GDPR 준수 회의 보조 도구 선택하기 GDPR 준수 회의 보조 도구 은 아무도 원하지 않았던 현대적인 골칫거리 중 하나입니다.

간단한 화상 통화를 설정하고 녹화를 누르는 순간, 갑자기 데이터 법규와 동의 규정, 회의 내용이 실제로 어디에 저장되는지에 대한 질문들로 허리까지 빠지게 됩니다. 저도 그 당황스러움을 직접 겪어봤습니다. GDPR이 공식적으로 시행되기 훨씬 전부터 저는 이미 구 데이터 보호법에 따른 ICO 등록을 처리하고 있었고, 새 규정이 시행될 무렵에는 실수할까 봐 너무 걱정되어 안전을 위해 데이터 관리자로 등록하기까지 했습니다.

GDPR이 영원히 존재해 온 것처럼 느껴지는 이유는 첫 제안이 2012년에 나왔기 때문이다. 이 법은 2016년에 채택되어 2018년에 시행되었지만, 그 이전 몇 년은 혼란 그 자체였다. "구독을 유지해 주세요"라는 이메일로 가득 찬 수신함. 벌금을 두려워한 기업들은 메일링 리스트 전체를 삭제했다. 혼란스러웠고 위험을 감수하고 싶지 않았던 팀들은 움직이는 모든 것에 이중 옵트인을 추가했다.

그리고 벌금은 실제로 부과됐습니다. H&M은 직원들에 대한 부적절한 상세 기록을 보관한 혐의로 상당한 벌금을 물었습니다. 유명한 영국 육아 사이트는 선거 기간 중 정치 단체에 어머니와 아이들의 데이터를 판매한 혐의로 벌금을 냈습니다. 제가 이 사건을 기억하는 이유는, 아이들이 이제 완전히 십대가 되어 눈 굴리는 법을 터득했음에도 불구하고 여전히 그 사이트에서 홍보 이메일을 받고 있기 때문입니다.

인공지능 회의 보조 도구의 세계에서는 이 문제가 더욱 중요합니다. 이러한 도구들은 음성을 녹음하고, 고객 정보를 수집하며, 기밀 또는 민감한 정보가 포함된 대화를 저장합니다. GDPR에 따르면 이 모든 것이 개인 데이터에 해당합니다. 녹음 파일, 대본, 심지어 인공지능 요약본까지도요. 따라서 영국이나 유럽연합에서 근무하거나 해당 지역 사람들과 협업하는 경우, 모호한 보안 약속만 내세우며 데이터를 미국 지역에 조용히 저장하는 도구가 아닌, 진정한 GDPR 준수를 보장하는 회의 보조 도구가 필요합니다.

이 가이드는 모든 내용을 쉬운 말로 풀어 설명합니다. GDPR이 회의 녹음에 어떤 의미를 지니는지. 이를 무시할 경우 어떤 위험이 따르는지. 어떤 회의 보조 도구가 진정으로 규정 준수를 지원하는지, 어떤 도구가 부족한지. 전문 용어나 법적 허세 없이. GDPR 초기 시절 당황하며 헤매던 시절에 제가 갖고 싶었던 실용적인 통찰만을 담았습니다.

목차

GDPR 준수: 회의 보조 도구 선택을 위한 체크리스트

GDPR 개요

AI 회의 보조 도구나 필기 도구를 검토할 때 이 체크리스트를 활용하세요.

  • 사람들은 녹음되고 있음을 알고 있습니다
    참가자들은 회의가 녹음되거나 기록된다는 사실을 통보받으며, 그 목적을 이해하고 있습니다.
  • 기록할 합법적 사유가 존재합니다.
    해당 기업은 동의 또는 문서화된 명확한 업무상 필요성 등 유효한 법적 근거를 보유하고 있습니다.
  • 최소한의 데이터만 보관됩니다
    녹음 및 녹취록은 기본적으로 모든 것을 보관하기보다는 실제로 필요한 내용으로 제한됩니다.
  • 데이터는 적합한 지역에 저장됩니다
    EU 또는 영국 거주자의 개인 데이터는 GDPR 기준을 충족하는 위치 및 제공업체에 저장됩니다.
  • 이용자는 자신의 데이터에 접근하거나 삭제할 수 있습니다.
    회의 내용에 대한 접근, 수정, 삭제 요청을 처리하기 위한 명확한 절차가 마련되어 있습니다.
  • 공급업체는 AI가 데이터를 어떻게 활용하는지 설명합니다
    해당 도구는 AI 훈련에 녹음본 또는 텍스트 기록본이 사용되는지 명시하며, 고객이 이를 제어할 수 있도록 합니다.

본 체크리스트는 일반적인 정보 제공을 목적으로 하며 법률 자문을 대체하지 않습니다.

tl;dr: GDPR과 회의 보조 도구

  • 회의 녹화물은 개인정보에 해당하므로, 저장, 보존 기간, 하위 처리자, AI 행동 및 지역별 처리와 관련해 투명하게 공개하는 도구가 필요합니다.
  • 공급업체가 공개적으로 제공하는 정보에 따르면, tl;dv Sembly와 Jamie가 GDPR 관련 문서화를 가장 명확하게 제공합니다. 다른 도구들도 적합할 수 있으나, 일반적으로 공급업체와의 추가 확인이 필요합니다.
  • 다른 많은 도구들은 광범위한 주장을 하지만 호스팅 지역, 모델 훈련 및 데이터 흐름에 관한 부분에서 공백을 남기며, 이는 EU 중심 조직들에게 더 많은 업무를 의미합니다.
  • 가장 안전한 선택은 보존, 삭제, 데이터 거주지 및 AI 처리에 대한 완전한 통제권을 부여하고 적절한 데이터 처리 계약서(DPA)를 공개하는 회의 보조 도구입니다.

