3시간이 넘는 회의는 말할 것도 없고 30분 동안의 회의를 자유롭게 필사하는 것은 어려운 작업입니다. 누군가가 항상 누군가의 말을 가로막거나 너무 빨리 말하거나 따라잡을 수 없는 전문 용어를 쏟아내면... 어느새 회의록을 잃어버리고 더 이상 대화에 참여하지 않게 됩니다.
1시간 분량의 오디오를 전사하는 데 걸리는 평균 시간이 약 4시간이라는 사실을 알고 계셨나요? 하지만 일부 트랜스 크립 션은 10시간에 쉽게 도달 할 수 있기 때문에 4 시간을 최소로 인용합니다.
다음 회의가 걱정되시나요? 가장 쉬운 방법으로 회의를 트랜스크립트하는 방법에 대해 알아보겠습니다. 먼저 회의 트랜스크립션이란 무엇인가요?
회의 녹취록이란 무엇인가요?
회의 트랜스크립션은 회의에서 나온 음성 대화(비디오 또는 오디오를 텍스트로 변환)를 서면 텍스트로 변환하는 프로세스입니다. 이 작업은 수동(지루한 방법)으로 수행하거나 AI 기반 소프트웨어를 사용하여 자동으로 수행할 수 있습니다(빠르고 쉬운 방법).
최신 전사 소프트웨어는 다음을 수행할 수 있습니다. 전사 및 녹음 회의 중 대화를 높은 정확도로 전사하고 녹음할 수 있습니다. 트랜스크립션은 사무실 회의, 이사회 회의, 면접, 심지어 법적 소송에서도 흔히 볼 수 있는 관행입니다.
AI 기반 도구를 사용하면 토론 내용을 쉽게 요약하고, 핵심 사항을 검토하고, 책임 소재를 분명히 할 수 있습니다! 더 좋은 점은 이러한 많은 트랜스크립션 도구들이 회의 노트를 CRM 시스템과 자동으로 동기화하거나 대화 맥락에 따라 후속 알림을 전송하여 통화 후 워크플로우를 자동화할 수 있다는 점입니다.
왜 회의를 트랜스크립션해야 하나요?
단계별 가이드를 살펴보기 전에 회의 내용을 트랜스크립트할 때 얻을 수 있는 이점을 알아두는 것이 중요합니다. 어떤 사람들은 그다지 필요하지 않다고 생각할 수도 있지만, 요즘에는 AI 렌즈를 통해 트랜스크립트를 보는 것도 중요합니다.
AI 분석을 통해 팀의 고객 대면 대화에서 정보를 가져와 빠르고 효율적으로 전략과 전술을 수립하고 우선순위를 조정하는 데 사용할 수 있습니다. 효과적인 회의는 명확한 목표와 실행 가능한 결과물로 효율성을 높여 팀 성과를 25% 향상시키므로, 이를 올바르게 진행하는 것이 중요합니다.
다음은 회의를 트랜스크립션해야 하는 네 가지 핵심 이유입니다:
- 미팅 저장소를 만듭니다.
- 정보에 액세스할 수 있습니다.
- 미팅 데이터를 검색할 수 있습니다.
- 규정 준수를 보장하는 데 도움이 됩니다.
1. 미팅 저장소를 만듭니다.
회의를 트랜스크립트하면 토론 내용을 영구적으로 기록할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 중요한 부분, 행동 요령 및 지정된 책임을 추적하고 나중에 참조할 수 있도록 쉽게 액세스할 수 있습니다.
과거 토론 내용을 빠르게 다시 참조할 수 있어 책임감을 높이고 조직을 유지할 수 있습니다. 또한 팀원 간의 오해를 해소할 수 있는 좋은 방법이기도 합니다.
2. 정보 접근성을 높입니다.
회의 트랜스크립션은 청각 장애가 있는 사람들이 정보에 동등하게 접근할 수 있도록 보장하는 데 중요한 역할을 합니다. 트랜스크립션이나 캡션이 없으면 많은 사람들이 토론에 완전히 참여하기 어려워 주요 결정, 실행 항목 및 전반적인 회의 맥락을 따라가기 어려울 수 있습니다.
