos clients, afin que vous puissiez planifier facilement un moment approprié pour vous rencontrer.
De plus, il vous permet de créer facilement du contenu partageable comme des séquences, des modèles d'e-mails et des campagnes avec des invitations à des réunions préconfigurées pour collaborer facilement avec votre équipe ou vos collègues.
Bonus : enregistrez également les réunions !
Vous avez réussi à planifier vos réunions facilement ! Que diriez-vous d'automatiser également vos processus de prise de notes! Imaginez que vous ne manquiez jamais une note importante, un témoignage de client ou un moment fort de la réunion, car toutes vos réunions sont désormais enregistrées instantanément !
Planificateur de réunions + enregistrement de vos réunions = réunions sous stéroïdes !
Notre favori : Meeting Scheduler pour Gmail !
Prix du planificateur de réunions pour Gmail : Basic - Gratuit ; Premium 6,99 $/mois
Heureusement, Google a mis au point un outil astucieux permettant de planifier facilement des réunions et d'envoyer des invitations directement à partir de votre Gmail. Désormais, la planification des réunions et des rendez-vous est devenue plus facile avec le Planificateur de réunions pour Gmail. Il s'agit d'un moyen simple mais pratique et efficace de synchroniser votre boîte de réception avec votre calendrier afin de pouvoir coordonner facilement vos rendez-vous et vos horaires par e-mail.
Ce système de planification intégré à Gmail simplifiera votre flux de travail, de l'envoi d'invitations par lien pour que d'autres personnes puissent choisir une heure de réunion appropriée en fonction de votre disponibilité, à l'intégration complète avec votre agenda Google. Fini les jeux d'étiquettes par e-mail lorsqu'il s'agit de planifier des rendez-vous, car Meeting Scheduler peut vous aider à gérer vos réunions en toute simplicité.
4 étapes pour démarrer votre réunion
Comme il s'agit d'un module complémentaire, quelques étapes sont nécessaires pour le lancer. Mais une fois que vous y êtes, vous ne penserez plus jamais à renoncer à cette fonction par souci d'efficacité.
Étape 1 : Installer l'extension Google Chrome du planificateur de réunions pour Gmail
Installer l extension qui est compatible avec votre navigateur Web, puis accordez les accès nécessaires pour qu'elle commence à fonctionner. Une fois que c'est fait, vous devriez pouvoir voir une nouvelle icône de calendrier tout en bas de n'importe quel e-mail que vous écrivez.
Étape 2 : Créez vos invitations à des réunions
Avant de créer vos invitations à des réunions, assurez-vous que vous avez planifié votre ordre du jour. Cela vous aidera, vous et votre équipe, à garder le cap et à vous assurer que vous êtes tous sur la même longueur d'onde. De cette façon, il sera également plus facile de de rédiger le procès-verbal de la réunion et de prendre note des éléments livrables importants.
Maintenant, passons à la partie importante.
Chaque fois que vous écrivez un courriel, vous pouvez simplement ajouter une invitation en cliquant sur l'icône Calendrier en bas. Une fenêtre contextuelle apparaîtra, dans laquelle vous pourrez personnaliser les paramètres de la réunion.
Voici les fonctionnalités que vous pouvez ajouter ou personnaliser :
- Titre de la réunion
- Description de la réunion
- Durée
- GIFs
- Réservation le jour même
- Bouton de liaison
- Validité de l'invitation
Vous pouvez également choisir entre ces deux options de programmation :
- Google Agenda intégré qui partage votre temps disponible en fonction de votre emploi du temps Google Agenda.
- Configurer manuellement votre disponibilité
Une fois que vous avez terminé de construire l'invitation à la réunion et l'e-mail, votre planificateur de réunion remplira automatiquement l'e-mail avec un lien pour vous et toutes les autres personnes qui recevront l'invitation. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur "Insérer le lien d'invitation à la réunion" et à l'envoyer. L'image ci-dessous montre à quoi ressemblera votre e-mail après avoir inséré le lien d'invitation. Comme pour la rédaction d'un e-mail, vous pouvez faire glisser le gif et le bouton n'importe où dans votre e-mail.