GDPR이란 무엇이며, 회의 보조원에게 왜 중요한가?

GDPR은 유럽연합(EU)과 영국의 데이터 보호법으로, 그 핵심은 순수하게 업무적인 활동에 참여하는 경우에도 실제 개인을 보호하기 위해 설계되었습니다. 업무 환경은 개인이 자신의 정보에 대해 가지는 권리를 박탈하지 않습니다. 회의 보조원이 누군가의 목소리, 이름, 직책 또는 그 사람과 연결되는 어떤 내용이 포함된 통화를 녹음한다면, GDPR이 적용됩니다.

회의 보조 담당자들은 특이한 위치에 있습니다. 업무 데이터를 다루지만, 이를 식별 가능한 개인을 통해 처리합니다. 프로젝트 업데이트, 고객 대화 또는 영업 전화는 비인격적으로 느껴질 수 있지만, 그 정보는 여전히 실제 직원, 계약자 또는 고객에게 속합니다. 바로 이 때문에 규제가 중요한 것입니다. 이러한 도구들은 직책 뒤에 숨겨진 개인을 갑자기 가시화시키는 방식으로 결정, 논의, 아이디어 및 반응의 세부 사항을 포착합니다.

그런 관점에서 바라보면, GDPR은 많은 팀이 예상하는 것보다 일상 업무에 훨씬 더 밀접하게 연관됩니다.

비즈니스 회의 녹음에서 개인정보로 간주되는 것은 무엇인가?

비즈니스 환경에서의 개인 데이터는 사람들이 생각하는 것보다 더 광범위합니다. 이는 개인의 사생활이 아닌 업무와 관련된 정보라 하더라도, 누군가를 직접 식별하거나 그와 연관될 수 있는 모든 것을 포함합니다.

이에는 통화 중 상대방의 목소리가 포함될 수 있습니다. 자기소개 시 언급된 이름이나 직책일 수도 있습니다. 화면에 표시된 이메일 주소나 업무량, 성과, 출근률, 근무 가능 시간에 대한 의견일 수도 있습니다. 특정 고객 담당자와 연결된 재무 수치일 수도 있습니다. 식별 가능한 개인을 요약하거나 언급하는 경우 AI가 생성한 메모도 포함될 수 있습니다.

회의 녹음에는 종종 몇 분 안에 이 모든 내용이 담기며, 때로는 아무도 눈치채지 못한 채로 기록됩니다. "업무 정보"와 "업무 환경에서의 개인정보"가 겹치는 지점이 바로 많은 기업들이 걸려 넘어지는 부분입니다.

바쁜 팀을 위한 GDPR 원칙의 쉬운 설명

GDPR은 무겁게 들릴 수 있지만, 그 근본적인 개념은 간단합니다. 당신은 무엇을 기록하는지, 왜 기록하는지에 대해 사람들에게 투명하게 알려야 합니다. 필요한 정보만 수집하고, 목적을 달성한 후에도 오랫동안 기록을 보관하지 않도록 해야 합니다. 모든 것을 안전하게 저장해야 하며, 데이터를 알 수 없는 지역에 흩어지게 하는 시스템을 피해야 합니다. 적절한 경우 사람들이 자신의 정보를 검토하거나 삭제할 수 있는 권한을 부여해야 합니다. 또한 기록할 합당한 이유가 필요하며, 비즈니스 회의에서는 일반적으로 관련자들의 명확한 동의가 필요합니다.

이러한 원칙들은 월요일 아침 회의에서도 고객 프레젠테이션에서도 똑같이 적용됩니다. 환경은 달라져도 권리는 변하지 않습니다.

 

귀사가 미국 또는 기타 지역에 소재하더라도 GDPR이 적용되는 이유

유럽 외부의 많은 사람들은 GDPR이 자사가 영국이나 EU에 물리적으로 소재한 경우에만 적용된다고 생각합니다. 실제로 이 법은 해당 지역 주민들의 개인 데이터를 처리하는 모든 조직에도 적용되며, 해당 처리가 그들에게 서비스를 제공하는 것과 연관될 때 적용됩니다.

귀사의 사업이 유럽 고객과 협력하거나, 유럽에 있는 팀원이 녹화된 회의에 참여하는 경우, 본사가 다른 지역에 있더라도 GDPR은 귀사의 책임 범위에 포함됩니다.

이것은 사람들을 당황하게 할 수 있습니다. 회의 보조원들은 배경에서 조용히 앉아 목소리를 녹음하고 일상적인 업무 대화처럼 느껴지는 내용을 저장하기 때문입니다. 이러한 녹음에는 이름, 직책, 의견, 고객 정보, 재무 논의 등 전문적인 세계에서 개인을 식별할 수 있게 하는 모든 내용이 포함될 수 있습니다. 유럽 참가자가 통화에 참여하는 즉시, 그들의 정보는 유럽 법률에 따라 개인 데이터로 간주됩니다. 이는 해당 정보를 적절히 처리할 수 있는 도구가 필요함을 의미합니다.