서면 기록을 남기면 팀이 동일한 정보에 접근할 수 있는 또 다른 매체를 제공하게 됩니다. 또한, 녹취록은 사용자가 자신의 속도에 맞춰 회의를 검토하는 데 도움이 됩니다. 특히 이런저런 이유로 회의에 실시간으로 참여하지 못한 팀원을 회의에 참여시키는 데 유용합니다. 비동기식 업무 팀에 매우 유용합니다.
3. 회의 데이터 검색 가능
사용자는 녹취록을 통해 회의의 핵심 사항, 실행 항목, 결정 사항을 매우 쉽게 찾을 수 있습니다. AI 요약과 메모를 사용하면 중요한 부분이 강조 표시되고 강조 표시되므로 한 단계 더 나아갑니다.
하지만 회의에서 특정 내용을 찾고 있다면 키워드나 주제로 검색하여 토론의 특정 영역을 찾을 수 있으므로 녹취록이 있는 트랜스크립트가 훨씬 더 쉽습니다.
4. 규정 준수를 보장하는 데 도움이 됩니다.
큰 C라는 단어가 다소 부담스러울 수 있지만, 특히 민감한 데이터를 다루는 전문적인 환경에서는 엄격한 정책을 따라야 합니다. 여기에는 법률 업무, 의료 서비스뿐만 아니라 고객 대면 업무도 포함됩니다.
GDPR과 같은 데이터 규정을 준수하기 위해서는 최신의 정확한 회의 기록이 필요합니다. 녹취록은 법적 및 규제 의무를 준수하는 데 도움이 되므로 규정 준수 문제에 대한 해답이 될 수 있습니다.
회의 내용을 어떻게 트랜스크립션하나요?
회의 내용을 필사하는 일은 길고 지루하고 힘들 수도 있고, 빠르고 쉽고 효율적일 수도 있습니다. 그것은 모두 회의를 수동으로 필사하느냐 아니면 AI 소프트웨어를 사용하느냐에 따라 달라집니다.
두 가지 방법을 사용하여 회의를 녹취하는 방법을 살펴보고 어떤 방법이 여러분과 여러분의 비즈니스에 더 적합한지 결정할 수 있습니다(이미 알고 있다고 생각하지만요!).
수동으로 전사하기
수동 트랜스크립션은 사람이 직접 회의를 듣고 말한 내용을 입력하는 방식입니다. 이 작업은 회의 중 또는 회의 후에 녹음을 사용하여 실시간으로 수행할 수 있습니다.
이 방법으로 회의를 필사하려면 펜과 종이를 들고(또는 PC를 사용하세요) 토론 내용을 한 단어 한 단어 복사하기만 하면 됩니다. 실시간으로 필사하는 경우 따라가기 어려울 수 있으므로 속기를 사용하는 것을 두려워하지 마세요. 하지만 주의할 점은 사람은 피로를 느낀다는 것입니다. 똑같은 속도와 효율성을 영원히 유지할 수는 없습니다. 특히 회의 시간이 길어질수록 실수가 발생할 가능성이 높습니다.
수동 트랜스크립션의 장단점을 살펴보겠습니다.
수동 필사본의 장점
- 더 높은 정확도. 사람은 AI보다 어조, 억양, 겹치는 말투와 같은 뉘앙스를 더 잘 인식할 수 있습니다.
- 더 나은 문맥 인식. 사람이 더 자연스럽게 텍스트를 요약하고, 오류를 수정하고, 서식을 지정할 수 있습니다.
- 사용자 지정 가능한 서식. 수동 트랜스 크립 션을 사용하면 요점을 요약하거나 화자를 더 명확하게 구분하는 등 개인화된 구조를 구성할 수 있습니다.