Étape 3 : Envoi des invitations !
N'oubliez pas de vérifier votre orthographe ! Le module complémentaire Meeting Scheduler vous permet également de modifier le fuseau horaire de vos événements de calendrier en temps réel. Ainsi, les autres personnes peuvent également les voir, où qu'elles se trouvent dans le monde. Une fois que tout est prêt, vous pouvez envoyer vos réunions directement depuis votre calendrier en cliquant sur "Envoyer".
Étape 4 : Configurer les SMS ! 🤯
Ce qui est encore mieux, c'est que vous pouvez désormais recevoir des notifications par SMS lorsque quelqu'un vous invite ou essaie de prendre rendez-vous avec vous. Vous pouvez en avoir un aperçu dans la vidéo YouTube ci-dessus ! ☝️ De cette façon, vous disposez de suffisamment de temps pour préparer et mettre à jour votre planning.
La mise en place de cette fonctionnalité est simple et rapide, il vous suffit de : (1) vous rendre sur votre tableau de bord et cliquer sur l'icône de votre extension de planification des réunions.ous vous rendez dans votre tableau de bord et cliquez sur l'icône de votre extension Meeting scheduler. (2) Ajoutez simplement votre numéro de téléphone et cochez la case "envoyer des notifications".
Chaque fois que vous envoyez une invitation, vous recevez également un SMS lorsque la réunion est confirmée. Cette fonction de SMS automatique pour le planificateur de réunions dans Gmail réduira les absences et permettra une communication transparente entre les invités.
Étape 5 : Confirmations de réunions fantaisistes
Dès qu'il reçoit l'invitation, le destinataire de l'e-mail est en mesure de voir la date et les créneaux horaires disponibles. Il n'est pas nécessaire de calculer les décalages horaires car le programmateur les convertit automatiquement à l'heure locale du destinataire.
L'invitation sera envoyée aux participants par courrier électronique, où ils pourront l'accepter ou la refuser. Après avoir sélectionné le créneau horaire souhaité, ils pourront consulter toutes les informations relatives à la réunion, telles que :
- Invités et membres de l'équipe
- Google Meet lien
- Numéro de téléphone
- Description de la réunion et toute note pertinente.
Une fois le rendez-vous confirmé, vous recevrez tous deux un courriel de confirmation et il sera automatiquement synchronisé avec votre calendrier Google. Veuillez noter quee Meeting Scheduler peut être utilisé avec d'autres programmes de calendrier courants tels qu'Outlook. Et le destinataire n'a pas besoin d'avoir l'extension Meeting Scheduler installée.
Étape 6 : modification des détails de la réunion
Après avoir confirmé l'heure et la date d'une réunion, le rendez-vous peut encore être modifié à tout moment si vous devez reporter votre disponibilité. En cas de changement, le calendrier de l'autre personne sera également mis à jour automatiquement et elle recevra une notification concernant ces changements.
Pour organiser vos réunions, vous pouvez également les étiqueter au lieu de l'étiquette de bloc par défaut. Cette fonctionnalité étant intégrée à votre agenda Google, il n'est pas nécessaire de dupliquer ou d'importer un autre logiciel d'agenda. Avec le planificateur de réunions, vous pouvez collaborer avec votre équipe, quel que soit le lieu.
Maintenant que vous pouvez configurer votre propre programmateur de réunions pour Gmail, voici d'autres programmateurs de réunions payants et gratuits que vous pouvez consulter.
Planifiez vos réunions plus rapidement et plus facilement
Fini le temps où vous deviez supporter les multiples onglets et les excuses absurdes juste pour programmer une réunion avec votre équipe. Grâce aux nouveaux outils disponibles sur le marché aujourd'hui, vous n'aurez plus jamais à vous soucier des conflits d'horaires ou des doubles réservations. Vous pouvez facilement créer des événements et partager des calendriers à partir de différents appareils afin que chaque membre de l'équipe sache ce qui se passe à tout moment. Et enfin, vos projets et vos échéances sont parfaitement ordonnés - la meilleure façon de coordonner un espace de travail chargé !