회의 보조 서비스가 녹음 파일을 유럽 외부 지역에 저장할 경우 상황이 더 복잡해집니다. 개인 데이터가 영국이나 EU를 벗어나는 순간, 해당 데이터를 처리하는 기업은 승인된 보호 조치를 적용해야 하며 데이터의 이동 경로, 보관 기간, 접근 권한 보유자에 대한 명확한 정보를 제공해야 합니다. 여기에는 회의 데이터가 인공지능 기능 개발에 활용되는지 여부에 대한 공개도 포함됩니다. 개인은 자신의 정보가 어떻게 사용되는지 알 권리가 있기 때문입니다.

이는 비유럽권 회의 보조자를 사용할 수 없다는 의미가 아닙니다. 단순히 더 많은 시간을 들여 실사 절차를 수행해야 한다는 뜻입니다. 해당 회사가 GDPR 의무를 지원할지 여부를 결정하기 전에, 해당 회사의 데이터 저장 위치, 보존 규칙 및 교육 관행을 이해해야 합니다.

다른 지역의 개인정보 보호법도 이와 유사합니다. 브라질에는 LGPD가, 일본에는 APPI가 있으며 캘리포니아는 녹음에 대한 더 엄격한 동의 기준을 포함한 자체적인 엄격한 규정(CCPA)을 시행 중입니다. GDPR은 여전히 많은 글로벌 기업의 기준이 되지만, 더 넓은 맥락에서는 동일한 주제를 다루고 있습니다. 국경을 넘어 실제 개인의 정보를 처리한다면, 해당 정보를 책임감 있게 다루는 회의 보조 도구가 필요합니다.

유럽 회의 지원 서비스는 데이터 거주지, 동의 요청 및 보존 옵션이 이미 규정과 부합하므로 이러한 절차를 더 쉽게 만들어줍니다. 이는 유일한 선택지는 아니지만, 유럽 고객과 협력하는 모든 이에게 보다 안정적인 기반을 제공합니다.

GDPR 준수를 위해 노력 중
아직 완전히 준수하지 않는 "GDPR"의 예시

GDPR 준수 대 "준수를 위해 노력 중"

대부분의 회의 지원 서비스 업체들은 두 부류로 나뉩니다. 실제로 GDPR을 지원하는 기업들이 있는가 하면, 구체적인 확인 없이 희망적인 방식으로 GDPR을 언급하는 기업들도 있습니다. 이 차이는 중요합니다. GDPR은 마케팅 문구로 주장할 수 있는 라벨이 아니기 때문입니다. 이는 제품에 사후적으로 덧대어 붙이는 것이 아니라, 제품에 내재되어야 하는 구체적인 요구사항을 가진 법적 프레임워크입니다.

진정으로 규정 준수를 지원하는 회의 보조 도구는 데이터 처리 방식을 명확하게 보여줍니다. 아직 "규정 준수를 위해 노력 중"인 기업은 책임 있는 선택을 위해 필요한 세부 정보를 제공하지 않으면서도 도움이 되는 척할 것입니다. 무엇을 살펴봐야 하는지 알게 되면 그 차이가 분명해집니다.

회의 보조 도구를 통해 진정한 GDPR 준수를 확인하는 방법

기업이 GDPR을 진지하게 다룬다면, 정보 제공 방식에서 그 태도를 확인할 수 있습니다. 데이터 저장 위치와 보존 기간을 명확히 설명합니다. 보존, 삭제, 접근 권한을 사용자에게 부여합니다. 하위 처리업체를 상세히 공개합니다. AI 기능 훈련을 위해 회의 녹음 자료를 활용하는지 여부를 알립니다. 보안 조치를 장식적이지 않고 실질적으로 설명하여 신뢰감을 줍니다.

그들은 또한 적절한 데이터 처리 계약서를 제공합니다. 이 계약서는 영업 전화 뒤에 숨겨져 있지 않고 쉽게 찾을 수 있어야 합니다. 계약서는 양측의 책임을 명시하고, 서비스 운영 현실을 반영하며, 의무를 이행하려는 비전문가에게도 이해하기 쉬워야 합니다.

진정한 GDPR 중심 기업들은 도구를 설계할 때 규정을 준수하는 것이 기본 설정이 되도록 합니다. 이를 우회해야 하는 문제가 되지 않도록 말이죠. 투명성을 강요할 필요가 없습니다. 그들은 이미 그 중요성을 이해하고 있기 때문입니다.

개인정보 처리방침 및 보안 페이지의 위험 신호

기업이 GDPR 준수의 신뢰성을 얻고자 하면서도 이를 뒷받침하는 노력을 기울이지 않을 때 일반적으로 위험 신호가 나타납니다. 첫 번째 징후는 저장 위치에 대한 모호한 표현입니다. "귀하의 데이터는 여러 보안 지역에 저장될 수 있습니다"라고만 말하고 구체적인 지역을 밝히지 않는다면, 회의 녹화본이 실제로 어디에 저장되는지 추측만 할 수밖에 없습니다.