수동 필사본의 단점
- 시간이 많이 걸립니다. 타이핑 속도에 따라 1시간짜리 회의를 필사하는 데 3~4시간이 걸릴 수도 있습니다. 손으로 직접 필기하는 경우에는 아예 포기하는 것이 좋습니다.
- 노동 집약적입니다. 고도의 집중력이 필요하며 장시간 회의에 지칠 수 있습니다.
- 비싸다. 전문 전사사나 서비스를 고용하는 것은 비용이 많이 들 수 있습니다.
수동 필사본은 대화가 제한적인 소규모 회의에 가장 적합합니다. 속도보다 정확성이 더 중요하다면 전문 전사 전문가에게 텍스트를 검토하게 하는 것이 좋습니다. 마찬가지로 세부 사항이 중요한 법률, 의료 또는 특정 연구 분야에서는 수동 필사본이 더 나은 방법일 수 있습니다.
자동화에 의존하기
자동화된 트랜스크립션은 AI 기반 도구를 사용하여 음성을 실시간 또는 녹음된 텍스트로 변환합니다. 많은 AI 기반 서비스는 음성 인식, 화자 식별, 타임스탬프 기능을 제공합니다. 고급 도구는 감정 분석을 수행하고 사용자의 목소리 톤을 분석할 수도 있습니다.
하지만 자동화된 녹취록의 가장 큰 장점은 빠르고 비용 효율적이며 쉽게 검색할 수 있다는 점입니다. 문제가 발견되면 트랜스크립트를 편집하고, 트랜스크립트에 주석을 추가하고, 요약과 회의 노트(특정 템플릿)를 생성할 수도 있습니다. 마지막으로, 이러한 기능을 사용하여 CRM 또는 문서화 도구를 자동으로 작성할 수 있으므로 손가락 하나 까딱할 필요가 없습니다.
자동화된 도구로 회의를 트랜스크립트하려면 평소처럼 회의에 참여하고 회의 레코더도 회의 에 참여했는지 확인하기만 하면 됩니다. 대화에 온전히 집중할 수 있도록 백그라운드에서 자동으로 토론 내용을 트랜스크립트해 줍니다.
자동 트랜스크립션의 장점
- 빠르고 효율적입니다. 몇 시간이 아닌 몇 분 안에 트랜스크립트가 생성됩니다. 또한 AI가 피곤해하지 않기 때문에 엉성함이 없어 대규모로 트랜스크립트를 생성할 수 있습니다.
- 비용 효율적. 많은 AI 도구가 인간 속기사를 고용하는 것에 비해 무료 또는 저렴한 요금제를 제공합니다.
- 검색 및 편집 가능. AI로 생성된 텍스트는 쉽게 검색할 수 있어 문서화 및 검토에 유용합니다.
자동 트랜스크립션의 단점
- 정확도는 다양합니다. AI는 억양, 배경 소음, 여러 명의 화자가 서로 대화하는 경우 어려움을 겪을 수 있습니다. 또한 주요 용어, 약어 또는 업계별 전문 용어를 인식하도록 사전 프로그래밍되지 않은 경우 이를 놓칠 수도 있습니다.
- 화자 식별 문제. 일부 도구는 음성을 잘못 인식하여 수동으로 수정해야 합니다.
- 개인정보 보호 문제. 클라우드 기반 서비스에 오디오 및 녹취록을 저장하면 특히 민감한 회의의 경우 보안 위험이 발생할 수 있습니다.
자동화된 트랜스크립트는 속도가 우선시되는 여러 명의 발표자가 참여하는 대규모 회의에 가장 적합합니다. 빠른 문서화가 필요하지만 100% 정확도가 필요하지 않은 비즈니스는 AI 도구가 매우 유용합니다. 또한 일상적인 팀 회의, 웨비나, 브레인스토밍 세션에도 유용합니다.
tl;dv를 사용하여 회의 내용을 트랜스크립트하기
tl;dv는 무료로 회의를 녹음, 녹화 및 요약할 수 있는 인기 있는 AI 회의 도우미입니다. 다음과 같은 인기 있는 화상 회의 플랫폼을 통해 회의에 참여하여 작동합니다. Zoom, Google Meet, MS 팀즈와 같은 인기 있는 화상 회의 플랫폼을 통해 회의에 참여할 수 있습니다.
tl;dv의 가장 큰 장점 중 하나는 사용자 지정 회의 노트 템플릿을 만들 수 있다는 점입니다. 기본적으로 노트의 형식과 구조를 원하는 대로 tl;dv의 AI에 지시할 수 있습니다. 이를 통해 상황에 관계없이 효과적인 회의 노트를 만들 수 있습니다.