또 다른 경고 신호는 기업이 고객 데이터를 AI 기능 개발에 활용하는지 여부를 명확히 밝히지 않을 때입니다. 일부 기업은 이를 '서비스 개선'이라는 포괄적인 표현 속에 숨기는데, 이는 녹화된 회의 내용이 내부 교육 워크플로우에 사용될 수 있다는 사실을 알려주는 것과는 다릅니다.

회사가 일반적인 보안에 대해 많이 이야기하지만 구체적인 내용은 회피한다면 역시 주의를 기울여야 합니다. "모범 사례"나 "업계 표준" 같은 표현은 해당 서비스가 보존 통제 기능을 제공하거나 삭제 요청을 존중하는지 여부를 알려주지 않습니다.

가장 큰 위험 신호는 혼란입니다. 해당 기업의 정책을 읽은 후에도 회사가 회의 데이터를 어떻게 처리하는지 파악할 수 없다면, 그럴 만한 이유가 있을 가능성이 높습니다.

"고객들이 우리 회사가 GDPR을 준수한다고 말합니다"와 같은 모호한 주장이 충분하지 않은 이유

일부 회의 지원 담당자들은 고객사가 자신들을 GDPR 준수 기업으로 간주한다고 말하며 안심시키려 합니다. 이는 아무것도 입증하지 못한다는 사실을 깨닫기 전까지는 위로가 될 수 있습니다. GDPR은 고객의 의견에 기반하지 않습니다. 문서화, 기술적 결정 및 책임 있는 프로세스를 통해 입증 가능한 명확한 의무와 책임에 기반합니다.

기업은 고객의 감정에 의존해 규정 준수를 외주화할 수 없다. 또한 규정 준수가 인기로 달성된다는 암시도 할 수 없다. "유럽에서 많은 고객이 우리 제품을 사용한다"는 주장만이 유일한 근거라면, 이는 해당 기업 자체가 규정의 요건을 충족했는지 여부를 알려주지 않는다.

확실성이 필요하지, 분위기가 아닙니다. 녹음된 자료가 어디로 가는지, 누가 접근할 수 있는지, 얼마나 오래 보관되는지, 그리고 모델 훈련에 사용되는지 여부를 알아야 합니다. 이는 사실에 기반한 질문이며 사실에 기반한 답변이 필요합니다. 기업이 이러한 답변을 제공하지 못한다면, 고객의 호의적인 평가에 안주해서는 안 됩니다.

GDPR을 무시하면 어떻게 되나요?

대부분의 기업은 선의를 가지고 있습니다. 시간을 절약하고 오해를 줄이기 위해 회의를 녹화합니다. 문제는 GDPR이 의도에 초점을 맞추지 않는다는 점입니다. GDPR은 수집된 개인 데이터가 실제로 어떻게 처리되는지에 주목합니다. 기업이 GDPR을 간과할 경우, 실수라도 심각한 결과가 초래될 수 있으며 회의가 끝난 지 오래 지난 후에야 문제가 드러날 수 있습니다.

위험은 단순히 막대한 벌금에 그치지 않습니다. 물론 벌금은 현실적이며 규제 당국이 직장 내 데이터에 접근하는 방식을 형성해 왔습니다. 더 근본적인 문제는 회의 녹음에 사람들이 인식하는 것보다 훨씬 더 많은 개인정보가 포함되어 있다는 점입니다. 한 번의 부주의한 저장 결정이 정보 유출로 이어질 수 있습니다. 한 번의 모호한 동의 접근 방식이 불만으로 번질 수 있습니다. 한 번의 보존 소홀로 수년간의 녹음 파일이 서버에 방치될 수 있습니다.

규제 당국이 얼마나 엄격할 수 있는지 보여주는 사례들

이 사례들은 앞서 간략히 언급한 바 있으나, 규제 당국이 기업이 명확한 사유 없이 개인 정보를 수집하거나 저장하는 상황을 어떻게 바라보는지 정확히 보여주기 때문에 제대로 살펴볼 가치가 있습니다.

H&M은 관리자들이 직원들에 대한 상세한 파일을 작성한 혐의로 함부르크 데이터 감독 기관으로부터 3,530만 유로의 벌금을 부과받았다. 해당 파일에는 사적인 가족 문제, 건강 문제 및 장기간에 걸쳐 은밀히 수집된 개인적 관찰 내용이 포함되어 있었다. 이 정보는 이후 인사 결정에 활용되었다. 감독 기관은 이를 직원들이 예상할 수 있는 범위를 훨씬 넘어선 침해적인 감시로 간주했다.

라이프사이클 마케팅이 운영하는 '엠마의 일기'가 정보보호위원회(ICO)로부터 14만 파운드의 벌금을 부과받았다. 해당 기업은 임신 및 육아 조언 서비스를 신청한다고 믿은 산모들의 개인정보를 수집했다. 이 정보는 이후 선거 기간 중 정치 단체에 전달되었으며, 개인정보 처리방침에는 이에 대한 어떠한 설명도 없었다. 부모들은 자신의 정보가 그러한 맥락에서 사용될 것이라고 전혀 예상하지 못했다.

이러한 사례들은 회의 보조원의 영역을 벗어난 것이지만, 패턴은 동일합니다. 기업이 개인의 동의 없이, 합리적으로 예상할 수 없는 방식으로 개인정보를 수집하거나 사용할 때 규제 기관이 개입합니다. 회의 녹음에는 종종 당시 아무도 눈치채지 못한 채 동일한 범주의 정보가 포함됩니다. 건강에 관한 언급, 성과에 대한 언급, 식별 가능한 개인과 연결된 고객 세부 정보, 또는 통화 중 무심코 공유된 민감한 업데이트 등이 바로 그것입니다. 이러한 모든 내용은 일단 기록되면 개인정보가 됩니다.

해당 기록물이 시스템에 필요 이상으로 오래 보관되거나 사용자에게 알리지 않은 지역으로 이동할 경우, 규제 당국이 이미 제재를 가한 사례와 유사한 상황이 발생하기 시작한다. 기술은 다르지만 근본적인 우려 사항은 동일하다. 명확한 목적 없이 개인정보를 처리하는 행위가 문제다.

인공지능(AI) 회의 보조 도구에 초점을 맞춘 공개적인 GDPR 사건은 아직 발생하지 않았다. 이는 해당 도구를 사용하는 기업들이 면제된다는 의미가 아니다. 단순히 이 문제가 주목받는 방식으로 규제 당국의 조사 단계에 이르지 않았을 뿐이다. 다른 과징금 사례들의 역사를 보면, 결국 그러한 사건이 발생했을 때 이러한 상황이 어떻게 평가될지 정확히 알 수 있다.

GDPR을 준수하는 최고의 회의 보조 도구 3선

다섯 가지 깔끔한 목록을 만들고 싶었습니다. 정말로요!!! 개인정보 보호 페이지와 보안 문서를 뒤지느라 너무 많은 시간을 보냈지만, 대부분의 회의 보조 도구는 미국 데이터 센터에 크게 의존하거나, 작은 글씨를 읽자마자 무너지는 모호한 주장을 하는 경우가 대부분이었습니다. 결국 공개된 GDPR 약속이 명확하고 근거 있으며 충분히 강력해 공유할 만하다고 느껴지는 도구는 단 세 가지뿐이었습니다.

이 세 업체는 투명한 호스팅, 실행 가능한 보존 제어, 적절한 문서화, 그리고 유럽 기업들이 운영해야 하는 방식에 부합하는 개인정보 보호 태세를 갖추고 있습니다 .

1) tl;dv

유럽에서 GDPR을 기준으로 구축됨

tl;dv

저는 tl;dv 일하고 있기 때문에, 이 제품이 백그라운드에서 회의 데이터를 어떻게 처리하는지 정확히 알고 있습니다. 이 제품은 세심한 주의를 기울여 설계되었으며, GDPR, 보안 및 투명성에 접근하는 방식에서 그 점이 드러납니다. 플랫폼은 유럽에 기반을 두고 있으며, 호스팅도 유럽에서 이루어집니다. 또한 전체 시스템은 고객, 특히 영국 또는 EU 개인 데이터를 처리하는 고객들이 자신의 녹음 자료가 어떻게 처리되는지 명확히 이해할 수 있도록 구성되어 있습니다.

tl;dv GDPR 규정을 위해 설계되지 않은 구조에 억지로 맞추려 하기보다 프라이버시 우선 설계 방식을 tl;dv . 데이터는 저장 시와 전송 시 모두 암호화됩니다. 녹음 파일과 대본은 유럽 데이터 센터에 보관됩니다. 팀은 처리 활동에 대한 내부 기록을 유지하여 개인 데이터가 시스템 내에서 어떻게 이동하는지 정확히 보여줄 수 있습니다. 사소해 보일 수 있지만, 이는 신뢰의 기반입니다. 이를 통해 고객은 필요할 경우 자신의 선택을 설명하고 정당화할 수 있습니다.

귀하는 회의 데이터에 대한 완전한 통제권을 가지고 있습니다.

tl;dv 신뢰하는 이유 중 하나는 고객에게 제공하는 선택의 tl;dv . 녹화본 보관 기간을 설정할 수 있습니다. 언제든지 모든 내용을 삭제할 수 있습니다. 모든 자료를 다운로드할 수 있습니다. AI 호스팅 위치를 결정할 수 있습니다. 비즈니스상 AI 처리가 유럽 내에서 이루어져야 한다면 유럽으로 고정할 수 있습니다. 조직이 여러 대륙에 걸쳐 있으며 미국 호스팅을 선호한다면, 그 역시 선택할 수 있습니다. 핵심은 결정권이 여러분에게 있다는 점입니다.

tl;dv 고객에게 제3자 AI의 활용 방식에 대한 명확한 정보를 제공합니다. 플랫폼이 생성형 Anthropic 사용할 때는 안전 장치를 적용합니다. 메타데이터는 익명화됩니다. 대화는 분할 및 섞여 처리되어 어떤 모델도 전체 대화를 볼 수 없습니다. Anthropic 고객 데이터로 어떤 학습도 Anthropic . 이러한 수준의 투명성은 AI 업계에서 여전히 드물며, 공정성, 목적 제한, 데이터 최소화 원칙과 직결되므로 GDPR 측면에서도 중요합니다.

보안 통제는 장식용이 아닌 실제적인 것이다

tl;dv SOC 2 Type 1 인증을 tl;dv , 코드 검토, 테스트, 분리된 환경 운영, 정기적인 프로덕션 시스템 스캔을 포함한 체계적인 개발 프로세스를 따릅니다. 트래픽은 암호화됩니다. 저장소는 강력한 AES-256 암호화를 사용합니다. 인프라스트럭처는 이미 ISO 27001 및 SOC 표준 인증을 획득한 공급업체를 기반으로 구축되었으며, 내부 팀은 시스템 각 부분의 시간 경과에 따른 동작을 지속적으로 모니터링합니다.