BANT, SPIN, MEDDIC과 같은 인기 있는 영업 playbooks 포함하여 사용할 수 있는 다양한 템플릿이 있습니다. HR, 제품, 사용자 조사, 고객 성공 및 기타 부서를 위한 템플릿도 있습니다. 이러한 템플릿은 모두 사용자 지정할 수 있으며 처음부터 직접 만들 수도 있습니다.
더 좋은 점은 이러한 회의 노트를 CRM과 자동으로 동기화하여 고객과의 통화 후 수동으로 작성하지 않아도 된다는 점입니다. 담당자와 상담원이 다음 거래를 성사시키는 데 더 효율적으로 사용할 수 있는 엄청난 시간을 절약할 수 있습니다.
영업 통화를 추적하기 위해 회의를 트랜스크립트하고 싶다면 tl;dv가 도움이 될 수 있는 훌륭한 도구입니다. 화자 분석 대시보드가 있어 영업팀의 성과를 모니터링하고 영업 스크립트를 정확하게 따르고 있는지 확인할 수 있습니다.
영업 관리자는 반복 보고서를 생성하여 여러 통화에 대해 한 번에 원하는 주제를 다루는 정기적인 업데이트를 받을 수도 있습니다. 예를 들어 가격과 관련된 이의 제기가 포함된 영업 담당자의 모든 통화를 포함하는 주간 보고서를 받을 수 있습니다. 빈도를 설정합니다. 주제를 설정하면 tl;dv가 팀의 통화를 종합하여 타임스탬프가 포함된 상세 보고서를 제공하므로 중요한 부분으로 건너뛸 수 있습니다.
tl;dv는 통화 중에 말한 언어와 다른 언어를 포함하여 40개 이상의 언어로 텍스트로 변환할 수 있다는 점도 언급할 가치가 있습니다. Google Meet 녹음을 번역하고 싶을 때 유용합니다.
회의 녹취 모범 사례
잘 구조화된 회의 녹취록은 명확하고 정확하며 탐색하기 쉽습니다. 수동으로 트랜스크립트를 작성하든 AI 기반 도구를 사용하든, 이러한 모범 사례를 따르면 유용하고 전문적인 트랜스크립트를 만들 수 있습니다.
명확성 및 완전성 보장
트랜스크립트는 이해하기 쉬우면서도 전체 회의 논의를 캡처해야 합니다. 통화를 수동으로 기록하는 경우 어려운 부분을 다시 살펴보고 정확성을 보장할 수 있도록 녹음하고 있는지 확인하세요.
각 화자가 올바르게 식별되었는지 확인하세요. 자동화된 트랜스크립션 도구가 사용자를 대신해 이 작업을 수행하지만 가끔 실수가 있을 수 있으므로 항상 다시 확인하세요.
가능하면 필러 단어를 제거하여 명확성을 높입니다. 모든 '음'과 '어'를 성적표에 추가할 필요는 없습니다. 일부 자동화된 스크립트 작성 도구는 필러 단어를 자동으로 제거합니다.
정확성을 위한 교정 및 편집
AI가 생성한 트랜스크립트에서도 악센트, 배경 소음 또는 겹치는 말투로 인해 오류가 발생할 수 있습니다. 정확한 성적표를 만들려면 오류를 검토하고 수정하세요.