다시 말해, 이 모든 것은 허세 부리려고 배지를 따는 게 아닙니다. 고객이 "내 데이터는 어디에 있으며, 누가 볼 수 있고, 얼마나 오래 보관되나요?"라고 물을 때, 철저한 검증을 견딜 수 있는 답변을 할 수 있도록 하는 것이 핵심입니다.

단순한 회의 보조를 넘어

종종 간과되는 부분은 tl;dv 조직 전반에 얼마나 깊이 tl;dv 있는가입니다. 사람들은 회의 녹음에 활용하기도 하지만, 온보딩, 내부 교육, 지식 확보, 코칭, 영업 리뷰, 제품 연구는 물론 표준 통화 외에 발생하는 모든 복잡한 일상 업무에도 사용합니다. 일단 도구가 자리 잡으면, 이는 회사 전체를 위한 조용한 문서화 계층이 됩니다. 이는 콘텐츠가 단순한 회의 잡담이 아니라 조직의 운영적 기억이기 때문에 프라이버시 기반을 더욱 중요하게 만듭니다.

이것이 바로 GDPR이 여기서 단순한 주석이 아닌 이유입니다. 이는 제품이 현재의 방식으로 구축된 핵심 이유 중 하나입니다.

tl;dv GDPR 개요

  • 강점: 공개적으로 이용 가능한 문서를 기반으로 한 강력한 개인정보 보호 태세
  • 호스팅: 유럽에 저장된 데이터
  • 교육: 공급업체는 고객 데이터가 AI 훈련에 사용되지 않는다고 명시합니다.
  • AI 처리: 메타데이터 익명화 및 회의 세그먼트를 무작위 소분할로 처리
  • 제어 기능: 동의 모드, 사용자 지정 보존 설정 및 완전한 데이터 삭제를 포함합니다.
  • 요약: 공개된 정보를 바탕으로, tl;dv 적절히 구성될 경우 GDPR 준수 사용을 지원하는 EU 중심 아키텍처를 tl;dv .

2) Sembly

문서화가 철저하고 통제가 강력한 기업형 구조

셈블리 트러스트 센터
출처: Sembly 신뢰 센터

Sembly는 데이터 보호에 매우 공식적인 접근 방식을 취합니다. SOC 2 Type 2 감사, 데이터 흐름도, 침투 테스트 보고서 및 상세한 보안 정책을 갖춘 완전한 신뢰 센터를 보유하고 있습니다. 또한 GDPR을 시작부터 최우선으로 삼아 왔다고 설명하며, 개인 데이터 처리 방식을 규정 준수 팀과 협력하는 모든 이에게 친숙하게 느껴질 수 있도록 문서화합니다.

특히 눈에 띄는 특징은 모델 훈련 처리 방식입니다. 기업 고객에게는 오디오, 비디오 또는 텍스트가 훈련에 사용되지 않을 것이라는 명확한 약속이 제공됩니다. 다른 요금제 사용자는 옵트아웃할 수 있습니다. 이는 개인 데이터가 의도하지 않은 2차 용도로 유출될 위험을 줄여줍니다. 또한 하위 처리자 목록을 공개하여 데이터 보호 영향 평가에 유용하게 활용할 수 있습니다.

저는 그들의 신뢰 센터를 통해 더 상세한 GDPR 문서에 접근하려고 시도했지만, 작성 시점까지 답변을 받지 못했습니다. 그럼에도 불구하고, 그들이 공개적으로 게시하는 내용을 기준으로 볼 때, Sembly는 동의 관리 및 회의별 의무를 적절히 처리하는 한 대규모 조직에 적합한 수준의 구조를 제공합니다.

Sembly — GDPR 개요

  • 강점: 기업 수준의 규정 준수 문서화 및 감사
  • 호스팅: 공개 자료에는 안전한 클라우드 인프라가 설명되어 있으나, 완전한 거주지 정보는 공급업체의 직접 확인이 필요합니다.
  • 훈련: 엔터프라이즈 플랜은 모델 훈련을 제외합니다; 다른 플랜은 제외할 수 있습니다
  • AI 처리: 저장 시 및 전송 중 암호화, 공개된 하위 처리자
  • 통제 사항: SOC 2 Type II, 신뢰 센터 자료, 데이터 처리자(DPA) 이용 가능
  • 요약: 공개된 문서에는 강력한 규정 준수 체계가 명시되어 있습니다. 완전한 평가는 공급업체가 제공하는 추가 자료에 대한 접근 여부에 달려 있습니다.

3) 제이미

EU가 주최하며 개인정보 보호에 매우 민감하지만, 사용자의 투명성에 의존합니다.

제이미 신뢰 배지
출처: 제이미 트러스트 배지

제이미는 독일 기반 기업으로 데이터를 독일 내에서 처리하며, 음성 텍스트 변환 후 원본 오디오를 삭제하기 때문에 개인정보 보호 측면에서 자주 추천됩니다. 또한 Anthropic 고객 데이터를 저장하거나 학습에 Anthropic 명확히 밝히고 있으며, 매년 규정 준수 여부를 감사하는 외부 데이터 보호 책임자를 임명합니다. 기술적 기반이 탄탄하며 GDPR 원칙과 부합하는 것으로 보입니다.

제이미가 실제로 어떻게 작동하는지 이해해야 합니다. 이 봇은 회의에 가시적인 참가자로 참여하기보다는 사용자의 기기에서 조용히 실행됩니다. 이러한 방식은 봇이 통화에 참여하는 어색함을 없애주지만, 동시에 녹음을 시작하는 사람에게 투명성에 대한 책임이 전적으로 돌아간다는 의미이기도 합니다. GDPR은 사람들이 자신의 목소리가 처리되는 시점을 인지할 것을 요구합니다. 명확한 공지나 동의 절차가 없다면 법적 근거가 불안정해집니다.

팀이 Jamie를 책임감 있게 사용하고 사전에 사람들에게 알린다면, 이는 GDPR 요건에 완벽히 부합합니다. 그렇지 않을 경우, 위험은 기술 자체보다는 의사소통 부족에서 비롯됩니다.

제이미 — GDPR 개요

  • 강점: EU 기반 처리로 빠른 오디오 삭제 및 개인정보 보호 중심 아키텍처
  • 호스팅: 공급업체는 처리 및 저장이 독일 프랑크푸르트에서 이루어진다고 명시합니다.
  • 교육: 공급업체는 오디오가 전사 후 삭제되며 모델 훈련에 사용되지 않는다고 명시합니다.
  • AI 처리: 최종 요약본은 Anthropic 통해 보존 없이 처리됨
  • 통제 수단: 외부 데이터 보호 책임자, 연간 GDPR 감사, 상세한 개인정보 처리 문서
  • 요약: Jamie는 기술적 수준에서 GDPR 준수 사용을 지원합니다. 다만 해당 도구는 회의 내부에 표시되지 않으므로, 사용자가 적절한 고지를 제공하는지에 따라 실제 준수가 결정됩니다.

모든 GDPR 준수 도구가 GDPR을 준수하는가?

일부 도구는 상세한 문서를 제공하는 반면, 다른 도구들은 고객이 직접 확인해야 할 부분이 더 많은 포괄적인 표현을 사용합니다.

아래 예시는 일부 유명 도구가 자사 웹사이트에서 어떻게 자신을 소개하는지, 그리고 조직이 더 엄격한 EU 우선 설정이 필요한 경우 그러한 포지셔닝이 의미할 수 있는 바를 보여줍니다. 이는 해당 도구의 품질이나 합법성에 대한 평가가 아닙니다. 단순히 높은 투명성 접근 방식과 도입 전 공급업체로부터 더 직접적인 확인이 필요한 접근 방식 간의 차이를 반영할 뿐입니다.

MeetGeek

MeetGeek은 GDPR, SOC 2, HIPAA를 자사 표준으로 명시하여 광범위한 적용 범위를 시사합니다. 공개된 정보는 앞서 다룬 도구들만큼 호스팅 지역, 하위 처리자 또는 보존 구조에 대해 상세히 다루지 않습니다. 많은 팀에게는 이 정도면 충분할 수 있으나, EU 지역 전용 거주지 확인이나 심층 문서가 필요한 경우 직접 더 구체적인 내용을 요청해야 할 수 있습니다.

Leexi

Leexi는 GDPR, ISO 인증 및 안전한 처리를 강조합니다. 그러나 공개 자료에는 저장 위치, 하위 처리자 및 모델 훈련 행태에 대한 기술적 세부사항이 제한적으로 제공됩니다. 데이터 흐름에 대한 완전한 가시성이 필요한 조직은 민감한 업무를 위해 플랫폼을 활용하기 전에 해당 정보를 요청해야 합니다.

Fireflies

Fireflies GDPR 및 SOC 2 Type II를 준수하며, 해당 플랫폼은 널리 사용되고 있습니다. 그들의 인프라 구조는 유럽 외 지역을 기반으로 하는 것으로 보이며, 일부 기능은 고객이 직접 구성해야 하는 모델 훈련 제어 기능을 포함합니다. 이러한 사항들은 GDPR 준수 사용을 방해하지는 않지만, 엄격한 지역별 처리가 필요한 경우 고객이 더 많은 구성 작업을 수행해야 함을 의미합니다.

Read.ai

Read.ai GDPR 준수를 강조하며 신뢰성과 정확성을 내세웁니다. 해당 서비스는 미국에서 데이터를 처리하며, 적절한 보호 장치가 마련된 경우 이는 합법적입니다. 즉, EU 지역에만 서비스를 제공해야 하는 팀은 데이터 전송 절차와 동의 관행을 신중하게 검토해야 함을 의미합니다.

Gong

Gong 강력한 상업적 보안과 명확한 문서화를 제공하며, 표준 계약상 보호조치를 통해 GDPR을 지원합니다. 호스팅 접근 방식은 주로 미국 기반이며, 이는 기업용 SaaS에서 흔히 볼 수 있습니다. EU 거주자 데이터를 요구하는 조직은 유럽 개인 데이터 처리에 활용하기 전에 해당 설정을 직접 확인해야 합니다.