누락된 단어, 띄어쓰기, 잘못 들은 구절이 있는지 확인하세요. 구두점이나 문법 오류가 있다면 지금 바로 수정하세요. 마지막으로 기술 약어가 올바르게 입력되었는지 확인하세요. 특히 AI 도구는 약어를 입력할 때 문제가 발생할 수 있습니다.
가독성을 위한 성적증명서 서식 지정
결국 성적표는 읽어야 하는 것입니다. 동료들이 최대한 활용할 수 있도록 깔끔하고 스캔하기 쉽게 만들고 싶을 것입니다.
대본을 쉽게 따라갈 수 있도록 화자 레이블을 명확하게 사용하고 굵은 글씨로 표시하세요. 누군가가 장시간 발언한 경우 텍스트를 나누세요. 긴 단락은 스캔하기 어렵습니다.
필요한 경우 주요 정보에 타임스탬프를 추가합니다. 더 명확하게 하기 위해 대화 내용을 관련 부분으로 구분하는 헤더를 사용하여 대화 내용을 세분화할 수도 있습니다. AI 트랜스크립션 도구는 자체적으로 가독성을 위해 트랜스크립션 서식을 지정해야 하지만 확인하는 것도 나쁘지 않습니다.
고려해야 할 세 가지 사항
가장 정확하고 최고 품질의 필사본을 얻으려면 몇 가지 기본적인 사항을 고려해야 합니다. 다음 사항을 준수하면 아무런 문제가 없을 것입니다:
- 정확도. 트랜스크립션에 사용하는 도구가 팀에서 자주 사용하는 전문 용어를 인식할 수 있는지 확인하세요. 사용자 지정 어휘 기능이 있다면 더욱 좋습니다! 이렇게 하면 이전에 인식하지 못했던 단어를 포함하여 새로운 단어로 AI를 프로그래밍할 수 있습니다.
- 발표자 식별. 녹화된 회의를 트랜스크립트할 때는 모든 화자에게 개별적으로 레이블을 지정하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 정보의 출처를 알 수 있고 트랜스크립트의 전반적인 가독성이 향상됩니다. tl;dv와 같은 자동화된 트랜스크립션 도구가 도움이 되지만 화자 식별이 잘못되었다면 수동으로 수정하는 것이 중요합니다.
- 개인정보 보호 문제. 마지막으로 우리의 오랜 친구인 GDPR도 빼놓을 수 없습니다. 회의를 녹화하거나 녹취할 때는 모든 참가자의 동의를 얻어야 합니다. 결국 중요하고 민감한 정보를 저장하는 것이기 때문입니다. 동의를 받지 않고 녹음을 할 경우 여러분과 회사는 문제가 발생할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
회의 내용을 녹취하는 방법에 대해 가장 자주 묻는 질문을 모아 한 곳에서 답변을 얻을 수 있도록 정리했습니다. 직원들은 연간 392시간을 회의에 소비하므로 녹취록과 관련된 질문이 생기는 것은 당연한 일입니다. 이 페이지를 북마크에 추가해 두었다가 빠른 답변이 필요할 때 다시 방문하세요.
1. 트랜스크립션은 얼마나 걸리나요?
도구에 따라 회의가 진행되는 동안 또는 통화가 끝난 후 몇 분 이내에 AI 지원 트랜스크립션이 완료될 수 있습니다. 하지만 복잡한 논의였다면 대화 내용을 편집해야 할 수도 있습니다.
수동 필사본은 일반적으로 긴 시간이 걸리는 과정입니다. 1시간짜리 회의를 필사하는 데만 4~6시간이 걸릴 수 있습니다.
2. 자동화된 전사 도구는 어떻게 작동하나요?
자동화된 전사 도구는 AI와 NLP(자연어 처리)를 사용하여 음성 언어를 텍스트로 변환합니다. 이러한 도구는 일반적으로 오디오를 음성 구성 요소로 분해하여 단어를 식별합니다. AI는 문법과 구문을 분석하여 문맥을 이해하고 다른 화자를 식별할 수도 있습니다.