이러한 도구들은 많은 팀에 적합할 수 있습니다. 유일한 차이점은 앞서 강조한 세 가지 EU 중심 도구들에 비해 거주지, 이전, 훈련 행위 또는 유지율에 대한 세부 정보를 덜 공개한다는 점입니다. 엄격한 지역별 처리, 예측 가능한 유지율, 완전한 문서 접근성이 필요한 환경에서 근무한다면, "GDPR 준수"로 표기된 도구를 도입하기 전에 해당 정보를 공급업체에 직접 요청하는 것이 좋습니다.

팀을 위한 GDPR 우선 회의 보조 도구 선택 방법

기업들이 'GDPR 준수'라는 표현을 얼마나 다르게 사용하는지 이해하면, 실제로 귀사의 책임을 지원하는 회의 보조 도구를 선택하기가 더 쉬워집니다. 이를 위해 법률 지식이 필요하지 않습니다. 단지 무엇을 물어봐야 하는지, 그리고 책임감 있는 공급업체가 어떻게 답변해야 하는지만 알면 됩니다.

시작하기에 좋은 곳은 기본부터입니다:

  • 녹음 파일이 저장되는 위치와 모든 자료가 유럽 내에 보관될 수 있는지 여부
  • 해당 도구가 데이터를 얼마나 오래 보관하는지, 그리고 사용자가 자체 보존 규칙을 설정할 수 있는지 여부
  • 회의 내용이 AI 모델 훈련에 사용되는지 여부 및 해당 기능을 비활성화할 수 있는지 여부
  • 어떤 하위 처리자가 관여하며, 그들이 개인 데이터를 보는지 여부
  • 약정 전에 데이터 처리 계약서를 읽을 수 있는지 여부
  • 녹음 및 녹취록의 삭제, 접근 및 내보내기 기능 작동 방식
  • 지역별 AI 호스팅을 선택할 수 있는지, 아니면 모든 처리를 유럽으로 제한할 수 있는지
  • 참석자를 녹음하도록 요구하는 회의 보조 도구는 이러한 질문에 간단하고 직접적인 방식으로 답변할 수 있어야 합니다.

데이터 보호 책임자(DPO)나 법무팀과 협력하는 경우, 그들은 예측 가능한 안전 장치를 원할 것입니다.

그들은 명확한 호스팅 정보, 암호화 세부사항, 공개된 하위 처리자 목록, 그리고 해당 도구가 모델 훈련 및 지역별 처리를 어떻게 처리하는지에 대한 직관적인 설명을 찾을 것입니다. 완벽함을 기대하지는 않지만, 가시성과 실질적인 통제 수단은 기대합니다.

이러한 원칙을 기반으로 설계된 도구를 선택하면 결정을 더 쉽게 내릴 수 있습니다. tl;dv개인정보 보호 및 보안 페이지에서는 데이터가 유럽에 어떻게 저장되는지, AI 처리가 어떻게 이루어지는지, 그리고 보존, 삭제 및 호스팅에 대한 통제권을 어떻게 유지할 수 있는지 정확히 설명합니다.

GDPR을 추가 작업이나 추측 없이 지원하는 회의 보조 도구를 원한다면, 이는 시작하기에 유용한 곳입니다.

GDPR 및 AI 회의 보조 도구에 관한 자주 묻는 질문

회의에 참여하는 모든 사람이 통화 내용이 녹음되거나 녹취된다는 사실을 인지하도록 해야 합니다. 동의는 가장 간단한 법적 근거이며, 대부분의 팀은 혼란을 피하기 위해 이를 사용합니다.

예. 목소리, 이름, 직무 역할 및 통화 중 언급된 모든 내용은 개인을 식별할 수 있으므로 회의 녹음은 개인정보에 해당합니다.

그렇습니다. 다만 데이터 전송이 올바르게 처리되고 해당 도구가 적절한 보호 장치를 제공할 때에만 가능합니다. 많은 팀들이 이러한 이유로 EU 기반 도구를 선호합니다.

명시적인 호스팅 정보, 공개된 하위 처리자 목록 및 개인 데이터가 처리되는 위치를 명시한 데이터 처리 계약서를 확인하십시오.

가능합니다. GDPR은 개인 데이터 사용 방식에 대한 명확한 정보를 요구합니다. 민감한 콘텐츠를 다루거나 유럽 고객과 협력하는 경우 학습 기능을 비활성화할 수 있는 옵션이 필요합니다.

법적 근거, 참가자에게 어떻게 알렸는지, 데이터가 저장되는 위치, 그리고 녹음물을 얼마나 오래 보관할 계획인지 기록해야 합니다.

명확한 목적을 위해 필요한 기간 동안만 보관해야 합니다. 보존 규칙을 설정하고 더 이상 필요하지 않은 녹음은 삭제해야 합니다.

EU 호스팅, 삭제 제어, 보존 설정, 명확한 AI 훈련 정책 및 접근 가능한 DPA는 모두 GDPR 준수 사용을 훨씬 용이하게 합니다.

네, tl;dv GDPR을 tl;dv . 사용자에게 EU 데이터 거주지 옵션을 제공하고, 명확한 데이터 처리 계약서를 공개하며, 세분화된 보존 기간 제어 기능을 제공하며, 회의 내용에 대한 AI 훈련을 비활성화할 수 있도록 합니다. 또한 모든 하위 처리자를 공개하고 엄격한 보안 기준을 준수하므로 팀이 GDPR에 부합하는 방식으로 회의를 기록하고 처리할 수 있습니다.