AI 도구는 가독성을 높이기 위해 대화 내용을 서식과 구두점을 지정하고, 통화 후 대화 내용을 다듬어 메모, 요약 및 하이라이트를 추출합니다.
3. AI가 생성한 성적표는 얼마나 정확한가요?
AI 기반 성적표의 정확도는 여러 가지 요인에 따라 달라집니다:
- 오디오 품질. 배경 소음을 최소화한 선명한 녹음으로 더욱 정확한 결과를 얻을 수 있습니다.
- 화자 선명도. 명확하고 속도감 있는 음성은 전사 품질을 향상시킵니다. 중얼거리거나 너무 빠르게 말하는 경우 AI가 정확하게 전사하지 못할 수 있습니다.
- 전문 용어. 사용자 지정 어휘 기능이 없으면 AI가 기술 전문 용어를 어려워할 수 있습니다.
- 악센트. AI 소프트웨어에 따라 지역 억양이 성적표의 정확도에 영향을 미칠 수 있습니다.
- AI 모델의 정교함. 시중에 나와 있는 많은 AI 도구는 85~90% 정도의 정확도를 달성할 수 있지만, 사소한 오류를 수정하려면 거의 모든 과정을 거쳐야 합니다.
법률, 의료 또는 기업용의 경우 100% 정확성을 위해 AI가 생성한 성적증명서를 검토하고 편집하는 것이 가장 좋습니다.
4. 회의 내용을 편집하여 오류를 수정할 수 있나요?
예! 대부분의 트랜스크립션 도구는 수동 편집을 통해 부정확한 부분을 수정할 수 있습니다. 일반적으로 오디오의 섹션과 트랜스크립트의 해당 부분을 비교하여 AI가 틀린 부분을 편집할 수 있습니다. 화자 레이블을 확인하고 문법이나 구두점 오류를 수정하는 것도 좋은 방법입니다.
5. 회의 녹취의 혜택을 가장 많이 받는 산업은 무엇인가요?
회의 녹취는 여러 산업 분야에서 문서화, 접근성, 생산성을 개선하는 데 유용합니다. 다음은 가장 유익하다고 생각하는 몇 가지 업종입니다:
- 비즈니스 및 기업. 트랜스크립트는 기업이 의사 결정을 추적하고, 요약을 작성하고, 업계 규정을 준수하는 데 도움이 됩니다. 또한 영업 및 CS 담당자의 고객 대면 통화에도 유용합니다.
- 법률. 변호사는 정확한 법률 기록을 유지하기 위해 증언, 법원 심리, 고객 미팅에 녹취록을 사용합니다.
- 헬스케어. 의사와 의료 전문가는 환자 기록, 상담, HIPAA 준수를 위해 트랜스크립션에 의존합니다.
- 교육 및 연구. 교수, 연구원, 학생들은 강의, 인터뷰, 질적 연구를 위해 트랜스크립션을 사용합니다.
지금 바로 회의 트랜스크립션 시작하기
회의 트랜스크립션은 단순한 편의성을 넘어 생산성, 접근성, 문서화를 향상시키는 강력한 도구입니다. 수동 필사본이 더 정확한 경향이 있지만 시간이 훨씬 오래 걸리고 다른 곳에 더 잘 사용할 수 있는 인력을 낭비하게 됩니다. 정확성이 절대적으로 필요한 경우에만 수동 필사본을 사용하세요.
반면에 AI가 생성한 트랜스크립트는 높은 수준의 정확도와 화자 식별, 요약, 메모, 하이라이트가 포함된 초고속 트랜스크립트를 제공합니다.
어떤 방법을 선택하든 회의 내용을 기록하여 주요 인사이트, 결정 사항, 실행 항목을 놓치지 않도록 서면으로 기록하는 것이 항상 중요합니다. 여기에 설명된 모범 사례를 따르면 명확하고 정확하며 팀원들이 매우 쉽게 읽을 수 있는 녹취록을 만들 수 있습니다.
tl;dv는 무제한 통화 녹음, 녹취 및 요약을 무료로 제공합니다!
